8 نصائح بريد إلكتروني للانطوائيين

وفقًا لمؤسسة Myers-Briggs ، فأنت انطوائي إذا كنت تشعر بالراحة أكثر التركيز على "عالمك الداخلي الخاص بك". تثبت أنشطة العالم الخارجية ، مثل التحدث مع الأشخاص مباشرة أو على الهاتف ، تحديًا. على الرغم من أن البريد الإلكتروني قد يبدو أقل كثافة ، إلا أنه يواجه تحدياته أيضًا. تم تصميم هذه النصائح الثمانية خصيصًا لجعل البريد الإلكتروني غير مؤلم قدر الإمكان للانطوائيين.

1 تقليل المتابعة من خلال أن تكون شاملة.

إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني ، فإن آخر شيء تريده هو ترك الأسئلة دون إجابة. سوف يرد الناس على الحصول على توضيح ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، سوف يريدون التحدث شخصيا. أفضل طريقة لتجنب هذا الوضع المحرج هي تغطية جميع التفاصيل في بيان واحد. دعونا نلقي نظرة على مثال جيد وسيئ.

المثال الثاني يجيب (ويتجنب) محادثات المتابعة المحتملة. يشجع الناس على الرد عبر البريد الإلكتروني بدلاً من إسقاط المواد في مكتبك. إليك بعض الأسئلة التي يجيب عليها: لماذا تحتاج إلى الصورة؟ ما حجم؟ هل يجب أن تكون محترفة؟ يمكنك حتى الذهاب إلى ميل إضافي عن طريق إرفاق أمثلة لما تريد أن يرسله زملائك.

2 اجعلها قصيرة وحلوة.

أن تكون شاملًا ضروريًا ؛ أن تكون كلمة ليست كذلك. كلما طالت مدة بريدك الإلكتروني ، كلما كان من الصعب على القراء الحصول على هذه النقطة. قد يفوت زملاء العمل المشغولون أهم النقاط إذا كان بريدك الإلكتروني مقالًا من خمسة فقرات. بدلاً من ذلك ، استخدم نقاط الرصاص أو قم بتضمين ملخص في بداية الرسالة. يمكنك أيضًا إضافة روابط إلى المعلومات ذات الصلة دون تهجئتها في نص النص.

3 دع شخصيتك تتألق.

البريد الإلكتروني هو الوسيلة المثالية لعرض مواهبك الخفية وسمات الشخصية. على سبيل المثال ، ربما لن يتم القبض عليك ميتًا للدردشة في مبرد المياه. ومع ذلك ، قد تكون مضحكا للغاية مع أصدقائك المقربين. المضي قدما وكن كوميديا ​​في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك والدردشات الجماعية. إذا كانت النكتة الافتراضية تبدو مخيفة للغاية ، فضع الرموز التعبيرية في العمل! يمكن لهذه الشخصيات الصغيرة اللطيفة أن تتدحرج على الأرض تضحك أو تمنح غمزة صفيق لك. (خذ في الاعتبار ثقافة مكان عملك. إذا كانت رسمية للغاية ، فقد تكون الرموز غير لائقة.) يمكنك أيضًا استخدام رسائل البريد الإلكتروني للاحتفال بالآخرين ، ومشاركة الرسائل مع مجموعة كبيرة ، أو أخذ زمام المبادرة. ليس عليك أن تكون محدودًا بالخجل إذا كان لديك جهاز كمبيوتر ولوحة مفاتيح.

4 ممارسة السيطرة على الحشد.

المجموعات الافتراضية هي تقريبا سيئة مثل نظرائهم في الحياة الواقعية. لتجنبها ، الحد من استخدامك لـ CC و BCC. (CC تعني "نسخة الكربون". BCC عبارة عن نسخة كربونية أعمى. يمكنك استخدام هذه الميزات لإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى العديد من المستلمين.) في معظم الحالات ، من الأفضل إرسال كل بريد إلكتروني مخصص. إذا كنت بحاجة إلى بدء سلسلة رسائل ، فقم بتضمين الأشخاص الأساسيين فقط للمهمة المطروحة. خلاف ذلك ، قد تبدأ كابوس "رد الكل". تعرف على المزيد حول كيفية CC بحكمة في هذه المقالة حول عادات البريد الإلكتروني.

5 إجابة على الفور.

هل أنت مذنب في التسويف؟ يخشى العديد من الانطوائيون التفاعل ، لذلك قاموا بتأجيل المواقف التي تجلبهم على اتصال مع الآخرين. لا تدع هذا الاتجاه يتسلل إلى عاداتك عبر البريد الإلكتروني. التعامل مع غالبية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع قاعدة 2-2-2. تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مرتين في اليوم على الأقل ، في بداية يوم العمل. أجب على الفور جميع رسائل البريد الإلكتروني التي ستستغرق أقل من دقيقتين للتعامل معها. قم بلف الرسائل المتبقية أو وضع علامة عليها على أنها غير مقروءة. خصص ساعتين كل أسبوع للتعامل مع هذه المتابعة الطويلة.

6 بعض رسائل البريد الإلكتروني هي الخطاب.

مثل الأسئلة ، لا يحتاج كل بريد إلكتروني إلى إجابة. بدلاً من التأكيد على الرد على كل بريد إلكتروني ، اسأل نفسك إذا كان المرسل يتوقع رد. على سبيل المثال ، يمكنك تجاهل المهاجمين والنشرات الإخبارية والمسوحات التطوعية بأمان. فكر في إعداد قاعدة في صندوق الوارد الخاص بك والتي ستقوم تلقائيًا بإعادة توجيه الرسائل مثل هذه إلى مجلد منفصل. من ناحية أخرى ، تأكد من الإجابة على الدعوات وتوجيه رسائل البريد الإلكتروني على الفور. إذا كنت المرسل ، فلا حرج في القول أنه لا يوجد رد مطلوب ما لم يكن لديهم أسئلة.

7 تخطي البريد الإلكتروني.

بعض المواقف ، مثل طلب الترقية أو التعبير عن التعاطف ، يتم التعامل معها بشكل أفضل. غالبًا ما يكون البريد الإلكتروني وسيلة غير كافية لنقل المشاعر المعقدة أو التعامل مع القضايا الخطيرة. على الرغم من أن الحديث وجهاً لوجه قد يبدو صعبًا ، إلا أنه من الأفضل التسبب في الارتباك أو الهجوم عن غير قصد عن طريق بريد إلكتروني سيئ صياغته. علاوة على ذلك ، لا تناقش الأمور الخاصة أبدًا في رسالة بريد إلكتروني. إذا كنت غير مرتاح للمعلومات التي يتم إعادة توجيهها أو مشاركتها ، فهي لا تنتمي إلى رسالة. إذا كان البريد الإلكتروني لا مفر منه ، خذ وقتك. قبل أن ترسلها ، اقرأها في منظور المستلم. هل تبدو كإنسان؟ هل نقلت النغمة الصحيحة؟

8 تخصيص الإغلاق.

في الحياة الحقيقية ، قد تجد نفسك تتخلى ببطء عن الشخص في محاولة لإغلاق مناقشة. لماذا يصعب إنهاء محادثة؟ بادئ ذي بدء ، قد ترغب في حذف توقيع البريد الإلكتروني. بعد كل شيء ، ألا تريدهم الرد عبر البريد الإلكتروني؟ إذا قمت بتضمين رقم هاتفك أو عنوانك ، فإنك ترسل الإشارة إلى أن ترحب بالمكالمات والزيارات الهاتفية. أنت تعلم أنك لا تريد أن تفعل ذلك! بدلاً من ذلك ، فقط اختتم الرسالة بإغلاق بريد إلكتروني بسيط. لا ينبغي أن تكون باهظة. إذا كنت في شك ، فإن "شكرًا" مناسب دائمًا.

أي من هذه المؤشرات الثمانية ستحاول أولاً؟ إذا تمكنت من إتقان فن رسائل البريد الإلكتروني الفعالة ، فيمكنك زراعة علاقات أفضل مع الآخرين مع تقليل كمية التفاعل المادي في وقت واحد. ما هو الانطوائي الذي يمكن أن يطلب أي شيء أكثر؟