8 Suggerimenti e -mail per gli introversi

Secondo la Myers-Briggs Foundation, sei un introverso se ti senti più a tuo agio, concentrarti sul "tuo mondo interiore". Le attività del mondo esterno, come parlare con le persone direttamente o al telefono, si rivelano impegnative. Mentre l'e -mail può sembrare meno intensa, ha anche le sue sfide. Questi otto suggerimenti sono appositamente progettati per rendere le e -mail il più indolore possibile per gli introversi.

1 minimizza i follow-up essendo accurato.

Se invii un'e -mail, l'ultima cosa che desideri è lasciare domande senza risposta. Le persone risponderanno per ottenere chiarimenti, o peggio ancora, vorranno parlare di persona. Il modo migliore per evitare questa situazione imbarazzante è coprire tutti i dettagli in un comunicato. Diamo un'occhiata a un buon e cattivo esempio.

Il secondo esempio risponde (ed evita) possibili conversazioni di follow-up. Incoraggia le persone a rispondere via e -mail invece di far cadere i materiali nel tuo ufficio. Ecco alcune delle domande a cui risponde: perché hai bisogno della fotografia? Che taglia? Deve essere professionale? Puoi persino fare il miglio in più attaccando esempi di ciò che vuoi che i tuoi colleghi invii.

2 Tienilo breve e dolce.

Essere accurati è necessario; Essere prolissi non lo è. Più a lungo è la tua e -mail, più è difficile per i lettori ottenere il punto. I colleghi impegnati potrebbero perdere i punti più importanti se la tua e-mail è un saggio di cinque paragrafi. Invece, utilizzare i punti elenco o includere un riepilogo all'inizio del messaggio. Puoi anche aggiungere collegamenti alle informazioni pertinenti senza spiegarli nel corpo del testo.

3 Lascia brillare la tua personalità.

L'e -mail è il mezzo perfetto per mostrare i tuoi talenti nascosti e i tratti della personalità. Ad esempio, probabilmente non saresti sorpreso a chiacchierare sul dispositivo di raffreddamento dell'acqua. Tuttavia, potresti essere abbastanza divertente con i tuoi amici più cari. Vai avanti e sii comico nelle tue e -mail e chat di gruppo. Se anche una battuta virtuale sembra troppo spaventosa, metti al lavoro gli emoji! Questi piccoli personaggi carini possono rotolare sul pavimento ridendo o fare un occhiolino sfacciato per te. (Prendi in considerazione la cultura del tuo posto di lavoro. Se è molto formale, le emoticon possono essere inappropriate.) Puoi anche usare le e -mail per lodare gli altri, condividere messaggi con un grande gruppo o prendere il comando. Non devi essere limitato dalla timidezza se hai un computer e una tastiera.

4 Pratica il controllo della folla.

I gruppi virtuali sono quasi cattivi quanto le loro controparti della vita reale. Per evitarli, limita l'uso di CC e BCC. (CC significa "Copia al carbonio". BCC è una copia carbone cieca. Utilizzi queste funzionalità per inviare e -mail a più destinatari.) Nella maggior parte dei casi, è meglio inviare ciascuna e -mail personalizzata. Se è necessario avviare un thread, includi solo le persone essenziali per l'attività da svolgere. Altrimenti, potresti iniziare un incubo "Rispondi a tutti". Scopri di più su come CC saggiamente in questo articolo sulle abitudini e -mail.

5 Risposta subito.

Sei colpevole di procrastinazione? Molti introversi temono l'interazione, quindi hanno rimandato situazioni che li mettono in contatto con gli altri. Non lasciare che questa tendenza si insinua nelle tue abitudini e -mail. Gestisci la maggior parte delle tue e-mail con la regola 2-2-2. Controlla le tue e -mail almeno due volte al giorno, all'inizio e verso la fine della giornata lavorativa. Rispondi immediatamente tutte le e -mail che richiederanno meno di due minuti per gestire. Star i messaggi rimanenti o contrassegnarli come non letto. Metti da parte due ore ogni settimana per affrontare questi follow-up più lunghi.

6 Alcune e -mail sono retoriche.

Come domande, non tutte le e -mail hanno bisogno di una risposta. Invece di stressarsi per rispondere a ogni e -mail, chiediti se il mittente si aspetta una risposta. Ad esempio, è possibile ignorare in sicurezza in avanti, newsletter e sondaggi volontari. Prendi in considerazione la configurazione di una regola nella posta in arrivo che inoltrerà automaticamente i messaggi come questi in una cartella separata. D'altra parte, assicurati di rispondere prontamente agli inviti e alle e -mail dirette. Se sei il mittente, non c'è nulla di sbagliato nel dire che non è richiesta alcuna risposta a meno che non abbiano domande.

7 Salta l'e -mail.

Alcune situazioni, come chiedere una promozione o esprimere simpatia, sono meglio gestite di persona. L'e -mail è spesso un mezzo inadeguato per trasmettere un'emozione complessa o per affrontare seri problemi. Anche se parlare faccia a faccia può sembrare difficile, è preferibile causare inavvertitamente confusione o offesa con un'e -mail scarsamente formulata. Inoltre, non discutere mai questioni private in una e -mail. Se sei a disagio con le informazioni inoltrate o condivise, non appartiene a un messaggio. Se l'e -mail è inevitabile, prenditi il ​​tuo tempo. Prima di inviarlo, leggilo nella prospettiva del destinatario. Sembri un essere umano? Hai trasmesso il tono giusto?

8 Clinch la chiusura.

Nella vita reale, potresti ritrovarti a smettere lentamente dalla persona nel tentativo di chiudere una discussione. Perché è così difficile porre fine a una conversazione? Prima di tutto, potresti voler omettere una firma e -mail. Dopotutto, non vuoi che rispondano via e -mail? Se includi il tuo numero di telefono o il tuo indirizzo, stai inviando il segnale che accolgono le chiamate e le visite. Sai che non vuoi farlo! Invece, basta concludere il messaggio con una semplice chiusura e -mail. Non dovrebbero essere stravaganti. In caso di dubbio, "grazie" è quasi sempre appropriato.

Quale di questi otto suggerimenti proverai per primo? Se riesci a padroneggiare l'arte di e -mail efficaci, puoi coltivare relazioni migliori con gli altri, riducendo contemporaneamente la quantità di interazione fisica che hai con loro. Quale introverso potrebbe chiedere di più?