8 tips email untuk introvert

Menurut Yayasan Myers-Briggs, Anda adalah seorang introvert jika Anda merasa paling nyaman berfokus pada "dunia batin Anda sendiri." Kegiatan dunia eksternal, seperti berbicara dengan orang -orang secara langsung atau di telepon, terbukti menantang. Meskipun email mungkin tampak kurang intens, ia juga memiliki tantangan. Delapan tips ini dirancang khusus untuk membuat email tidak menyakitkan mungkin bagi introvert.

1 Minimalkan tindak lanjut dengan menjadi teliti.

Jika Anda mengirim email, hal terakhir yang Anda inginkan adalah meninggalkan pertanyaan yang tidak terjawab. Orang akan membalas untuk mendapatkan klarifikasi, atau lebih buruk lagi, mereka akan ingin berbicara secara langsung. Cara terbaik untuk menghindari situasi canggung ini adalah dengan mencakup semua detail dalam satu komunike. Mari kita lihat contoh yang baik dan buruk.

Contoh kedua menjawab (dan menghindari) kemungkinan percakapan tindak lanjut. Ini mendorong orang untuk menanggapi melalui email alih -alih menjatuhkan materi di kantor Anda. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dijawab: Mengapa Anda membutuhkan foto? Ukuran apa? Apakah itu harus profesional? Anda bahkan dapat bekerja keras dengan melampirkan contoh -contoh dari apa yang Anda ingin rekan kerja Anda kirim.

2 Jaga agar pendek dan manis.

Menjadi menyeluruh diperlukan; bertele -tele tidak. Semakin lama email Anda, semakin sulit bagi pembaca untuk mendapatkan intinya. Rekan kerja yang sibuk mungkin kehilangan poin paling penting jika email Anda adalah esai lima paragraf. Sebaliknya, gunakan poin -poin atau sertakan ringkasan di awal pesan. Anda juga dapat menambahkan tautan ke informasi yang relevan tanpa mengeja mereka dalam tubuh teks.

3 Biarkan kepribadian Anda bersinar.

Email adalah media yang sempurna untuk memamerkan bakat tersembunyi dan sifat kepribadian Anda. Misalnya, Anda mungkin tidak akan ketahuan mengobrol mati di pendingin air. Namun, Anda mungkin cukup lucu dengan teman dekat Anda. Silakan dan bersikap lucu di email dan obrolan grup Anda. Jika bahkan lelucon virtual tampaknya terlalu menakutkan, letakkan emoji untuk bekerja! Karakter -karakter kecil yang lucu ini dapat berguling -guling di lantai tertawa atau memberi kedipan nakal untuk Anda. (Pertimbangkan budaya tempat kerja Anda. Jika sangat formal, emotikon mungkin tidak pantas.) Anda juga dapat menggunakan email untuk memuji orang lain, berbagi pesan dengan grup besar, atau memimpin. Anda tidak harus dibatasi oleh rasa malu jika Anda memiliki komputer dan keyboard.

4 Latihan Kontrol Kerumunan.

Kelompok virtual hampir sama buruknya dengan rekan-rekan kehidupan nyata mereka. Untuk menghindarinya, batasi penggunaan CC dan BCC Anda. ; Jika Anda perlu memulai utas, sertakan hanya orang -orang yang penting untuk tugas yang ada. Kalau tidak, Anda mungkin memulai mimpi buruk "Balas Semua". Pelajari lebih lanjut tentang cara CC dengan bijak dalam artikel ini tentang kebiasaan email.

5 Jawaban segera.

Apakah Anda bersalah karena penundaan? Banyak interaksi introvert takut, sehingga mereka menunda situasi yang membawa mereka berhubungan dengan orang lain. Jangan biarkan kecenderungan ini merayap ke dalam kebiasaan email Anda. Tangani sebagian besar email Anda dengan aturan 2-2-2. Periksa email Anda setidaknya dua kali sehari, di awal dan menjelang akhir hari kerja. Jawab segera semua email yang akan membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk ditangani. Bintangi pesan yang tersisa atau tandai mereka sebagai yang belum dibaca. Sisihkan dua jam setiap minggu untuk menangani tindak lanjut yang lebih panjang ini.

6 Beberapa email bersifat retoris.

Seperti pertanyaan, tidak setiap email membutuhkan jawaban. Daripada stres tentang membalas setiap email, tanyakan pada diri sendiri apakah pengirim mengharapkan tanggapan. Misalnya, Anda dapat dengan aman mengabaikan ke depan, buletin, dan survei sukarela. Pertimbangkan untuk mengatur aturan di kotak masuk Anda yang secara otomatis akan meneruskan pesan seperti ini ke folder terpisah. Di sisi lain, pastikan untuk menjawab undangan dan langsung langsung. Jika Anda adalah pengirim, tidak ada yang salah dengan mengatakan bahwa tidak ada balasan yang diperlukan kecuali mereka memiliki pertanyaan.

7 Lewati email.

Beberapa situasi, seperti meminta promosi atau mengekspresikan simpati, lebih baik ditangani secara langsung. Email seringkali merupakan cara yang tidak memadai untuk menyampaikan emosi yang kompleks atau menangani masalah serius. Meskipun berbicara tatap muka mungkin tampak sulit, lebih disukai daripada secara tidak sengaja menyebabkan kebingungan atau pelanggaran dengan email yang tidak jelas. Selain itu, jangan pernah membahas masalah pribadi dalam email. Jika Anda tidak nyaman dengan informasi yang diteruskan atau dibagikan, itu bukan milik sebuah pesan. Jika email tidak dapat dihindari, luangkan waktu Anda. Sebelum Anda mengirimkannya, baca dalam perspektif penerima. Apakah Anda terdengar seperti manusia? Apakah Anda menyampaikan nada yang tepat?

8 meraih penutupan.

Dalam kehidupan nyata, Anda mungkin menemukan diri Anda menyelinap perlahan dari orang tersebut dalam upaya untuk mengakhiri diskusi. Mengapa begitu sulit untuk mengakhiri percakapan? Pertama -tama, Anda mungkin ingin menghilangkan tanda tangan email. Lagi pula, tidakkah Anda ingin mereka membalas melalui email? Jika Anda memasukkan nomor telepon atau alamat Anda, Anda mengirim sinyal yang Anda sambut panggilan telepon dan kunjungan. Anda tahu Anda tidak ingin melakukan itu! Sebaliknya, cukup bungkus pesan dengan penutupan email sederhana. Mereka seharusnya tidak boros. Jika ragu, "terima kasih" hampir selalu tepat.

Manakah dari delapan pointer berikut yang akan Anda coba dulu? Jika Anda dapat menguasai seni email yang efektif, Anda dapat menumbuhkan hubungan yang lebih baik dengan orang lain sambil secara bersamaan mengurangi jumlah interaksi fisik yang Anda miliki dengan mereka. Introvert apa yang bisa meminta lebih?