Как написать правильное электронное письмо

Независимо от того, являетесь ли вы начинающим молодым профессионалом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения. И благодаря тому, что часто рассматриваются как загадки английской грамматики и тонкости письменного слова, это может быть ежедневной борьбой. Это особенно верно, если вам придется мотивировать занятых людей отвечать или рассмотреть потенциально обидчик. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: общие ошибки, чтобы избежать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвинуться вперед.

Но первым вещам - вы должны знать, как выглядит отличное письмо, если вы собираетесь написать его.

Анатомия хорошего письма

Каждое письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую основную структуру: строка темы, приветствие, тело электронной почты и закрытие. Но, как и в каждой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ сделать это и стандарты, которые должны соблюдаться. Вот как написать правильное электронное письмо:

1 тема

Строка темы может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу органа по электронной почте. Но если вы кого-то холодно или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также установить ожидания относительно того, что прилагается. С другой стороны, плохо обработанная или общая тематическая строка (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить Thos») может сдерживать читателя и привести к приземлению электронной почты в папке спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной темы, как вы делаете на [теле], потому что, если они не открывают электронное письмо, это не имеет значения», - говорит Коул Шафер, основатель и начальник копии Honey Copy.

2 новичка

В большинстве ситуаций письма по электронной почте вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы подтвердить читателя, прежде чем погрузиться в ваше основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке электронной почты с близкими коллегами, часто становится более естественным отбрасывать новичок (а также закрытие). Хотя изначально это может ощущаться как искусственный PAS, это сигнализирует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 тела

Тело электронной почты - это мясо вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, такую ​​как получение отзывов о презентации или организация встречи с новым клиентом. Это также должно быть кратким. Таким образом, люди будут более склонны читать его, вместо того, чтобы снимать его и рисковать пропущенной критической информацией. Если вы можете, варите его до нескольких выбранных предложений.

И для электронных писем, которые требуют большей длины и деталей, держите их как можно более сфокусированным. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите сохранить его между тремя, четырьмя или пятью строками текста», - говорит Шафер.

4 закрытия

Так же, как вы хотите начать все на правой ноге со своим приветствием, вы также хотите получить хорошо расстаться. Это означает написание дружелюбной подписи. И есть много вариантов на выбор.

Например, вот 12 общих и профессиональных закрытий, которые пользователи грамматики выбирают в данный день:

• Спасибо
• лучший
• с уважением
• искренне
• заботиться
• спасибо
• ваше здоровье
• всего наилучшего
• с наилучшими пожеланиями
• с уважением
• поговорим в ближайшее время
• искренне Ваш

Вы захотите выбрать закрытие, которое чувствует себя искренним для вашей личности, и адаптировать его к отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма. С другой стороны, общие закрытия, такие как «любовь», «отправлено с iPhone» или «THX», могут быть лучше оставаться неиспользованными в профессиональных электронных письмах.

8 общие ошибки по написанию электронной почты (и что вместо этого делать)

Подобно тому, как каждое электронное письмо - это возможность для профессионального роста, есть также потенциал впадать в общие электронные письма, пишущие вредные привычки. Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1 Опустив необходимые оксфордские запятые

Оксфордская запятая может быть несколько полярирующей при размышлениях о том, как написать надлежащую электронную почту, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессиональных коммуникаций в вашей отрасли - это обычно либо избегается, либо провозглашается как инструмент для разъяснения. В любом случае, многие люди имеют сильное мнение об этом. Но оставление их может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Что делать вместо этого:хотя Оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать их в электронных письмах. Это потому, что это может помочь вам сэкономить время и избежать недопонимания, растерянности и даже юридических проблем.

2 хеджирования

Пользователи грамматики знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше опустить его, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы выходить как невежливое, не будьте: вопреки распространенному мнению, язык хеджирования заставляет вас звучать менее уверенно, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого:укажите свою идею или мнение, а затем объясните «почему» за ваши рассуждения. Таким образом, вы будете лучше понимать, и ваш блеск может просвечить.

3 чрезвычайно длинная и/или неясная копия

Вы прочитали бы электронное письмо, которое было 1000 слов в длину? Вероятно, нет - большинство людей просматривают электронные письма, которые находятся на длинной стороне. И если вы добавите трудно следовать предложения или смешанные сообщения, в ваш проект, вы еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«У меня есть тонна [электронных писем], которые являются просто этими огромными блоками текста. И я понимаю, почему они это делают-так что у вас достаточно подробностей. Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать все это»,-говорит Кэт Бугаард, фритантер из Висконсина.

Что делать вместо этого:сохраняйте это кратко и сосредоточьтесь на этом вопросе. Затем заканчивайте призыв к действию, запрошенную дату ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последствий (если это так).

4 быть слишком случайным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, слишком много колебания к случайной или формальной стороне письма может быть ошибкой. Чрезмерно случайное случайное часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткий, формальный язык также может нанести ущерб вашему посланию.

Что делать вместо этого:в том, чтобы сделать идеальный баланс между формальным и случайным, ключ - это думать об отношениях между собой и получателем и принимает социальные сигналы по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите увидеть, что делает кто -то другой, и участвовать, играть, вроде признавать, как развивается общение, и как развиваются ожидания в отношениях», - говорит Дэн Пост Сенанинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5 клише

Не все клише электронной почты - кардинальные грехи. Некоторые аспекты ваших электронных писем обязательно будут немного формулы. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать для обеспечения ясности или покрытия ваших баз. Но если вы собираетесь повторить фразы, убедитесь, что у них есть четкая цель.

Как говорит Кира Райт-Руиз, менеджер по социальным сетям в местных гидах Google, «хотя я всегда повторяю:« Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы »,« я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы ».

Тем не менее, большую часть времени вы захотите отредактировать клише, когда это возможно, так как они могут заставить людей отключаться. Вот лучшая семь, чтобы избежать:

• Пожалуйста, найдите прикрепленное
• заранее спасибо
• С нетерпением жду Вашего ответа
• В нашем разговоре
• Надеюсь, у тебя все хорошо
• Для предъявления по месту требования
• Извините за поздний ответ

Метод: мы искали термины, используемые пользователями грамматики на основе наших самых популярных статей в блоге.

Что делать вместо этого:попробуйте прочитать черновик для клише, тона и голоса, чтобы более эффективно сообщить о своем послании, сохраняя при этом читателя. Спросите себя: если ваш босс (или мама) прочитал это письмо, вы бы были довольны этим? Если ответ да, то вы на правильном пути.

6 повторений

Люди часто повторяют слова в одном параграфе, дважды в двух предложениях или слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое худшее нарушение, это еще одна вещь, которая может заставить читателя настроиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

• только
• счет
• нравиться
• всегда
• проблема
• информация
• элемент
• также
• находить
• только
• брать
• сообщение
• веб -сайт
• отправлять
• заказ
• все еще
• даже
• дата
• запрос
• расходы
• отчет

Что делать вместо этого:попробуйте прочитать свой черновик вслух, используя функцию текста в речь на вашем телефоне или запустить его коллегой, прежде чем отправить его. Грамматика также может помочь вам поймать эти повторяющиеся или чрезмерно употребляемые слова.

7 роботизированный язык

Электронная почта может быть потомком Pnail Mail, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия себя. На самом деле, электронные письма должны звучать как человек, который пишет это. Так что использование фраз, которые звучат как что -то из викторианского романа, не лучший шаг, если вы хотите связаться с читателем.

«Давайте посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебник по колледжу. Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они человек, они не робот. Так что используйте язык, который звучит как то, что вы бы сказали, если вы просто сидите в кафе», - говорит главный копия Шафер.

Что делать вместо этого:вы можете получить более естественный эффект, притворяясь, что пишете другу или поговорите с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что -то вроде «Приветствия» и «Я надеюсь, что погода будет справедливой, где вы находитесь», если вы встречаете кого -то за кофе. Вы бы сказали что -то вроде «Привет» и «спасибо еще раз за ваше время».

8 чрезмерное использование восклицательных очков!

Энтузиазм великолепен. Но в некоторых контекстах чрезмерное использование восклицательных точек может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы создаете новые отношения или связываетесь с кем -то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем вашей работы, когда вы используете адрес электронной почты компании. Но люди любят восклицательные очки, и они все еще полагаются, на что многие люди полагаются, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот наиболее распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными точками в электронных письмах:

• Спасибо!
• Спасибо!
• Удачных выходных!
• Добрый день!
• Привет!
• Привет!
• Привет!
• Доброе утро!
• Хорошего дня!

Что делать вместо этого:после того, как вы записали свой проект, выполните быстрый поиск восклицательных очков и используйте свое суждение, чтобы определить, какое (если таковое имеется), чтобы сохранить ваши отношения с получателем. Как правило, постарайтесь сохранить его до одного или двух на электронное письмо с коллегами.

Написание электронной почты следующего уровня перемещается

После того, как вы получите правильный формат электронной почты, и вы знаете, каких ошибок следует избегать, пришло время сосредоточиться на том, чтобы выделить ваши проекты из множества электронных писем, которые большинство людей получают каждый день. Вот четыре стратегии, чтобы вывести свои на следующий уровень:

Думайте позитивно

Отправка электронного письма, которое является отдаленно негативным или даже нейтральным, может поставить вас в сложное место. И, как и в случае с любым письменным общением, может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию негативна»,-объясняет эксперт по коммуникационному эксперту после Сенанга. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [не хватаете] информации, которая представляет собой тон голоса, мерцание в вашем глазах, хороший юмор, с которым вы намереваете что -то, или даже с подлинной заботой или заботой, с которой вы предлагаете критику. Так что будьте очень осторожны. Когда что -то читается для вас как негативное, это, вероятно, кажется еще более негативным для кого -то другого».

Нанести правильный тон

Вы не хотели бы получать электронное письмо с надписью «дорогой [клиент]», или в котором ссылаются ваша работа в связи с общественностью, когда вы на самом деле в продажах, потому что это сразу же покажет, что отправитель либо массовый электронный электронный адрес, либо не проводил надлежащее исследование и не нашли правильного контакта. Точно так же вам захочется убедиться, что у каждого отправленного вами письма есть тон, который создан специально для получателя, и что вы отправляете его нужным человеку.

Таким образом, даже если может быть заманчиво использовать шаблоны, важно персонализировать их и помнить стиль общения получателя, прежде чем ударить отправку. Чтобы сделать это, быстрый поиск в Google или взгляд на LinkedIn или твиттер -канал получателя может творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поместить себя в туфли получателя для проверки кишечника на тоне и контенте. И если вам трудно читать свой собственный тон в электронной почте, детектор тона Grammarly может помочь вам определить, как вы звучите своему получателю.

Последующий - в хорошее время

Если вы отправляете электронное письмо, вы, вероятно, ищете своевременный ответ. Но с большим количеством электронных писем, которые большинство людей разбираются каждый день, все может заблудиться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить менее чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не будьте человеком, который отправляет последующую запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас. «Когда вы уделяете больше времени и на самом деле заботитесь о человеке на другой стороне электронного письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий уровень ответов. Мне пришлось узнать, что трудный путь», - говорит руководитель копии Шафер.

Сделайте это легко на глазах

Большинство отправленных вами сообщений, скорее всего, будет на более короткой стороне, что отлично подходит для быстрых ответов и выполнения. Но для более длинных электронных писем сканируемость - это название игры. Именно тогда такие вещи, как жирный шрифт, точки пуль, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком долго, не прочитал).

Есть много факторов, которые следует помнить при составлении электронной почты, и есть широкий град ошибок. Но после того, как все сказано и сделано, речь не о совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют это давление, что вам нужно, чтобы быть этим идеальным коммуникатором с этим огромным словарем и этими совершенно структурированными предложениями. И я не знаю, что это всегда так, потому что вы всего лишь два человека, общаетесь», - говорит внештатный писатель Boogaard.

Больше из грамматики:

• Как работает грамматика?
• Как грамматика помогает вам учиться
• Познакомьтесь с детектором тона Grammarly