Cara menulis email yang tepat

Apakah Anda seorang profesional muda yang sedang naik daun atau manajer berpengalaman, penulisan email adalah aspek penting dari komunikasi bisnis. Dan terima kasih atas apa yang sering dilihat sebagai misteri tata bahasa Inggris dan seluk -beluk kata tertulis, itu bisa menjadi perjuangan sehari -hari. Itu terutama benar jika Anda harus memotivasi orang yang sibuk untuk menanggapi atau mengatasi subjek yang berpotensi sensitif. Untuk menulis email yang bagus, Anda perlu tahu dua hal: kesalahan umum yang harus dihindari, dan strategi tingkat berikutnya untuk maju.

Tapi hal pertama yang pertama - Anda harus tahu seperti apa email yang bagus jika Anda akan menulisnya.

Anatomi email yang bagus

Setiap email yang Anda tulis memiliki struktur dasar yang sama: baris subjek, salam, badan email, dan penutupan. Tetapi seperti halnya setiap bentuk komunikasi profesional tertulis, ada cara yang tepat untuk melakukannya dan standar yang harus diikuti. Inilah cara menulis email yang tepat:

1 baris subjek

Baris subjek bisa menjadi bagian terpenting dari email, meskipun sering diabaikan demi badan email. Tetapi jika Anda memiliki seseorang yang dingin, atau hanya membangun hubungan profesional, baris subjek Anda dapat memikat orang untuk membuka pesan serta menetapkan harapan tentang apa yang terlampir. Di sisi lain, baris subjek yang tidak dibuat dengan buruk atau generik (seperti "Hai" atau "Anda tidak ingin ketinggalan thos") dapat menghalangi pembaca dan menghasilkan pendaratan email Anda di folder spam.

"Habiskan dua kali lipat jumlah waktu membuat baris subjek yang tepat seperti yang Anda lakukan pada [badan] karena jika mereka tidak membuka email, itu tidak masalah," kata Cole Schafer, pendiri dan salinan Kepala Honey Copy.

2 pembuka

Dalam sebagian besar situasi penulisan email, Anda akan ingin menyertakan salam cepat untuk mengakui pembaca sebelum menyelam ke pesan atau permintaan utama Anda.

Pengecualian: Ketika Anda berada di rantai email dengan kolega dekat, seringkali menjadi lebih alami untuk menjatuhkan pembuka (serta penutupan). Meskipun pada awalnya mungkin terasa seperti palsu, ini menandakan hubungan profesional yang lebih baik.

3 tubuh

Tubuh email adalah daging dari pesan Anda, dan harus memiliki tujuan yang jelas dan spesifik, seperti mendapatkan umpan balik pada presentasi atau mengatur pertemuan dengan klien baru. Itu juga harus ringkas. Dengan begitu, orang akan lebih cenderung membacanya, daripada membaca sekilas dan mempertaruhkan informasi kritis yang hilang. Jika Anda bisa, rebus ke beberapa kalimat pilihan.

Dan untuk email yang membutuhkan lebih banyak panjang dan detail, jaga agar tetap fokus. "Tidak ada yang ingin menerima novel. Anda ingin menyimpannya antara tiga, empat, atau lima baris teks," kata Schafer.

4 penutupan

Sama seperti Anda ingin memulai hal -hal di kaki kanan dengan salam Anda, Anda juga ingin berpisah dengan baik. Itu berarti menulis tanda tangan yang ramah. Dan ada banyak pilihan untuk dipilih.

Misalnya, berikut adalah 12 penutupan umum, dan profesional, yang dipilih pengguna tata bahasa pada hari tertentu:

• terima kasih
• terbaik
• salam
• sungguh-sungguh
• Hati-hati
• Terima kasih banyak
• bersulang
• Semua yang terbaik
• Semoga sukses
• dengan penuh hormat
• Bicara segera
• Hormat Anda

Anda ingin memilih penutupan yang terasa asli untuk kepribadian Anda dan menyesuaikannya dengan hubungan untuk memastikan tingkat profesionalisme yang tepat. Di sisi lain, penutupan umum seperti "cinta," "dikirim dari iPhone," atau "THX," mungkin paling tidak digunakan dalam email profesional.

8 Kesalahan Penulisan Email Umum (dan apa yang harus dilakukan sebagai gantinya)

Sama seperti setiap email adalah peluang untuk pertumbuhan profesional, ada juga potensi untuk jatuh ke dalam email umum menulis kebiasaan buruk. Berikut adalah delapan kesalahan yang harus dihindari:

1 menghilangkan koma oxford yang diperlukan

Oxford Comma dapat agak polarisasi ketika berpikir tentang cara menulis email yang tepat, tergantung pada panduan gaya mana yang digunakan untuk komunikasi profesional di industri Anda - biasanya dijauhi atau dipuji sebagai alat untuk klarifikasi. Either way, banyak orang memiliki pendapat yang kuat tentang hal itu. Tetapi meninggalkan mereka dapat menyebabkan kebingungan, tergantung pada kalimatnya.

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya:Sementara koma Oxford mungkin tidak cocok dalam konteks tertentu, biasanya ide yang baik untuk menggunakannya dalam email. Itu karena itu dapat membantu Anda menghemat waktu dan menghindari miskomunikasi, kebingungan, dan bahkan masalah hukum.

2 lindung nilai

Pengguna tata bahasa tahu bahwa ketika datang ke lindung nilai, lebih baik menghilangkannya daripada meninggalkannya, terutama dalam email. Dan jika Anda khawatir akan menjadi tidak sopan, jangan: bertentangan dengan keyakinan populer, bahasa lindung nilai membuat Anda terdengar kurang percaya diri, yang pada akhirnya dapat merusak tulisan Anda.

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya:Nyatakan ide atau pendapat Anda, lalu jelaskan "mengapa" di balik alasan Anda. Dengan begitu, Anda akan lebih dipahami dan kecemerlangan Anda dapat bersinar.

3 salinan yang sangat panjang dan/atau tidak jelas

Apakah Anda akan membaca email yang panjangnya 1.000 kata? Mungkin tidak - sebagian besar orang skim email yang ada di sisi yang panjang. Dan jika Anda menambahkan kalimat yang sulit diikuti atau pesan campuran, ke draft Anda, Anda bahkan lebih kecil kemungkinannya untuk mendapatkan respons yang memuaskan. (Atau respons apa pun.)

“Saya mendapatkan banyak [email] yang hanya blok teks yang sangat besar ini. Dan saya mengerti mengapa mereka melakukan itu-jadi Anda memiliki detail yang cukup. Tetapi sangat sulit untuk dibaca dan saya tidak akan membaca semuanya,” kata Kat Boogaard, seorang penulis freelance yang berbasis di Wisconsin.

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya:Tetap ringkas dan fokus pada masalah yang ada. Kemudian akhiri dengan ajakan bertindak, tanggal respons yang diminta, dan jelaskan bahwa Anda terbuka untuk pertanyaan dan tindak lanjut (jika itu masalahnya).

4 menjadi terlalu santai (atau formal)

Tergantung pada keadaan Anda, terlalu banyak goyah pada sisi penulisan santai atau formal bisa menjadi salah langkah. Menjadi terlalu kasual sering dipandang sebagai kesalahan pemula, tetapi bahasa formal yang kaku juga dapat merugikan pesan Anda.

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya:dalam mencapai keseimbangan sempurna antara formal dan kasual, kuncinya adalah memikirkan hubungan antara diri Anda dan penerima dan mengambil isyarat sosial seiring berjalannya komunikasi Anda.

“Anda ingin melihat apa yang dilakukan orang lain dan berpartisipasi, bermain bersama, semacam mengakui cara komunikasi berkembang dan cara harapan dalam suatu hubungan berkembang,” kata Dan Post Senning, seorang ahli etiket di Emily Post Institute.

5 klise

Tidak semua klise email adalah dosa utama. Aspek -aspek tertentu dari email Anda pasti sedikit formula. Lagi pula, sebagian besar email memiliki struktur dasar yang sama, dan ada frasa yang dapat Anda gunakan untuk memastikan kejelasan atau menutupi pangkalan Anda. Tetapi jika Anda akan mengulangi frasa, pastikan mereka memiliki tujuan yang jelas.

Seperti yang dikatakan Kiera Wright-Ruiz, seorang manajer media sosial di pemandu lokal Google, “Meskipun saya selalu mengulangi, 'Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan,' Saya benar-benar ingin tahu apakah mereka memiliki pertanyaan.”

Namun, sebagian besar waktu, Anda akan ingin mengedit klise jika memungkinkan karena mereka dapat membuat orang dikejar. Berikut adalah tujuh teratas yang harus dihindari:

• Harap temukan terlampir
• Terima kasih sebelumnya
• Saya menantikan kabar dari Anda
• Sesuai percakapan kami
• Saya harap Anda baik -baik saja
• Kepada siapa yang menjadi perhatian
• Maaf atas balasan yang terlambat

Metode: Kami mencari istilah yang digunakan oleh pengguna tata bahasa berdasarkan artikel blog kami yang paling populer.

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya:Cobalah membaca draft untuk klise, nada, dan suara untuk lebih efektif mengomunikasikan pesan Anda sambil menjaga pembaca tetap terlibat. Tanyakan pada diri sendiri: Jika bos Anda (atau ibu) baca email ini, apakah Anda akan senang dengan itu? Jika jawabannya ya, maka Anda berada di jalur yang benar.

6 Pengulangan

Orang sering mengulangi kata -kata dalam paragraf yang sama, dua kali dalam dua kalimat, atau terlalu berdekatan untuk tidak diketahui. Meskipun ini bukan pelanggaran terburuk, itu adalah hal lain yang dapat membuat pembaca keluar.

Berikut adalah kata -kata yang paling sering diulang untuk dihindari:

• hanya
• akun
• menyukai
• selalu
• masalah
• informasi
• barang
• Juga
• menemukan
• hanya
• mengambil
• pesan
• situs web
• mengirim
• memesan
• tetap
• bahkan
• tanggal
• meminta
• biaya
• laporan

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya:Coba baca draft Anda dengan keras, gunakan fungsi teks-ke-pidato di ponsel Anda, atau menjalankannya oleh seorang kolega sebelum mengirimkannya. Tata bahasa juga dapat membantu Anda menangkap kata -kata yang berulang atau terlalu sering digunakan ini.

7 Bahasa robot

Email mungkin merupakan keturunan surat siput, tetapi itu tidak berarti pesan Anda seharusnya terdengar seperti versi Anda yang lama. Bahkan, email harus terdengar seperti orang yang menulisnya. Jadi menggunakan frasa yang terdengar seperti sesuatu dari novel Victoria bukanlah langkah terbaik jika Anda ingin terhubung dengan pembaca.

"Mari kita hadapi itu: Tidak ada yang ingin membaca buku teks perguruan tinggi. Anda ingin membaca blog atau artikel atau percakapan nyata. Mereka adalah orang, mereka bukan robot. Jadi gunakan bahasa yang terdengar seperti sesuatu yang akan Anda katakan jika Anda hanya duduk di kedai kopi," kata copy chief Schafer.

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya:Anda bisa mendapatkan efek yang lebih alami dengan berpura -pura Anda menulis kepada seorang teman atau berbicara dengan kenalan yang ramah. Misalnya, Anda mungkin tidak akan mengatakan sesuatu seperti, "salam" dan "Saya harap cuacanya adil di mana Anda berada" jika Anda bertemu seseorang untuk minum kopi. Anda akan mengatakan sesuatu seperti, "Hai" dan "Terima kasih lagi atas waktu Anda."

8 Penggunaan seru yang berlebihan!

Antusiasme itu bagus. Tetapi dalam konteks tertentu, penggunaan seru yang berlebihan dapat lebih membahayakan daripada kebaikan. Ini terutama benar jika Anda menjalin hubungan baru atau menghubungi seseorang di luar perusahaan Anda. Bagaimanapun, Anda adalah perwakilan dari pekerjaan Anda saat Anda menggunakan alamat email perusahaan. Tetapi orang -orang menyukai poin seru, dan mereka masih sesuatu yang diandalkan banyak orang untuk menyampaikan nada positif.

Misalnya, berikut adalah kalimat dan kata -kata yang paling umum digunakan orang dengan tanda seru dalam email:

• Terima kasih!
• Terima kasih!
• Semoga akhir pekan Anda menyenangkan!
• Selamat tinggal!
• Halo!
• Salam!
• Hai!
• Selamat pagi!
• Semoga harimu menyenangkan!

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya:Setelah Anda menulis draf Anda, lakukan pencarian cepat untuk tanda seru dan gunakan penilaian Anda untuk menentukan mana (jika ada) untuk disimpan berdasarkan hubungan Anda dengan penerima. Sebagai aturan umum, cobalah untuk menyimpannya hingga satu atau dua per email dengan kolega.

Penulisan email tingkat berikutnya bergerak

Setelah Anda mendapatkan format email yang tepat dan Anda tahu kesalahan apa yang harus dihindari, saatnya untuk fokus membuat draf Anda menonjol dari berbagai email yang didapat kebanyakan orang setiap hari. Berikut adalah empat strategi untuk membawa Anda ke tingkat berikutnya:

Berpikir positif

Mengirim email yang jauh negatif, atau bahkan netral, dapat menempatkan Anda di tempat yang rumit. Dan seperti halnya komunikasi tertulis, mungkin ada ruang untuk disalahartikan.

“Dengan tidak adanya informasi lain, interpretasi kami sering kali default ke negatif,” jelas pakar komunikasi-etiquette post senning. “Ketika Anda berbicara tentang komunikasi negatif, Anda [kehilangan] informasi yaitu nada suara, binar di mata Anda, humor baik yang Anda inginkan atau bahkan perhatian atau kekhawatiran yang benar -benar Anda tawarkan kritik. Jadi, berhati -hatilah. Ketika sesuatu dibaca sebagai negatif bagi Anda, itu mungkin muncul sebagai lebih negatif bagi orang lain."

Menyerang nada yang tepat

Anda tidak ingin mendapatkan email yang bertuliskan, "Dear [Client]," atau yang merujuk pada pekerjaan Anda dalam hubungan masyarakat ketika Anda benar -benar dalam penjualan, karena itu akan segera menunjukkan bahwa pengirim itu mengirim email kepada Anda, atau mereka tidak melakukan penelitian yang tepat dan menemukan kontak yang tepat. Demikian pula, Anda ingin memastikan bahwa setiap email yang Anda kirim memiliki nada yang dibuat khusus untuk penerima, dan bahwa Anda mengirimkannya ke orang yang tepat.

Jadi meskipun mungkin tergoda untuk menggunakan templat, penting untuk mempersonalisasikannya dan ingat gaya komunikasi penerima sebelum memukul Kirim. Untuk mencapai hal ini, pencarian Google cepat atau mengintip feed LinkedIn atau Twitter penerima dapat melakukan keajaiban.

Sebelum mengirim, cobalah menempatkan diri Anda pada posisi penerima untuk memeriksa nada dan konten. Dan jika Anda kesulitan membaca nada Anda sendiri dalam email, detektor nada Grammarly dapat membantu Anda menentukan bagaimana Anda terdengar ke penerima Anda.

Tindak lanjut - di waktu yang tepat

Jika Anda mengirim email, Anda mungkin mencari tanggapan yang tepat waktu. Tetapi dengan sejumlah besar email kebanyakan orang memilah -milah setiap hari, segalanya bisa hilang. Sebagai aturan umum, pesan tindak lanjut tidak boleh datang kurang dari dua puluh empat jam setelah mengirim email awal.

Dengan kata lain: Jangan menjadi orang yang mengirimkan permintaan tindak lanjut dua jam setelah mengirim. Dalam kasus ekstrem, perilaku semacam itu bahkan dapat membuat Anda diblokir. "Ketika Anda mengambil lebih banyak waktu dan benar -benar peduli tentang orang di sisi lain email, Anda akan segera melihat tingkat respons yang jauh lebih tinggi. Saya harus belajar bahwa cara yang sulit," kata copy chief Schafer.

Membuatnya mudah di mata

Sebagian besar pesan yang Anda kirim kemungkinan akan berada di sisi yang lebih pendek, yang bagus untuk tanggapan cepat dan menyelesaikan sesuatu. Tetapi untuk email yang lebih lama, scannability adalah nama permainan. Saat itulah hal -hal seperti font tebal, poin -poin, kalimat yang digarisbawahi, dan bagian TL; Dr (terlalu lama, tidak dibaca) berguna.

Ada banyak faktor yang perlu diingat ketika menyusun email, dan ada margin kesalahan yang luas. Tapi setelah semua dikatakan dan dilakukan, ini bukan tentang kesempurnaan. Ini tentang komunikasi yang efektif.

"Saya pikir orang merasakan tekanan yang Anda butuhkan untuk menjadi komunikator yang sempurna ini dengan kosakata besar ini dan kalimat -kalimat terstruktur yang sempurna ini. Dan saya tidak tahu bahwa itu selalu terjadi karena Anda hanya dua orang, berkomunikasi," kata penulis Freelance Boogaard.

Lebih banyak dari Grammarly:

• Bagaimana cara kerja tata bahasa?
• Betapa secara tata bahasa membantu Anda belajar
• Temui Detektor Nada Grammarly