İçine kapanıklar için 8 e -posta ipucu

Myers-Briggs Vakfı'na göre, “kendi iç dünyanıza” odaklanmak için en rahat hissediyorsanız içe kapanıksınız. İnsanlarla doğrudan veya telefonda konuşmak gibi dış dünya aktiviteleri zorlayıcıdır. E -posta yapmak daha az yoğun görünse de, zorlukları da var. Bu sekiz ipucu, içe dönükler için mümkün olduğunca ağrısız e -posta yapmak için özel olarak tasarlanmıştır.

1 Takip ederek takipleri en aza indirin.

Bir e -posta gönderirseniz, istediğiniz son şey soruları cevapsız bırakmaktır. İnsanlar açıklama almak için cevap verecekler ya da daha da kötüsü, bizzat konuşmak isteyecekler. Bu garip durumdan kaçınmanın en iyi yolu, tüm detayları bir tebliğle karşılamaktır. İyi ve kötü bir örneğe bakalım.

İkinci örnek olası takip konuşmalarını cevaplar (ve önler). Malzemeleri ofisinize bırakmak yerine e -posta ile yanıt vermeye teşvik eder. İşte cevapladığı sorulardan birkaçı: Fotoğrafa neden ihtiyacınız var? Ne boyutta? Profesyonel olması gerekiyor mu? Meslektaşlarınızın göndermesini istediğinize dair örnekler ekleyerek ekstra mil bile gidebilirsiniz.

2 Kısa ve tatlı tutun.

Kapsamlı olmak gereklidir; Sözlü olmak değil. E -postanız ne kadar uzun olursa, okuyucuların bu noktaya gelmesi o kadar zor olur. E-postanız beş paragraflı bir deneme ise, meşgul iş arkadaşları en önemli noktaları kaçırabilir. Bunun yerine, mermi noktalarını kullanın veya mesajın başında bir özet ekleyin. Ayrıca, bunları metnin gövdesinde yazmadan ilgili bilgilere bağlantılar ekleyebilirsiniz.

3 Kişiliğinizin parlamasına izin verin.

E -posta, gizli yeteneklerinizi ve kişilik özelliklerinizi sergilemek için mükemmel bir ortamdır. Örneğin, muhtemelen su soğutucusunda sohbet ederken yakalanmazsınız. Ancak, yakın arkadaşlarınızla oldukça komik olabilirsiniz. Devam edin ve e -postalarınızda ve grup sohbetlerinde komik olun. Sanal bir şaka bile çok korkutucu görünüyorsa, emojileri işe koyun! Bu sevimli küçük karakterler yere gülebilir veya sizin için arsız bir göz kırpabilir. (İşyerinizin kültürünü göz önünde bulundurun. Çok resmise, ifadeler uygunsuz olabilir.) Ayrıca başkalarını takdir etmek, büyük bir grupla mesaj paylaşmak veya liderliği almak için e -postaları da kullanabilirsiniz. Bir bilgisayarınız ve klavyeniz varsa utangaçlık ile sınırlı olmanız gerekmez.

4 Kalabalık kontrolü uygulayın.

Sanal gruplar neredeyse gerçek hayattaki meslektaşları kadar kötüdür. Onlardan kaçınmak için CC ve BCC kullanımınızı sınırlayın. (CC “karbon kopyası” anlamına gelir. BCC kör karbon kopyasıdır. Bu özellikleri birden fazla alıcıya e -posta göndermek için kullanırsınız.) Çoğu durumda, her biri kişiselleştirilmiş bir e -posta göndermek daha iyidir. Bir iş parçacığı başlatmanız gerekiyorsa, yalnızca eldeki görev için gerekli kişileri ekleyin. Aksi takdirde, bir "tüm cevap" kabusu başlatabilirsiniz. E -posta alışkanlıkları hakkında bu makalede akıllıca nasıl cc hakkında daha fazla bilgi edinin.

5 hemen cevap verin.

Erteleme suçlu musunuz? Birçok içe dönük etkileşimi korkutuyor, bu yüzden onları başkalarıyla temasa geçiren durumları erteliyorlar. Bu eğilimin e -posta alışkanlıklarınıza girmesine izin vermeyin. E-postalarınızın çoğunu 2-2-2 kuralı ile işleyin. E -postalarınızı günde en az iki kez, başlangıçta ve iş gününün sonuna doğru kontrol edin. Hemen cevap vermesi iki dakikadan az sürecek tüm e -postaları yanıtlayın. Kalan mesajları oynayın veya okunmamış olarak işaretleyin. Bu daha uzun takiplerle başa çıkmak için her hafta iki saat ayırın.

6 Bazı e -postalar retoriktir.

Sorular gibi, her e -postanın bir cevaba ihtiyacı yoktur. Her e -postayı yanıtlamayı vurgulamak yerine, gönderenin bir yanıt beklediğini kendinize sorun. Örneğin, ileri, bültenleri ve gönüllü anketleri güvenle görmezden gelebilirsiniz. Gelen kutunuzda bu gibi mesajları otomatik olarak ayrı bir klasöre iletecek bir kural oluşturmayı düşünün. Öte yandan, davetiyeleri ve doğrudan e -postaları derhal cevapladığınızdan emin olun. Gönderen iseniz, soruları olmadığı sürece cevap gerekmediğini söylemenin yanlış bir yanı yoktur.

7 E -postayı atlayın.

Bir tanıtım istemek veya sempati ifade etmek gibi bazı durumlar bizzat daha iyi ele alınmaktadır. E -posta genellikle karmaşık bir duygu iletmek veya ciddi sorunlarla başa çıkmak için yetersiz bir araçtır. Yüz yüze konuşmak zor görünse de, yanlışlıkla kötü ifade edilmiş bir e -posta ile karışıklığa veya suça neden olmak tercih edilir. Ayrıca, özel konuları asla bir e -postayla tartışmayın. Eğer iletilen veya paylaşılan bilgilerden rahatsızsanız, bir mesaja ait değildir. E -posta kaçınılmazsa, zaman ayırın. Göndermeden önce, alıcının perspektifinde okuyun. Bir insan gibi geliyor musun? Doğru tonu ilettin mi?

8 Kapanış.

Gerçek hayatta, bir tartışmayı sona erdirmek amacıyla kendinizi kişiden yavaşça yavaşça uzaklaştırarak bulabilirsiniz. Bir sohbeti sona erdirmek neden bu kadar zor? Her şeyden önce, bir e -posta imzasını atlamak isteyebilirsiniz. Sonuçta, e -posta ile cevap vermelerini istemiyor musunuz? Telefon numaranızı veya adresinizi eklerseniz, telefon görüşmelerini ve ziyaretlerini memnuniyetle karşıladığınız sinyali gönderirsiniz. Bunu yapmak istemediğini biliyorsun! Bunun yerine, mesajı basit bir e -posta kapanışıyla tamamlayın. Abartılı olmamalılar. Şüpheniz varsa, “Teşekkürler” neredeyse her zaman uygundur.

Önce bu sekiz işaretçiden hangisini deneyeceksiniz? Etkili e -postaların sanatında ustalaşabilirseniz, başkalarıyla daha iyi ilişkiler geliştirirken, aynı zamanda onlarla sahip olduğunuz fiziksel etkileşim miktarını azaltabilirsiniz. Hangi içe dönük daha fazla bir şey isteyebilir?