5 modi semplici per scrivere su problemi negativi con una rotazione positiva

Pubblicato: 2017-08-09

Hai mai scritto qualcosa solo per avere il destinatario fraintende completamente il tuo intento? O sei stato accusato di bruscità quando pensavi di essere imprenditoriale ed efficiente? Ci sono molte parti in movimento quando si tratta di comunicare in modo efficace, ma tra i più importanti è il tono.

Ho trascorso quasi due decenni nelle trincee online in ruoli che vanno dal proprietario di un imprenditore al moderatore del forum allo straordinario scrittore di e -mail di PR, un vero diplomatico virtuale. Ecco il mio miglior consiglio per scrivere su questioni negative in un modo che sembra positivo e produttivo.

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1 soluzioni presenti anziché problemi.

È meglio parlare di ciò che puoi fare piuttosto che di ciò che non puoi. Formulare una soluzione o un piano alternativo e presentalo invece.

Non posso incontrarti domani mattina perché sono prenotato.

Domani pomeriggio funziona meglio per me. Un incontro alle 14:00 si adatterebbe al tuo programma?

Non tutti ricorderanno di portare i loro manuali alla riunione, quindi dovremmo portare extra.

Ricordiamo di portare manuali extra alla riunione nel caso in cui qualcuno abbia bisogno di una copia.

2 Indica quello che vuoi, non quello che non fai.

Perché concentrarsi sulla prevenzione di un risultato negativo quando puoi incoraggiarne uno positivo? Invece di iniziare le richieste con "non fare", prova a affermare cosa vuoi .

Non lasciare gli avanzi nel frigorifero per la sala di pausa durante il fine settimana.

Ricorda di togliere gli avanzi dal frigorifero per le pause il venerdì.

Non portare laptop a questo incontro.

I laptop non sono necessari in questo incontro, quindi lascia il tuo alla tua scrivania.

3 Tenere sotto controllo l'iperbole.

A volte il linguaggio esagerato viene usato con grande efficacia (in particolare dagli inserzionisti) per promuovere qualcosa o parlare a questioni positive, ma quando lo usi in un contesto negativo può evocare cattivi sentimenti. Attento a parole come sempre e mai . A volte hanno più probabilità di significare rispetto a uno di quei estremi.

Presenti sempre i tuoi rapporti in ritardo.

A volte ricevo i tuoi rapporti dopo la scadenza.

Non facciamo mai nulla.

Rimaniamo in attività in modo che possiamo fare le cose.

4 Prova "I dichiarazioni".

Quando stai affrontando un problema difficile, le dichiarazioni che iniziano con "te" (e soprattutto "tu sempre" e "non sei mai": vedere il suggerimento precedente sull'iperbole) tendono a sembrare accuse. E le accuse, ovviamente, sollevano le difese di una persona.

Quando stai sollevando qualcosa di negativo, tieniti a concentrarti su come la situazione ti fa sentire piuttosto che su ciò che ha fatto l'altra persona.

Non ascolti mai!

Trovo difficile comunicare quando sono preoccupato di non essere ascoltato.

Sei sempre sul mio caso!

Mi sento frustrato quando mi viene spesso ricordato di fare il mio lavoro invece di avere fiducia per soddisfare le mie responsabilità.

5 "Mi dispiace, ma ..." significa che non ti dispiace.

Quando ero un bambino e mi scuserei per un po 'di tradimento per l'infanzia, spesso mi scuserei con: "Mi dispiace, ma ..." Mia madre mi avrebbe tagliato le mie tracce, dicendo: "Ogni volta che aggiungi un" ma "non significa che non ti dispiace, ti stai solo difendendo".

Quando ti dispiace, sii dispiaciuto. Le scuse e altre difese rendono le scuse inutili.

Siamo spiacenti che la tua spedizione è stata ritardata, ma questa settimana abbiamo avuto molti ordini.

Siamo spiacenti che la tua spedizione è stata ritardata. Il numero di ordini che abbiamo ricevuto questa settimana ci ha sorpreso!

Mi dispiace di averti interrotto, ma ho sentito che la conversazione era diretta nella direzione sbagliata.

Mi dispiace di averti interrotto. Manteniamo la conversazione su una pista positiva.

Ecco un paio di cose da considerare prima di inviare un'e -mail, scrivere un post sui social media o affrontare qualsiasi cosa negativa per iscritto.

  • Fai un controllo dell'empatia.Leggi quello che hai scritto come se fossi il destinatario. Come ti sentiresti se qualcuno ti avesse inviato questo? C'è qualcosa che puoi cambiare per rendere il messaggio più positivo o per concentrarti su soluzioni anziché su problemi?
  • Siediti su di esso.Hai mai licenziato un missivo spaventoso e quasi immediatamente se ne sono pentiti? Dai ai messaggi sui problemi negativi un periodo di raffreddamento prima di inviarli o pubblicarli. È probabile che sarai in grado di riscrivere con una mentalità più positiva una volta che hai avuto un po 'di tempo per elaborare.

Non è sempre appropriato essere ottimisti ed entusiasti. Un agente immobiliare, per esempio, non vorrebbe sembrare cipper quando sta scrivendo per dire a un cliente che il valore della loro casa è diminuito in modo significativo a causa di una recessione nel mercato. Ma mantenere un tono positivo e focalizzato sulla soluzione può rendere le cose come cattive notizie o critiche meno devastanti.