8 เคล็ดลับอีเมลสำหรับคนเก็บตัว

ตามมูลนิธิ Myers-Briggs คุณเป็นคนเก็บตัวถ้าคุณรู้สึกสะดวกสบายที่สุดที่จะมุ่งเน้นไปที่ "โลกภายในของคุณเอง" กิจกรรมของโลกภายนอกเช่นการพูดคุยกับผู้คนโดยตรงหรือทางโทรศัพท์พิสูจน์ให้เห็นถึงความท้าทาย ในขณะที่การส่งอีเมลอาจดูรุนแรงน้อยกว่า แต่ก็มีความท้าทายเช่นกัน เคล็ดลับแปดข้อเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเป็นพิเศษเพื่อให้การส่งอีเมลไม่เจ็บปวดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับคนเก็บตัว

1 ลดการติดตามโดยการทำอย่างละเอียด

หากคุณส่งอีเมลสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการทิ้งคำถามที่ยังไม่ได้ตอบ ผู้คนจะตอบกลับเพื่อให้ได้คำชี้แจงหรือแย่กว่านั้นพวกเขาจะต้องการพูดคุยด้วยตนเอง วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจนี้คือการครอบคลุมรายละเอียดทั้งหมดในชุมชนเดียว ลองดูตัวอย่างที่ดีและไม่ดี

ตัวอย่างที่สองคำตอบ (และหลีกเลี่ยง) การสนทนาที่เป็นไปได้ มันกระตุ้นให้ผู้คนตอบกลับทางอีเมลแทนที่จะวางวัสดุที่สำนักงานของคุณ นี่คือคำถามบางอย่างที่ตอบ: ทำไมคุณถึงต้องการรูปถ่าย? ขนาดไหน? ต้องเป็นมืออาชีพหรือไม่? คุณยังสามารถไปได้ไกล ๆ โดยการแนบตัวอย่างของสิ่งที่คุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานของคุณส่ง

2 ให้มันสั้นและหวาน

จำเป็นต้องมีความละเอียดถี่ถ้วน การเป็นคำพูดไม่ใช่ ยิ่งอีเมลของคุณนานเท่าไหร่ก็ยิ่งยากที่จะให้ผู้อ่านได้รับคะแนน เพื่อนร่วมงานที่ยุ่งอาจพลาดจุดที่สำคัญที่สุดหากอีเมลของคุณเป็นเรียงความห้าย่อหน้า ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรวมถึงบทสรุปที่จุดเริ่มต้นของข้อความ นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องสะกดคำเหล่านั้นในเนื้อหาของข้อความ

3 ให้บุคลิกของคุณเปล่งประกาย

อีเมลเป็นสื่อที่สมบูรณ์แบบในการแสดงความสามารถที่ซ่อนเร้นและลักษณะบุคลิกภาพของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจจะไม่ถูกจับได้ว่าตายที่น้ำเย็น อย่างไรก็ตามคุณอาจจะตลกกับเพื่อนสนิทของคุณ ไปข้างหน้าและเป็นเรื่องตลกในอีเมลและแชทเป็นกลุ่ม หากแม้แต่เรื่องตลกเสมือนจริงก็น่ากลัวเกินไปให้เอาอีโมจิไปทำงาน! ตัวละครตัวน้อยน่ารักเหล่านี้สามารถม้วนตัวบนพื้นหัวเราะหรือส่งกระพริบหน้าด้านให้คุณ (คำนึงถึงวัฒนธรรมของที่ทำงานของคุณหากเป็นทางการอีโมติคอนอาจไม่เหมาะสม) คุณสามารถใช้อีเมลเพื่อชมเชยผู้อื่นแบ่งปันข้อความกับกลุ่มใหญ่หรือเป็นผู้นำ คุณไม่จำเป็นต้องถูก จำกัด ด้วยความเขินอายหากคุณมีคอมพิวเตอร์และแป้นพิมพ์

4 ฝึกการควบคุมฝูงชน

กลุ่มเสมือนจริงเกือบจะไม่ดีเท่ากับคู่รักในชีวิตจริงของพวกเขา เพื่อหลีกเลี่ยงให้ จำกัด การใช้ CC และ BCC ของคุณ (CC หมายถึง“ สำเนาคาร์บอน” BCC เป็นสำเนาคาร์บอนตาบอดคุณใช้คุณสมบัติเหล่านี้เพื่อส่งอีเมลไปยังผู้รับหลายคน) ในกรณีส่วนใหญ่จะเป็นการดีกว่าที่จะส่งอีเมลส่วนตัวแต่ละฉบับ หากคุณต้องการเริ่มต้นเธรดให้รวมเฉพาะคนที่จำเป็นต่องานที่อยู่ในมือ มิฉะนั้นคุณอาจเริ่มฝันร้าย“ ตอบกลับทั้งหมด” เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการ CC อย่างชาญฉลาดในบทความนี้เกี่ยวกับนิสัยอีเมล

5 คำตอบทันที

คุณมีความผิดในการผัดวันประกันพรุ่งหรือไม่? การโต้ตอบที่น่ากลัวจำนวนมากดังนั้นพวกเขาจึงปิดสถานการณ์ที่นำพวกเขาไปติดต่อกับผู้อื่น อย่าปล่อยให้แนวโน้มนี้คืบคลานเข้าสู่พฤติกรรมการส่งอีเมลของคุณ จัดการอีเมลส่วนใหญ่ของคุณด้วยกฎ 2-2-2 ตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างน้อยวันละสองครั้งในตอนต้นและในตอนท้ายของวันทำงาน ตอบอีเมลทั้งหมดทันทีที่ใช้เวลาน้อยกว่าสองนาทีในการจัดการ แสดงข้อความที่เหลือหรือทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน จัดสรรสองชั่วโมงทุกสัปดาห์เพื่อจัดการกับการติดตามที่ยาวนานขึ้นเหล่านี้

6 อีเมลบางฉบับเป็นวาทศิลป์

เช่นเดียวกับคำถามไม่ใช่ทุกอีเมลที่ต้องการคำตอบ แทนที่จะเน้นเรื่องการตอบกลับอีเมลทุกฉบับให้ถามตัวเองว่าผู้ส่งคาดว่าจะได้รับคำตอบหรือไม่ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเพิกเฉยต่อการส่งต่อจดหมายข่าวและแบบสำรวจโดยสมัครใจได้อย่างปลอดภัย พิจารณาการตั้งค่ากฎในกล่องจดหมายของคุณที่จะส่งต่อข้อความเช่นนี้ไปยังโฟลเดอร์แยกต่างหากโดยอัตโนมัติ ในทางกลับกันตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตอบคำเชิญและส่งอีเมลโดยตรงทันที หากคุณเป็นผู้ส่งไม่มีอะไรผิดปกติกับการบอกว่าไม่จำเป็นต้องตอบกลับเว้นแต่พวกเขาจะมีคำถาม

7 ข้ามอีเมล

สถานการณ์บางอย่างเช่นการขอโปรโมตหรือแสดงความเห็นอกเห็นใจได้รับการจัดการที่ดีกว่าด้วยตนเอง อีเมลมักจะเป็นวิธีที่ไม่เพียงพอในการถ่ายทอดอารมณ์ที่ซับซ้อนหรือเพื่อจัดการกับปัญหาร้ายแรง แม้ว่าการพูดคุยแบบตัวต่อตัวอาจดูยาก แต่ก็เป็นสิ่งที่ดีกว่าที่จะทำให้เกิดความสับสนหรือความผิดโดยไม่ตั้งใจด้วยอีเมลที่มีคำพูดไม่ดี นอกจากนี้อย่าพูดคุยเรื่องส่วนตัวในอีเมล หากคุณรู้สึกไม่สบายใจกับข้อมูลที่ถูกส่งต่อหรือแบ่งปันมันไม่ได้อยู่ในข้อความ หากอีเมลไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ให้ใช้เวลาของคุณ ก่อนที่คุณจะส่งให้อ่านในมุมมองของผู้รับ คุณฟังเหมือนมนุษย์หรือไม่? คุณถ่ายทอดน้ำเสียงที่ถูกต้องหรือไม่?

8 ปิดการปิด

ในชีวิตจริงคุณอาจพบว่าตัวเองหลุดออกไปอย่างช้าๆจากบุคคลในความพยายามที่จะนำการสนทนามาใกล้ เหตุใดจึงยากที่จะจบการสนทนา? ก่อนอื่นคุณอาจต้องการละเว้นลายเซ็นอีเมล ท้ายที่สุดคุณไม่ต้องการให้พวกเขาตอบกลับทางอีเมล? หากคุณรวมหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่ของคุณคุณกำลังส่งสัญญาณที่คุณยินดีต้อนรับโทรศัพท์และการเข้าชม คุณรู้ว่าคุณไม่อยากทำอย่างนั้น! เพียงแค่สรุปข้อความด้วยการปิดอีเมลอย่างง่าย พวกเขาไม่ควรฟุ่มเฟือย หากมีข้อสงสัยว่า“ ขอบคุณ” นั้นเหมาะสมเกือบตลอดเวลา

คุณจะลองพอยน์เตอร์แปดข้อใดก่อน หากคุณสามารถเชี่ยวชาญศิลปะของอีเมลที่มีประสิทธิภาพคุณสามารถปลูกฝังความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับผู้อื่นในขณะที่ลดปริมาณการโต้ตอบทางกายภาพที่คุณมีกับพวกเขาพร้อมกัน คนเก็บตัวอะไรที่สามารถขออะไรเพิ่มเติมได้?