كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا مناسبًا

سواء كنت محترفًا شابًا أو مديرًا متمرسًا ، فإن كتابة البريد الإلكتروني هي جانب حيوي من التواصل التجاري. وبفضل ما يُنظر إليه في كثير من الأحيان على أنه أسرار القواعد الإنجليزية والتفاصيل الدقيقة للكلمة المكتوبة ، يمكن أن يكون صراعًا يوميًا. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان عليك تحفيز الأشخاص المشغولين على الرد أو معالجة موضوعًا يحتمل أن يكون حساسًا. لكتابة بريد إلكتروني رائع ، تحتاج إلى معرفة شيئين: أخطاء شائعة لتجنبها ، واستراتيجيات المستوى التالي للمضي قدماً.

ولكن أولاً الأشياء أولاً - عليك أن تعرف كيف يبدو البريد الإلكتروني الرائع إذا كنت ستكتب واحدة.

تشريح البريد الإلكتروني الجيد

كل بريد إلكتروني تكتبه له نفس الهيكل الأساسي: سطر الموضوع ، والتحية ، وجسم البريد الإلكتروني ، والإغلاق. ولكن كما هو الحال مع كل شكل من أشكال التواصل المهني ، هناك طريقة صحيحة للقيام بذلك والمعايير التي يجب اتباعها. إليك كيفية كتابة بريد إلكتروني مناسب:

1 خط الموضوع

يمكن أن يكون سطر الموضوع هو الجزء الأكثر أهمية في البريد الإلكتروني ، على الرغم من أنه يتم تجاهله في كثير من الأحيان لصالح هيئة البريد الإلكتروني. ولكن إذا كنت تقوم بتعبئة البرودة ، أو مجرد إنشاء علاقة مهنية ، فيمكن أن يغري سطر الموضوع الخاص بك الناس على فتح الرسالة وكذلك تحديد التوقعات حول ما هو مغلق. من ناحية أخرى ، يمكن أن يردع القارئ خط موضوع ضعيف أو عام (مثل "مرحبًا" أو "أنت لا تريد أن تفوت ثوس") ويؤدي إلى هبوط بريدك الإلكتروني في مجلد البريد العشوائي.

يقول كول شيفر ، مؤسس ورئيس نسخ نسخ العسل: "قضاء ضعف مقدار الوقت في صياغة خط الموضوع الصحيح كما تفعل على [الجسم] لأنه إذا لم يفتحوا البريد الإلكتروني ، فهذا لا يهم".

2 فتحات

في معظم حالات كتابة البريد الإلكتروني ، سترغب في تضمين تحية سريعة للاعتراف بالقارئ قبل الغوص في رسالتك الرئيسية أو طلبك.

الاستثناء: عندما تكون في سلسلة بريد إلكتروني مع زملاء مقربين ، يصبح من الطبيعي أن تسقط المباراة الافتتاحية (وكذلك الإغلاق). على الرغم من أنه قد يشعر في البداية وكأنه PAS PAS ، إلا أنه يشير إلى علاقة احترافية أفضل.

3 جسم

إن جسم البريد الإلكتروني هو لحم رسالتك ، ويجب أن يكون له غرض واضح ومحدد ، مثل الحصول على تعليقات على عرض تقديمي أو ترتيب اجتماع مع عميل جديد. يجب أن تكون موجزة أيضا. وبهذه الطريقة ، سيكون الناس أكثر ميلًا إلى قراءته ، بدلاً من قشته والمخاطرة بالمعلومات الهامة المفقودة. إذا استطعت ، غليها وصولاً إلى عدد قليل من جمل الاختيار.

وبالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب المزيد من الطول والتفاصيل ، حافظ على تركيزها قدر الإمكان. يقول شيفر: "لا أحد يريد أن يتلقى رواية. تريد الاحتفاظ بها بين ثلاثة أو أربعة أو خمسة أسطر نصية".

4 إغلاق

تمامًا كما تريد أن تبدأ الأمور على القدم اليمنى مع تحيةك ، فأنت تريد أيضًا أن تنفصل بشكل جيد. وهذا يعني كتابة تسجيل ودية. وهناك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها.

على سبيل المثال ، إليك 12 إغلاقًا شائعًا ومهنيًا اختاروا المستخدمون النحويون في يوم معين:

• شكرًا
• أفضل
• يعتبر
• بإخلاص
• يعتني
• ًشكراً جزيلا
• هتافات
• أتمنى لك كل خير
• أطيب التمنيات
• باحترام
• تحدث قريبا
• تفضلوا بقبول فائق الاحترام

سترغب في اختيار إغلاق يشعر بأنه حقيقي لشخصيتك وتخصيصه للعلاقة لضمان مستوى مناسب من الاحتراف. من ناحية أخرى ، قد يكون من الأفضل ترك الإغلاق الشائع مثل "الحب" أو "المرسلة من iPhone" أو "THX" ، غير مستخدم في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية.

8 أخطاء في كتابة البريد الإلكتروني الشائعة (وماذا تفعل بدلاً من ذلك)

مثلما يمثل كل بريد إلكتروني فرصة للنمو المهني ، هناك أيضًا القدرة على الوقوع في كتابة البريد الإلكتروني المشتركة في كتابة العادات السيئة. فيما يلي ثمانية أخطاء لتجنب:

1 حذف فواصل أوكسفورد اللازمة

يمكن أن تكون فاصلة أكسفورد مستقطبة إلى حد ما عند التفكير في كيفية كتابة بريد إلكتروني مناسب ، اعتمادًا على دليل الأناقة الذي يتم استخدامه للاتصالات المهنية في مجال عملك - عادة ما يتم تجنبها أو الترحيب بها كأداة للتوضيح. في كلتا الحالتين ، الكثير من الناس لديهم آراء قوية حول هذا الموضوع. لكن تركهم يمكن أن يؤدي إلى الارتباك ، اعتمادًا على الجملة.

ماذا تفعل بدلاً من ذلك:على الرغم من أن فاصلة أكسفورد قد لا تكون مناسبة في سياقات معينة ، إلا أنه من الجيد عادة استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني. ذلك لأنه يمكن أن يساعدك في توفير الوقت وتجنب سوء الفهم والارتباك وحتى المتاعب القانونية.

2 التحوط

يعرف المستخدمون النحويون أنه عندما يتعلق الأمر بالتحوط ، من الأفضل حذفه بدلاً من تركه ، خاصة في رسائل البريد الإلكتروني. وإذا كنت قلقًا بشأن الخروج غير مهذب ، فلا تكون: على عكس الاعتقاد الشائع ، فإن لغة التحوط تجعلك تبدو أقل ثقة ، والتي يمكن أن تقوض كتاباتك في النهاية.

ماذا تفعل بدلاً من ذلك:اذكر فكرتك أو رأيك ، ثم اشرح "لماذا" وراء منطقك. وبهذه الطريقة ، سيكون من الأفضل أن تكون مفهومة ويمكن أن تتألق تألقك.

3 نسخة طويلة و/أو غير واضحة للغاية

هل تقرأ بريدًا إلكترونيًا كان طوله 1000 كلمة؟ ربما لا - معظم الناس يتخطون رسائل البريد الإلكتروني الموجودة على الجانب الطويل. وإذا أضفت جملًا يصعب متابعتها أو رسائل مختلطة ، إلى مسودتك ، فأنت أقل عرضة للحصول على استجابة مرضية. (أو أي استجابة.)

تقول كات بوغارد ، كاتبة مستقلة مقرها ويسكونسن: "أحصل على الكثير من [رسائل البريد الإلكتروني] التي هي مجرد كتل ضخمة من النص. وأنا أفهم سبب قيامهم بذلك-لذلك لديك تفاصيل كافية. لكن من الصعب حقًا القراءة ولن أقرأ كل شيء".

ماذا تفعل بدلاً من ذلك:اجعلها موجزة والتركيز على المسألة المطروحة. ثم قم بإنهاء مكالمة إلى اتخاذ إجراء ، وتاريخ الرد المطلوب ، وتوضح أنك مفتوح للأسئلة والمتابعة (إذا كان هذا هو الحال).

4 أن تكون غير رسمية (أو رسمية)

اعتمادًا على ظروفك ، يمكن أن يكون التردد أكثر من اللازم إلى الجانب غير الرسمي أو الرسمي من الكتابة خطأً. غالبًا ما يُنظر إلى أن تكون غير رسمي بشكل مفرط على أنه خطأ صاعد ، ولكن يمكن أن تكون لغة رسمية قاسية أيضًا ضارة برسالتك.

ما يجب القيام به بدلاً من ذلك:في تحقيق التوازن المثالي بين الرسمي وغير الرسمي ، يكون المفتاح هو التفكير في العلاقة بينك وبين المستلم واتخاذ الإشارات الاجتماعية مع تقدم التواصل الخاص بك.

يقول دان بوست سينينج ، خبير آداب في معهد إميلي بوست: "أنت تريد نوعًا ما أن ترى ما يفعله شخص آخر ويشاركه ، واللعب مع ذلك ، ويعترف بالطريقة التي يتطور بها التواصل والطريقة التي تتطور بها التوقعات في العلاقة".

5 كليشيهات

ليس كل كليشيهات البريد الإلكتروني هي خطايا الكاردينال. لا بد أن تكون جوانب معينة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هي صيغة صغيرة. بعد كل شيء ، تحتوي معظم رسائل البريد الإلكتروني على نفس الهيكل الأساسي ، وهناك عبارات قد تستخدمها لضمان الوضوح أو تغطية قواعدك. ولكن إذا كنت ستكرر العبارات ، فتأكد من أن لديهم غرض واضح.

كما يضع Kiera Wright-Ruiz ، مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في أدلة Google المحلية ، "على الرغم من أنني أكرر دائمًا ،" يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة ، "أريد بالفعل معرفة ما إذا كانت لديهم أسئلة".

ومع ذلك ، في معظم الوقت ، سترغب في تحرير الكليشيهات كلما كان ذلك ممكنًا لأنهم يمكنهم جعل الناس يضبطون. فيما يلي السبعة الأولى لتجنب:

• يرجى العثور على المرفقة
• شكرا لكم مقدما
• إنني أتطلع إلى الاستماع منك
• حسب حديثنا
• أتمنى أن تكون بخير
• إلى من يهمه الأمر
• آسف على الرد المتأخر

الطريقة: بحثنا عن المصطلحات المستخدمة من قبل المستخدمين القواعد بناءً على مقالات المدونة الأكثر شعبية لدينا.

ما يجب القيام به بدلاً من ذلك:حاول قراءة مسودة الكليشيهات والنغمة والصوت لتوصيل رسالتك بشكل أكثر فعالية مع إبقاء القارئ مشاركًا. اسأل نفسك: إذا قرأ رئيسك (أو أمي) هذا البريد الإلكتروني ، هل ستكون سعيدًا به؟ إذا كانت الإجابة نعم ، فأنت على المسار الصحيح.

6 تكرار

غالبًا ما يكرر الناس الكلمات في نفس الفقرة ، أو مرتين في جملتين ، أو قريبون جدًا من بعضهم البعض حتى لا يلاحظهم أحد. على الرغم من أنها ليست أسوأ جريمة ، إلا أنها شيء آخر يمكن أن يجعل القارئ ضبط.

فيما يلي الكلمات الأكثر شيوعًا لتجنب:

• فقط
• حساب
• يحب
• دائماً
• مشكلة
• معلومة
• غرض
• أيضًا
• يجد
• فقط
• يأخذ
• رسالة
• موقع إلكتروني
• يرسل
• طلب
• ما زال
• حتى
• تاريخ
• طلب
• يكلف
• تقرير

ماذا تفعل بدلاً من ذلك:حاول قراءة مسودتك بصوت عالٍ ، أو باستخدام وظيفة النص إلى كلام على هاتفك ، أو تشغيلها بواسطة زميل قبل إرسالها. يمكن أن تساعدك القواعد النحوية أيضًا على التقاط هذه الكلمات المتكررة أو الإفراط في الاستخدام.

7 لغة آلية

قد يكون البريد الإلكتروني سليلًا من بريد Snail ، لكن هذا لا يعني أن رسائلك يجب أن تبدو كنسخة قديمة من نفسك. في الواقع ، يجب أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني مثل الشخص الذي يكتبها. لذا فإن استخدام العبارات التي تبدو وكأنها شيء من الرواية الفيكتورية ليس هو أفضل خطوة إذا كنت ترغب في التواصل مع القارئ.

يقول Copy Schafer: "دعونا نواجه الأمر: لا أحد يريد قراءة كتاب مدرسي جامعي. تريد قراءة مدونة أو مقال أو محادثة حقيقية. إنهم شخص ما ، ليسوا روبوتًا. لذا استخدم اللغة التي تبدو وكأنها شيء تقوله إذا كنت جالسًا في مقهى".

ماذا تفعل بدلاً من ذلك:يمكنك الحصول على تأثير طبيعي أكثر من خلال التظاهر بأنك تكتب إلى صديق أو إجراء محادثة مع أحد معارفها الودية. على سبيل المثال ، ربما لن تقول شيئًا مثل "التحيات" و "آمل أن يكون الطقس عادلًا في مكان وجودك" إذا كنت تقابل شخصًا لتناول القهوة. ستقول شيئًا مثل "مرحبًا" و "شكرًا مرة أخرى على وقتك".

8 الإفراط في استخدام علامة التعجب!

الحماس رائع. ولكن في سياقات معينة ، يمكن للإفراط في تعجب نقاط التعجب أن يضر أكثر مما ينفع. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تقوم بتقديم علاقة جديدة أو الاتصال بشخص ما خارج شركتك. أنت ، بعد كل شيء ، ممثل لعملك عند استخدام عنوان بريد إلكتروني للشركة. لكن الناس يحبون تعجب نقاط التعجب ، وهم لا يزالون شيئًا يعتمد عليه الكثير من الناس على نقل نغمة إيجابية.

على سبيل المثال ، إليك الجمل والكلمات الأكثر شيوعًا التي يستخدمها الأشخاص بنقاط التعجب في رسائل البريد الإلكتروني:

• شكرًا!
• شكرًا لك!
• أتمنى لك عطلة نهاية أسبوع رائعة!
• يوم جيد!
• مرحبًا!
• تحيات!
• أهلاً!
• صباح الخير!
• أتمنى لك يوماً عظيماً!

ما يجب القيام به بدلاً من ذلك:بعد أن كتبت مسودتك ، قم بالبحث السريع عن علامة تعجب واستخدم حكمك لتحديد أي (إن وجد) للاحتفاظ به بناءً على علاقتك بالمستلم. كقاعدة عامة ، حاول الاحتفاظ بها إلى واحد أو اثنين لكل بريد إلكتروني مع الزملاء.

تحركات كتابة البريد الإلكتروني على المستوى التالي

بمجرد أن تحصل على تنسيق البريد الإلكتروني المناسب وتعرف الأخطاء التي يجب تجنبها ، فقد حان الوقت للتركيز على جعل المسودات الخاصة بك تبرز من رسائل البريد الإلكتروني التي لا تعد ولا تحصى التي يحصل عليها معظم الناس كل يوم. فيما يلي أربع استراتيجيات لنقلها إلى المستوى التالي:

فكر إيجابيًا

يمكن إرسال بريد إلكتروني سلبي عن بعد ، أو حتى محايد ، أن يضعك في مكان صعب. وكما هو الحال مع أي اتصال مكتوب ، قد يكون هناك مجال لسوء التفسير.

"في حالة عدم وجود معلومات أخرى ، غالبًا ما يتخلف تفسيرنا إلى السلبية" ، يوضح خبير الاتصالات في Senning. "عندما تتحدث عن التواصل السلبي ، فأنت [تفتقد] المعلومات التي هي نغمة الصوت ، أو وميض في عينيك ، والفكاهة الجيدة التي تنوي شيئًا ما مع الرعاية الحقيقية أو حتى العناية الحقيقية أو الاهتمام الذي تقدمه نقدًا. لذا كن حذرًا حقًا.

ضرب النغمة الصحيحة

لن ترغب في الحصول على بريد إلكتروني يقرأ ، "عزيزي [العميل]" ، أو الذي يشير إلى عملك في العلاقات العامة عندما تكون في المبيعات فعليًا ، لأنه سيظهر على الفور أن المرسل إما إرسال بريد إلكتروني لك ، أو لم يقوموا بالبحث المناسب والعثور على الاتصال الصحيح. وبالمثل ، ستحتاج إلى التأكد من أن كل بريد إلكتروني ترسله يحتوي على نغمة تم تصميمها خصيصًا للمستلم ، وأنك ترسلها إلى الشخص المناسب.

لذا ، على الرغم من أنه قد يكون من المغري استخدام القوالب ، إلا أنه من المهم تخصيصها وتأخذ في الاعتبار نمط الاتصال للمستلم قبل الوصول إلى الإرسال. لإنجاز ذلك ، يمكن أن يقوم بحث Google السريع أو نظرة خاطفة على مجموعة LinkedIn أو Twitter للمستلم.

قبل الإرسال ، حاول وضع نفسك في أحذية المستلم من أجل التحقق من النغمة والمحتوى. وإذا كان لديك صعوبة في قراءة لهجتك الخاصة في البريد الإلكتروني ، يمكن أن يساعدك كاشف نغمة Grammarly في تحديد كيفية ظهورك لمستلمك.

المتابعة - في الوقت المناسب

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فمن المحتمل أن تبحث عن استجابة في الوقت المناسب. ولكن مع وجود كميات كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني التي يفرزها معظم الأشخاص كل يوم ، يمكن أن تضيع الأمور. كقاعدة عامة ، يجب ألا تأتي رسالة المتابعة أقل من أربع وعشرين ساعة بعد إرسال البريد الإلكتروني الأولي.

بمعنى آخر: لا تكن الشخص الذي يرسل طلب متابعة بعد ساعتين من الإرسال. في الحالات القصوى ، يمكن لهذا النوع من السلوك أن يحظرك. يقول رئيس Copy Schafer: "عندما تأخذ المزيد من الوقت وتهتم فعليًا بالشخص الموجود على الجانب الآخر من البريد الإلكتروني ، سترى فورًا معدل استجابة أعلى بكثير. كان علي أن أتعلم أن الطريق الصعب".

اجعلها سهلة على العيون

من المحتمل أن تكون معظم الرسائل التي ترسلها على الجانب الأقصر ، وهو أمر رائع للاستجابات السريعة وإنجاز الأمور. ولكن بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الأطول ، فإن القابلية القابلية هي اسم اللعبة. وذلك عندما تكون أشياء مثل الخط الغامق ، نقاط الرصاص ، الجمل المسطحة ، وقسم TL ؛ DR (طويل جدًا ، لم يقرأ) مفيدًا.

هناك الكثير من العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار عند إنشاء بريد إلكتروني ، وهناك هامش خطأ واسع. ولكن بعد كل شيء يقال وفعل ، الأمر لا يتعلق بالكمال. إنه يتعلق بالتواصل الفعال.

يقول Boogaard Freelance: "أعتقد أن الناس يشعرون بهذا الضغط الذي تحتاجه إلى أن يكون هذا التواصل المثالي مع هذه المفردات الضخمة وهذه الجمل المنظمة تمامًا. ولا أعرف أن هذا هو الحال دائمًا لأنك شخصان فقط ، يتواصلون".

المزيد من القواعد النحوية:

• كيف تعمل القواعد النحوية؟
• كيف تساعدك القواعد النحوية على التعلم
• قابل كاشف نغمة القواعد