8 советов по электронной почте для интровертов

Согласно Фонду Майерс-Бриггс, вы интроверт, если вам очень удобно сосредоточиться на «собственном внутреннем мире». Внешние мировые мероприятия, такие как разговор с людьми напрямую или по телефону, оказываются сложными. Хотя электронная почта может показаться менее интенсивным, у него тоже есть свои проблемы. Эти восемь советов специально предназначены для того, чтобы сделать электронную почту максимально безболезненной для интровертов.

1 минимизируют последующие наблюдения, будучи тщательными.

Если вы отправляете электронное письмо, последнее, что вы хотите, - это оставить вопросы без ответа. Люди отвечают, чтобы получить разъяснения или, что еще хуже, они захотят поговорить лично. Лучший способ избежать этой неловкой ситуации - это охватить все детали в одном коммюнике. Давайте посмотрим на хороший и плохой пример.

Второй пример отвечает (и избегает) возможных последующих разговоров. Это побуждает людей отвечать по электронной почте вместо того, чтобы сбрасывать материалы в вашем офисе. Вот несколько вопросов, которые он отвечает: зачем вам фотографию? Какой размер? Это должно быть профессиональным? Вы даже можете пройти лишнюю милю, прикрепив примеры того, что вы хотите, чтобы ваши коллеги отправили.

2 Держите его коротким и сладким.

Быть тщательным необходимым; Быть словесным нет. Чем дольше ваша электронная почта, тем труднее читателям, чтобы понять. Занятые коллеги могут пропустить самые важные моменты, если ваша электронная почта является эссе из пяти параграфов. Вместо этого используйте пули или включите резюме в начале сообщения. Вы также можете добавить ссылки на соответствующую информацию, не записывая их в теле текста.

3 Позвольте вашей личности сиять.

Электронная почта является идеальной средой для демонстрации ваших скрытых талантов и личностных черт. Например, вы, вероятно, не пойдете мертвым болтанием в кулере с водой. Тем не менее, вы можете быть довольно забавными со своими близкими друзьями. Идите вперед и будьте смешны в своих электронных письмах и групповых чатах. Если даже виртуальная шутка кажется слишком страшной, поместите смайлики на работу! Эти милые маленькие персонажи могут катиться на пол, смеясь или нахальный подмигнуть за вас. (Примите во внимание культуру вашего рабочего места. Если это очень формально, смайлики могут быть неуместными.) Вы также можете использовать электронные письма для похвалы других, поделиться сообщениями с большой группой или взять на себя инициативу. Вы не должны быть ограничены застенчивостью, если у вас есть компьютер и клавиатура.

4 Практикуйте контроль толпы.

Виртуальные группы почти так же плохи, как и их реальные коллеги. Чтобы избежать их, ограничить использование CC и BCC. (CC означает «Carbon Copy». BCC - это слепая углеродная копия. Вы используете эти функции для отправки электронных писем нескольким получателям.) В большинстве случаев лучше отправлять каждому персонализированному электронному письму. Если вам нужно запустить ветку, включите только людей, необходимых для поставленной задачи. В противном случае вы можете начать кошмар «Ответить все». Узнайте больше о том, как разумно CC в этой статье о привычках электронной почты.

5 Ответ сразу.

Вы виновны в прокрастинации? Многие интроверты боятся взаимодействия, поэтому они откладывают ситуации, которые приводят их в контакт с другими. Не позволяйте этой тенденции проникать в ваши привычки по электронной почте. Обработайте большинство ваших электронных писем с правилом 2-2-2. Проверьте свои электронные письма не реже двух раз в день, в начале и в конце рабочего дня. Ответьте сразу на все электронные письма, которые займет менее двух минут. Светь оставшиеся сообщения или пометьте их как непрочитанные. Отложите два часа в неделю, чтобы справиться с этими более длительными последующими наблюдениями.

6 Некоторые электронные письма риторические.

Как вопросы, не каждому электронному письму нужен ответ. Вместо того, чтобы рассказать о ответе на каждое электронное письмо, спросите себя, ожидает ли отправитель ответ. Например, вы можете безопасно игнорировать форварды, информационные бюллетени и добровольные опросы. Подумайте о настройке правила в вашем почтовом ящике, которое автоматически пересылает такие сообщения в отдельную папку. С другой стороны, обязательно ответьте на приглашения и прямые электронные письма. Если вы отправитель, нет ничего плохого в том, чтобы сказать, что ответа не требуется, если у них нет вопросов.

7 пропустите электронное письмо.

Некоторые ситуации, такие как просьба об продвижении по службе или выражение симпатии, лучше обрабатываются лично. Электронная почта часто является неадекватным средством передать сложные эмоции или решать серьезные проблемы. Несмотря на то, что говорящий лицом к лицу может показаться трудным, предпочтительнее непреднамеренно причинять путаницу или оскорбление с плохо сформулированным электронным письмом. Кроме того, никогда не обсуждайте частные вопросы по электронной почте. Если вам неудобно с переадресацией или общей информацией, она не принадлежит сообщению. Если электронная почта неизбежна, не торопитесь. Прежде чем отправить его, прочитайте это в перспективе получателя. Вы звучите как человек? Вы передали правильный тон?

8 завоевать закрытие.

В реальной жизни вы можете медленно уходить от человека, пытаясь завершить дискуссию. Почему так сложно закончить разговор? Прежде всего, вы можете опустить подпись по электронной почте. В конце концов, разве вы не хотите, чтобы они отвечали по электронной почте? Если вы включите свой номер телефона или свой адрес, вы отправляете сигнал, который вы приветствуете телефонные звонки и посещения. Вы знаете, что не хотите этого делать! Вместо этого просто оберните сообщение с простой закрытием электронной почты. Они не должны быть экстравагантными. Если вы сомневаетесь, «спасибо» почти всегда уместно.

Какой из этих восьми указателей вы попробуете первым? Если вы можете овладеть искусством эффективных электронных писем, вы можете развивать лучшие отношения с другими, одновременно уменьшая количество физического взаимодействия, которое вы имеете с ними. Какой интроверт мог бы попросить что -нибудь еще?