5 façons simples d'écrire sur les problèmes négatifs avec une rotation positive

Avez-vous déjà écrit quelque chose pour que le destinataire comprenne complètement votre intention? Ou a été accusé de brusque lorsque vous pensiez être professionnel et efficace? Il y a beaucoup de pièces mobiles lorsqu'il s'agit de communiquer efficacement, mais parmi les plus importants est le ton.

J'ai passé près de deux décennies dans les tranchées en ligne dans des rôles allant du propriétaire de l'entreprise au modérateur de forum à un écrivain par courriel de relations publiques Extraordinaire - un vrai diplomate virtuel. Voici mes meilleurs conseils pour écrire sur les problèmes négatifs d'une manière qui semble positive et productive.

1 présentent des solutions au lieu de problèmes.

Il vaut mieux parler de ce que vous pouvez faire plutôt que ce que vous ne pouvez pas. Formulez une solution ou un plan alternatif et le présenter à la place.

2 indiquez ce que vous voulez, pas ce que vous ne faites pas.

Pourquoi se concentrer sur la prévention d'un résultat négatif alors que vous pouvez en encourager un positif? Au lieu de commencer les demandes avec «Ne pas», essayez de dire ce que vous voulez .

3 Gardez l'hyperbole en échec.

Parfois, le langage exagéré est utilisé avec grand effet (en particulier par les annonceurs) pour promouvoir quelque chose ou parler de problèmes positifs, mais lorsque vous l'utilisez dans un contexte négatif, cela peut évoquer de mauvais sentiments. Attention aux mots comme toujours et jamais . Ils sont plus susceptibles de signifier parfois que l'un de ces extrêmes.

4 Essayez «I déclarations».

Lorsque vous abordez un problème difficile, les déclarations qui commencent par «vous» (et surtout «vous toujours» et «vous ne jamais» - consultez le conseil précédent sur l'hyperbole) ont tendance à ressembler à des accusations. Et les accusations, bien sûr, soulèvent les défenses d'une personne.

Lorsque vous évoquez quelque chose de négatif, gardez l'accent sur la façon dont la situation vous fait ressentir plutôt que sur ce que l'autre a fait.

5 "Je suis désolé, mais ..." signifie que vous n'êtes pas désolé.

Quand j'étais enfant et que je m'excuserais pour un acte odieux de trahison de l'enfance, je m'excuserais souvent avec: «Je suis désolé, mais…» Ma mère me couperait sur mes traces, en disant: «Chaque fois que vous ajoutez un» mais 'cela signifie que vous n'êtes pas désolé, vous vous défendez simplement. "

Quand vous êtes désolé, soyez désolé. Les excuses et autres défenses rendent les excuses inutiles.

Voici quelques choses à considérer avant d'envoyer un e-mail, d'écrire une publication sur les réseaux sociaux ou de répondre à quelque chose de négatif par écrit.

• Faites un chèque d'empathie.Lisez ce que vous avez écrit comme si vous étiez le destinataire. Comment vous sentiriez-vous si quelqu'un vous envoyait cela? Y a-t-il quelque chose que vous pouvez changer pour rendre le message plus positif ou pour vous concentrer sur les solutions au lieu des problèmes?
• Asseyez-vous dessus.Avez-vous déjà licencié une missive cinglante et l'avez-vous presque immédiatement regrettée? Donnez des SMS sur les problèmes négatifs une période de refroidissement avant de les envoyer ou de les publier. Il y a de fortes chances que vous serez en mesure de réécrire avec un état d'esprit plus positif une fois que vous avez eu un peu de temps pour traiter.

Il n'est pas toujours approprié d'être optimiste et enthousiaste. Un agent immobilier, par exemple, ne voudrait pas sonner Chipper lorsqu'elle écrit pour dire à un client que la valeur de leur maison a considérablement baissé en raison d'un ralentissement sur le marché. Mais le maintien d'un ton positif et axé sur la solution peut rendre les choses comme de mauvaises nouvelles ou des critiques moins dévastatrices.