Come scrivere un'e -mail corretta

Che tu sia un giovane professionista e un manager esperto, la scrittura di e-mail è un aspetto vitale della comunicazione aziendale. E grazie a ciò che è spesso visto come i misteri della grammatica inglese e le sottigliezze della parola scritta, può essere una lotta quotidiana. Ciò è particolarmente vero se devi motivare le persone impegnate a rispondere o affrontare un argomento potenzialmente permaloso. Per scrivere un'ottima e-mail, devi sapere due cose: errori comuni da evitare e strategie di livello successivo per andare avanti.

Ma prima le cose: devi sapere come appare una grande e -mail se hai intenzione di scriverne una.

Anatomia di una buona e -mail

Ogni e -mail che scrivi ha la stessa struttura di base: oggetto, saluto, corpo e -mail e chiusura. Ma come per ogni forma scritta di comunicazione professionale, c'è un modo giusto per farlo e gli standard che dovrebbero essere seguiti. Ecco come scrivere un'e -mail adeguata:

1 riga di soggetto

La riga dell'oggetto potrebbe essere la parte più importante dell'e -mail, anche se è spesso trascurata a favore del corpo dell'email. Ma se stai e-mail a freddo o semplicemente creando una relazione professionale, la tua riga può attirare le persone ad aprire il messaggio e impostare aspettative su ciò che è allegato. D'altra parte, una linea di soggetto scarsamente realizzata o generica (come "ciao" o "non vuoi perdere thos") può dissuadere il lettore e provocare l'atterraggio e -mail nella cartella dello spam.

"Trascorri il doppio del tempo di elaborare l'oggetto giusto come fai sul [corpo] perché se non aprono l'e -mail, non importa", afferma Cole Schafer, fondatrice e Copia Capo di Honey Copy.

2 apri

Nella maggior parte delle situazioni di scrittura e -mail, ti consigliamo di includere un rapido saluto per riconoscere il lettore prima di immergersi nel tuo messaggio o richiesta principale.

L'eccezione: quando sei su una catena di posta elettronica con colleghi stretti, spesso diventa più naturale abbandonare l'apri (così come la chiusura). Anche se inizialmente può sembrare un falso PAS, segnala un rapporto professionale migliore.

3 corpo

Il corpo di un'e -mail è la carne del tuo messaggio e deve avere uno scopo chiaro e specifico, come ricevere feedback su una presentazione o organizzare un incontro con un nuovo cliente. Dovrebbe anche essere conciso. In questo modo, le persone saranno più inclini a leggerlo, piuttosto che a scremare e rischiare di perdere informazioni critiche. Se puoi, fai bollire ad alcune frasi scelte.

E per le e -mail che richiedono più lunghezza e dettagli, mantienilo il più concentrato possibile. "Nessuno vuole ricevere un romanzo. Vuoi tenerlo tra tre, quattro o cinque righe di testo", afferma Schafer.

4 chiusure

Proprio come vuoi iniziare le cose sul piede giusto con il tuo saluto, vuoi anche separarti bene. Ciò significa scrivere un segno amichevole. E ci sono molte opzioni tra cui scegliere.

Ad esempio, qui ci sono 12 chiusure comuni e professionali che gli utenti Grammarly hanno scelto in un determinato giorno:

• Grazie
• migliore
• saluti
• sinceramente
• Stai attento
• grazie mille
• saluti
• ti auguro il meglio
• auguri
• rispettosamente
• Parla presto
• cordiali saluti

Ti consigliamo di scegliere una chiusura che sembra autentica per la tua personalità e adattarla alla relazione per garantire un livello adeguato di professionalità. D'altra parte, chiusure comuni come "Love", "inviato da iPhone" o "THX", potrebbero essere lasciate inutilizzate in e -mail professionali.

8 comuni errori di scrittura e -mail (e cosa fare invece)

Proprio come ogni e -mail è un'opportunità per la crescita professionale, c'è anche il potenziale per cadere in e -mail comuni a scrivere cattive abitudini. Ecco otto errori da evitare:

1 omettere le virgole di Oxford necessarie

La virgola di Oxford può essere in qualche modo polarizzante quando si pensa a come scrivere un'e -mail adeguata, a seconda della guida di stile utilizzata per le comunicazioni professionali nel tuo settore, di solito è evitata o salutata come strumento per chiarimenti. Ad ogni modo, molte persone hanno opinioni forti al riguardo. Ma lasciarli fuori può portare alla confusione, a seconda della frase.

Cosa fare invece:mentre la virgola di Oxford potrebbe non essere adatta in determinati contesti, di solito è una buona idea usarli nelle e -mail. Questo perché può aiutarti a risparmiare tempo ed evitare errori di comunicazione, confusione e persino problemi legali.

2 copertura

Gli utenti di Grammarly sanno che quando si tratta di copertura, è meglio ometterlo che lasciarlo, specialmente nelle e -mail. E se sei preoccupato di uscire come scortese, non essere: contrariamente alla credenza popolare, la copertura del linguaggio ti fa sembrare meno sicuro, il che alla fine può minare la tua scrittura.

Cosa fare invece:dichiarare la tua idea o opinione, quindi spiega il "perché" dietro il tuo ragionamento. In questo modo, sarai meglio compreso e la tua brillantezza può brillare.

3 Copia estremamente lunga e/o poco chiara

Leggeresti un'e -mail lunga 1.000 parole? Probabilmente no, la maggior parte delle persone sfreccia le e -mail che sono sul lato lungo. E se aggiungi frasi difficili da seguire o messaggi contrastanti, alla tua bozza, hai ancora meno probabilità di ottenere una risposta soddisfacente. (O qualsiasi risposta.)

"Ricevo un sacco di [e-mail] che sono solo questi enormi blocchi di testo. E capisco perché lo fanno, quindi hai abbastanza dettagli. Ma è davvero difficile da leggere e non ho intenzione di leggere tutto", afferma Kat Boogaard, uno scrittore freelance con sede a Wisconsin.

Cosa fare invece:mantienilo conciso e concentrati sulla questione a portata di mano. Quindi termina con un invito all'azione, una data di risposta richiesta e chiarisci che sei aperto a domande e follow-up (se è così).

4 Essere troppo casual (o formale)

A seconda delle circostanze, vacillare troppo al lato casuale o formale della scrittura può essere un passo falso. Essere troppo casuali è spesso visto come un errore da principiante, ma un linguaggio rigido e formale può anche essere dannoso per il tuo messaggio.

Cosa fare invece:nel colpire il perfetto equilibrio tra formale e casuale, la chiave è pensare alla relazione tra te e il destinatario e prendere segnali sociali man mano che la tua comunicazione avanza.

"In un certo senso vuoi vedere ciò che qualcun altro sta facendo e partecipare, giocare insieme, riconoscere il modo in cui si sviluppa la comunicazione e il modo in cui si sviluppano le aspettative in una relazione", afferma Dan Post Senning, esperto di etichetta presso l'Emily Post Institute.

5 cliché

Non tutti i cliché e -mail sono peccati cardinali. Alcuni aspetti delle tue e -mail sono destinati a essere un po 'formulaici. Dopotutto, la maggior parte delle e -mail ha la stessa struttura di base e ci sono frasi che puoi utilizzare per garantire chiarezza o coprire le basi. Ma se hai intenzione di ripetere le frasi, assicurati che abbiano uno scopo chiaro.

Come afferma Kiera Wright-Ruiz, un responsabile dei social media presso le guide locali di Google, "Anche se ripeto sempre:" Per favore fatemi sapere se hai domande, "in realtà voglio sapere se hanno domande".

Tuttavia, il più delle volte, ti consigliamo di modificare i cliché quando possibile poiché possono mettere a punto le persone. Ecco i primi sette per evitare:

• Si prega di trovare allegato
• grazie in anticipo
• Aspetto tue notizie
• Per la nostra conversazione
• Spero che tu stia andando bene
• Per chi è coinvolto
• Ci scusiamo per la risposta in ritardo

Metodo: abbiamo cercato termini utilizzati dagli utenti Grammarly in base ai nostri articoli di blog più popolari.

Cosa fare invece:prova a leggere la bozza per cliché, tono e voce per comunicare in modo più efficace il tuo messaggio mantenendo il lettore coinvolto. Chiediti: se il tuo capo (o mamma) leggi questa email, ne saresti felice? Se la risposta è sì, allora sei sulla strada giusta.

6 ripetizione

Le persone spesso ripetono le parole all'interno dello stesso paragrafo, due volte in due frasi o semplicemente troppo vicine per passare inosservate. Anche se non è l'offesa peggiore, è un'altra cosa che può far sintonizzarsi un lettore.

Ecco le parole più comunemente ripetute da evitare:

• soltanto
• account
• Piace
• Sempre
• problema
• informazioni
• articolo
• Anche
• Trovare
• Appena
• Prendere
• messaggio
• sito web
• Inviare
• ordine
• Ancora
• Anche
• data
• richiesta
• costo
• rapporto

Cosa fare invece:prova a leggere la tua bozza ad alta voce, usando la funzione testo-vicolato sul telefono o eseguirla da un collega prima di inviarla. Grammarly può anche aiutarti a catturare queste parole ripetute o abusate.

7 linguaggio robotico

L'e-mail può essere un discendente della posta di lumaca, ma ciò non significa che i tuoi messaggi dovrebbero sembrare una versione vecchia di te stesso. In effetti, le e -mail dovrebbero sembrare la persona che lo sta scrivendo. Quindi usare frasi che suonano come qualcosa di un romanzo vittoriano non è la mossa migliore se vuoi connetterti con il lettore.

"Ammettiamolo: nessuno vuole leggere un libro di testo del college. Vuoi leggere un blog o un articolo o una vera conversazione. Sono una persona, non sono un robot. Quindi usa un linguaggio che suona come qualcosa che diresti se sei solo seduto in una caffetteria", afferma Copy Chief Schafer.

Cosa fare invece:puoi ottenere un effetto più naturale fingendo di scrivere a un amico o di avere una conversazione con una conoscenza amichevole. Ad esempio, probabilmente non diresti qualcosa del tipo "Saluti" e "Spero che il tempo sia giusto dove sei" se hai incontrato qualcuno per un caffè. Diresti qualcosa del tipo "Ciao" e "Grazie ancora per il tuo tempo."

8 Abuso di punti esclamativi!

L'entusiasmo è fantastico. Ma in alcuni contesti, l'uso eccessivo di punti esclamativi può fare più male che bene. Ciò è particolarmente vero se stai forgiando una nuova relazione o contattando qualcuno al di fuori della tua azienda. Dopotutto, sei un rappresentante del tuo lavoro quando usi un indirizzo e -mail dell'azienda. Ma le persone adorano i punti esclamativi e sono ancora qualcosa su cui molte persone fanno affidamento per trasmettere un tono positivo.

Ad esempio, ecco le frasi e le parole più comuni che le persone usano con punti esclamativi nelle e -mail:

• Grazie!
• Grazie!
• Buon fine settimana!
• Buona giornata!
• Ciao!
• Saluti!
• CIAO!
• Buongiorno!
• Vi auguro una buona giornata!

Cosa fare invece:dopo aver scritto la tua bozza, fai una rapida ricerca per punti esclamativi e usa il tuo giudizio per determinare quale (se presente) tenere in base alla tua relazione con il destinatario. Come regola generale, prova a tenerlo a uno o due per e -mail con i colleghi.

Mosse di scrittura di e-mail di livello successivo

Una volta ottenuto il formato e -mail adeguato e sai quali errori evitare, è tempo di concentrarsi sul far risaltare le tue bozze dalle miriade di e -mail che la maggior parte delle persone riceve ogni giorno. Ecco quattro strategie per portare le tue al livello successivo:

Pensa positivo

L'invio di un'email che è a distanza negativa, o addirittura neutrale, può metterti in un posto complicato. E come per qualsiasi comunicazione scritta, potrebbe esserci spazio per interpretazioni errate.

"In assenza di altre informazioni, la nostra interpretazione è spesso inadempiente al negativo", spiega il senning di esperti di etique di comunicazione. "Quando parli di comunicazione negativa, ti mancano le informazioni che sono il tono della voce, il luccichio negli occhi, il buon umorismo con cui intendi qualcosa con o persino la vera cura o preoccupazione con cui stai offrendo una critica. Quindi fatti molto attento. Quando qualcosa si legge come negativo per te, probabilmente si presenta ancora più negativo per qualcun altro."

Colpisci il tono giusto

Non vorresti ricevere un'e -mail che recita "Caro [cliente]" o quali fa riferimento al tuo lavoro nelle pubbliche relazioni quando sei effettivamente nelle vendite, perché mostrerebbe immediatamente che il mittente ti sta inviando un'e -mail o non ha fatto la ricerca adeguata e trovi il giusto contatto. Allo stesso modo, ti consigliamo di assicurarti che ogni e -mail che invii abbia un tono che viene realizzato appositamente per il destinatario e che lo stai inviando alla persona giusta.

Quindi, anche se può essere allettante usare i modelli, è importante personalizzarlo e tenere a mente lo stile di comunicazione del destinatario prima di colpire l'invio. Per raggiungere questo obiettivo, una rapida ricerca su Google o una sbirciatina sul feed LinkedIn o Twitter del destinatario può fare miracoli.

Prima di inviare, prova a metterti nelle scarpe del destinatario per un controllo intestinale su tono e contenuto. E se hai difficoltà a leggere il tuo tono nell'e -mail, il rilevatore di toni di Grammarly può aiutarti a determinare come suoni al tuo destinatario.

Follow -up: in buon momento

Se stai inviando un'e -mail, probabilmente stai cercando una risposta tempestiva. Ma con le grandi quantità di e -mail che la maggior parte delle persone ordina ogni giorno, le cose possono finire per perdersi. Come regola generale, un messaggio di follow-up non dovrebbe mai arrivare meno di ventiquattro ore dopo l'invio dell'e-mail iniziale.

In altre parole: non essere la persona che invia una richiesta di follow-up due ore dopo l'invio. In casi estremi, quel tipo di comportamento può persino farti bloccare. "Quando prendi più tempo e ti prendi davvero cura della persona dall'altra parte dell'e -mail, vedrai immediatamente un tasso di risposta molto più elevato. Ho dovuto imparare che nel modo più duro", afferma Copy Chief Schafer.

Rendi facile sugli occhi

La maggior parte dei messaggi che invii saranno probabilmente più brevi, il che è ottimo per le risposte rapide e fare le cose. Ma per e -mail più lunghe, la scannabilità è il nome del gioco. Questo è quando cose come il carattere in grassetto, i punti elenco, le frasi sottolineate e una sezione TL; DR (troppo lunga, non letto) sono utili.

Ci sono molti fattori da tenere a mente quando si compongono un'e -mail e c'è un ampio margine di errore. Ma dopo tutto è stato detto e fatto, non si tratta di perfezione. Si tratta di una comunicazione efficace.

"Penso che le persone sentano questa pressione di cui devi essere questo perfetto comunicatore con questo enorme vocabolario e queste frasi perfettamente strutturate. E non so che è sempre così perché sei solo due persone, comunicando", afferma lo scrittore di freelance Boogaard.

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