内向的な人のための8つの電子メールのヒント
公開: 2017-04-27Myers-Briggs Foundationによると、「あなた自身の内なる世界」に最も快適に焦点を合わせていると感じるなら、あなたは内向的です。直接や電話で人々と話すなどの外部の世界活動は、挑戦的であることがわかります。電子メールはそれほど激しくないように思えるかもしれませんが、課題もあります。これらの8つのヒントは、内向的な人にとって可能な限り痛みを伴わない電子メールを提供するように特別に設計されています。
1徹底的になることにより、フォローアップを最小限に抑えます。
あなたが電子メールを送るなら、あなたが望む最後のことは、質問を答えていないままにすることです。人々は説明を得るために返信するでしょう、またはさらに悪いことに、彼らは直接話したいと思うでしょう。この厄介な状況を避けるための最良の方法は、すべての詳細を1つのコミュニケのカバーすることです。良い例と悪い例を見てみましょう。
2番目の例は、可能なフォローアップ会話に答えます（および回避します）。それは、あなたのオフィスに資料を落とすのではなく、電子メールで応答することを奨励します。ここにそれが答える質問のいくつかがあります：なぜあなたは写真が必要なのですか？どのサイズ？それはプロフェッショナルでなければなりませんか？同僚に送ってもらいたいものの例を添付することで、余分な距離を行くこともできます。
2短くて甘くしてください。
徹底的であることが必要です。言葉遣いはそうではありません。メールが長くなればなるほど、読者がポイントを獲得するのが難しくなります。忙しい同僚は、あなたの電子メールが5パラグラフのエッセイである場合、最も重要なポイントを見逃すかもしれません。代わりに、箇条書きを使用するか、メッセージの先頭に要約を含めます。また、テキストの本体に綴ることなく、関連情報へのリンクを追加することもできます。
3あなたの性格を輝かせてください。
メールは、あなたの隠された才能と性格特性を紹介するのに最適な媒体です。たとえば、ウォータークーラーでチャットをしているのはおそらくないでしょう。しかし、あなたはあなたの親しい友人と非常に面白いかもしれません。先に進み、メールやグループチャットでコミカルになります。仮想ジョークでさえ怖すぎるように見える場合は、絵文字を動作させてください！これらのかわいいキャラクターは、床で笑ったり、生意気なウインクを与えたりすることができます。 （職場の文化を考慮してください。非常にフォーマルな場合は、絵文字が不適切である可能性があります。）また、電子メールを使用して他の人を賞賛したり、大きなグループとメッセージを共有したり、リードしたりすることもできます。コンピューターとキーボードがある場合、恥ずかしさによって制限される必要はありません。
4クラウドコントロールを練習します。
仮想グループは、実生活の相手とほぼ同じくらい悪いです。それらを避けるために、CCとBCCの使用を制限します。 （CCは「カーボンコピー」を意味します。BCCはブラインドカーボンコピーです。これらの機能を使用して、複数の受信者に電子メールを送信します。）ほとんどの場合、パーソナライズされた電子メールをそれぞれ送信することをお勧めします。スレッドを開始する必要がある場合は、手元のタスクに不可欠な人のみを含めます。それ以外の場合は、「すべての返信」の悪夢を開始する場合があります。電子メールの習慣に関するこの記事で賢明にCCの方法について詳しく知ります。
5すぐに答えます。
あなたは先延ばしの罪を犯していますか？多くの内向的な人が相互作用を恐れているので、彼らは他の人と接触する状況を先送りにします。この傾向があなたの電子メールの習慣に忍び寄らないようにしないでください。 2-2-2ルールでメールの大部分を処理します。最初と仕事の終わりに向かって、少なくとも1日に少なくとも2回はメールを確認してください。処理には2分もかからないすべての電子メールをすぐに回答してください。残りのメッセージを主演するか、未読としてマークします。これらのより長いフォローアップに対処するために、毎週2時間を取っておきます。
6いくつかのメールは修辞的です。
質問のように、すべてのメールが答えを必要とするわけではありません。すべてのメールに返信することについて強調するのではなく、送信者が応答を期待しているかどうかを自問してください。たとえば、フォワード、ニュースレター、自主調査を安全に無視できます。これらのようなメッセージを別のフォルダーに自動的に転送するルールを受信トレイに設定することを検討してください。一方、招待状と直接メールに迅速に答えてください。あなたが送信者である場合、質問がない限り、返信が必要ないと言うことは何の問題もありません。
7メールをスキップします。
昇進を求めたり、同情を表明したりするなど、いくつかの状況は、直接扱われる方が適切です。電子メールは、多くの場合、複雑な感情を伝えたり、深刻な問題に対処するための不十分な手段です。顔を合わせて話すのは難しいかもしれませんが、言葉遣いの悪い電子メールで混乱や攻撃を誤って引き起こすことが望ましいです。さらに、電子メールで個人的な問題について決して議論しないでください。情報が転送または共有されていることに不快な場合、メッセージに属していません。電子メールが避けられない場合は、時間をかけてください。送信する前に、受信者の視点で読んでください。あなたは人間のように聞こえますか？正しいトーンを伝えましたか？
8閉鎖をクリンチします。
実生活では、議論を終わらせるために、自分が人からゆっくりと逃げていることに気付くかもしれません。なぜ会話を終了するのがそんなに難しいのですか？まず、電子メールの署名を省略することをお勧めします。結局のところ、あなたは彼らに電子メールで返信したくありませんか？電話番号または住所を含めると、電話や訪問を歓迎するという信号を送信しています。あなたはそれをしたくないことを知っています！代わりに、簡単な電子メールの閉鎖でメッセージをまとめるだけです。彼らは贅沢であってはなりません。疑わしい場合は、「ありがとう」がほとんど常に適切です。
これらの8つのポインターのうち、最初に試してみますか？効果的な電子メールの芸術を習得できれば、他の人とのより良い関係を培うと同時に、それらとの物理的相互作用の量を減らすことができます。どんな内向的な人がこれ以上何かを求めることができますか？