7 อีเมลที่น่าเบื่อและวิธีหลีกเลี่ยงการใช้งาน

เมื่อวันของคุณเกี่ยวข้องกับการส่งอีเมลหลายฉบับอาจเป็นความท้าทายที่จะไม่เริ่มต้นกับวลีประจำวันที่เราใช้ตลอดเวลาในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร แต่คุณเคยเบื่อที่จะพิมพ์“ ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี” และ“ มีวันที่ดีหรือไม่”

บางคนแย้งว่า cliches อีเมลแม้ว่าพวกเขาจะไม่มีความหมายส่วนใหญ่มีจุดประสงค์ แม้ว่าคุณอาจไม่สงสัยว่าคนที่คุณกำลังส่งอีเมลทำได้ดีหรือไม่หรือว่าพวกเขาจะมีวันที่ดี แต่อย่างน้อยคุณก็รอบคอบพอที่จะเริ่มต้นและจบอีเมลของคุณด้วยความรู้สึกสุภาพเหล่านั้น

แต่ถ้าคุณเบื่อที่จะพิมพ์สายสต็อกเดียวกัน - การเรียงลำดับของอีเมลอัตโนมัติ - มีวิธีง่ายๆในการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ และนำอีเมลของคุณจาก Utilitarian เป็นเอกลักษณ์

คำทักทาย

“ สวัสดีชื่อ” เป็นวิธีที่ถูกต้องตามกฎหมายอย่างสมบูรณ์แบบในการเริ่มต้นอีเมลส่วนใหญ่แม้ว่าจะขึ้นอยู่กับบริบทของอีเมล แต่จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากคำทักทาย? คุณทักทายผู้รับอย่างไร? นี่คือคำอวยพรทั่วไปบางอย่างและทางเลือกบางอย่าง

1 “ สบายดีไหม” หรือ“ คุณเป็นอย่างไรบ้าง”

เราใช้อันนี้มาก ในความเป็นจริงมันแพร่หลายมากจนพวกเราส่วนใหญ่อ่านผ่านมันเมื่อเรากำลังอ่านอีเมลที่เข้ามาของเรา เป็นที่ยอมรับว่าสุภาพและมีเพียงไม่กี่คนที่ได้รับความรำคาญทันที แต่มีตัวเลือกหากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ

ทางเลือก:

• กระโดดเข้ามาไม่มีอะไรผิดปกติกับการทำธุรกิจตรงไปตรงมา เพียงแค่อ่านอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งไปเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เจออย่างกะทันหันหรือไม่เป็นมิตร
• ใช้การพูดคุยเล็กน้อยหากคุณรู้จักผู้รับมันไม่เคยเจ็บที่จะเตือนพวกเขาว่าคุณมีความสัมพันธ์ที่มีอยู่ “ ฉันดีใจที่เรามีโอกาสคุยกันที่ Acme Sales Lunch เมื่อเดือนที่แล้วฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับการเข้าพักที่เหลือในซานฟรานซิสโก”

ที่เกี่ยวข้อง: 5 ทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับ“ ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี”

2 “ ฉันชื่อและฉันทำงานให้กับ บริษัท ”

แม้ว่าพวกเขามักจะจำเป็นในบางรูปแบบหรืออื่น ๆ เมื่อคุณส่งอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จักดี (หรือเลย) การแนะนำอาจน่าเบื่อ นี่คือเทคนิคบางอย่างที่ต้องลอง

ทางเลือก:

• วางชื่อหากคุณมีคนรู้จักร่วมกันหรือมีคนแนะนำคุณลอง“ Ella Quint ที่วิดเจ็ต ABC แนะนำว่าฉันได้รับการติดต่อ”
• บอกพวกเขาว่าทำไมคุณถึงส่งอีเมลผู้คนที่วุ่นวายชื่นชมเมื่อเราไปถึงจุด “ ฉันเอื้อมมือออกไปเพราะ..” หรือ“ ฉันเขียนเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ..”

3 ” ต่อการสนทนาของเรา.”

อันนี้ฟังดูเป็นทางการและเป็นทางการมากเกินไป ที่แย่กว่านั้นคือมันสามารถพบได้ว่าเป็นความต้องการหรือแม้แต่ก้าวร้าว

ทางเลือก:

• ปรับปรุงการสนทนาอย่างสุภาพ“ เมื่อเราคุยกันเมื่อสัปดาห์ที่แล้วเราตกลงกันว่าเราจะร่างรายงานรายไตรมาสภายในวันที่ 15 กรกฎาคม”

คำขอโทษ

คุณทำผิดพลาด มันเกิดขึ้น แต่คำขอโทษกระป๋องไม่จำเป็นต้องทำ

4 “ ขออภัยสำหรับการตอบกลับล่าช้า”

เราทุกคนลืมที่จะตอบกลับอีเมลสำคัญเป็นครั้งคราว แต่การเรียกความสนใจกับความผิดพลาดของคุณทำให้สิ่งเลวร้ายลงเท่านั้น

ทางเลือก:

• อย่าพูดขอโทษพูดขอบคุณ“ ขอบคุณสำหรับความอดทนของคุณในขณะที่ฉันเดินผ่านกล่องจดหมายเข้าของฉัน”

5 “ ฉันขอโทษที่คุณรู้สึก..” หรือ“ ฉันขอโทษ แต่..”

เมื่อคุณพูดว่า“ ฉันขอโทษที่คุณรู้สึกโกรธ” คุณฟังราวกับว่าคุณกำลังพูดว่า“ ฉันเสียใจที่ต้องรับมือกับความโกรธของคุณ” และแน่นอนว่า“ ฉันขอโทษ แต่..” หมายถึง“ ฉันไม่เสียใจและฉันจะแก้ตัว”

ทางเลือก:

• แค่บอกว่าคุณขอโทษเป็นเจ้าของและมีความเฉพาะเจาะจง “ ฉันขอโทษที่ทำให้คุณไม่สบายใจเมื่อวานนี้”

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการเขียนจดหมายขอโทษ

การลงชื่อเข้าใช้

คุณได้ใช้เวลาในการสร้างอีเมลที่ไม่ซ้ำกันดังนั้นอย่ารู้สึกสับสนกับการลงชื่อเข้าใช้

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีจบอีเมล: 9 การลงชื่อออกอีเมลที่ดีที่สุดและแย่ที่สุด

6 “ รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ”

ไม่มีใครชอบอันนี้เพราะดูเหมือนว่าจะบอกเป็นนัยว่า“ คุณควรเขียนกลับมาดีกว่า”

ทางเลือก:

• ใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจหากคุณต้องการรับฟังจากผู้รับของคุณบอกพวกเขาว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร “ คุณช่วยแจ้งให้เราทราบภายในวันที่ 13 กันยายนได้ไหมถ้าคุณจะเข้าร่วมได้”

7 “ ขอบคุณล่วงหน้า”

แม้ว่าการศึกษาโดยแอพอีเมล Boomerang ให้คะแนน“ ขอบคุณล่วงหน้า” เนื่องจากการลงชื่อเข้าใช้ด้วยอัตราการตอบกลับสูงสุด แต่ก็ไม่ใช่การลงชื่อเข้าใช้ที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างค่าความนิยม เช่น“ รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ” มันมีน้ำเสียง“ ฉันคาดหวังให้คุณทำสิ่งนี้”

ทางเลือก:

• เสนอความกตัญญูแทนที่จะฟังดูมีความต้องการเสียงซาบซึ้ง “ ฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ ... ”

เพิ่มเติมจากไวยากรณ์:

12 สิ่งที่จะเขียนเกี่ยวกับเมื่อคุณสดใหม่จากความคิด

นี่คือวิธีการทำทุกอย่างที่คุณเริ่มต้น

คู่มือนักเขียนในการสร้างสำเนาโซเชียลมีเดียจาก Idea to Publish