5 cara sederhana untuk menulis tentang masalah negatif dengan putaran positif

Diterbitkan: 2017-08-09

Pernahkah Anda menulis sesuatu hanya agar penerima benar -benar salah memahami niat Anda? Atau dituduh tiba -tiba ketika Anda mengira Anda bersikap seperti bisnis dan efisien? Ada banyak bagian yang bergerak ketika datang untuk berkomunikasi secara efektif, tetapi di antara yang paling penting adalah nada.

Saya telah menghabiskan hampir dua dekade di parit online dalam peran mulai dari pemilik bisnis hingga moderator forum hingga penulis email PR luar biasa - seorang diplomat virtual sejati. Inilah saran terbaik saya untuk menulis tentang masalah negatif dengan cara yang terdengar positif dan produktif.

Inilah tipnya:Ingin memastikan tulisan Anda selalu terlihat hebat? Grammarly dapat menyelamatkan Anda dari kesalahan ejaan, kesalahan tata bahasa dan tanda baca, dan masalah penulisan lainnya di semua situs web favorit Anda.

1 Hadirkan solusi, bukan masalah.

Lebih baik berbicara tentang apa yang dapat Anda lakukan daripada apa yang tidak bisa Anda lakukan. Merumuskan solusi atau rencana alternatif dan menyajikannya.

Aku tidak bisa bertemu denganmu besok pagi karena aku dipesan.

Besok sore bekerja lebih baik untukku. Apakah pertemuan 2 siang sesuai dengan jadwal Anda?

Tidak semua orang akan ingat untuk membawa buku pegangan mereka ke rapat, jadi kita harus membawa tambahan.

Mari kita ingat untuk membawa buku pegangan tambahan ke pertemuan jika ada yang membutuhkan salinan.

2 Nyatakan apa yang Anda inginkan, bukan apa yang tidak Anda lakukan.

Mengapa fokus pada mencegah hasil negatif ketika Anda dapat mendorong hasil yang positif? Alih -alih memulai permintaan dengan "jangan," coba nyatakan apa yang Anda inginkan .

Jangan tinggalkan sisa makanan di lemari es ruang istirahat selama akhir pekan.

Ingatlah untuk mengeluarkan sisa makanan Anda dari lemari es ruang istirahat pada hari Jumat.

Jangan membawa laptop ke pertemuan ini.

Laptop tidak diperlukan pada pertemuan ini, jadi tinggalkan milik Anda di meja Anda.

3 Simpan hiperbola di cek.

Terkadang bahasa berlebihan digunakan untuk efek yang luar biasa (terutama oleh pengiklan) untuk mempromosikan sesuatu atau berbicara dengan masalah positif, tetapi ketika Anda menggunakannya dalam konteks negatif, ia dapat membangkitkan perasaan buruk. Hati -hati dengan kata -kata seperti biasa dan tidak pernah . Mereka lebih mungkin berarti daripada salah satu dari salah satu ekstrem itu.

Anda selalu mengajukan laporan Anda terlambat.

Saya terkadang menerima laporan Anda setelah tenggat waktu.

Kami tidak pernah menyelesaikan apa pun.

Mari kita tetap pada tugas sehingga kita bisa menyelesaikan sesuatu.

4 Coba “I Pernyataan.”

Saat Anda menangani masalah yang sulit, pernyataan yang dimulai dengan "Anda" (dan terutama "Anda selalu" dan "Anda tidak pernah" - lihat tip sebelumnya tentang hiperbola) cenderung terdengar seperti tuduhan. Dan tuduhan, tentu saja, meningkatkan pertahanan seseorang.

Saat Anda memunculkan sesuatu yang negatif, tetap fokus pada bagaimana situasi membuat Anda merasa daripada apa yang dilakukan orang lain.

Anda tidak pernah mendengarkan!

Saya merasa sulit untuk berkomunikasi ketika saya khawatir bahwa saya tidak didengar.

Anda selalu dalam kasus saya!

Saya merasa frustrasi ketika saya sering diingatkan untuk melakukan pekerjaan saya alih -alih dipercaya untuk memenuhi tanggung jawab saya.

5 "Maaf, tapi.." berarti Anda tidak menyesal.

Ketika saya masih kecil, dan saya akan meminta maaf atas beberapa tindakan pengkhianatan masa kecil, saya sering meminta maaf dengan, "Maaf, tetapi—" Ibu saya akan memotong saya di jalur saya, mengatakan, "Setiap kali Anda menambahkan 'tetapi' itu berarti Anda tidak menyesal, Anda hanya membela diri."

Saat Anda menyesal, minta maaf. Alasan dan pertahanan lainnya membuat permintaan maaf tidak berguna.

Kami menyesal kiriman Anda tertunda, tetapi kami memiliki banyak pesanan minggu ini.

Kami minta maaf kiriman Anda tertunda. Jumlah pesanan yang kami terima minggu ini membuat kami terkejut!

Maaf saya mengganggu Anda, tetapi saya merasa percakapan itu menuju ke arah yang salah.

Maaf saya mengganggu Anda. Mari kita simpan percakapan di jalur yang positif.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda mengirim email, menulis posting media sosial, atau membahas sesuatu yang negatif secara tertulis.

Lakukan pemeriksaan empati.Baca apa yang telah Anda tulis seolah -olah Anda adalah penerima. Bagaimana perasaan Anda jika seseorang mengirimkan ini kepada Anda? Adakah yang bisa Anda ubah untuk membuat pesan lebih positif, atau untuk fokus pada solusi daripada masalah?
Duduk di atasnya.Pernahkah Anda menembakkan mutsive pedas dan segera menyesalinya? Berikan teks tentang masalah negatif periode pendinginan sebelum Anda mengirim atau mempostingnya. Kemungkinannya, Anda akan dapat menulis ulang dengan pola pikir yang lebih positif setelah Anda memiliki waktu untuk diproses.

Tidak selalu tepat untuk menjadi optimis dan antusias. Seorang makelar, misalnya, tidak ingin terdengar chipper ketika dia menulis untuk memberi tahu klien bahwa nilai rumah mereka telah turun secara signifikan karena penurunan di pasar. Tetapi mempertahankan nada positif dan berfokus pada solusi dapat membuat hal-hal seperti berita buruk atau kritik kurang menghancurkan.