如何編寫適當的電子郵件

無論您是新興的年輕專業人士還是經驗豐富的經理，電子郵件寫作都是商業溝通的重要方面。得益於經常被視為英語語法的奧秘和書面詞的微妙之處，這可能是每天的鬥爭。如果您必須激勵忙碌的人做出回應或解決潛在的敏感主題，尤其如此。要撰寫一封好的電子郵件，您需要知道兩件事：要避免的常見錯誤以及取得成功的下一級策略。

但是首先，首先 - 您必須知道如果要寫一封的電子郵件是什麼樣的。

好電子郵件的解剖

您編寫的每封電子郵件都有相同的基本結構：主題行，問候，電子郵件正文和關閉。但是，就像每種書面形式的專業交流形式一樣，有一個正確的方法和標準應遵循。這是寫正確的電子郵件的方法：

1主題行

主題行可能是電子郵件中最重要的部分，儘管它經常被忽略了電子郵件主體。但是，如果您要冷運送某人，或者只是建立專業關係，那麼您的主題行可以吸引人們打開信息，並設定對封閉內容的期望。另一方面，精心製作或通用的主題行（例如“ hi”或“您不想錯過Thos”）可以阻止讀者，並導致您的電子郵件降落在垃圾郵件文件夾中。

蜂蜜副本的創始人兼複製負責人科爾·沙弗（Cole Schafer）說：“花費在[正文]上的正確主題行的時間上花費兩倍的時間，因為如果他們不打開電子郵件，那沒關係。”

2個開瓶器

在大多數電子郵件寫作情況下，您需要包括一個快速的問候，以在潛入主要消息或請求之前確認讀者。

例外：當您與親密同事一起使用電子郵件鏈時，放棄開瓶器（以及關閉）通常會變得更加自然。儘管最初可能感覺像是人造的PA，但它標誌著更好的專業融洽關係。

3個身體

電子郵件的主體是您的消息的肉，它必須具有明確而特定的目的，例如在演示文稿上獲得反饋或安排與新客戶的會議。它也應該簡潔。這樣，人們將更傾向於閱讀它，而不是瀏覽它並冒著丟失關鍵信息的風險。如果可以的話，將其歸結為一些選擇句子。

對於需要更長和細節的電子郵件，請盡可能地集中精力。 Schafer說：“沒有人願意收到小說。您想將其保留在三，四或五行文字之間。”

4個關閉

就像您想通過問候右腳開始事情一樣，您也想很好地分開。這意味著寫一個友好的簽名。並且有很多選擇可供選擇。

例如，這裡有12個常見和專業的關閉，語法用戶在給定的一天中選擇了：

• 謝謝
• 最好的
• 問候
• 真摯地
• 小心
• 非常感謝
• 乾杯
• 一切順利
• 最好的祝愿
• 尊敬
• 盡快說話
• 您忠誠的

您需要選擇一個對您的個性真實的結束，並根據關係量身定制它，以確保適當的專業水平。另一方面，最好的關閉諸如“ Love”，“從iPhone發送”或“ THX”，最好是在專業電子郵件中沒有使用。

8個常見的電子郵件寫作錯誤（改為要做什麼）

正如每封電子郵件都是專業增長的機會一樣，也有可能陷入常見的電子郵件寫作不良習慣。這裡有八個錯誤要避免：

1省略必要的牛津逗號

牛津逗號在考慮如何撰寫適當的電子郵件時可能會有些兩極分化，具體取決於哪種樣式指南用於您的行業中的專業溝通 - 通常是避開或讚譽為澄清的工具。無論哪種方式，很多人對此有強烈的看法。但是將它們排除在外可能會導致混亂，具體取決於句子。

相反，該怎麼辦：雖然牛津逗號可能在某些情況下不適合使用，但在電子郵件中使用它們通常是一個好主意。那是因為它可以幫助您節省時間，避免溝通不暢，混亂甚至法律麻煩。

2對沖

語法用戶知道，在套期保值方面，省略它比留下來更好，尤其是在電子郵件中。而且，如果您擔心自己不禮貌，請不要：與普遍的信念相反，對沖語言會使您聽起來不太自信，最終可能會破壞您的寫作。

相反，要做什麼：陳述您的想法或意見，然後解釋推理背後的“原因”。這樣，您將更好地理解，您的才華可以散發出來。

3非常長和/或不清楚的副本

您會閱讀一封長1,000個字的電子郵件嗎？大概不是 - 大多數人都在遠面瀏覽電子郵件。而且，如果您在草稿中添加難以遵循的句子或混合消息，那麼您就不太可能獲得令人滿意的響應。 （或任何響應。）

威斯康星州的自由職業者凱特·布加德（Kat Boogaard）說：“我收到了很多[電子郵件]只是這些巨大的文字。而且我知道他們為什麼這樣做 - 所以您有足夠的細節。但是，這確實很難閱讀，而且我不會閱讀整個內容。”

相反，要做什麼：保持簡潔並專注於手頭的問題。然後以呼籲採取要求的響應日期結束，並清楚地表明您對問題和後續行動開放（如果是這樣）。

4太隨意（或正式）

根據您的情況，對寫作的隨意或正式一面搖動可能是錯誤的。過度休閒通常被視為新秀錯誤，但是僵硬的形式語言也可能對您的信息有害。

相反，要做什麼：在正式和休閒之間達到完美的平衡時，關鍵在於思考您自己和接收者之間的關係，並隨著溝通的進展而採取社交線索。

艾米麗郵政學院的禮節專家丹·波斯特·森寧（Dan Post Senning）說：“您有點想看看別人在做什麼，參與，玩耍，承認溝通的發展方式以及戀愛關係的期望。”

5個陳詞濫調

並非所有的電子郵件陳詞濫調都是基本罪。您的電子郵件的某些方面必然會有點公式化。畢竟，大多數電子郵件都具有相同的基本結構，並且您可能會使用短語來確保清晰度或覆蓋基地。但是，如果您要重複短語，請確保它們有明確的目的。

正如Google本地指南的社交媒體經理Kiera Wright-Ruiz所說：“即使我總是重複，'，'如果您有任何疑問，請告訴我，'我實際上確實想知道他們是否有問題。”

但是，大多數情況下，您需要盡可能編輯陳詞濫調，因為它們可以使人們收聽。這是要避免的前七名：

• 請找到附件
• 先感謝您
• 我期待收到你的來信
• 根據我們的對話
• 我希望你一切都好
• 敬啟者
• 對不起，回复很晚

方法：我們根據我們最受歡迎的博客文章搜索了語法用戶使用的術語。

相反，要做什麼：嘗試閱讀陳詞濫調，音調和聲音的草稿，以更有效地傳達您的信息，同時保持讀者的參與度。問問自己：如果您的老闆（或媽媽）閱讀了此電子郵件，您會對它感到滿意？如果答案是肯定的，那麼您在正確的軌道上。

6重複

人們經常在同一段落中重複單詞，兩次用兩個句子進行兩次，或者太近而無法引起注意。雖然這不是最糟糕的進攻，但這是可以使讀者收聽的另一件事。

這是最常見的重複單詞，要避免：

• 僅有的
• 帳戶
• 喜歡
• 總是
• 問題
• 資訊
• 物品
• 也
• 尋找
• 只是
• 拿
• 訊息
• 網站
• 發送
• 命令
• 仍然
• 甚至
• 日期
• 要求
• 成本
• 報告

做什麼：嘗試大聲閱讀草稿，使用手機上的文本到語音功能，或者在發送之前由同事運行。語法也可以幫助您捕捉這些重複或過度使用的單詞。

7機器人語言

電子郵件可能是蝸牛郵件的後代，但這並不意味著您的郵件聽起來像是您自己的舊版本。實際上，電子郵件聽起來應該像正在寫信的人。因此，如果您想與讀者建立聯繫，使用聽起來像維多利亞時代小說中的東西的短語並不是最好的舉動。

“面對現實吧：沒有人願意閱讀大學教科書。您想閱讀博客，文章或真實的對話。他們是一個人，他們不是機器人。因此，如果您只是坐在咖啡店裡，請使用聽起來像是說話的語言，” Cople Chape Chape Chape Chaife Schafer說。

相反，要做什麼：您可以假裝自己寫信給朋友或與友好的相識進行對話，從而獲得更自然的效果。例如，如果您在遇到某人喝咖啡的情況下，您可能不會說“問候”和“我希望天氣很公平”。您會說類似“嗨”和“再次感謝您的寶貴時間”。

8過度使用感嘆號！

熱情很棒。但是在某些情況下，過度使用感嘆號可能弊大於利。如果您要建立新的關係或與公司以外的人聯繫，則尤其如此。畢竟，當您使用公司電子郵件地址時，您是您工作的代表。但是人們喜歡感嘆號，而且他們仍然依靠許多人來傳達積極的語氣。

例如，以下是人們在電子郵件中使用感嘆號的最常見句子和單詞：

• 謝謝！
• 謝謝你！
• 週末愉快！
• 再會！
• 你好！
• 問候！
• 你好！
• 早安!
• 祝你有美好的一天！

改為要做什麼：寫草稿後，快速搜索感嘆點，並使用判斷來確定根據與收件人的關係保持哪個（如果有）。一般而言，請嘗試將其與同事保持一兩封電子郵件。

下一級電子郵件寫作動作

一旦獲得了適當的電子郵件格式，並且您知道要避免的錯誤，就該集中精力使您的選秀從大多數人每天收到的無數電子郵件中脫穎而出了。以下是將您提升到一個新級別的四種策略：

思考積極

發送一封遙不可及的電子郵件，甚至是中立的，都可以使您處於棘手的位置。與任何書面交流一樣，可能會有誤解的空間。

“在沒有其他信息的情況下，我們的解釋通常違約對負面，” Communication-Etiquette專家Post Senning解釋說。 “當您談論負面溝通時，您會[缺少]語氣的信息，眼中的閃爍，您打算使用某些東西的幽默感，甚至是您提供批評的真正關心或關注。因此，請非常小心。當某些東西對您讀書時，它可能會像其他人一樣遇到更負面的態度。”

strike

您不想收到一封讀的電子郵件，上面寫著“親愛的[客戶]”，或者在您實際銷售時引用您在公共關係中的工作，因為它會立即表明發件人要么是大規模發送電子郵件給您，要么他們沒有進行適當的研究並找到正確的聯繫。同樣，您需要確保您發送的每封電子郵件都有專門為收件人精心設計的音調，並且您將其發送給合適的人。

因此，即使使用模板可能很誘人，在擊中發送之前，請記住接收者的溝通方式也很重要。為此，快速的Google搜索或查看收件人的LinkedIn或Twitter Feed可以創造奇蹟。

在發送之前，請嘗試將自己放在收件人的鞋子上，以進行音調和內容的腸道檢查。而且，如果您很難在電子郵件中閱讀自己的語氣，那麼Grammarly的音調檢測器可以幫助您確定對收件人的聲音。

跟進 - 美好的時光

如果您要發送電子郵件，則可能正在尋找及時的響應。但是，隨著大多數人每天分類的大量電子郵件，事情最終可能會迷失。一般而言，發送初始電子郵件後，後續消息絕不應少於二十四小時。

換句話說：發送兩個小時後發送後續請求的人不要是發送後續請求的人。在極端情況下，這種行為甚至會使您被阻止。 “當您花更多的時間並實際關心電子郵件另一端的人時，您會立即看到更高的響應率。我必須了解這是困難的方法，” Cople Chape Chaig酋長Schafer說。

讓眼睛輕鬆

您發送的大多數消息可能位於較短的一面，這非常適合快速響應並完成工作。但是對於更長的電子郵件，掃描性是遊戲的名稱。那時，像粗體字體，子彈點，下劃線句子和TL; dr（太長，沒有閱讀）之類的東西派上用場。

在撰寫電子郵件時，要牢記很多因素，並且錯誤幅度很大。但是畢竟說了並完成了，這與完美無關。這是關於有效的溝通。

自由作家Boogaard說：“我認為人們對這個巨大的詞彙和這些完美結構化的句子的壓力感到自己需要成為這個完美的溝通者。而且我不知道總是這樣的，因為您只是兩個人，溝通。”

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