7 скучных клише по электронной почте и как их использование

Когда ваш день включает в себя отправку нескольких электронных писем, это может быть проблемой не по умолчанию в повседневные фразы, которые мы используем все время в письменном общении. Но вы когда -нибудь заболели бесконечно набирать «Я надеюсь, что у вас все хорошо» и «Удачного дня?»

Некоторые утверждают, что клише электронной почты, хотя они в основном бессмысленны, имеют цель. Хотя вы можете активно задаться вопросом, хорошо ли у человека, которого вы отправляете по электронной почте, или у него будет отличный день, вы были, по крайней мере, достаточно вдумчивы, чтобы начать и покончить с этими вежливыми чувствами.

Но если вы устали печатать одни и те же стандартные линии - своего рода автопилот по электронной почте - есть несколько простых способов изменить ситуацию и взять вашу электронную почту с утилитарного на уникальный.

Привет

«Привет, имя» - это совершенно законный способ начать большинство электронных писем, хотя это может зависеть от контекста электронной почты. Но что происходит сразу после приветствия? Как вы приветствуете своего получателя? Вот несколько общих клише приветствия и некоторые альтернативы.

1 «Как дела?» или «Как дела?»

Мы часто используем это. На самом деле, это настолько распространено, что большинство из нас проходят мимо этого, когда мы читаем наши входящие электронные письма. Он считается вежливым, и немногие люди раздражаются этим, но есть варианты, если вы хотите изменить.

Альтернативы:

• Прыгните.Нет ничего плохого в том, чтобы стать прямо в бизнес. Просто прочитайте свое электронное письмо, прежде чем отправить его, чтобы убедиться, что вы не выглядели резким или недружественным.
• Используйте немного маленького разговора.Если вы знаете получателя, никогда не повредит напоминать им, что у вас есть существующие отношения. «Я рад, что у нас была возможность поболтать на обеде по продажам ACME в прошлом месяце. Надеюсь, вам понравилась остальная часть вашего пребывания в Сан -Франциско».

Связанный: 5 лучших альтернативы «Я надеюсь, что это электронное письмо найдет вас хорошо»

2 «Я зову и работаю в компании».

Хотя они обычно необходимы в той или иной форме, когда вы отправляете электронное письмо кому -то, кого вы не знаете (или вообще), введение может быть скучным. Вот несколько хитростей, чтобы попробовать.

Альтернатива:

• Отбросить имя.Если у вас есть взаимное знакомство или кто -то ссылался на вас, попробуйте «Ella Quint в ABC Widgets, предложив мне связаться».
• Расскажите им, почему вы пишете.Занятые люди ценят, когда мы добираемся до сути. «Я обращаюсь, потому что.». или «Я пишу, чтобы узнать больше о.».

3 "за наш разговор ..."

Это звучит слишком официально и формально. Хуже того, это может показаться требовательным или даже агрессивным.

Альтернатива:

• Повторите разговор вежливо.«Когда мы поболтали на прошлой неделе, мы согласились, что мы составим ежеквартальный отчет до 15 июля».

Извиняюсь

Ты испортил. Это происходит. Но консервированные извинения не должны.

4 «Извините за поздний ответ».

Мы все забыли время от времени отвечать на важные электронные письма. Но обращение внимания на вашу ошибку только усугубляет ситуацию.

Альтернатива:

• Не извиняй, скажи спасибо.«Спасибо за терпение, пока я пробирался через мой почтовый ящик».

5 «Мне жаль, что ты чувствуешь. или «Мне жаль, но ...»

Когда вы говорите: «Мне жаль, что вы злитесь», вы звучите, как будто вы говорите: «Я расстроен, что мне приходится иметь дело со своим гневом». И, конечно, «Прости, но ...» означает «мне не жаль, и я собираюсь оправдать».

Альтернатива:

• Просто скажи, что сожалею.Владеть им и быть конкретным. «Мне жаль, что моя опоздание вчера привело вас к неудобству».

Связанный: как написать письмо с извинениями

Подписчики

Вы нашли время, чтобы создать уникальное электронное письмо, так что не набирайте клише.

Связанный: как покончить с электронной почтой: 9 лучших и худших подписчиков по электронной почте

6 «С нетерпением жду вашего ответа».

Никому не нравится это, потому что это, кажется, подразумевает «вам лучше написать».

Альтернатива:

• Используйте призыв к действию.Если вы хотите получить ответ от своего получателя, скажите им, что вы хотите, чтобы они сделали. «Не могли бы вы сообщить мне до 13 сентября, если сможете присутствовать?»

7 «Заранее спасибо».

Несмотря на то, что исследование, проведенное по электронной почте Boomerang, оценило «спасибо заранее» как подпись с самым высоким уровнем ответа, это не лучшая подпись для создания доброй воли. Как и «С нетерпением жду вашего ответа», у него есть тон «Я ожидаю, что вы это сделаете».

Альтернатива:

• Предложить признательность.Вместо того, чтобы звучать требовательно, звучит благодарно. «Я благодарен за вашу помощь.».

Больше из грамматики:

12 вещей, о которых нужно написать, когда вы только что вышли из идей

Вот как закончить все, что вы начинаете

Руководство писателя по созданию копии в социальных сетях от идеи до публикации