如何编写适当的电子邮件

无论您是新兴的年轻专业人士还是经验丰富的经理，电子邮件写作都是商业沟通的重要方面。得益于经常被视为英语语法的奥秘和书面词的微妙之处，这可能是每天的斗争。如果您必须激励忙碌的人做出回应或解决潜在的敏感主题，尤其如此。要撰写一封好的电子邮件，您需要知道两件事：要避免的常见错误以及取得成功的下一级策略。

但是首先，首先 - 您必须知道如果要写一封的电子邮件是什么样的。

好电子邮件的解剖

您编写的每封电子邮件都有相同的基本结构：主题行，问候，电子邮件正文和关闭。但是，就像每种书面形式的专业交流形式一样，有一个正确的方法和标准应遵循。这是写正确的电子邮件的方法：

1主题行

主题行可能是电子邮件中最重要的部分，尽管它经常被忽略了电子邮件主体。但是，如果您要冷运送某人，或者只是建立专业关系，那么您的主题行可以吸引人们打开信息，并设定对封闭内容的期望。另一方面，精心制作或通用的主题行（例如“ hi”或“您不想错过Thos”）可以阻止读者，并导致您的电子邮件降落在垃圾邮件文件夹中。

蜂蜜副本的创始人兼复制负责人科尔·沙弗（Cole Schafer）说：“花费在[正文]上的正确主题行的时间上花费两倍的时间，因为如果他们不打开电子邮件，那没关系。”

2个开瓶器

在大多数电子邮件写作情况下，您需要包括一个快速的问候，以在潜入主要消息或请求之前确认读者。

例外：当您与亲密同事一起使用电子邮件链时，放弃开瓶器（以及关闭）通常会变得更加自然。尽管最初可能感觉像是人造的PA，但它标志着更好的专业融洽关系。

3个身体

电子邮件的主体是您的消息的肉，它必须具有明确而特定的目的，例如在演示文稿上获得反馈或安排与新客户的会议。它也应该简洁。这样，人们将更倾向于阅读它，而不是浏览它并冒着丢失关键信息的风险。如果可以的话，将其归结为一些选择句子。

对于需要更长和细节的电子邮件，请尽可能地集中精力。 Schafer说：“没有人愿意收到小说。您想将其保留在三，四或五行文字之间。”

4个关闭

就像您想通过问候右脚开始事情一样，您也想很好地分开。这意味着写一个友好的签名。并且有很多选择可供选择。

例如，这里有12个常见和专业的关闭，语法用户在给定的一天中选择了：

• 谢谢
• 最好的
• 问候
• 真挚地
• 小心
• 非常感谢
• 干杯
• 一切顺利
• 最好的祝愿
• 尊敬
• 尽快说话
• 您忠诚的

您需要选择一个对您的个性真实的结束，并根据关系量身定制它，以确保适当的专业水平。另一方面，最好的关闭诸如“ Love”，“从iPhone发送”或“ THX”，最好是在专业电子邮件中没有使用。

8个常见的电子邮件写作错误（改为要做什么）

正如每封电子邮件都是专业增长的机会一样，也有可能陷入常见的电子邮件写作不良习惯。这里有八个错误要避免：

1省略必要的牛津逗号

牛津逗号在考虑如何撰写适当的电子邮件时可能会有些两极分化，具体取决于哪种样式指南用于您的行业中的专业沟通 - 通常是避开或赞誉为澄清的工具。无论哪种方式，很多人对此有强烈的看法。但是将它们排除在外可能会导致混乱，具体取决于句子。

相反，该怎么办：虽然牛津逗号可能在某些情况下不适合使用，但在电子邮件中使用它们通常是一个好主意。那是因为它可以帮助您节省时间，避免沟通不畅，混乱甚至法律麻烦。

2对冲

语法用户知道，在套期保值方面，省略它比留下来更好，尤其是在电子邮件中。而且，如果您担心自己不礼貌，请不要：与普遍的信念相反，对冲语言会使您听起来不太自信，最终可能会破坏您的写作。

相反，要做什么：陈述您的想法或意见，然后解释推理背后的“原因”。这样，您将更好地理解，您的才华可以散发出来。

3非常长和/或不清楚的副本

您会阅读一封长1,000个字的电子邮件吗？大概不是 - 大多数人都在远面浏览电子邮件。而且，如果您在草稿中添加难以遵循的句子或混合消息，那么您就不太可能获得令人满意的响应。 （或任何响应。）

威斯康星州的自由职业者凯特·布加德（Kat Boogaard）说：“我收到了很多[电子邮件]只是这些巨大的文字。而且我知道他们为什么这样做 - 所以您有足够的细节。但是，这确实很难阅读，而且我不会阅读整个内容。”

相反，要做什么：保持简洁并专注于手头的问题。然后以呼吁采取要求的响应日期结束，并清楚地表明您对问题和后续行动开放（如果是这样）。

4太随意（或正式）

根据您的情况，对写作的随意或正式一面摇动可能是错误的。过度休闲通常被视为新秀错误，但是僵硬的形式语言也可能对您的信息有害。

相反，要做什么：在正式和休闲之间达到完美的平衡时，关键在于思考您自己和接收者之间的关系，并随着沟通的进展而采取社交线索。

艾米丽邮政学院的礼节专家丹·波斯特·森宁（Dan Post Senning）说：“您有点想看看别人在做什么，参与，玩耍，承认沟通的发展方式以及恋爱关系的期望。”

5个陈词滥调

并非所有的电子邮件陈词滥调都是基本罪。您的电子邮件的某些方面必然会有点公式化。毕竟，大多数电子邮件都具有相同的基本结构，并且您可能会使用短语来确保清晰度或覆盖基地。但是，如果您要重复短语，请确保它们有明确的目的。

正如Google本地指南的社交媒体经理Kiera Wright-Ruiz所说：“即使我总是重复，'，'如果您有任何疑问，请告诉我，'我实际上确实想知道他们是否有问题。”

但是，大多数情况下，您需要尽可能编辑陈词滥调，因为它们可以使人们收听。这是要避免的前七名：

• 请找到附件
• 先感谢您
• 我期待收到你的来信
• 根据我们的对话
• 我希望你一切都好
• 敬启者
• 对不起，回复很晚

方法：我们根据我们最受欢迎的博客文章搜索了语法用户使用的术语。

相反，要做什么：尝试阅读陈词滥调，音调和声音的草稿，以更有效地传达您的信息，同时保持读者的参与度。问问自己：如果您的老板（或妈妈）阅读了此电子邮件，您会对它感到满意？如果答案是肯定的，那么您在正确的轨道上。

6重复

人们经常在同一段落中重复单词，两次用两个句子进行两次，或者太近而无法引起注意。虽然这不是最糟糕的进攻，但这是可以使读者收听的另一件事。

这是最常见的重复单词，要避免：

• 仅有的
• 帐户
• 喜欢
• 总是
• 问题
• 信息
• 物品
• 还
• 寻找
• 只是
• 拿
• 信息
• 网站
• 发送
• 命令
• 仍然
• 甚至
• 日期
• 要求
• 成本
• 报告

做什么：尝试大声阅读草稿，使用手机上的文本到语音功能，或者在发送之前由同事运行。语法也可以帮助您捕捉这些重复或过度使用的单词。

7机器人语言

电子邮件可能是蜗牛邮件的后代，但这并不意味着您的邮件听起来像是您自己的旧版本。实际上，电子邮件听起来应该像正在写信的人。因此，如果您想与读者建立联系，使用听起来像维多利亚时代小说中的东西的短语并不是最好的举动。

“面对现实吧：没有人愿意阅读大学教科书。您想阅读博客，文章或真实的对话。他们是一个人，他们不是机器人。因此，如果您只是坐在咖啡店里，请使用听起来像是说话的语言，” Cople Chape Chape Chape Chaife Schafer说。

相反，要做什么：您可以假装自己写信给朋友或与友好的相识进行对话，从而获得更自然的效果。例如，如果您在遇到某人喝咖啡的情况下，您可能不会说“问候”和“我希望天气很公平”。您会说类似“嗨”和“再次感谢您的宝贵时间”。

8过度使用感叹号！

热情很棒。但是在某些情况下，过度使用感叹号可能弊大于利。如果您要建立新的关系或与公司以外的人联系，则尤其如此。毕竟，当您使用公司电子邮件地址时，您是您工作的代表。但是人们喜欢感叹号，而且他们仍然依靠许多人来传达积极的语气。

例如，以下是人们在电子邮件中使用感叹号的最常见句子和单词：

• 谢谢！
• 谢谢你！
• 周末愉快！
• 再会！
• 你好！
• 问候！
• 你好！
• 早上好！
• 祝你有美好的一天！

改为要做什么：写草稿后，快速搜索感叹点，并使用判断来确定根据与收件人的关系保持哪个（如果有）。一般而言，请尝试将其与同事保持一两封电子邮件。

下一级电子邮件写作动作

一旦获得了适当的电子邮件格式，并且您知道要避免的错误，就该集中精力使您的选秀从大多数人每天收到的无数电子邮件中脱颖而出了。以下是将您提升到一个新级别的四种策略：

思考积极

发送一封遥不可及的电子邮件，甚至是中立的，都可以使您处于棘手的位置。与任何书面交流一样，可能会有误解的空间。

“在没有其他信息的情况下，我们的解释通常违约对负面，” Communication-Etiquette专家Post Senning解释说。 “当您谈论负面沟通时，您会[缺少]语气的信息，眼中的闪烁，您打算使用某些东西的幽默感，甚至是您提供批评的真正关心或关注。因此，请非常小心。当某些东西对您读书时，它可能会像其他人一样遇到更负面的态度。”

strike

您不想收到一封读的电子邮件，上面写着“亲爱的[客户]”，或者在您实际销售时引用您在公共关系中的工作，因为它会立即表明发件人要么是大规模发送电子邮件给您，要么他们没有进行适当的研究并找到正确的联系。同样，您需要确保您发送的每封电子邮件都有专门为收件人精心设计的音调，并且您将其发送给合适的人。

因此，即使使用模板可能很诱人，在击中发送之前，请记住接收者的沟通方式也很重要。为此，快速的Google搜索或查看收件人的LinkedIn或Twitter Feed可以创造奇迹。

在发送之前，请尝试将自己放在收件人的鞋子上，以进行音调和内容的肠道检查。而且，如果您很难在电子邮件中阅读自己的语气，那么Grammarly的音调检测器可以帮助您确定对收件人的声音。

跟进 - 美好的时光

如果您要发送电子邮件，则可能正在寻找及时的响应。但是，随着大多数人每天分类的大量电子邮件，事情最终可能会迷失。一般而言，发送初始电子邮件后，后续消息绝不应少于二十四小时。

换句话说：发送两个小时后发送后续请求的人不要是发送后续请求的人。在极端情况下，这种行为甚至会使您被阻止。 “当您花更多的时间并实际关心电子邮件另一端的人时，您会立即看到更高的响应率。我必须了解这是困难的方法，” Cople Chape Chaig酋长Schafer说。

让眼睛轻松

您发送的大多数消息可能位于较短的一面，这非常适合快速响应并完成工作。但是对于更长的电子邮件，扫描性是游戏的名称。那时，像粗体字体，子弹点，下划线句子和TL; dr（太长，没有阅读）之类的东西派上用场。

在撰写电子邮件时，要牢记很多因素，并且错误幅度很大。但是毕竟说了并完成了，这与完美无关。这是关于有效的沟通。

自由作家Boogaard说：“我认为人们对这个巨大的词汇和这些完美结构化的句子的压力感到自己需要成为这个完美的沟通者。而且我不知道总是这样的，因为您只是两个人，沟通。”

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