Cómo escribir un correo electrónico adecuado

Ya sea que sea un joven profesional prometedor o un gerente experimentado, la escritura por correo electrónico es un aspecto vital de la comunicación empresarial. Y gracias a lo que a menudo se ve como los misterios de la gramática inglesa y las sutilezas de la palabra escrita, puede ser una lucha diaria. Eso es especialmente cierto si tiene que motivar a las personas ocupadas a responder o abordar un tema potencialmente delicado. Para escribir un excelente correo electrónico, necesita saber dos cosas: errores comunes para evitar y estrategias de siguiente nivel para salir adelante.

Pero lo primero es lo primero: tienes que saber cómo se ve un gran correo electrónico si vas a escribir uno.

Anatomía de un buen correo electrónico

Cada correo electrónico que escribe tiene la misma estructura básica: línea de asunto, saludo, cuerpo de correo electrónico y cierre. Pero como con cada forma escrita de comunicación profesional, hay una manera correcta de hacerlo y estándares que deben seguirse. Aquí le mostramos cómo escribir un correo electrónico adecuado:

1 línea de asunto

La línea de asunto podría ser la parte más importante del correo electrónico, aunque a menudo se pasa por alto a favor del cuerpo de correo electrónico. Pero si está recurriendo a alguien, o simplemente estableciendo una relación profesional, su línea de asunto puede atraer a las personas a abrir el mensaje y establecer expectativas sobre lo que está adjunto. Por otro lado, una línea de asunto mal diseñada o genérica (como "Hola" o "No quieres perderte Thos") puede disuadir al lector y dar como resultado que su correo electrónico aterrice en la carpeta de spam.

"Pase el doble de tiempo elaborando la línea de asunto correcta como lo hace en el [cuerpo] porque si no abren el correo electrónico, no importa", dice Cole Schafer, fundador y jefe de copia de Honey Copy.

2 abridores

En la mayoría de las situaciones de escritura por correo electrónico, querrá incluir un saludo rápido para reconocer al lector antes de sumergirse en su mensaje o solicitud principal.

La excepción: cuando estás en una cadena de correo electrónico con colegas cercanos, a menudo se vuelve más natural dejar caer el abridor (así como el cierre). Aunque inicialmente puede sentirse como un falso PAS, señala una mejor relación profesional.

3 cuerpo

El cuerpo de un correo electrónico es la carne de su mensaje, y debe tener un propósito claro y específico, como obtener comentarios sobre una presentación o organizar una reunión con un nuevo cliente. También debe ser conciso. De esa manera, las personas estarán más inclinadas a leerlo, en lugar de evitarlo y arriesgarse a perder información crítica. Si puede, córtelo a unas pocas oraciones de elección.

Y para correos electrónicos que requieren más longitud y detalle, manténgalo lo más enfocado posible. "Nadie quiere recibir una novela. Desea mantenerlo entre tres, cuatro o cinco líneas de texto", dice Schafer.

4 cierres

Justo cuando quieres comenzar las cosas en el pie derecho con tu saludo, también quieres separarte bien. Eso significa escribir una firma amigable. Y hay muchas opciones para elegir.

Por ejemplo, aquí hay 12 cierres comunes y profesionales que los usuarios gramaticalmente eligieron en un día determinado:

• gracias
• mejor
• saludos
• atentamente
• cuidarse
• muchas gracias
• salud
• mis mejores deseos
• Los mejores deseos
• respetuosamente
• hablar pronto
• Sinceramente tuyo

Querrá elegir un cierre que se sienta genuino para su personalidad y adaptarlo a la relación para garantizar un nivel apropiado de profesionalismo. Por otro lado, los cierres comunes como "amor", "enviado desde iPhone" o "Thx", pueden dejarse sin usar en correos electrónicos profesionales.

8 errores comunes de escritura por correo electrónico (y qué hacer en su lugar)

Así como cada correo electrónico es una oportunidad para el crecimiento profesional, también existe el potencial de caer en el correo electrónico común escribiendo malos hábitos. Aquí hay ocho errores para evitar:

1 omitir las comas de Oxford necesarias

La coma de Oxford puede ser algo polarizante al pensar en cómo escribir un correo electrónico adecuado, dependiendo de qué guía de estilo se utilice para comunicaciones profesionales en su industria, generalmente es rechazada o aclamada como una herramienta para aclarar. De cualquier manera, mucha gente tiene fuertes opiniones al respecto. Pero dejarlos fuera puede conducir a la confusión, dependiendo de la oración.

En cambio, qué hacer:si bien la coma de Oxford puede no ser adecuada en ciertos contextos, generalmente es una buena idea usarlos en correos electrónicos. Esto se debe a que puede ayudarlo a ahorrar tiempo y evitar la falta de comunicación, confusión e incluso problemas legales.

2 cobertura

Los usuarios gramaticalmente saben que cuando se trata de cobertura, es mejor omitirlo que dejarlo, especialmente en correos electrónicos. Y si le preocupa que salga como incapacitados, no sea: contrario a la creencia popular, la cobertura del lenguaje te hace sonar menos seguro, lo que en última instancia puede socavar tu escritura.

Qué hacer en su lugar:indique su idea u opinión, luego explique el "por qué" detrás de su razonamiento. De esa manera, serás mejor entendido y tu brillo puede brillar.

3 copia extremadamente larga y/o poco clara

¿Leyendo un correo electrónico que tenía 1,000 palabras de largo? Probablemente no, los correos electrónicos de la mayoría de las personas que están en el lado largo. Y si agrega oraciones difíciles de seguir o mensajes mixtos, a su borrador, es menos probable que obtenga una respuesta satisfactoria. (O cualquier respuesta).

"Tengo un montón de [correos electrónicos] que son solo estos enormes bloques de texto. Y entiendo por qué hacen eso, así que tienes suficientes detalles. Pero es realmente difícil de leer y no voy a leer todo", dice Kat Boogaard, un escritor independiente con sede en Wisconsin.

En su lugar, qué hacer:manténgalo conciso y concéntrese en el asunto en cuestión. Luego termine con una llamada a la acción, una fecha de respuesta solicitada y deje en claro que está abierto a preguntas y seguimientos (si ese es el caso).

4 ser demasiado informal (o formal)

Dependiendo de sus circunstancias, vacilar demasiado al lado informal o formal de la escritura puede ser un paso en falso. Ser demasiado informal a menudo se ve como un error de novato, pero el lenguaje formal rígido también puede ser perjudicial para su mensaje.

En su lugar, qué hacer:al lograr el equilibrio perfecto entre formal y casual, la clave es pensar en la relación entre usted y el destinatario y tomar señales sociales a medida que avanza su comunicación.

"Desea ver lo que otra persona está haciendo y participando, juega, reconoce la forma en que se desarrolla la comunicación y la forma en que se desarrollan las expectativas en una relación", dice Dan Post Senning, experto en etiqueta en el Instituto de Post de Emily.

5 clichés

No todos los clichés de correo electrónico son pecados cardinales. Ciertos aspectos de sus correos electrónicos seguramente serán un poco formulados. Después de todo, la mayoría de los correos electrónicos tienen la misma estructura básica, y hay frases que puede usar para garantizar la claridad o cubrir sus bases. Pero si vas a repetir frases, asegúrate de que tengan un propósito claro.

Como dice Kiera Wright-Ruiz, un administrador de redes sociales de las guías locales de Google, "aunque siempre repito:" Avíseme si tiene alguna pregunta, "Realmente quiero saber si tienen preguntas".

Sin embargo, la mayoría de las veces, querrá editar clichés siempre que sea posible, ya que pueden hacer que las personas se desconecten. Aquí están los siete mejores para evitar:

• Por favor encuentre adjunto
• gracias de antemano
• Espero escuchar de usted
• Según nuestra conversación
• Espero que estés bien
• A quien le interese
• Perdón por la respuesta tardía

Método: Buscamos términos utilizados por usuarios gramaticalmente basados ​​en nuestros artículos de blog más populares.

En su lugar,intente leer el borrador de clichés, tono y voz para comunicar su mensaje de manera más efectiva mientras mantiene al lector comprometido. Pregúntese: si su jefe (o mamá) lea este correo electrónico, ¿estaría contento con él? Si la respuesta es sí, entonces estás en el camino correcto.

6 repetición

Las personas a menudo repiten palabras dentro del mismo párrafo, dos veces en dos oraciones, o simplemente demasiado juntas para pasar desapercibidas. Si bien no es la peor ofensiva, es otra cosa que puede hacer que un lector se ajuste.

Estas son las palabras más repetidas para evitar:

• solo
• cuenta
• como
• siempre
• asunto
• información
• artículo
• también
• encontrar
• justo
• llevar
• mensaje
• sitio web
• enviar
• orden
• aún
• incluso
• fecha
• pedido
• costo
• informe

Qué hacer en su lugar:intente leer su borrador en voz alta, usando la función de texto a voz en su teléfono o ejecutándolo por un colega antes de enviarlo. Grammarly también puede ayudarlo a atrapar estas palabras repetidas o en exceso.

7 lenguaje robótico

El correo electrónico puede ser un descendiente de Snail Mail, pero eso no significa que sus mensajes suenen como una versión antigua de usted mismo. De hecho, los correos electrónicos deberían sonar como la persona que lo está escribiendo. Entonces, usar frases que suenan como algo de una novela victoriana no es el mejor movimiento si quieres conectarte con el lector.

"Seamos realistas: nadie quiere leer un libro de texto de la universidad. Desea leer un blog o un artículo o una conversación real. Son una persona, no son un robot. Así que use un lenguaje que suene como algo que diría si solo está sentado en una cafetería", dice el jefe de copia Schafer.

En su lugar, qué hacer:puede obtener un efecto más natural fingiendo que está escribiendo a un amigo o conversando con un conocido amistoso. Por ejemplo, probablemente no dirías algo como "Saludos" y "Espero que el clima sea justo donde estás" si te reunieras con alguien para tomar un café. Dirías algo como "Hola" y "Gracias de nuevo por tu tiempo".

8 uso excesivo de puntos de exclamación!

El entusiasmo es genial. Pero en ciertos contextos, el uso excesivo de los puntos de exclamación puede hacer más daño que bien. Esto es especialmente cierto si está forjando una nueva relación o contactando a alguien fuera de su empresa. Después de todo, es un representante de su trabajo cuando usa una dirección de correo electrónico de la empresa. Pero a la gente le encantan los puntos de exclamación, y siguen siendo algo en lo que muchas personas confían para transmitir un tono positivo.

Por ejemplo, aquí están las oraciones y palabras más comunes que las personas usan con puntos de exclamación en correos electrónicos:

• ¡Gracias!
• ¡Gracias!
• ¡Que tengas un gran fin de semana!
• ¡Buen día!
• ¡Hola!
• ¡Saludos!
• ¡Hola!
• ¡Buen día!
• ¡Qué tengas un lindo día!

Qué hacer en su lugar:después de haber escrito su borrador, haga una búsqueda rápida de puntos de exclamación y use su juicio para determinar qué (si alguno) mantener en función de su relación con el destinatario. Como regla general, trate de mantenerlo a uno o dos por correo electrónico con colegas.

Movimientos de escritura por correo electrónico de siguiente nivel

Una vez que tenga el formato de correo electrónico adecuado y sabe qué errores para evitar, es hora de concentrarse en hacer que sus borradores se destaquen de la miríada de correos electrónicos que la mayoría de las personas reciben todos los días. Aquí hay cuatro estrategias para llevar la suya al siguiente nivel:

Pensar positivo

Enviar un correo electrónico que sea remotamente negativo, o incluso neutral, puede ponerlo en un lugar difícil. Y como con cualquier comunicación escrita, puede haber espacio para la mala interpretación.

"En ausencia de otra información, nuestra interpretación a menudo incumple lo negativo", explica la etiqueta de comunicación experta en postsing. "Cuando estás hablando de una comunicación negativa, te estás perdiendo la información que es el tono de voz, el brillo en tu ojo, el buen humor con el que pretendes algo o incluso el cuidado o preocupación genuina con la que estás ofreciendo críticas. Así que ten mucho cuidado. Cuando algo lea como negativo para ti, probablemente sea aún más negativo para otra persona".

Golpear el tono correcto

No querrá recibir un correo electrónico que lea "Estimado [Cliente]", o qué hace referencia a su trabajo en relaciones públicas cuando realmente está en ventas, porque inmediatamente demostraría que el remitente está por correo electrónico en masa, o no hicieron la investigación adecuada y encuentran el contacto correcto. Del mismo modo, querrá asegurarse de que cada correo electrónico que envíe tenga un tono que esté diseñado específicamente para el destinatario, y que lo envíe a la persona adecuada.

Entonces, aunque puede ser tentador usar plantillas, es importante personalizarla y tener en cuenta el estilo de comunicación del destinatario antes de golpear el envío. Para lograr esto, una búsqueda rápida en Google o un vistazo al feed de LinkedIn o Twitter del destinatario puede hacer maravillas.

Antes de enviar, intente ponerse en los zapatos del destinatario para verificar el tono y el contenido. Y si tiene dificultades para leer su propio tono en el correo electrónico, el detector de tono de Grammarly puede ayudarlo a determinar cómo suena para su destinatario.

Seguimiento: en buen momento

Si está enviando un correo electrónico, es probable que esté buscando una respuesta oportuna. Pero con las grandes cantidades de correos electrónicos que la mayoría de las personas clasifican cada día, las cosas pueden terminar perdiéndose. Como regla general, un mensaje de seguimiento nunca debe pasar menos de veinticuatro horas después de enviar el correo electrónico inicial.

En otras palabras: no sea la persona que envía una solicitud de seguimiento dos horas después del envío. En casos extremos, ese tipo de comportamiento puede incluso bloquearlo. "Cuando te tomas más tiempo y te preocupas por la persona al otro lado del correo electrónico, inmediatamente verás una tasa de respuesta mucho más alta. Tuve que aprender que de la manera difícil", dice el jefe de copia Schafer.

Hazlo fácil para los ojos

La mayoría de los mensajes que envíen probablemente sean más cortos, lo cual es excelente para respuestas rápidas y hacer las cosas. Pero para correos electrónicos más largos, la escaneabilidad es el nombre del juego. Ahí es cuando cosas como la fuente en negrita, los puntos de bala, las oraciones subrayadas y una sección TL; Dr (demasiado tiempo, no leído) son útiles.

Hay muchos factores a tener en cuenta al componer un correo electrónico, y hay un amplio margen de error. Pero después de todo está dicho y hecho, no se trata de la perfección. Se trata de una comunicación efectiva.

"Creo que las personas sienten esta presión de que debes ser este comunicador perfecto con este enorme vocabulario y estas oraciones perfectamente estructuradas. Y no sé si ese es siempre el caso porque son solo dos personas, comunicando", dice el escritor independiente Boogaard.

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