Uygun bir e -posta nasıl yazılır

İster yaklaşmakta olan genç bir profesyonel ya da deneyimli bir yönetici olun, e-posta yazma iş iletişiminin hayati bir yönüdür. Ve genellikle İngiliz dilbilgisi gizemleri ve yazılı kelimenin incelikleri olarak görülen şey sayesinde, günlük bir mücadele olabilir. Meşgul insanları potansiyel olarak dokunaklı bir konuyu yanıtlamaya veya ele almaya motive etmek zorunda kalırsanız bu özellikle doğrudur. Harika bir e-posta yazmak için iki şey bilmeniz gerekir: kaçınmak için yaygın hatalar ve ilerlemek için bir sonraki seviye stratejiler.

Ama önce ilk şeyler - bir tane yazacaksanız harika bir e -postanın nasıl göründüğünü bilmelisiniz.

İyi bir e -postanın anatomisi

Yazdığınız her e -posta aynı temel yapıya sahiptir: konu satırı, selamlama, e -posta gövdesi ve kapanış. Ancak her yazılı profesyonel iletişimde olduğu gibi, bunu yapmanın doğru bir yolu ve takip edilmesi gereken standartlar vardır. İşte nasıl uygun bir e -posta yazacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1 konu satırı

Konu satırı e -postanın en önemli parçası olabilir, ancak genellikle e -posta gövdesi lehine göz ardı edilir. Ancak, birisini soğuk alıyorsanız veya sadece profesyonel bir ilişki kuruyorsanız, konu satırınız insanları mesajı açmaya ve neyin kapalı olduğu hakkında beklentiler belirlemeye ikna edebilir. Öte yandan, kötü hazırlanmış veya jenerik bir konu satırı (“merhaba” veya “THOS'u kaçırmak istemezsiniz” gibi) okuyucuyu caydırabilir ve e -posta klasörüne inişle sonuçlanabilir.

Honey Copy'nin kurucusu ve kopya şefi Cole Schafer, “[Vücut] üzerinde yaptığınız gibi doğru konu satırını hazırlamak için zaman harcayın çünkü e -postayı açmazlarsa önemli değil” diyor.

2 Açıcı

Çoğu e -posta yazma durumunda, ana mesajınıza veya isteğinize dalmadan önce okuyucuyu kabul etmek için hızlı bir selamlama eklemek isteyeceksiniz.

İstisna: Yakın meslektaşları olan bir e -posta zincirindeyken, açıcıyı (kapanışın yanı sıra) bırakmak genellikle daha doğal hale gelir. Başlangıçta sahte bir pas gibi hissedebilse de, daha iyi bir profesyonel ilişki işaret ediyor.

3 Vücut

Bir e -postanın gövdesi mesajınızın etidir ve bir sunum hakkında geri bildirim almak veya yeni bir müşteriyle bir toplantı düzenlemek gibi açık ve özel bir amaca sahip olmalıdır. Ayrıca özlü olmalıdır. Bu şekilde, insanlar onu gözden geçirmek ve eksik eleştirel bilgileri riske atmak yerine okumaya daha eğilimli olacaklar. Mümkünse, birkaç seçim cümlesine kaynatın.

Ve daha fazla uzunluk ve ayrıntı gerektiren e -postalar için, olabildiğince odaklanmış tutun. Schafer, “Kimse bir roman almak istemiyor. Üç, dört veya beş metin arasında tutmak istiyorsun” diyor.

4 kapanış

Selamlamanızla sağ ayağa başlamak istediğiniz gibi, aynı zamanda iyi bir şekilde ayrılmak istersiniz. Bu, dostça bir imza yazmak anlamına gelir. Ve aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek var.

Örneğin, gramer kullanıcılarının belirli bir günde seçtiği 12 ortak ve profesyonel kapanış:

• teşekkürler
• en iyi
• saygılarımla
• samimi olarak
• Dikkatli ol
• çok teşekkürler
• şerefe
• Herşey gönlünce olsun
• en içten dileklerimle
• saygıyla
• Yakında konuş
• Saygılarımla

Kişiliğinize gerçek hisseden bir kapanış seçmek ve uygun bir profesyonellik seviyesi sağlamak için ilişkiye uyarlamak isteyeceksiniz. Öte yandan, “Love”, “iPhone'dan Gönderilen” veya “Thx” gibi ortak kapanışlar en iyi profesyonel e -postalarda kullanılmamış olabilir.

8 Yaygın E -posta Yazma Hataları (ve bunun yerine ne yapmalı)

Her e -postanın profesyonel büyüme için bir fırsat olduğu gibi, kötü alışkanlıklar yazma ortak e -posta yazma potansiyeli de vardır. İşte kaçınılması gereken sekiz hata:

1 gerekli Oxford virgüllerini atlamak

Oxford virgül, sektörünüzdeki profesyonel iletişim için hangi stil kılavuzunun kullanıldığına bağlı olarak uygun bir e -postanın nasıl yazılacağını düşünürken biraz kutuplaşabilir - genellikle ya açıklama için bir araç olarak kaçınır veya selamlanır. Her iki durumda da, birçok insan bu konuda güçlü görüşlere sahiptir. Ancak onları dışarıda bırakmak, cümleye bağlı olarak karışıklığa yol açabilir.

Bunun yerine ne yapmalı:Oxford virgül belirli bağlamlarda uygun olmasa da, bunları e -postalarda kullanmak genellikle iyi bir fikirdir. Bunun nedeni, zamandan tasarruf etmenize ve yanlış iletişim, karışıklık ve hatta yasal sorundan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

2 riskten korunma

Dilbilgisi kullanıcıları, korunma söz konusu olduğunda, özellikle e -postalarda bırakmaktan daha iyi olduğunu bilirler. Ve eğer kaba olmaktan endişe ediyorsanız, olmayın: Popüler inanışın aksine, riskten korunma dili sizi daha az güvenir, bu da sonuçta yazınızı zayıflatabilir.

Bunun yerine ne yapmalı:Fikrinizi veya fikrinizi belirtin, ardından muhakemenizin arkasındaki “neden” i açıklayın. Bu şekilde, daha iyi anlaşılacaksınız ve parlaklığınız parlayabilir.

3 Son derece uzun ve/veya belirsiz bir kopya

1.000 kelime uzunluğunda bir e -posta okur muydunuz? Muhtemelen hayır - çoğu insan uzun tarafta olan e -postaları gözden geçirir. Taslağınıza, takip edilmesi zor cümleler veya karışık mesajlar eklerseniz, tatmin edici bir yanıt alma olasılığınız daha düşüktür. (Veya herhangi bir yanıt.)

Wisconsin merkezli bir serbest yazar olan Kat Boogaard, “Sadece bu büyük metin blokları olan bir ton [e-posta] alıyorum. Ve neden bunu yaptıklarını anlıyorum-bu yüzden yeterli ayrıntıya sahipsiniz. Ama okumak gerçekten zor ve her şeyi okumayacağım” diyor.

Bunun yerine ne yapmalı:Kısa tutun ve eldeki konuya odaklanın. Ardından, bir eylem çağrısı, istenen bir yanıt tarihi ile bitirin ve sorulara ve takiplere açık olduğunuzu açıkça belirtin (durum buysa).

4 Çok rahat (veya resmi) olmak

Koşullarınıza bağlı olarak, yazmanın gündelik veya resmi tarafına çok fazla tereddüt etmek bir yanlış adım olabilir. Aşırı rahat olmak genellikle çaylak bir hata olarak görülür, ancak sert, resmi dil de mesajınıza zararlı olabilir.

Bunun yerine ne yapmalı:Resmi ve gündelik arasındaki mükemmel dengeyi vurarak, anahtar kendiniz ve alıcı arasındaki ilişkiyi düşünmek ve iletişiminiz ilerledikçe sosyal ipuçlarını almaktır.

Emily Post Enstitüsü'nün bir görgü uzmanı Dan Post Senning, “Başka birinin ne yaptığını görmek ve katılmak, oynamak, iletişimin nasıl geliştiğini ve bir ilişkideki beklentilerin nasıl geliştiğini kabul etmek istiyorsunuz” diyor.

5 klişe

Tüm e -posta klişeleri kardinal günahlar değildir. E -postalarınızın belirli yönleri biraz formülü olmak zorundadır. Sonuçta, çoğu e -posta aynı temel yapıya sahiptir ve netliği sağlamak veya tabanlarınızı kapsamak için kullanabileceğiniz cümleler vardır. Ancak ifadeleri tekrarlayacaksanız, net bir amacı olduğundan emin olun.

Google'ın yerel rehberlerindeki bir sosyal medya yöneticisi Kiera Wright-Ruiz'in söylediği gibi, “Her zaman tekrar etmeme rağmen, 'Lütfen herhangi bir sorunuz varsa bana bildirin,' Aslında soruları olup olmadığını bilmek istiyorum. '

Bununla birlikte, çoğu zaman, insanları ayarlayabilecekleri için mümkün olduğunca klişeleri düzenlemek istersiniz. İşte kaçınılması gereken ilk yedi:

• Lütfen Ekli Bul
• şimdiden teşekkür ederim
• Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum
• Konuşmamıza göre
• Umarım iyisindir
• İlgili makama
• Geç cevap için özür dilerim

Yöntem: En popüler blog makalelerimize dayanarak dilbilgisi kullanıcıları tarafından kullanılan terimleri aradık.

Bunun yerine ne yapmalı:Okuyucuyu meşgul ederken mesajınızı daha etkili bir şekilde iletmek için klişeler, ton ve ses için taslağı okumayı deneyin. Kendinize sorun: Patronunuz (veya anneniz) bu e -postayı okursa, bundan memnun olur musunuz? Cevap evet ise, o zaman doğru yoldasınız.

6 Tekrarlama

İnsanlar genellikle aynı paragraftaki kelimeleri tekrarlar, iki cümlede iki kez veya fark edilmeyecek kadar birbirine çok yakındır. En kötü suç olmasa da, bir okuyucu ayarını yapabilen başka bir şey.

İşte kaçınılması gereken en sık tekrarlanan kelimeler:

• sadece
• hesap
• beğenmek
• Her zaman
• sorun
• bilgi
• öğe
• Ayrıca
• bulmak
• Sadece
• almak
• mesaj
• web sitesi
• Göndermek
• emir
• Hala
• eşit
• tarih
• rica etmek
• maliyet
• rapor

Bunun yerine ne yapmalı:Taslağınızı yüksek sesle okumayı deneyin, telefonunuzdaki metin-konuşma işlevini kullanarak veya göndermeden önce bir meslektaşı tarafından çalıştırın. Dilbilgisi, bu tekrarlanan veya aşırı kullanılan kelimeleri yakalamanıza da yardımcı olabilir.

7 Robotik Dil

E-posta, salyangoz postasının soyundan gelebilir, ancak bu, mesajlarınızın kendinizin eski bir sürümü gibi gelmesi gerektiği anlamına gelmez. Aslında, e -postalar yazan kişi gibi gelmelidir. Bu yüzden, Viktorya dönemi romanından bir şey gibi görünen ifadeler kullanmak, okuyucu ile bağlantı kurmak istiyorsanız en iyi hamle değildir.

“Kabul edelim: kimse bir üniversite ders kitabı okumak istemiyor. Bir blog, makale ya da gerçek bir konuşma okumak istiyorsunuz. Onlar bir robot değiller. Bu yüzden bir kahve dükkanında oturursanız söyleyeceğiniz bir şey gibi görünen bir dil kullanın” diyor.

Bunun yerine ne yapmanız:Bir arkadaşınıza yazıyormuş gibi davranarak veya dostça bir tanıdıkla sohbet ederek daha doğal bir etki elde edebilirsiniz. Örneğin, kahve için biriyle buluşuyorsanız, muhtemelen “Selamlar” ve “Umarım hava bulunduğunuz yerde adil” gibi bir şey söylemezsiniz. “Merhaba” ve “Zaman ayırdığınız için tekrar teşekkürler” gibi bir şey söylerdiniz.

8 ünlem puanlarının aşırı kullanımı!

Coşku harika. Ancak belirli bağlamlarda, ünlem noktalarının aşırı kullanımı iyi olmaktan daha fazla zarar verebilir. Bu, özellikle yeni bir ilişki kuruyorsanız veya şirketinizin dışında biriyle iletişime geçiyorsanız doğrudur. Sonuçta, bir şirket e -posta adresi kullandığınızda çalışmanızın bir temsilcisisiniz. Ancak insanlar ünlem noktalarını severler ve hala birçok insanın olumlu bir ton iletmek için güvendiği bir şeydir.

Örneğin, insanların e -postalardaki ünlem noktalarıyla kullandıkları en yaygın cümleler ve kelimeler:

• Teşekkürler!
• Teşekkür ederim!
• Harika bir hafta sonu geçirin!
• İyi günler!
• Merhaba!
• Selamlar!
• MERHABA!
• Günaydın!
• İyi günler!

Bunun yerine ne yapmanız:Taslağınızı yazdıktan sonra, ünlem puanları için hızlı bir arama yapın ve alıcı ile ilişkinize dayanarak hangisini (varsa) tutacağınızı belirlemek için kararınızı kullanın. Genel bir kural olarak, meslektaşlarıyla e -posta başına bir veya iki tane tutmaya çalışın.

Sonraki Seviye E-posta Yazma Hareketleri

Uygun e -posta formatına sahip olduğunuzda ve kaçınacağınızı bildiğinizde, taslaklarınızı çoğu insanın her gün aldığı sayısız e -postalardan öne çıkarmaya odaklanmanın zamanı geldi. İşte sizinkini bir sonraki seviyeye taşımak için dört strateji:

Olumlu düşünmek

Uzaktan negatif, hatta tarafsız bir e -posta göndermek sizi zor bir yere koyabilir. Ve herhangi bir yazılı iletişimde olduğu gibi, yanlış yorumlama için yer olabilir.

“Diğer bilgilerin yokluğunda, yorumumuz genellikle olumsuz olanı temerrüde düşüyor” diyor. “Olumsuz iletişimden bahsederken, ses tonu, gözünüzdeki pırıltı, bir şeyleri veya hatta eleştiri sunduğunuz gerçek özen veya endişeyi düşündüğünüz iyi mizah olan bilgileri [kaçırıyorsunuz. Gerçekten dikkatli olun. Bu yüzden bir şey sizin için olumsuz okuduğunda, muhtemelen başka birine daha da olumsuz olarak karşımıza çıkıyor.”

Doğru tonu vur

“Sevgili [Müşteri]” veya gerçekten satışta olduğunuzda halkla ilişkilerdeki çalışmalarınızı referans veren bir e -posta almak istemezsiniz, çünkü gönderenin size kitlesel e -posta gönderdiğini veya doğru araştırmayı yapmadığını ve doğru kişiyi bulamadıklarını hemen gösterir. Benzer şekilde, gönderdiğiniz her e -postanın alıcı için özel olarak hazırlanmış bir tonu olduğundan ve doğru kişiye gönderdiğinizden emin olmak isteyeceksiniz.

Dolayısıyla, şablonları kullanmak cazip gelse de, onu kişiselleştirmek ve gönderme basmadan önce alıcının iletişim stilini akılda tutmak önemlidir. Bunu başarmak için, hızlı bir Google araması veya alıcının LinkedIn veya Twitter feed'ine bir göz atma harikalar yaratabilir.

Göndermeden önce, ton ve içerik üzerinde bir bağırsak kontrolü için kendinizi alıcının ayakkabılarına koymayı deneyin. Ve e -postadaki kendi tonunuzu okumakta zorlanıyorsanız, Grammarly'nin Ton Dedektörü, alıcınıza nasıl ses çıkardığınızı belirlemenize yardımcı olabilir.

Takip - İyi zamanlarda

Bir e -posta gönderiyorsanız, muhtemelen zamanında bir yanıt arıyorsunuz. Ancak, çoğu insanın her gün sıralaması büyük miktarda e -posta ile, işler kaybolabilir. Genel bir kural olarak, bir takip mesajı ilk e-postayı gönderdikten sonra asla yirmi dört saatten daha az bir süre gelmemelidir.

Başka bir deyişle: Gönderdikten iki saat sonra bir takip talebi gönderen kişi olmayın. Aşırı durumlarda, bu tür davranışlar sizi engelleyebilir. “Daha fazla zaman ayırdığınızda ve aslında e -postanın diğer tarafındaki kişiyi önemsediğinizde, hemen çok daha yüksek bir yanıt oranı göreceksiniz. Bunu zor yolu öğrenmek zorunda kaldım” diyor Copy Şefi Schafer.

Gözlerini kolaylaştırın

Gönderdiğiniz mesajların çoğu muhtemelen daha kısa tarafta olacaktır, bu da hızlı tepkiler ve işleri halletmek için mükemmeldir. Ancak daha uzun e -postalar için tarama oyunun adıdır. İşte o zaman kalın yazı tipi, mermi noktaları, altı çizili cümleler ve TL; DR (çok uzun, okumamadı) bölümü kullanışlı.

Bir e -posta oluştururken akılda tutulması gereken birçok faktör vardır ve geniş bir hata marjı vardır. Ama sonuçta söylenir ve yapılır, bu mükemmellik ile ilgili değildir. Etkili iletişim ile ilgili.

Freelance Writer Boogaard, “Sanırım insanlar bu büyük kelime dağarcığı ve bu mükemmel yapılandırılmış cümlelerle bu mükemmel iletişimci olmanız gereken bu baskıyı hissediyorlar. Ve bunun her zaman böyle olduğunu bilmiyorum çünkü iletişim kuruyorsunuz,” diyor serbest yazar Boogaard.

Gramerly'den daha fazlası:

• Dilbilgisi nasıl çalışır?
• Dilbilgisi öğrenmenize nasıl yardımcı olur
• Grammarly'nin ton dedektörünü karşılayın