8 conseils par e-mail pour les introvertis

Selon la Fondation Myers-Briggs, vous êtes un introverti si vous vous sentez le plus à l'aise de vous concentrer sur «votre propre monde intérieur». Les activités mondiales externes, telles que parler avec les gens directement ou au téléphone, s'avèrent difficiles. Bien que le courrier électronique puisse sembler moins intense, il a également ses défis. Ces huit conseils sont spécialement conçus pour rendre les e-mails aussi indolores que possible pour les introvertis.

1 Minimiser les suivis en étant minutieux.

Si vous envoyez un e-mail, la dernière chose que vous voulez est de laisser des questions sans réponse. Les gens répondront pour obtenir des éclaircissements, ou pire encore, ils voudront parler en personne. La meilleure façon d'éviter cette situation maladroite est de couvrir tous les détails dans un communiqué. Regardons un bon et un mauvais exemple.

Le deuxième exemple répond (et évite) les conversations de suivi possibles. Il encourage les gens à répondre par e-mail au lieu de laisser tomber les documents dans votre bureau. Voici quelques-unes des questions auxquelles il répond: pourquoi avez-vous besoin de la photo? Quelle taille? Doit-il être professionnel? Vous pouvez même faire un effort supplémentaire en joignant des exemples de ce que vous voulez que vos collègues envoient.

2 Gardez-le court et doux.

Être minutieux est nécessaire; Être verbeux ne l'est pas. Plus votre e-mail est long, plus il est difficile pour les lecteurs de comprendre. Les collègues occupés pourraient manquer les points les plus importants si votre e-mail est un essai à cinq paragraphes. Au lieu de cela, utilisez des puces ou incluez un résumé au début du message. Vous pouvez également ajouter des liens vers des informations pertinentes sans les épeler dans le corps du texte.

3 Laissez votre personnalité briller.

Le courrier électronique est le moyen parfait pour présenter vos talents cachés et vos traits de personnalité. Par exemple, vous ne seriez probablement pas surpris en train de discuter avec le refroidisseur d'eau. Cependant, vous pourriez être assez drôle avec vos amis proches. Allez-y et soyez comique dans vos e-mails et chats de groupe. Si même une blague virtuelle semble trop effrayante, mettez les emojis au travail! Ces petits personnages mignons peuvent rouler sur le sol en riant ou donner un clin d'œil effronté pour vous. (Prenez en considération la culture de votre lieu de travail. S'il est très formel, les émoticônes peuvent être inappropriées.) Vous pouvez également utiliser des e-mails pour féliciter les autres, partager des messages avec un grand groupe ou prendre les devants. Vous n'avez pas besoin d'être limité par la timidité si vous avez un ordinateur et un clavier.

4 Pratiquer le contrôle des foules.

Les groupes virtuels sont presque aussi mauvais que leurs homologues réels. Pour les éviter, limitez votre utilisation de CC et BCC. (CC signifie «copie carbone». BCC est une copie carbone aveugle. Vous utilisez ces fonctionnalités pour envoyer des e-mails à plusieurs destinataires.) Dans la plupart des cas, il est préférable d'envoyer à chacun un e-mail personnalisé. Si vous devez démarrer un fil, n'incluez que les personnes essentielles à la tâche à accomplir. Sinon, vous pourriez commencer un cauchemar «Répondre tout». En savoir plus sur la façon de CC à sagement dans cet article sur les habitudes des e-mails.

5 Répondez tout de suite.

Êtes-vous coupable de procrastination? De nombreux introvertis redoutent l'interaction, ils ont donc repoussé des situations qui les mettent en contact avec les autres. Ne laissez pas cette tendance se glisser dans vos habitudes de messagerie. Gérez la majorité de vos e-mails avec la règle 2-2-2. Vérifiez vos e-mails au moins deux fois par jour, au début et vers la fin de la journée de travail. Répondez immédiatement tous les e-mails qui prendront moins de deux minutes à gérer. Mettez en vedette les messages restants ou marquez-les comme non lus. Réservez deux heures par semaine pour faire face à ces suivis plus longs.

6 Certains e-mails sont rhétoriques.

Comme des questions, tous les e-mails n'ont pas besoin d'une réponse. Plutôt que de souligner de répondre à chaque e-mail, demandez-vous si l'expéditeur attend une réponse. Par exemple, vous pouvez ignorer en toute sécurité les avantages, les newsletters et les enquêtes volontaires. Envisagez de configurer une règle dans votre boîte de réception qui transmettra automatiquement des messages comme ceux-ci dans un dossier séparé. D'un autre côté, assurez-vous de répondre rapidement aux invitations et aux e-mails directs. Si vous êtes l'expéditeur, il n'y a rien de mal à dire qu'aucune réponse n'est requise à moins qu'elles n'ayent des questions.

7 sauter l'e-mail.

Certaines situations, comme demander une promotion ou exprimer une sympathie, sont mieux gérées en personne. Le courrier électronique est souvent un moyen inadéquat de transmettre une émotion complexe ou de faire face à de graves problèmes. Bien que parler face à face puisse sembler difficile, il est préférable de provoquer par inadvertance de la confusion ou de l'offensive avec un e-mail mal formulé. De plus, ne discutez jamais de questions privées dans un e-mail. Si vous n'êtes pas à l'aise avec les informations transmises ou partagées, elle n'appartient pas à un message. Si le courrier électronique est inévitable, prenez votre temps. Avant de l'envoyer, lisez-le dans la perspective du destinataire. Avez-vous l'air un humain? Avez-vous transmis le bon ton?

8 décrocher la fermeture.

Dans la vraie vie, vous pouvez vous retrouver à couler lentement de la personne dans le but de mettre fin à une discussion. Pourquoi est-il si difficile de mettre fin à une conversation? Tout d'abord, vous voudrez peut-être omettre une signature par e-mail. Après tout, ne voulez-vous pas qu'ils répondent par e-mail? Si vous incluez votre numéro de téléphone ou votre adresse, vous envoyez le signal que vous accueillez les appels téléphoniques et les visites. Vous savez que vous ne voulez pas faire ça! Au lieu de cela, il suffit de terminer le message avec une simple fermeture des e-mails. Ils ne devraient pas être extravagants. En cas de doute, «merci» est presque toujours approprié.

Lequel de ces huit pointeurs allez-vous essayer en premier? Si vous pouvez maîtriser l'art des e-mails efficaces, vous pouvez cultiver de meilleures relations avec les autres tout en réduisant simultanément la quantité d'interaction physique que vous avez avec eux. Quel introverti pourrait demander quelque chose de plus?