5 formas simples de escribir sobre problemas negativos con un giro positivo

¿Alguna vez ha escrito algo solo para que el destinatario malinterprete por completo su intención? ¿O ha sido acusado de abrupto cuando pensó que estaba siendo empresarial y eficiente? Hay muchas partes móviles cuando se trata de comunicarse de manera efectiva, pero entre los más importantes es el tono.

He pasado casi dos décadas en las trincheras en línea en roles que van desde el propietario de negocios hasta el moderador del foro hasta el escritor de correo electrónico extraordinario, un verdadero diplomático virtual. Aquí está mi mejor consejo para escribir sobre temas negativos de una manera que suena positiva y productiva.

1 Presente soluciones en lugar de problemas.

Es mejor hablar sobre lo que puedes hacer en lugar de lo que no puedes. Formule una solución o plan alternativo y presente eso en su lugar.

2 Indique lo que quiere, no lo que no.

¿Por qué concentrarse en prevenir un resultado negativo cuando puede alentar uno positivo? En lugar de comenzar las solicitudes con "No", intente decir lo que desea .

3 Mantenga la hipérbole bajo control.

A veces, el lenguaje exagerado se usa con un gran efecto (particularmente por los anunciantes) para promover algo o hablar con problemas positivos, pero cuando lo usa en un contexto negativo puede evocar malos sentimientos. Cuidado con palabras como siempre y nunca . Es más probable que signifiquen a veces que cualquiera de esos extremos.

4 Prueba "I Declaraciones".

Cuando aborda un problema difícil, las declaraciones que comienzan con "usted" (y especialmente "usted siempre" y "nunca", vea el consejo anterior sobre la hipérbole) tienden a sonar como acusaciones. Y las acusaciones, por supuesto, plantean las defensas de una persona.

Cuando mencionas algo negativo, mantén el enfoque en cómo la situación te hace sentir en lugar de lo que hizo la otra persona.

5 "Lo siento, pero ..." significa que no lo sientes.

Cuando era niño, y me disculpaba por un acto atroz de traición infantil, a menudo me disculpaba con "Lo siento, pero ..." Mi madre me cortaba en seco, diciendo: "Cada vez que agregas un 'pero' significa que no lo sientes, solo te estás defendiendo a ti mismo".

Cuando lo sientas, lo sienta. Las excusas y otras defensas hacen disculpas inútiles.

Aquí hay un par de cosas a considerar antes de enviar un correo electrónico, escribir una publicación en las redes sociales o abordar cualquier cosa negativa por escrito.

• Haga un control de empatía.Lea lo que ha escrito como si fuera el destinatario. ¿Cómo te sentirías si alguien te enviara esto? ¿Hay algo que pueda cambiar para que el mensaje sea más positivo o para concentrarse en soluciones en lugar de problemas?
• Siéntate en ello.¿Alguna vez ha disparado una misiva mordaz y casi de inmediato la lamentó? Dé los mensajes de texto sobre los problemas negativos un período de enfriamiento antes de enviarlos o publicarlos. Lo más probable es que pueda reescribir con una mentalidad más positiva una vez que haya tenido tiempo de procesar.

No siempre es apropiado ser optimista y entusiasta. Una agente de bienes raíces, por ejemplo, no querría sonar a la astilladora cuando escriba para decirle a un cliente que el valor de su hogar ha disminuido significativamente debido a una recesión en el mercado. Pero mantener un tono positivo y centrado en la solución puede hacer que cosas como malas noticias o críticas sean menos devastadoras.