So schreiben Sie eine ordnungsgemäße E -Mail

Egal, ob Sie ein aufstrebender junger Profi oder ein erfahrener Manager sind, E-Mail-Schreiben ist ein wesentlicher Aspekt der Geschäftskommunikation. Und dank dessen, was oft als Geheimnisse der englischen Grammatik und der Feinheiten des geschriebenen Wortes angesehen wird, kann es ein täglicher Kampf sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie beschäftigte Menschen motivieren müssen, ein potenziell empfindliches Thema zu antworten oder anzugehen. Um eine großartige E-Mail zu schreiben, müssen Sie zwei Dinge wissen: gemeinsame Fehler, die Sie vermeiden sollten, und Strategien der nächsten Ebene, um voranzukommen.

Aber das Wichtigste zuerst - Sie müssen wissen, wie eine großartige E -Mail aussieht, wenn Sie eines schreiben wollen.

Anatomie einer guten E -Mail

Jede E -Mail, die Sie schreiben, hat die gleiche Grundstruktur: Betreffzeile, Gruß, E -Mail -Körper und Schließen. Aber wie bei jeder schriftlichen Form der professionellen Kommunikation gibt es einen richtigen Weg, dies zu tun, und Standards sollten befolgt werden. Hier erfahren Sie, wie Sie eine ordnungsgemäße E -Mail schreiben:

1 Betreffzeile

Die Betreffzeile könnte der wichtigste Teil der E -Mail sein, obwohl sie oft zugunsten des E -Mail -Gremiums übersehen wird. Wenn Sie jedoch jemandem kaltem Erliegen oder nur eine professionelle Beziehung aufbauen, kann Ihre Betreffzeile die Menschen dazu verleiten, die Nachricht zu öffnen und Erwartungen darüber zu setzen, was eingeschlossen ist. Andererseits kann eine schlecht gestaltete oder generische Betreffzeile (wie „Hi“ oder „Sie möchten nicht das übersehen“) den Leser abschrecken und dazu führen, dass Ihre E -Mail -Landung im Spam -Ordner landet.

"Verbringen Sie doppelt so viel Zeit damit, die richtige Betreffzeile zu erstellen, wie Sie es auf der [Körperschaft] tun, denn wenn sie die E -Mail nicht öffnen, spielt es keine Rolle", sagt Cole Schafer, Gründer und Kopierchef von Honey Copy.

2 Opener

In den meisten E -Mail -Schreibsituationen möchten Sie einen kurzen Gruß angeben, um den Leser zu bestätigen, bevor Sie in Ihre Hauptnachricht oder -anforderung eintauchen.

Die Ausnahme: Wenn Sie sich in einer E -Mail -Kette mit engen Kollegen befinden, wird es oft natürlicher, den Opener (sowie den Schließen) fallen zu lassen. Obwohl es sich anfangs wie ein Fauxpas anfühlt, signalisiert es eine bessere professionelle Beziehung.

3 Körper

Der Körper einer E -Mail ist das Fleisch Ihrer Nachricht, und es muss einen klaren und spezifischen Zweck haben, z. B. Feedback zu einer Präsentation oder ein Treffen mit einem neuen Kunden. Es sollte auch präzise sein. Auf diese Weise werden Menschen eher dazu neigen, es zu lesen, als es zu überfliegen und kritische Informationen zu fehlen. Wenn Sie können, kochen Sie es auf ein paar ausgewählte Sätze.

Und für E -Mails, die mehr Länge und Details erfordern, halten Sie es so fokussiert wie möglich. „Niemand möchte einen Roman erhalten. Sie möchten ihn zwischen drei, vier oder fünf Textzeilen behalten“, sagt Schafer.

4 Schließungen

So wie Sie mit Ihrem Gruß auf dem richtigen Fuß beginnen möchten, möchten Sie auch gut trennen. Das bedeutet, eine freundliche Abmeldung zu schreiben. Und es gibt viele Möglichkeiten zur Auswahl.

Zum Beispiel sind hier 12 gemeinsame und professionelle Schließungen, die Grammatiknutzer an einem bestimmten Tag ausgewählt haben:

• Danke
• am besten
• Grüße
• aufrichtig
• Pass' auf dich auf
• Vielen Dank
• Prost
• alles Gute
• beste Wünsche
• respektvoll
• rede bald
• Mit freundlichen Grüßen deines

Sie möchten eine Schließung wählen, die sich für Ihre Persönlichkeit echt anfühlt, und sie an die Beziehung anpassen, um ein angemessenes Maß an Professionalität zu gewährleisten. Auf der anderen Seite können gemeinsame Schließungen wie „Liebe“, „vom iPhone gesendeten“ oder „thx“ in professionellen E -Mails am besten unbenutzt bleiben.

8 Häufige Fehler beim Schreiben von E -Mails (und was stattdessen zu tun ist)

So wie jede E -Mail eine Gelegenheit für professionelles Wachstum darstellt, besteht auch das Potenzial, in gemeinsame E -Mails zu fallen, die schlechte Gewohnheiten schreiben. Hier sind acht Fehler, die Sie vermeiden sollten:

1 Nachlassen notwendiger Oxford Commas

Das Oxford Comma kann etwas polarisierend sein, wenn man darüber nachdenkt, wie man eine ordnungsgemäße E -Mail schreibt, je nachdem, welcher Stilführer für die professionelle Kommunikation in Ihrer Branche verwendet wird - es wird normalerweise entweder gemieden oder als Werkzeug zur Klärung gefeiert. In jedem Fall haben viele Menschen starke Meinungen darüber. Aber abhängig vom Satz kann sie zu Verwirrung führen.

Was stattdessen zu tun ist:Während das Oxford -Komma in bestimmten Kontexten möglicherweise nicht geeignet ist, ist es normalerweise eine gute Idee, sie in E -Mails zu verwenden. Das liegt daran, dass es Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und Fehlkommunikation, Verwirrung und sogar rechtliche Probleme zu vermeiden.

2 Absicherung

Grammatiknutzer wissen, dass es besser ist, es wegzulassen, als es in E -Mails zu lassen, wenn es um Absicherung geht. Und wenn Sie sich Sorgen machen, als unhöflich zu sein, seien Sie nicht: Entgegen der landläufigen Meinung können Sie die Sprache weniger zuversichtlich klingen, was Ihr Schreiben letztendlich untergraben kann.

Was stattdessen zu tun ist:Geben Sie Ihre Idee oder Meinung an und erklären Sie dann das „Warum“ hinter Ihrer Argumentation. Auf diese Weise werden Sie besser verstanden und Ihre Brillanz kann durchscheinen.

3 extrem lang und/oder unklare Kopie

Würden Sie eine E -Mail lesen, die 1.000 Wörter lang war? Wahrscheinlich nicht - die meisten Leute überfliegen E -Mails, die auf der langen Seite sind. Und wenn Sie Ihrem Entwurf schwer zu befolgende Sätze oder gemischte Nachrichten hinzufügen, erhalten Sie noch weniger eine zufriedenstellende Antwort. (Oder eine Antwort.)

"Ich bekomme eine Menge [E-Mails], die nur diese riesigen Textblöcke sind. Und ich verstehe, warum sie das tun-also haben Sie genug Details. Aber es ist wirklich schwer zu lesen und ich werde das Ganze nicht lesen", sagt Kat Boogaard, ein in Wisconsin ansässiger freiberuflicher Schriftsteller.

Was stattdessen zu tun ist:Halten Sie es präzise und konzentrieren Sie sich auf die jeweilige Angelegenheit. Beenden Sie dann einen Aufruf zum Handeln, ein angefordertes Antwortdatum und machen Sie klar, dass Sie offen für Fragen und Follow-ups sind (falls dies der Fall ist).

4 zu lässig (oder formell) sein

Abhängig von Ihren Umständen kann es ein Fehltritt sein, zu viel zur lässigen oder formellen Seite des Schreibens zu schwanken. Übermäßig lässig zu sein, wird oft als Rookie -Fehler angesehen, aber steife, formelle Sprache kann auch Ihre Botschaft beeinträchtigen.

Was stattdessen zu tun ist:Wenn Sie die perfekte Balance zwischen formell und locker machen, ist der Schlüssel über die Beziehung zwischen Ihnen und dem Empfänger nachzudenken und soziale Hinweise zu nehmen, wenn Ihre Kommunikation fortschreitet.

„Sie möchten sehen, was jemand anderes tut und teilnimmt, spielt mit und erkennt an, wie sich die Kommunikation entwickelt und wie die Erwartungen in einer Beziehung entwickeln“, sagt Dan Post Senning, Experte von Etikette am Emily Post Institute.

5 Klischees

Nicht alle E -Mail -Klischees sind Kardinalsünden. Bestimmte Aspekte Ihrer E -Mails sind ein wenig formelhaft. Schließlich haben die meisten E -Mails die gleiche grundlegende Struktur, und es gibt Phrasen, die Sie möglicherweise verwenden, um Klarheit zu gewährleisten oder Ihre Basen abzudecken. Aber wenn Sie Phrasen wiederholen möchten, stellen Sie sicher, dass sie einen klaren Zweck haben.

Wie Kiera Wright-Ruiz, ein Social-Media-Manager bei Googles lokalen Leitfäden, ausgedrückt: "Obwohl ich immer wiederhole:" Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie Fragen haben ", möchte ich tatsächlich wissen, ob sie Fragen haben."

Meistens möchten Sie jedoch Klischees ausarbeiten, wenn dies möglich ist, da sie Menschen dazu bringen können. Hier sind die Top -sieben, um zu vermeiden:

• Bitte finden Sie beigefügt
• Vielen Dank im Voraus
• Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören
• Nach unserem Gespräch
• Ich hoffe es geht dir gut
• Wen es angeht
• Entschuldigung für die späte Antwort

Methode: Wir haben nach Begriffen gesucht, die von Grammatiknutzern basierend auf unseren beliebtesten Blog -Artikeln verwendet wurden.

Was stattdessen zu tun ist?Fragen Sie sich: Wenn Ihr Chef (oder eine Mutter) diese E -Mail lesen würde, würden Sie damit zufrieden sein? Wenn die Antwort Ja ist, sind Sie auf dem richtigen Weg.

6 Wiederholung

Menschen wiederholen oft Wörter im selben Absatz, zweimal in zwei Sätzen oder einfach zu nahe beieinander, um unbemerkt zu bleiben. Es ist zwar nicht die schlimmste Straftat, aber es ist eine andere Sache, die einen Leser ausschalten kann.

Hier sind die am häufigsten wiederholten Wörter, um sie zu vermeiden:

• nur
• Konto
• wie
• stets
• Ausgabe
• Information
• Artikel
• Auch
• finden
• Nur
• nehmen
• Nachricht
• Webseite
• schicken
• Befehl
• Trotzdem
• sogar
• Datum
• Anfrage
• kosten
• Bericht

Was stattdessen zu tun ist?Grammatary kann Ihnen auch helfen, diese wiederholten oder überbeanspruchten Wörter zu fangen.

7 Robotersprache

E-Mail ist vielleicht ein Nachkomme von Snail Mail, aber das bedeutet nicht, dass Ihre Nachrichten nach einer alten Version von sich klingen sollten. Tatsächlich sollten E -Mails wie die Person klingen, die sie schreibt. Die Verwendung von Phrasen, die nach etwas aus einem viktorianischen Roman klingen, ist nicht der beste Schritt, wenn Sie sich mit dem Leser verbinden möchten.

„Seien wir ehrlich: Niemand möchte ein College -Lehrbuch lesen. Sie möchten einen Blog oder einen Artikel oder ein echtes Gespräch lesen. Sie sind eine Person, sie sind kein Roboter. Verwenden Sie also eine Sprache, die nach etwas klingt, das Sie sagen würden, wenn Sie nur in einem Café sitzen“, sagt Copy Chief Schafer.

Was stattdessen zu tun ist?Zum Beispiel würden Sie wahrscheinlich nicht so etwas wie „Grüße“ und „Ich hoffe, das Wetter ist fair ist, wo Sie sind“ sagen, wenn Sie jemanden zum Kaffee treffen. Sie würden so etwas wie "Hallo" und "Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit" sagen.

8 Überbeanspruchung der Ausrufezeichen!

Begeisterung ist großartig. In bestimmten Kontexten kann die Überbeanspruchung von Ausrufezeichen jedoch mehr schaden als nützen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie eine neue Beziehung herstellen oder jemanden außerhalb Ihres Unternehmens kontaktieren. Sie sind schließlich ein Vertreter Ihrer Arbeit, wenn Sie eine E -Mail -Adresse des Unternehmens verwenden. Aber die Menschen lieben Ausrufezeichen und sie sind immer noch etwas, auf das sich viele Menschen verlassen, um einen positiven Ton zu vermitteln.

Hier sind beispielsweise die häufigsten Sätze und Wörter, die die Menschen mit Ausrufezeichen in E -Mails verwenden:

• Danke!
• Danke schön!
• Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende!
• Guten Tag!
• Hallo!
• Grüße!
• Hallo!
• Guten Morgen!
• Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag!

Was stattdessen zu tun ist:Nachdem Sie Ihren Entwurf geschrieben haben, suchen Sie eine schnelle Suche nach Ausrufezeichen und verwenden Sie Ihr Urteilsvermögen, um zu bestimmen, welche (falls vorhanden) auf der Grundlage Ihrer Beziehung zum Empfänger aufbewahrt werden soll. Versuchen Sie in der Regel, es mit Kollegen auf ein oder zwei pro E -Mail zu halten.

E-Mail-Schreibbewegungen der nächsten Ebene

Sobald Sie das richtige E -Mail -Format haben und wissen, welche Fehler zu vermeiden sind, ist es an der Zeit, sich darauf zu konzentrieren, dass Ihre Entwürfe von den unzähligen E -Mails abheben, die die meisten Menschen jeden Tag erhalten. Hier sind vier Strategien, um Ihre auf die nächste Ebene zu bringen:

Denken Sie positiv nach

Das Senden einer E -Mail, die remote negativ oder sogar neutral ist, kann Sie an einen schwierigen Ort versetzen. Und wie bei jeder schriftlichen Kommunikation kann es Raum für Fehlinterpretationen geben.

„In Ermangelung anderer Informationen stand unsere Interpretation häufig im Negativ“, erklärt die Kommunikations-Etikette-Expertin nach Senning. „Wenn Sie über negative Kommunikation sprechen, fehlen Sie die Informationen, die ein Tonfall, das Funkeln in Ihrem Auge, den guten Humor, mit dem Sie etwas beabsichtigen, oder sogar die echte Sorgfalt oder Sorge, mit der Sie Kritik anbieten. Seien Sie also sehr vorsichtig. Wenn etwas für Sie als negativ ist, wirkt es wahrscheinlich noch negativer für jemanden.“

Den richtigen Ton schlagen

Sie möchten keine E -Mail mit der Aufschrift „Sehr geehrter [Kunde]“ oder auf Ihre Arbeit in der Öffentlichkeitsarbeit lesen, wenn Sie tatsächlich im Verkauf sind, da er sofort zeigt, dass der Absender Sie entweder Massen -E -Mail an Sie sendet oder nicht die richtige Recherche durchgeführt und den richtigen Kontakt gefunden hat. In ähnlicher Weise möchten Sie sicherstellen, dass jede E -Mail, die Sie senden, einen Ton enthält, der speziell für den Empfänger gefertigt ist und dass Sie ihn an die richtige Person senden.

Obwohl es möglicherweise verlockend ist, Vorlagen zu verwenden, ist es wichtig, sie zu personalisieren und den Kommunikationsstil des Empfängers vor dem Schlagen des Sends zu berücksichtigen. Um dies zu erreichen, kann eine schnelle Google -Suche oder ein Blick auf den LinkedIn- oder Twitter -Feed des Empfängers Wunder des Empfängers bewirken.

Versuchen Sie vor dem Senden, sich in die Schuhe des Empfängers zu setzen, um einen Darmprüfung für Ton und Inhalt zu erhalten. Und wenn es Ihnen schwer fällt, Ihren eigenen Ton in E -Mail zu lesen, kann der Ton -Detektor von Grammarly Ihnen helfen, festzustellen, wie Sie Ihren Empfänger klingen.

Follow -up - in guter Zeit

Wenn Sie eine E -Mail senden, suchen Sie wahrscheinlich nach einer rechtzeitigen Antwort. Aber mit den großen Mengen an E -Mails, die die meisten Menschen jeden Tag sortieren, können sich die Dinge verlaufen. In der Regel sollte eine Follow-up-Nachricht nach dem Senden der ersten E-Mail niemals weniger als vierundzwanzig Stunden stattfinden.

Mit anderen Worten: Seien Sie nicht die Person, die zwei Stunden nach dem Senden eine Follow-up-Anfrage sendet. In extremen Fällen kann diese Art von Verhalten Sie sogar blockieren. „Wenn Sie sich mehr Zeit nehmen und sich tatsächlich um die Person auf der anderen Seite der E -Mail kümmern, werden Sie sofort eine viel höhere Rücklaufquote feststellen.

Machen Sie es den Augen leicht

Die meisten Nachrichten, die Sie senden, sind wahrscheinlich auf der kürzeren Seite, was sich hervorragend für schnelle Antworten und die Erledigung der Dinge eignet. Für längere E -Mails ist die Skannbarkeit der Name des Spiels. Dann sind Dinge wie fettgedruckte Schriftart, Bullet -Punkte, unterstrichene Sätze und ein TL -Abschnitt (zu lange, nicht gelesen) nützlich.

Es gibt viele Faktoren zu beachten, wenn Sie eine E -Mail komponieren, und es gibt eine große Fehlerquote. Aber schließlich ist es nicht um Perfektion. Es geht um eine effektive Kommunikation.

„Ich denke, die Leute spüren diesen Druck, den Sie benötigen, um dieser perfekte Kommunikator mit diesem riesigen Wortschatz und diesen perfekt strukturierten Sätzen zu sein. Und ich weiß nicht, dass dies immer der Fall ist, weil Sie nur zwei Menschen sind, die kommunizieren“, sagt freiberuflicher Schriftsteller Boogaard.

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