Cum se scrie un e -mail adecvat

Indiferent dacă sunteți un tânăr profesionist sau un manager experimentat, scrierea prin e-mail este un aspect vital al comunicării de afaceri. Și datorită a ceea ce se vede adesea ca misterele gramaticii engleze și subtilitățile cuvântului scris, poate fi o luptă zilnică. Acest lucru este valabil mai ales dacă trebuie să motivați oamenii ocupați să răspundă sau să abordeze un subiect potențial de sensibil. Pentru a scrie un e-mail minunat, trebuie să cunoașteți două lucruri: greșeli comune de evitat și strategii de nivel următor pentru a merge mai departe.

Dar primele lucruri în primul rând - trebuie să știți cum arată un e -mail minunat dacă veți scrie unul.

Anatomia unui e -mail bun

Fiecare e -mail pe care îl scrieți are aceeași structură de bază: subiect, salut, corp de e -mail și închidere. Dar, la fel ca în fiecare formă scrisă de comunicare profesională, există o modalitate corectă de a o face și standardele care ar trebui respectate. Iată cum să scrieți un e -mail adecvat:

1 Linia de subiect

Subiectul ar putea fi cea mai importantă parte a e -mailului, deși este adesea trecută cu vederea în favoarea corpului de e -mail. Dar dacă emiteți la rece pe cineva sau doar să stabiliți o relație profesională, linia dvs. de subiect poate atrage oamenii să deschidă mesajul, precum și să stabilească așteptări cu privire la ceea ce este închis. Pe de altă parte, o linie de subiect slab realizată sau generică (cum ar fi „Hi” sau „Nu vrei să ratezi Thos”) poate descuraja cititorul și poate duce la aterizarea prin e -mail în folderul SPAM.

„Petreceți dublul timpului de elaborare a subiectului potrivit, așa cum faceți pe [corp], deoarece dacă nu deschid e -mailul, nu contează”, spune Cole Schafer, fondator și copie șeful copiei Honey.

2 deschizători

În majoritatea situațiilor de scriere prin e -mail, veți dori să includeți un salut rapid pentru a recunoaște cititorul înainte de a vă scufunda în mesajul sau cererea principală.

Excepție: Când sunteți pe un lanț de e -mail cu colegi apropiați, de multe ori devine mai firesc să renunțați la deschizătorul (precum și la închidere). Deși inițial se poate simți ca un Faux PAS, semnalează un raport profesional mai bun.

3 corp

Corpul unui e -mail este carnea mesajului dvs. și trebuie să aibă un scop clar și specific, cum ar fi obținerea de feedback la o prezentare sau organizarea unei întâlniri cu un nou client. De asemenea, ar trebui să fie concis. În acest fel, oamenii vor fi mai înclinați să o citească, mai degrabă decât să -l dea și să riscă să lipsească informațiile critice. Dacă puteți, fierbeți -l la câteva propoziții de alegere.

Și pentru e -mailuri care necesită mai multă lungime și detalii, păstrați -l cât mai concentrat. "Nimeni nu vrea să primească un roman. Vrei să -l păstrezi între trei, patru sau cinci linii de text", spune Schafer.

4 închideri

La fel cum doriți să porniți lucrurile pe piciorul drept cu salutul dvs., doriți să vă despărțiți bine. Asta înseamnă să scrieți o înscriere prietenoasă. Și există o mulțime de opțiuni din care să alegeți.

De exemplu, aici sunt 12 închideri comune și profesionale pe care utilizatorii gramatici le -au ales într -o anumită zi:

• Mulţumesc
• cel mai bun
• Salutări
• sincer
• ai grijă
• Multumesc mult
• Noroc
• Toate cele mai bune
• Cele mai bune urări
• cu respect
• Vorbește curând
• al dumneavoastră

Veți dori să alegeți o închidere care se simte autentică pentru personalitatea dvs. și să o adaptați relației pentru a asigura un nivel adecvat de profesionalism. Pe de altă parte, închideri comune precum „Love”, „Trimite de pe iPhone” sau „THX”, pot fi cel mai bine lăsate neutilizate în e -mailurile profesionale.

8 greșeli comune de scriere prin e -mail (și ce să faci în schimb)

La fel cum fiecare e -mail este o oportunitate de creștere profesională, există și potențialul de a intra în e -mailuri comune care scrie obiceiuri proaste. Iată opt greșeli de evitat:

1 omiterea virgulelor de la Oxford necesare

Vang -ul de la Oxford poate fi oarecum polarizant atunci când se gândește la cum să scrii un e -mail adecvat, în funcție de ghidul de stil utilizat pentru comunicațiile profesionale din industria dvs. - este de obicei fie uluit sau salutat ca instrument de clarificare. Oricum, o mulțime de oameni au opinii puternice despre asta. Dar lăsarea lor afară poate duce la confuzie, în funcție de sentință.

Ce trebuie să faceți în schimb:în timp ce virgula de la Oxford nu poate fi potrivită în anumite contexte, de obicei este o idee bună să le folosiți în e -mailuri. Acest lucru se datorează faptului că vă poate ajuta să economisiți timp și să evitați comunicarea greșită, confuzia și chiar problemele legale.

2 HEDGING

Utilizatorii gramatici știu că atunci când vine vorba de acoperire, este mai bine să -l omiteți decât să -l lăsați, în special în e -mailuri. Și dacă sunteți îngrijorat să veniți la fel de nepoliticos, nu fiți: contrar credinței populare, limbajul de acoperire te face să pari mai puțin încrezător, ceea ce în cele din urmă vă poate submina scrisul.

Ce trebuie să faceți în schimb:afirmați -vă ideea sau opinia, apoi explicați „de ce” din spatele raționamentului vostru. În acest fel, veți fi mai bine înțeles și strălucirea ta poate străluci.

3 o copie extrem de lungă și/sau neclară

Ați citi un e -mail care a durat 1.000 de cuvinte? Probabil că nu - majoritatea oamenilor derapat e -mailuri care sunt pe partea lungă. Și dacă adăugați propoziții greu de urmărit sau mesaje mixte, la proiectul dvs., aveți și mai puțin probabil să obțineți un răspuns satisfăcător. (Sau orice răspuns.)

"Am o mulțime de [e-mailuri] care sunt doar aceste blocuri uriașe de text. Și am înțeles de ce fac asta-deci aveți suficiente detalii. Dar este foarte greu de citit și nu voi citi totul", spune Kat Boogaard, un scriitor freelance din Wisconsin.

Ce să faci în schimb:păstrează -l concis și concentrează -te pe problema la îndemână. Apoi, încheiați-vă cu un apel la acțiune, o dată de răspuns solicitată și lăsați-vă clar că sunteți deschis la întrebări și urmăriri (dacă acesta este cazul).

4 fiind prea casual (sau formal)

În funcție de circumstanțele dvs., aruncarea prea mult până la partea casual sau formală a scrisului poate fi un pas greșit. A fi excesiv de casual este adesea văzut ca o greșeală rookie, dar limbajul rigid, formal, poate fi, de asemenea, în detrimentul mesajului tău.

Ce trebuie să faceți în schimb:pentru a atinge echilibrul perfect între formal și casual, cheia este să vă gândiți la relația dintre tine și la destinatar și să luați indicii sociale pe măsură ce comunicarea dvs. progresează.

„Vrei să vezi ce face altcineva și să participe, să joci de -a lungul, să recunoști modul în care se dezvoltă comunicarea și modul în care se dezvoltă așteptările într -o relație”, spune Dan Post Senning, expert în etichete la Emily Post Institute.

5 clisee

Nu toate clicurile prin e -mail sunt păcate cardinale. Anumite aspecte ale e -mailurilor dvs. trebuie să fie puțin formulate. La urma urmei, majoritatea e -mailurilor au aceeași structură de bază și există fraze pe care le puteți utiliza pentru a vă asigura claritatea sau pentru a vă acoperi bazele. Dar dacă veți repeta fraze, asigurați -vă că au un scop clar.

După cum spune Kiera Wright-Ruiz, un manager de social media la ghidurile locale Google, „chiar dacă repet întotdeauna,„ Vă rugăm să mă anunțați dacă aveți întrebări, „de fapt vreau să știu dacă au întrebări”.

Cu toate acestea, de cele mai multe ori, veți dori să editați clicuri ori de câte ori este posibil, deoarece pot face oamenii să se adapteze. Iată primii șapte pentru a evita:

• Vă rugăm să găsiți atașat
• Vă mulțumesc anticipat
• Aștept cu nerăbdare să ne auzim
• Pe conversația noastră
• Sper că te descurci bine
• Pentru cei interesaţi
• Ne pare rău pentru răspunsul târziu

Metodă: Am căutat termeni folosiți de utilizatorii gramatici pe baza celor mai populare articole ale noastre de pe blog.

Ce trebuie să faceți în schimb:încercați să citiți proiectul pentru clicuri, tonuri și voce pentru a vă comunica mai eficient mesajul, păstrând cititorul angajat. Întrebați -vă: dacă șeful (sau mama) ar citi acest e -mail, ați fi mulțumit de el? Dacă răspunsul este da, atunci sunteți pe drumul cel bun.

6 repetări

Oamenii repetă adesea cuvinte în același paragraf, de două ori în două propoziții, sau doar prea strâns pentru a trece neobservate. Deși nu este cea mai proastă ofensă, este un alt lucru care poate face ca un cititor să se adune.

Iată cele mai frecvent repetate cuvinte de evitat:

• numai
• cont
• ca
• Întotdeauna
• emisiune
• informaţii
• articol
• asemenea
• găsi
• doar
• lua
• mesaj
• site -ul web
• trimite
• comanda
• încă
• chiar
• data
• cerere
• cost
• raport

Ce trebuie să faceți în schimb:încercați să citiți proiectul cu voce tare, să folosiți funcția de text la vorbire de pe telefon sau să o executați de un coleg înainte de a o trimite. De asemenea, gramatical vă poate ajuta să prindeți aceste cuvinte repetate sau suprautilizate.

7 limbaj robotizat

E-mailul poate fi descendent al e-mailului melc, dar asta nu înseamnă că mesajele dvs. ar trebui să sune ca o versiune de timp vechi. De fapt, e -mailurile ar trebui să sune ca persoana care o scrie. Așadar, utilizarea frazelor care sună ca ceva dintr -un roman victorian nu este cea mai bună mișcare dacă doriți să vă conectați cu cititorul.

„Să ne confruntăm: nimeni nu vrea să citească un manual de colegiu. Vrei să citești un blog sau un articol sau o conversație reală. Sunt o persoană, nu sunt un robot. Așadar, folosește un limbaj care sună ca ceva ce ai spune dacă stai doar într -o cafenea”, spune șeful Copy Schafer.

Ce trebuie să faceți în schimb:puteți obține un efect mai natural, prefăcându -vă că scrieți unui prieten sau aveți o conversație cu o cunoștință prietenoasă. De exemplu, probabil că nu ai spune ceva de genul „felicitări” și „Sper că vremea este corectă acolo unde ești” dacă ai întâlni pe cineva la o cafea. Ai spune ceva de genul „Bună” și „Mulțumesc din nou pentru timpul acordat”.

8 Utilizarea excesivă a punctelor de exclamare!

Entuziasmul este grozav. Dar, în anumite contexte, utilizarea excesivă a punctelor de exclamare poate face mai mult rău decât bine. Acest lucru este valabil mai ales dacă forjați o nouă relație sau contactați pe cineva din afara companiei dvs. Până la urmă, sunteți un reprezentant al muncii dvs. atunci când utilizați o adresă de e -mail a companiei. Dar oamenii adoră punctele de exclamare și sunt încă ceva pe care mulți oameni se bazează pentru a transmite un ton pozitiv.

De exemplu, aici sunt cele mai frecvente propoziții și cuvinte pe care oamenii le folosesc cu puncte de exclamare în e -mailuri:

• Mulţumesc!
• Vă mulțumesc!
• Să aveți un weekend minunat!
• Bună ziua!
• Buna ziua!
• Salutări!
• Hi!
• Bună dimineaţa!
• O zi bună!

Ce trebuie să faceți în schimb:După ce ați scris proiectul dvs., faceți o căutare rapidă a punctelor de exclamare și folosiți -vă judecata pentru a determina care (dacă există) să păstrați pe baza relației dvs. cu destinatarul. De regulă generală, încercați să -l mențineți la unul sau două pe e -mail cu colegii.

Moves de scriere prin e-mail la nivelul următor

După ce ați obținut formatul de e -mail adecvat și știți ce greșeli trebuie evitați, este timpul să vă concentrați pe a face ca proiectele dvs. să iasă în evidență de numeroasele e -mailuri pe care majoritatea oamenilor le primesc în fiecare zi. Iată patru strategii pentru a -l duce pe al tău la nivelul următor:

Gândește -te pozitiv

Trimiterea unui e -mail care este negativ de la distanță, sau chiar neutru, vă poate pune într -un loc complicat. Și ca în cazul oricărei comunicări scrise, poate exista loc pentru o interpretare greșită.

„În absența altor informații, interpretarea noastră este adesea implicită la negativ”, explică Communication-Etiquette Expert Post Senning. "Când vorbești despre comunicare negativă, îți lipsește informațiile care sunt tonul vocii, sclipirea în ochiul tău, umorul bun cu care intenționezi ceva sau chiar îngrijirea sau preocuparea autentică cu care oferiți critici. Deci, fiți atenți. Când ceva se citește la fel de negativ pentru dvs.

Lovește tonul potrivit

Nu ați dori să primiți un e -mail care scrie „Dragă [client]”, sau care face referire la munca dvs. în relațiile publice atunci când sunteți de fapt în vânzări, deoarece ar arăta imediat că expeditorul este fie în masă, care vă trimite un e -mail, fie nu au făcut cercetările adecvate și nu va găsi contactul potrivit. În mod similar, veți dori să vă asigurați că fiecare e -mail pe care îl trimiteți are un ton care este conceput special pentru destinatar și că îl trimiteți către persoana potrivită.

Așadar, chiar dacă poate fi tentant să folosești șabloane, este important să -l personalizăm și să rețineți stilul de comunicare al destinatarului înainte de a lovi trimiterea. Pentru a realiza acest lucru, o căutare rapidă pe Google sau o privire la feedul LinkedIn sau Twitter al destinatarului poate face minuni.

Înainte de a trimite, încercați să vă puneți în pantofii destinatarului pentru o verificare a tonului și a conținutului. Și dacă îți este greu să -ți citești propriul ton în e -mail, detectorul de tonuri Grammarly vă poate ajuta să determinați modul în care sună destinatarului.

Urmăriți - la timp bun

Dacă trimiteți un e -mail, probabil că căutați un răspuns în timp util. Dar, cu cantitățile mari de e -mailuri pe care majoritatea oamenilor le sortează în fiecare zi, lucrurile pot ajunge să se piardă. De regulă generală, un mesaj de urmărire nu ar trebui să vină niciodată la mai puțin de douăzeci și patru de ore de la trimiterea e-mailului inițial.

Cu alte cuvinte: Nu fi persoana care trimite o cerere de urmărire la două ore de la trimitere. În cazuri extreme, acest tip de comportament te poate bloca chiar. „Când luați mai mult timp și vă pasă de persoana din cealaltă parte a e -mailului, veți vedea imediat o rată de răspuns mult mai mare. A trebuit să învăț că este greu”, spune șeful copiei Schafer.

Face ușor pe ochi

Majoritatea mesajelor pe care le trimiteți vor fi probabil pe partea mai scurtă, ceea ce este excelent pentru răspunsurile rapide și pentru a termina lucrurile. Dar pentru e -mailuri mai lungi, scanabilitatea este numele jocului. Atunci, lucruri precum fonturi îndrăznețe, puncte de glonț, propoziții subliniate și o secțiune TL; dr (prea lungă, nu a citit) vin la îndemână.

Există o mulțime de factori de care trebuie să țineți cont atunci când compuneți un e -mail și există o marjă largă de eroare. Dar, după ce se spune și se face, nu este vorba despre perfecțiune. Este vorba despre o comunicare eficientă.

„Cred că oamenii simt această presiune de care trebuie să fii acest comunicator perfect cu acest vocabular imens și aceste propoziții perfect structurate. Și nu știu că acesta este întotdeauna cazul pentru că sunteți doar doi oameni, comunicând”, spune scriitorul independent Boogaard.

Mai multe din gramatică:

• Cum funcționează gramatical?
• Cum te ajută gramatical să înveți
• Faceți cunoștință cu detectorul de tonuri Grammarly