8 wskazówek e -mail dla introwertyków

Według Fundacji Myers-Briggs, jesteś introwertykiem, jeśli czujesz się najbardziej komfortowo, koncentrując się na „swoim własnym wewnętrznym świecie”. Zewnętrzne działania światowe, takie jak rozmowa z ludźmi bezpośrednio lub przez telefon, okazują się trudne. Chociaż e -mail może wydawać się mniej intensywny, ma również swoje wyzwania. Te osiem wskazówek zostało specjalnie zaprojektowanych, aby wysłać e -maile tak bezbolesne dla introwertyków.

1 zminimalizuj obserwacje, będąc dokładnym.

Jeśli wyślesz wiadomość e -mail, ostatnią rzeczą, którą chcesz, jest pozostawienie pytań bez odpowiedzi. Ludzie odpowiedzą, aby uzyskać wyjaśnienia lub jeszcze gorzej, będą chcieli porozmawiać osobiście. Najlepszym sposobem na uniknięcie tej niezręcznej sytuacji jest pokrycie wszystkich szczegółów w jednej komunikacji. Spójrzmy na dobry i zły przykład.

Drugi przykład odpowiada (i unika) możliwych rozmów kontrolnych. Zachęca ludzi do odpowiadania pocztą elektroniczną zamiast upuszczania materiałów w twoim biurze. Oto kilka pytań, na które odpowiada: dlaczego potrzebujesz zdjęcia? Jaki rozmiar? Czy to musi być profesjonalne? Możesz nawet pójść o krok, dołączając przykłady tego, co chcesz wysłać twoi koledzy.

2 trzymaj to krótkie i słodkie.

Konieczne jest bycie dokładnym; Bycie niepokojącym nie jest. Im dłużej jest twój e -mail, tym trudniej jest, aby czytelnicy osiągnęli punkt. Zajęci współpracownicy mogą przegapić najważniejsze punkty, jeśli Twój e-mail jest esejem pięcioosobowym. Zamiast tego użyj punktów pocisków lub dołącz podsumowanie na początku wiadomości. Możesz także dodać linki do odpowiednich informacji bez ich pisania w treści tekstu.

3 Niech twoja osobowość świeci.

E -mail jest idealnym medium do zaprezentowania ukrytych talentów i cech osobowości. Na przykład prawdopodobnie nie zostałbyś złapany martwy rozmowa na chłodnicy wody. Jednak możesz być dość zabawny ze swoimi bliskimi przyjaciółmi. Śmiało i bądź komiczny w swoich e -mailach i czatach grupowych. Jeśli choć wirtualny żart wydaje się zbyt przerażający, spraw, aby emoji działały! Te urocze małe postacie mogą toczyć się na podłodze, śmiejąc się lub mrugnąć bezczelnie. (Weź pod uwagę kulturę swojego miejsca pracy. Jeśli jest to bardzo formalne, emotikony mogą być nieodpowiednie.) Możesz także używać wiadomości e -mail, aby pochwalić innych, udostępniać wiadomości z dużą grupą lub przejąć prowadzenie. Nie musisz być ograniczony przez nieśmiałość, jeśli masz komputer i klawiaturę.

4 Przećwicz kontrolę tłumu.

Grupy wirtualne są prawie tak złe, jak ich rzeczywiste odpowiedniki. Aby ich uniknąć, ogranicz użycie CC i BCC. (CC oznacza „kopię węgla”. BCC to kopia ślepego węglowego. Używasz tych funkcji do wysyłania e -maili do wielu odbiorców.) W większości przypadków lepiej jest wysłać każdy spersonalizowany e -mail. Jeśli chcesz założyć wątek, dołącz tylko osoby niezbędne do danego zadania. W przeciwnym razie możesz rozpocząć koszmar „Odpowiedz na wszystko”. Dowiedz się więcej o mądrze w tym artykule na temat nawyków e -mail.

5 Odpowiedz od razu.

Czy jesteś winny zwlekania? Wielu introwertyków boi się interakcji, więc odkładają sytuacje, które skontaktują ich z innymi. Nie pozwól, aby ta tendencja wkradła się do nawyków e -mail. Obsługuj większość wiadomości e-mail z zasadą 2-2-2. Sprawdź swoje e -maile co najmniej dwa razy dziennie, na początku i pod koniec dnia pracy. Odpowiedz natychmiast wszystkie e -maile, które zajmą mniej niż dwie minuty. Znajdź pozostałe wiadomości lub zaznacz je jako nieprzeczytane. Odłóż dwie godziny tygodniowo, aby poradzić sobie z tymi długimi działaniami.

6 Niektóre e -maile są retoryczne.

Podobnie jak pytania, nie każdy e -mail potrzebuje odpowiedzi. Zamiast stresować się odpowiedzią na każdy e -mail, zadaj sobie pytanie, czy nadawca oczekuje odpowiedzi. Na przykład możesz bezpiecznie zignorować napastniki, biuletyny i dobrowolne ankiety. Rozważ skonfigurowanie reguły w skrzynce odbiorczej, która automatycznie przekazuje takie wiadomości do osobnego folderu. Z drugiej strony, pamiętaj, aby niezwłocznie odpowiedzieć na zaproszenia i bezpośrednie e -maile. Jeśli jesteś nadawcą, nie ma nic złego w powiedzeniu, że żadna odpowiedź nie jest wymagana, chyba że mają pytania.

7 Pomiń e -mail.

Niektóre sytuacje, takie jak proszenie o promocję lub wyrażanie współczucia, są lepiej obsługiwane osobiście. E -mail jest często nieodpowiednim sposobem na przekazanie złożonych emocji lub radzenie sobie z poważnymi problemami. Choć rozmowa twarzą w twarz może wydawać się trudna, lepiej jest przypadkowo powodować zamieszanie lub obrazę z źle sformułowaną e -mailem. Ponadto nigdy nie omawiaj prywatnych spraw w e -mailu. Jeśli czujesz się niekomfortowo z przekazywaniem lub udostępnianiem informacji, nie należy do wiadomości. Jeśli e -mail jest nieunikniony, nie spiesz się. Zanim go wyślesz, przeczytaj to z perspektywy odbiorcy. Czy brzmisz jak człowiek? Czy przekazałeś odpowiedni ton?

8 Zamknij zamknięcie.

W prawdziwym życiu możesz się powoli przesunąć od osoby, próbując zakończyć dyskusję. Dlaczego tak trudno jest zakończyć rozmowę? Przede wszystkim możesz pominąć podpis e -mail. W końcu nie chcesz, aby odpowiedzieli e -mailem? Jeśli podajesz swój numer telefonu lub adres, wysyłasz sygnał, że przyjmujesz połączenia telefoniczne i wizyty. Wiesz, że nie chcesz tego robić! Zamiast tego po prostu zakończ wiadomość prostym zamknięciem e -mailem. Nie powinny być ekstrawaganckie. W razie wątpliwości „dzięki” są prawie zawsze odpowiednie.

Które z tych ośmiu wskaźników spróbujesz najpierw? Jeśli potrafisz opanować sztukę skutecznych e -maili, możesz kultywować lepsze relacje z innymi, jednocześnie zmniejszając ilość fizycznej interakcji z nimi. Jaki introwertyk mógłby poprosić o coś więcej?