5 Habitudes par e-mail pour garder votre boîte de réception (et vos collègues) heureux

C'est si rare, beau lundi lorsque vous arrivez tôt au bureau. Votre trajet n'était pas aussi vexant que d'habitude, votre café est toujours chaud et personne n'est encore là. Votre cœur se précipite dans cette délicieuse occasion de faire un travail réel sans les distractions habituelles.

Vous ouvrez votre ordinateur portable uniquement pour découvrir vingt-sept e-mails non lus. Vos épaules s'effondrent de désespoir. Combien de ceux-ci comptent même? Est-ce que l'un d'eux? Et si l'on le fait et que vous le manquez? Mieux vaut commencer à tamiser.

Votre frustration augmente lorsque vous réalisez qu'une douzaine d'entre elles ne vous concernent pas du tout - quelqu'un d'un autre département a décidé de «vous faire boucler» sur leur discussion sur un article que leur acupuncteur a été transmis. En faisant défiler vers le bas, c'était avant, voyons. . . Six autres ont sonné, le style de réponse. Argh. Respirations profondes.

Les gaucheries et les perturbations des e-mails sont nombreuses, mais nous en avons remarqué quelques-uns qui sont particulièrement injuriés - le genre d'erreurs d'un parangon d'étiquette de messagerie comme vous ne ferait jamais. Donnez l'exemple de vos collègues: voici notre compte à rebours des habitudes de messagerie sonore à garder à l'esprit.

5 Évitez le surpeuplement CC

Chet, le nouveau rédacteur de votre entreprise, rédige quelques mots pour Pauline dans le service de conception. Le député de Pauline, Brandon, la remplira pour elle jeudi, alors Chet le copie également. Je dois être minutieux.

Chet n'est pas non plus certain qu'il résume avec précision l'explication de Gwyn de leur prochaine version, alors pourquoi ne pas la copier aussi, pour plus de clarification? Gwyn a dit quelque chose sur le libellé nécessitant un examen juridique, donc, Chet Raisons, mieux faire boucle ces gars. Et Mia, le chef de projet, déteste ne pas savoir ce qui se passe, donc, eh bien, vous voyez où cela se dirige. Reculez du bouton d'envoi, Chet.

Une tâche relativement petite peut rapidement faire du monnaie dans un cauchemar de la boîte de réception si vous n'êtes pas judicieux. Et même si vous voulez dire bien et que vous avez de bonnes raisons, sinon les humains décents font parfois des choses indécentes avec le bouton Répondre-tout. Êtes-vous prêt à le risquer?

S'il est essentiel d'envoyer un e-mail à beaucoup de gens à la fois, envisagez de mettre leurs adresses dans le champ BCC, afin que ceux qui répondent ne obtiennent pas des dizaines d'autres boîtes de réception.

Une autre solution pour Chet pourrait être de diviser cette tâche en pièces plus petites: mettre à jour les concepteurs dans un e-mail, vérifier avec Gwyn dans un autre, passer par le corral légal et demander quand ils peuvent parler et informer MIA lors de la réunion de planification de cet après-midi. En parlant de ça. . .

4 Sachez quand et quand ne pas envoyer de courriel

Le courrier électronique est un bon outil, mais c'est souvent un mauvais substitut à la conversation en temps réel, en particulier le genre où vous avez besoin de place pour poser ou répondre aux questions de suivi et clarifier au fur et à mesure. Quelques exemples:

• Consulter les RH sur votre nouveau plan d'assurance? Une explication par e-mail exhaustive ressemble à une corvée à lire, encore moins à écrire. Prenez un bloc-notes et parlez-en.
• Interroger un expert sur une affaire technique complexe? Une conversation va-et-vient pourrait vous aider à approfondir les détails plus rapidement que par e-mail.
• Discuter des détails sensibles avec le service de paie ou l'avocat de l'entreprise? Votre dossier envoyé n'est peut-être pas le meilleur référentiel pour de tels secrets savoureux.

Le revers de cet acte d'équilibrage est de savoir quand vous devez envoyer un e-mail. Parfois, la question ne mérite tout simplement pas une conversation complète. Des moments comme ceux-ci sont lorsque les e-mails brillent.

Si le problème est urgent - comme, aujourd'hui, maintenant urgent - vous pourriez mieux envoyer un message, plutôt que d'attendre que les destinataires vérifient leur boîte de réception.

3 N'oubliez pas la ligne d'objet

Tout le monde ne vide pas sa boîte de réception quotidiennement, ou peut-être jamais.

Un journaliste qui reçoit une centaine de courriels chaque jour, certains cruciaux et autres, pourraient triage ceux qui semblent la peine d'être ouverts. Ces jugements rapides dépensent de la ligne d'objet. En supposant que vous ne voulez pas que vos correspondances avec les gens occupés soient ignorées à jamais, vous devez comprendre pourquoi vous écrivez et que cela compte.

Gardez également bref. Il n'est pas nécessaire que votre ligne de sujet ressemble à un micro-poème du contenu de votre e-mail.

Conseil de pro: Certains vétérans de messagerie, se méfient de tirer potentiellement une note à moitié écrite, ne mettez pas une adresse e-mail valide dans la ligne jusqu'à ce qu'ils soient prêts à écraser l'envoi. Au lieu de cela, ils collent temporairement l'adresse du destinataire dans la ligne d'objet, où il sera facile de trouver et de se déplacer une fois le moment venu. Cette dernière étape peut être un rappel utile pour remplir cette ligne d'objet.

2 Ni un répondeur «+1» ni un trop grand

Le respect des boîtes de réception des gens signifie s'approprier sur ce que dit votre dossier envoyé à propos de vous.

Un collègue qui écrit un e-mail réfléchi et lucide qui illumine votre journée mérite mieux qu'un emoji de pouce. Ce type de réponse «+1» s'apparente à dire des «haricots cool» et à changer le sujet lorsqu'un ami vous offre un tour à l'aéroport. Vous ne voulez pas montrer un peu plus en termes d'appréciation, ou du moins de reconnaissance?

De même, un fil enchevêtré de tâches, de suivi et peut-être que quelqu'un dans la finance-can-a-to-répond-incertitudes est rarement amélioré en le partageant avec encore plus de gens. Lorsque vous faites partie de la troupe de jonglerie de message transféré, shunt constamment des messages dans des instructions aléatoires avec peu de considération pour ce que cela signifie ou à qui, cela n'implique rien que vous écrivez ou partagez vraiment compte. Vous pouvez faire mieux.

Je ne fais pas tente d'embusquement les gens en filant avec désinvolture dans leur patron

Supposons que vous ayez envoyé des e-mails avec quelqu'un, en lui disant quelque chose qu'il ne veut pas entendre. Vous avez réussi à garder les choses relativement polis jusqu'à présent: "Non, je suis désolé, ce délai n'est pas réaliste", dites-vous. "Oui, je comprends votre préoccupation, mais l'équipe juridique dit que nous ne pouvons pas changer ce libellé."

Vient ensuite la bombe dans leur prochaine réponse: ils sont cc-ing votre manager. Apparemment, cette personne n'est pas satisfaite de vos réponses et a décidé qu'une escalade s'impose. Oof.

Il y a de nombreuses fois où il est logique d'ajouter le boss de quelqu'un à un fil, mais ce n'est pas l'un d'eux. Ce genre d'attaque sournoise laisse les gens brûlés; Votre prochaine interaction avec eux ne fera probablement pas partie du cordial. En d'autres termes, ce n'est pas un bon regard. Et cela risque de brûler les ponts la prochaine fois que vous devez travailler ensemble.

Heureusement, celui-ci est facile à éviter; Tout ce que vous avez à faire n'est pas des gens aveugles en essayant d'utiliser leur boss comme gâteau.

Merci d'avoir lu jusqu'ici et veuillez vous abstenir de frapper la réponse dans votre réponse.