5 conseils utiles sur la façon d'écrire des e-mails à partir de votre téléphone

Aujourd'hui, 80% des internautes possèdent un smartphone. Il a été prédit que, cette année, huit utilisateurs de courriels sur dix accéderont exclusivement à leurs comptes de messagerie à partir de leurs appareils mobiles. Nous lisons et écrivons plus de courriels sur mobile que jamais, donc le faire correctement n'a jamais été aussi important. Obtenir la bonne communication (par e-mail ou autre) est le moteur du récent lancement par Grammarly d'un clavier mobile pour iOS et Android. Mais, bien que Grammarly vous aidera à écrire des messages sans erreur, il combine ce vernis avec le style et la substance qui rendra inévitablement votre communication écrite efficace.

Cinq conseils pour écrire des e-mails à partir de votre téléphone

Nous avons tous vu les signatures de courrier électronique omniprésents «envoyées par mon iPhone», ou des sigs dans le sens de «Veuillez excuser la concision. Ceci a été envoyé depuis mon téléphone.» Ces signatures, en partie, visent à excuser l'expéditeur des fautes de frappe, les glissements de correction automatique et toutes ces autres fois que nos pouces nous trahissent lorsque nous communiquons via des appareils mobiles.

Mais ce n'est pas parce que vous manuez vos pouces au lieu de dix phalanges placés soigneusement sur la rangée d'accueil que tout ce que vous envoyez de votre téléphone doit avoir l'air d'avoir été transcrit par un chimpanzé dactylographié. Il y a de l'espoir! Cet article vous guidera vers l'écriture de courriels clairs et concis de votre appareil mobile avec Panache.

1 Mettez d'abord des informations importantes.

Près de la moitié des lecteurs mobiles passent trois secondes ou moins à lire un e-mail individuel. C'est-à-dire, bien sûr, si vous pouvez les amener à ouvrir votre e-mail. Mais supposons que vous envoyez des e-mails que les gens souhaitent lire. Votre défi est de garder ces e-mails brèves ou de risquer de perdre votre lecteur dans une très courte durée d'attention numérique.

Cela signifie qu'il est essentiel d'optimiser. Avant de mettre vos pouces au travail en appuyant sur votre opus de messagerie, prenez quelques minutes pour comprendre le point clé que vous souhaitez passer dans votre message. Demandez-vous si je pouvais demander à mon destinataire de prendre une seule chose loin de cet e-mail, quel serait-il? Utilisez la réponse à cette question pour charger votre e-mail afin que les informations les plus critiques soient en premier. Si vous ne le faites pas, votre destinataire pourrait manquer entièrement le point de votre e-mail, ou passez en dépassement de sa hâte pour passer à son prochain e-mail.

Oy! Cet e-mail arrive à environ cent mots, et la plupart d'entre eux ne sont pas nécessaires. Considérons toutes les choses que ce message transmet qu'elle n'a pas à le faire.

Pour commencer, il n'est pas nécessaire de dire que Jim a suggéré de parler à Jane. Surtout pas à l'avance. Si la référence de Jim serait utile pour sceller le rendez-vous du déjeuner, allez-y et utilisez-le, mais envisagez de le sauver plus tard dans l'e-mail.

Il n'est pas non plus nécessaire de réitérer qu'un client est important. Chaque fois que vous commencez une phrase comme vous le savez , vous dites probablement au lecteur quelque chose qu'ils savent déjà. Conduire à la maison avec une déclaration comme vous le savez peut se traduire par passive-agressive. C'est comme si vous disiez: "Vous devriez le savoir, mais je vais répéter juste au cas où vous n'êtes pas bon dans votre travail." Assurez-vous de ne pas parler de vos collègues.

Bien qu'il soit agréable d'envisager un lieu de déjeuner qui est pratique pour votre collègue, il n'est pas nécessaire de souligner à quel point vous êtes gentil. Cette information étrangère ajoute des mots, pas un impact.

Frontons cet e-mail avec des informations importantes et laissons de côté les détails inutiles.

Salut Jane,

Êtes-vous disponible pour me rencontrer pour le déjeuner demain chez JB's Sammiches à 12h30? J'aimerais déballer certains des Info Windy City Widgets nous ont donné sur leurs besoins et les délais pour la prochaine campagne. Faites-moi savoir si cela vous convient. Tout le meilleur, Richard

Beaucoup mieux! Le corps du message entre en quarante-neuf mots élégants et la demande très importante est directement à l'avant plutôt que enterrée dans un tas de détails sans importance. Nous pouvons presque goûter ces sammiches maintenant!

2 Nettoyez votre écriture verbeuse.

Pouvez-vous imaginer combien de temps cela aurait pris Tolstoï pour composer la guerre et la paix sur un smartphone? Si vous voulez vraiment vous sentir comme un slacker, considérez qu'un romancier a écrit une partie significative de son roman sur son smartphone tout en vous rendant dans le métro. (Et il l'a fait il y a près d'une décennie.) Lorsque vous utilisez deux pouces et que vous regardez un petit écran pour élaborer vos messages (sans parler d'un roman), il est avantageux de savoir comment garder votre écriture maigre et méchante.

Tout d'abord, évitez les mots et phrases de remplissage communs. Nous en avons déjà parlé comme vous le savez . Maintenant, frappez les phrases inutiles comme en fait , pour la plupart , chaque , et à ce stade de votre lexique. Vos lecteurs apprécieront votre langue claire et concise et vous transmetrez vos points beaucoup mieux sans tout encombrement.

Pendant que vous y êtes, jetez la plupart des adverbes. Ces mots, qui se terminent souvent par -ly, ne sont pas nécessaires à moins que les supprimer radicalement ne change considérablement le sens de votre phrase. Alors, ne dérangez pas les mots de type pouce comme fondamentalement, très, généralement, extrêmement, probablement et absolument .

3 Entraînez l'étiquette par e-mail parfaite.

Votre signature peut dire que votre e-mail a été envoyé à partir de votre téléphone, mais cela ne signifie pas que vous devez contourner les règles du discours de messagerie politique polis.

Lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs destinataires en même temps, respectez la confidentialité de chacun en masquant leurs adresses e-mail avec BCC. De même, n'utilisez pas de réponse et partagez accidentellement un e-mail avec tous les membres d'une chaîne de messagerie lorsque votre réponse n'était censée que pour aller chez une seule personne. Et ne présumez pas automatiquement que le courrier électronique est privé et confidentiel. Évitez de dire des choses dans un e-mail que vous ne diriez pas publiquement. Sinon, cet e-mail pourrait revenir vous hanter.

4 dicter.

Il y a quelques années, mon ami et moi avons essayé d'avoir une conversation de messager en utilisant la fonction de voix à texte de nos téléphones, puis en envoyant tout ce que notre smartphone a interprété. Le résultat était hilarant. Mais la voix à texte a parcouru un long chemin depuis lors.

La plupart des claviers mobiles ont une fonctionnalité vocale à texte. Sur le clavier grammaire, appuyez simplement longtemps sur la touche de virgule pour activer les capacités vocales de votre téléphone et dicter votre message. Une fois dicté, vous pouvez rapidement modifier ou corriger tous les mots de mal.

5 Relecture.

Vous voulez faire bonne impression. La relecture est une façon de vous assurer que vous le ferez. Nous écrivons souvent des notes hâtives lorsque nous utilisons la technologie mobile, pensant que d'autres nous pardonneront parce que, bien, écrire sur un appareil mobile a ses défis. Mais la relecture avant de frapper Send n'est pas si compliquée. Et, si vous utilisez le clavier mobile grammaire, vous pouvez simplement appuyer sur le bouton grammaire une fois que vous avez terminé l'écriture pour vérifier votre texte et vous assurer que votre grammaire, votre orthographe et votre ponctuation sont vierges. Plus d'excuses simplement parce que vous l'avez envoyé depuis votre iPhone!