7 klise email yang membosankan, dan cara menghindari menggunakannya

Diterbitkan: 2018-08-10

Ketika hari Anda melibatkan pengiriman beberapa email, itu bisa menjadi tantangan untuk tidak default ke frasa sehari -hari yang kami gunakan sepanjang waktu dalam komunikasi tertulis. Tapi apakah Anda pernah muak dengan mengetik tanpa henti "Saya harap Anda baik -baik saja" dan "Semoga harimu menyenangkan?"

Beberapa berpendapat bahwa klise email, meskipun sebagian besar tidak ada artinya, memang memiliki tujuan. Meskipun Anda mungkin tidak secara aktif bertanya -tanya apakah orang yang Anda kirimi email dengan baik, atau apakah mereka akan mengalami hari yang menyenangkan, Anda setidaknya cukup bijaksana untuk memulai dan mengakhiri email Anda dengan sentimen yang sopan itu.

Tetapi jika Anda bosan mengetik garis stok yang sama - semacam autopilot email - ada beberapa cara sederhana untuk mengubah keadaan dan mengambil email Anda dari utilitarian ke unik.

Inilah tipnya:secara tata bahasa berjalan pada algoritma kuat yang dikembangkan oleh ahli bahasa terkemuka di dunia, dan itu dapat menyelamatkan Anda dari salah eja, ratusan jenis kesalahan tata bahasa dan tanda baca, dan kata -kata yang dieja dengan benar tetapi digunakan dalam konteks yang salah. Pelajari lebih lanjut

Salam

"Hai, Name" adalah cara yang sangat sah untuk memulai sebagian besar email, meskipun itu dapat tergantung pada konteks email. Tapi apa yang terjadi langsung setelah salam? Bagaimana Anda menyapa penerima Anda? Berikut adalah beberapa klise ucapan umum dan beberapa alternatif.

1 “Apa kabar?” atau "Bagaimana kabarmu?"

Kami banyak menggunakan yang ini. Faktanya, ini sangat meresap sehingga sebagian besar dari kita meluncur melewatinya saat kita membaca email yang masuk. Ini diterima sebagai orang yang sopan, dan hanya sedikit orang yang benar -benar terganggu olehnya, tetapi ada opsi jika Anda ingin mengubah keadaan.

Alternatif:

  • Lompat masuk.Tidak ada yang salah dengan langsung ke bisnis. Cukup baca email Anda sebelum mengirimkannya untuk memastikan Anda belum tiba -tiba atau tidak ramah.
  • Gunakan sedikit pembicaraan kecil.Jika Anda tahu penerima, tidak ada salahnya mengingatkan mereka bahwa Anda memiliki hubungan yang ada. "Saya senang kami memiliki kesempatan untuk mengobrol di ACME Sales Lunch bulan lalu. Saya harap Anda menikmati sisa masa tinggal Anda di San Francisco."

Terkait: 5 alternatif yang lebih baik untuk "Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik"

2 “Saya nama dan saya bekerja untuk perusahaan.”

Meskipun biasanya diperlukan dalam beberapa bentuk atau lainnya ketika Anda mengirim email kepada seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik (atau sama sekali), perkenalan bisa membosankan. Berikut adalah beberapa trik untuk dicoba.

Alternatif:

  • Jatuhkan nama.Jika Anda memiliki kenalan timbal balik atau seseorang merujuk Anda, cobalah “Ella Quint di Widget ABC menyarankan saya menghubungi Anda.”
  • Beri tahu mereka mengapa Anda mengirim email.Orang yang sibuk menghargai saat kita sampai pada intinya. "Aku menjangkau karena ..." atau "Saya menulis untuk mempelajari lebih lanjut. ..."

3 ”per percakapan kami ...”

Yang ini kedengarannya terlalu resmi dan formal. Lebih buruk lagi, itu bisa dianggap menuntut, atau bahkan agresif.

Alternatif:

  • Nyatakan kembali percakapan dengan sopan."Ketika kami mengobrol minggu lalu, kami sepakat bahwa kami akan menyusun laporan triwulanan pada 15 Juli."

Permintaan maaf

Anda kacau. Itu terjadi. Tapi permintaan maaf kalengan tidak harus.

4 "Maaf atas tanggapan yang terlambat."

Kita semua lupa membalas email penting dari waktu ke waktu. Tetapi meminta perhatian pada kesalahan Anda hanya membuat segalanya menjadi lebih buruk.

Alternatif:

  • Jangan minta maaf, ucapkan terima kasih.“Terima kasih atas kesabaran Anda saat saya mengarungi banjir kotak masuk saya.”

5 "Maaf, Anda merasa ..." Atau "Maaf, tapi.."

Ketika Anda mengatakan "Maaf, Anda merasa marah" Anda terdengar seolah -olah Anda mengatakan "Saya kesal karena saya harus berurusan dengan kemarahan Anda." Dan, tentu saja, "Maaf, tapi ..." berarti "Saya tidak menyesal dan saya akan membuat alasan."

Alternatif:

  • Katakan saja kamu minta maaf.Milikinya, dan bersikap spesifik. “Maafkan keterlambatan saya membuat Anda tidak nyaman kemarin.”

Terkait: Cara Menulis Surat Permintaan Maaf

Sign-offs

Anda telah meluangkan waktu untuk membuat email yang unik, jadi jangan klise saat pendaftaran.

Terkait: Cara Mengakhiri Email: 9 Sign-Offs Email Terbaik dan Terburuk

6 “Menantikan kabar dari Anda.”

Tidak ada yang menyukai yang ini, karena tampaknya menyiratkan "Anda sebaiknya membalas."

Alternatif:

  • Gunakan ajakan bertindak.Jika Anda ingin mendengar kabar dari penerima Anda, beri tahu mereka apa yang Anda ingin mereka lakukan. “Maukah Anda memberi tahu saya pada 13 September jika Anda dapat hadir?”

7 “Terima kasih sebelumnya.”

Meskipun sebuah studi oleh aplikasi email Boomerang memberi peringkat "terima kasih sebelumnya" sebagai tanda tangan dengan tingkat respons tertinggi, ini bukan tanda tangan terbaik untuk menciptakan niat baik. Seperti "Menantikan untuk mendengar dari Anda", ia memiliki nada "Saya berharap Anda melakukan ini."

Alternatif:

  • Menawarkan apresiasi.Alih -alih terdengar menuntut, sangat menghargai. "Aku bersyukur atas bantuanmu. ..."

Lebih banyak dari Grammarly:

12 hal yang perlu ditulis saat Anda baru saja keluar dari ide

Inilah cara menyelesaikan apa pun yang Anda mulai

Panduan Penulis untuk Membuat Salinan Media Sosial Dari Ide Untuk Menerbitkan