Jak napisać odpowiedni e -mail

Niezależnie od tego, czy jesteś rozwijającym się młodym profesjonalistą, czy doświadczonym menedżerem, pisanie e-mail jest istotnym aspektem komunikacji biznesowej. I dzięki temu, co często postrzegane jako tajemnice gramatyki angielskiej i subtelności słowa pisanego, może to być codzienna walka. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli musisz zmotywować zapracowanych ludzi do odpowiedzi lub zajęcia się potencjalnie drażliwym tematem. Aby napisać świetny e-mail, musisz wiedzieć dwie rzeczy: częste błędy, których należy unikać, i strategie następnego poziomu, aby osiągnąć przód.

Ale po pierwsze - musisz wiedzieć, jak wygląda świetny e -mail, jeśli zamierzasz je napisać.

Anatomia dobrego e -maila

Każdy e -mail, który piszesz ma tę samą podstawową strukturę: linia tematu, powitanie, ciało e -mail i zamknięcie. Ale jak w przypadku każdej pisemnej formy profesjonalnej komunikacji, istnieje właściwy sposób, aby to zrobić i standardy, które należy przestrzegać. Oto jak napisać odpowiedni e -mail:

1 Temat

Temat może być najważniejszą częścią wiadomości e -mail, choć często jest pomijana na korzyść ciała e -mail. Ale jeśli kogoś na zimno lubisz kogoś lub po prostu nawiązywasz związek zawodowy, twój temat może zachęcić ludzi do otwarcia wiadomości, a także ustalić oczekiwania dotyczące tego, co zostało zamknięte. Z drugiej strony słabo wykonana lub ogólna linia tematu (np. „Cześć” lub „Nie chcesz tęsknić za Thos”) może powstrzymać czytelnika i doprowadzić do lądowania e -maila w folderze spamu.

„Spędzaj podwójnie czas na tworzenie odpowiedniej linii tematu, tak jak na [ciała], ponieważ jeśli nie otwierają e -maila, to nie ma znaczenia”, mówi Cole Schafer, założyciel i szef kopii Honey Copy.

2 otwieracze

W większości sytuacji pisania e -maili będziesz chciał dołączyć szybkie powitanie, aby potwierdzić czytelnika przed zanurzeniem się w głównej wiadomości lub prośbie.

Wyjątek: kiedy jesteś w łańcuchu e -mail z bliskimi kolegami, często upuszczenie otwieracza (a także zamknięcia) staje się bardziej naturalne. Choć może początkowo wydawać się faux pas, sygnalizuje lepszy profesjonalny kontakt.

3 ciało

Ciało wiadomości e -mail jest mięsem Twojej wiadomości i musi mieć jasny i konkretny cel, na przykład uzyskanie informacji zwrotnej na temat prezentacji lub zorganizowanie spotkania z nowym klientem. Powinien być również zwięzły. W ten sposób ludzie będą bardziej skłonni go czytać, zamiast przeglądać i ryzykować brakujące krytyczne informacje. Jeśli możesz, sprowadź go do kilku zdań wyboru.

A w przypadku e -maili, które wymagają większej długości i szczegółów, utrzymuj je tak skoncentrowane, jak to możliwe. „Nikt nie chce otrzymać powieści. Chcesz zachować ją między trzema, czterema lub pięcioma wierszami tekstu”, mówi Schafer.

4 zamknięcia

Tak jak chcesz zacząć od właściwej stopy od powitania, chcesz również dobrze się rozstać. Oznacza to napisanie przyjaznego podpisania. I jest wiele opcji do wyboru.

Na przykład, oto 12 powszechnych i profesjonalnych zamknięć, które użytkownicy gramatyki wybrali w danym dniu:

• Dzięki
• to, co najlepsze
• pozdrowienia
• z poważaniem
• dbać o siebie
• Wielkie dzięki
• dzięki
• wszystkiego najlepszego
• Najlepsze życzenia
• z szacunkiem
• Rozmowa wkrótce
• szczerze twój

Będziesz chciał wybrać zamknięcie, które wydaje się autentyczne dla Twojej osobowości i dostosować je do związku, aby zapewnić odpowiedni poziom profesjonalizmu. Z drugiej strony wspólne zamknięcia, takie jak „miłość”, „wysłane z iPhone'a” lub „Thx”, mogą najlepiej pozostawić nieużywane w profesjonalnych e -mailach.

8 typowych błędów w pisaniu e -mail (i co robić)

Podobnie jak każdy e -mail jest okazją do rozwoju zawodowego, istnieje również potencjał, aby wpaść w powszechne pisanie e -maili złych nawyków. Oto osiem błędów, których należy unikać:

1 pominięcie niezbędnych Oxford Comcas

Oxford Comca może być nieco polaryzujący, zastanawiając się, jak napisać odpowiedni e -mail, w zależności od przewodnika stylu, który jest wykorzystywany do profesjonalnej komunikacji w Twojej branży - zwykle jest to odrzucone lub okrzyknięte narzędziem do wyjaśnienia. Tak czy inaczej, wiele osób ma na ten temat silne opinie. Ale pozostawienie ich może prowadzić do zamieszania, w zależności od zdania.

Co zamiast tego zrobić:chociaż Oxford Comca może nie być odpowiedni w niektórych kontekstach, zwykle warto używać ich w e -mailach. To dlatego, że może to pomóc zaoszczędzić czas i uniknąć nieporozumień, zamieszania, a nawet problemów prawnych.

2 żywopłot

Użytkownicy gramatyki wiedzą, że jeśli chodzi o zabezpieczenie, lepiej go pominąć niż zostawić, szczególnie w e -mailach. A jeśli martwisz się, że zejdzie jako impolita, nie bądź: wbrew powszechnemu przekonaniu, języka zabezpieczającego sprawia, że ​​brzmisz mniej pewnie, co ostatecznie może podważyć twoje pisanie.

Co zamiast tego zrobić:podaj swój pomysł lub opinię, a następnie wyjaśnij „dlaczego” za swoim rozumowaniem. W ten sposób będziesz lepiej zrozumiany, a twój błyskotliwość może zabłysnąć.

3 wyjątkowo długa i/lub niejasna kopia

Czy przeczytałbyś wiadomość e -mail o długości 1000 słów? Prawdopodobnie nie - większość osób przegląda e -maile, które są długie. A jeśli dodasz trudne do opcji zdania lub mieszane wiadomości, do swojego szkicu, jeszcze mniej prawdopodobne jest, że uzyskasz zadowalającą odpowiedź. (Lub jakakolwiek odpowiedź.)

„Dostaję mnóstwo [e-maili], które są tylko tymi ogromnymi blokami tekstu. I rozumiem, dlaczego to robią-więc masz wystarczająco dużo szczegółów. Ale naprawdę trudno jest przeczytać i nie zamierzam czytać całości”, mówi Kat Boogaard, niezależny pisarz z Wisconsin.

Co zamiast tego zrobić:zachowaj zwięzłe i skup się na sprawie. Następnie zakończ wezwanie do działania, żądaną datę odpowiedzi, i wyjaśnij, że jesteś otwarty na pytania i następcze (jeśli tak jest).

4 Bycie zbyt swobodnym (lub formalnym)

W zależności od okoliczności zwarcia się zbytnio do swobodnej lub formalnej strony pisania może być błędem. Bycie nadmiernym swobodnym jest często postrzegane jako błąd debiutanta, ale sztywny, formalny język może również być szkodliwy dla twojego przesłania.

Co zamiast tego zrobić:uderzając w idealną równowagę między formalnymi i swobodnymi, kluczem jest myślenie o związku między sobą a odbiorcą i przyjmowanie wskazówek społecznych w miarę postępu komunikacji.

„W pewnym sensie chcesz zobaczyć, co robi ktoś inny i uczestniczy, bawić się, w pewnym sensie uznać, jak rozwija się komunikacja i sposób, w jaki rozwija się oczekiwania w związku”, mówi Dan Post Senning, ekspert ds. Etykiety w Emily Post Institute.

5 klisz

Nie wszystkie klisze e -mail to grzechy kardynał. Niektóre aspekty twoich e -maili muszą być trochę formalne. W końcu większość e -maili ma tę samą podstawową strukturę, a są frazy, których możesz użyć, aby zapewnić przejrzystość lub pokryć podstawy. Ale jeśli zamierzasz powtórzyć frazy, upewnij się, że mają one jasny cel.

Jak to ujął Kiera Wright-Ruiz, kierownik mediów społecznościowych w lokalnych przewodnikach Google: „Chociaż zawsze powtarzam:„ Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania: „Właściwie chcę wiedzieć, czy mają pytania”.

Jednak przez większość czasu będziesz chciał edytować klisze w miarę możliwości, ponieważ mogą sprawić, że ludzie się dostosowują. Oto siedem najlepszych, których należy unikać:

• Znajdź załączony
• Z góry dziękuję
• Z niecierpliwością czekam na wiadomość od Ciebie
• Na naszą rozmowę
• Mam nadzieję, że dobrze sobie radzisz
• Komu może to dotyczyć
• Przepraszam za spóźnioną odpowiedź

Metoda: Szukaliśmy terminów używanych przez użytkowników gramatycznych na podstawie naszych najpopularniejszych artykułów na blogu.

Co zamiast tego zrobić:spróbuj przeczytać szkic dla klisz, tonu i głosu, aby skuteczniej komunikować wiadomość, jednocześnie utrzymując zaangażowanie czytelnika. Zadaj sobie pytanie: jeśli twój szef (lub mama) przeczytał ten e -mail, czy byłbyś z niego zadowolony? Jeśli odpowiedź brzmi tak, to jesteś na dobrej drodze.

6 Powtórzenie

Ludzie często powtarzają słowa w tym samym akapicie, dwa razy w dwóch zdaniach lub po prostu zbyt blisko siebie, aby pozostać niezauważone. Chociaż nie jest to najgorsze przestępstwo, jest to kolejna rzecz, która może sprawić, że czytelnik dostosował się.

Oto najczęściej powtarzające się słowa, których należy unikać:

• tylko
• konto
• tak jak
• zawsze
• wydanie
• informacja
• przedmiot
• Również
• znajdować
• Tylko
• Brać
• wiadomość
• strona internetowa
• wysłać
• zamówienie
• Nadal
• nawet
• data
• wniosek
• koszt
• raport

Co zamiast tego zrobić:spróbuj przeczytać na głos, używając funkcji tekstu na mowę w telefonie lub uruchom ją przez kolegę przed wysłaniem go. Gramatyczne może również pomóc ci złapać te powtarzane lub nadużywane słowa.

7 Język robotyczny

E-mail może być potomkiem poczty ślimakowej, ale to nie znaczy, że twoje wiadomości powinny brzmieć jak dawna wersja siebie. W rzeczywistości e -maile powinny brzmieć jak osoba, która ją pisze. Tak więc użycie zwrotów, które brzmią jak coś z powieści wiktoriańskiej, nie jest najlepszym ruchem, jeśli chcesz połączyć się z czytelnikiem.

„Spójrzmy prawdzie w oczy: nikt nie chce czytać podręcznika college'u. Chcesz przeczytać blog, artykuł lub prawdziwą rozmowę. Są osobą, nie są robotem. Więc użyj języka, który brzmi jak coś, co powiedziałbyś, jeśli po prostu siedzisz w kawiarni”, mówi szef kopiowania Schafer.

Co zamiast tego zrobić:możesz uzyskać bardziej naturalny efekt, udając, że piszesz do przyjaciela lub rozmawiając z przyjazną znajomością. Na przykład prawdopodobnie nie powiedziałbyś czegoś takiego: „Pozdrowienia” i „Mam nadzieję, że pogoda jest sprawiedliwa, gdzie jesteś”, gdybyś spotkał kogoś na kawę. Powiedziałbyś coś w stylu „Cześć” i „Jeszcze raz dziękuję za poświęcony czas”.

8 Nadużywanie wykrzykników!

Entuzjazm jest świetny. Ale w niektórych kontekstach nadużywanie punktów wykrzykników może wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli tworzysz nowy związek lub kontaktujesz się z kimś spoza Twojej firmy. W końcu jesteś przedstawicielem swojej pracy podczas korzystania z adresu e -mail firmy. Ale ludzie uwielbiają wykrzykniki i wciąż są czymś, na czym wielu ludzi polega, aby przekazać pozytywny ton.

Na przykład, oto najczęstsze zdania i słowa używają osób z wykrzyknikami w e -mailach:

• Dzięki!
• Dziękuję!
• Miłego weekendu!
• Dzień dobry!
• Cześć!
• Pozdrowienia!
• Cześć!
• Dzień dobry!
• Miłego dnia!

Co zamiast tego zrobić:po napisaniu szkicu wykonaj szybkie wyszukanie wykrzykników i skorzystaj z oceny, aby ustalić, który (jeśli istnieje), aby zachować na podstawie relacji z odbiorcą. Zasadniczo staraj się utrzymać go do jednego lub dwóch na e -mail z kolegami.

Ruchy pisania e-mail na następnym poziomie

Po otrzymaniu odpowiedniego formatu e -mail i wiesz, jakie błędy należy unikać, nadszedł czas, aby skupić się na wyróżnieniu się na niezliczonych e -mailach, które większość ludzi otrzymuje każdego dnia. Oto cztery strategie przeniesienia Twojego na wyższy poziom:

Pomyśl pozytywnie

Wysyłanie wiadomości e -mail, która jest zdalnie negatywna, a nawet neutralna, może umieścić Cię w trudnym miejscu. Podobnie jak w przypadku każdej pisemnej komunikacji, może być miejsce na błędną interpretację.

„W przypadku braku innych informacji nasza interpretacja często domyślnie nie jest domyślna”, wyjaśnia ekspert ds. Komunikacji Etiquette po senning. „Kiedy mówisz o negatywnej komunikacji, [brakuje] informacji, która jest tonem głosu, błysku w oku, dobrym humorem, z którym zamierzasz coś, a nawet prawdziwa troska lub troska, z jaką oferujesz krytykę. Więc bądź bardzo ostrożny. Kiedy coś czyni dla ciebie tak negatywne, prawdopodobnie wydaje się być jeszcze bardziej negatywna dla kogoś.”

Uderzyć w odpowiedni ton

Nie chciałbyś otrzymywać wiadomości e -mail z napisem „Drogi [klienta]” lub który odwołuje się do pracy w public relations, gdy jesteś w sprzedaży, ponieważ natychmiast pokazałoby to, że nadawca albo wysyła cię e -mailem, albo nie przeprowadził odpowiednich badań i nie znalazł odpowiedniego kontaktu. Podobnie będziesz chciał upewnić się, że każdy wysyłany e -mail ma ton, który został stworzony specjalnie dla odbiorcy i że wysyłasz go do właściwej osoby.

Więc chociaż może być kuszące do używania szablonów, ważne jest, aby je spersonalizować i pamiętać o stylu komunikacji odbiorcy przed osiągnięciem Send. Aby to osiągnąć, szybkie wyszukiwanie w Google lub zerknięcie na linkedin lub kanał na Twitterze może wykonywać cuda.

Przed wysłaniem spróbuj umieścić się w butach odbiorcy, aby sprawdzić jelit na tonie i treści. A jeśli masz trudności z przeczytaniem własnego tonu w e -mailu, detektor tonów gramatyki może pomóc ci ustalić, jak brzmisz dla odbiorcy.

Kontynuacja - dobry czas

Jeśli wysyłasz wiadomość e -mail, prawdopodobnie szukasz aktualnej odpowiedzi. Ale z dużymi ilością e -maili, które większość ludzi sortują każdego dnia, sytuacja może się zgubić. Zasadniczo wiadomość kontrolna nigdy nie powinna być mniej niż dwadzieścia cztery godziny po wysłaniu pierwszego e-maila.

Innymi słowy: nie bądź osobą, która wysyła żądanie kontrolne dwie godziny po wysłaniu. W skrajnych przypadkach tego rodzaju zachowanie może nawet zablokować cię. „Kiedy poświęcisz więcej czasu i troszczysz się o osobę po drugiej stronie e -maila, natychmiast zobaczysz znacznie wyższy wskaźnik odpowiedzi. Musiałem dowiedzieć się, jak na własnej skórze”, mówi szef kopii Schafer.

Ułatwiaj sobie oczy

Większość wysyłanych wiadomości prawdopodobnie będzie po krótszej stronie, co jest świetne do szybkich odpowiedzi i wykonywania rzeczy. Ale w przypadku dłuższych e -maili skanajność to nazwa gry. Właśnie wtedy jest odważna czcionka, punkty, podkreślające zdania i tl; dr (zbyt długi, nie czytał).

Podczas komponowania wiadomości e -mail należy pamiętać o wielu czynnikach i istnieje szeroki margines błędu. Ale po tym, jak wszystko zostanie powiedziane i zrobione, nie chodzi o doskonałość. Chodzi o skuteczną komunikację.

„Myślę, że ludzie odczuwają tę presję, że musisz być tym doskonałym komunikatorem z tym ogromnym słownictwem i tymi doskonale ustrukturyzowanymi zdaniami. I nie wiem, czy zawsze tak jest, ponieważ jesteś tylko dwoje ludzi, komunikujesz się”, mówi niezależny pisarz Boogaard.

Więcej od gramatyki:

• Jak działa gramatyka?
• Jak gramatyka pomaga uczyć się
• Poznaj detektor tonów gramatyki