適切なメールの書き方

あなたが有望な若い専門家であろうとベテランのマネージャーであろうと、電子メールの執筆はビジネスコミュニケーションの重要な側面です。そして、しばしば英語の文法の謎と書かれた言葉の微妙さとして見られるもののおかげで、それは日々の闘争になる可能性があります。忙しい人に潜在的に触れた主題に対応したり、対処するように動機付けなければならない場合、それは特に当てはまります。優れたメールを書くには、2つのことを知る必要があります。回避する一般的な間違いと、先に進むための次のレベルの戦略です。

しかし、最初に最初に - あなたがそれを書くつもりなら、あなたは素晴らしいメールがどのように見えるかを知る必要があります。

良いメールの解剖学

書くすべてのメールには、件名、挨拶、電子メールボディ、閉鎖という同じ基本構造があります。しかし、すべての書かれた形式の専門的なコミュニケーションと同様に、それを行う正しい方法と従うべき基準があります。適切なメールの書き方は次のとおりです。

1件の件名

件名は電子メールの最も重要な部分である可能性がありますが、電子メール本体を支持して見落とされがちです。しかし、あなたが誰かを冷静にしたり、単に専門的な関係を確立したりする場合、あなたの件名は人々にメッセージを開くように誘惑するだけでなく、囲まれていることについての期待を設定することができます。一方、細工されていない、または一般的な件名ライン（「HI」や「Thosを見逃したくない」など）は、読者を思いとどまらせて、スパムフォルダーにメールを着陸させる可能性があります。

Honey Copyの創設者兼コピーチーフであるCole Schafer氏は、次のように述べています。

2人のオープナー

ほとんどの電子メールの執筆状況では、メインのメッセージやリクエストに飛び込む前に、読者を認めるための簡単な挨拶を含めることをお勧めします。

例外：近い同僚とメールチェーンを使用している場合、オープナーをドロップする方が自然になることがよくあります（閉鎖と同様に）。最初は偽のPAのように感じるかもしれませんが、より良いプロフェッショナルな関係を示しています。

3体

電子メールの本文はあなたのメッセージの肉であり、プレゼンテーションに関するフィードバックを取得したり、新しいクライアントとの会議を手配したりするなど、明確で具体的な目的が必要です。また、簡潔でなければなりません。そうすれば、人々はそれをスキミングし、欠落している重要な情報を危険にさらすよりも、それを読む傾向があります。可能であれば、いくつかの選択文に煮詰めてください。

そして、より長い長さと詳細を必要とするメールの場合は、できる限り集中してください。 「誰も小説を受け取りたくない。3、4、または5行のテキストの間に保持したい」とシェーファーは言う。

4つの閉鎖

挨拶で右足で物事を始めたいのと同じように、あなたもうまく別れたいです。それはフレンドリーなサインオフを書くことを意味します。そして、選択できるオプションがたくさんあります。

たとえば、ここには、文法ユーザーが特定の日に選択した12の一般的でプロフェッショナルな閉鎖があります。

• ありがとう
• 最高
• よろしく
• 心から
• 気をつけて
• 本当にありがとう
• 乾杯
• ではごきげんよう
• 幸運をお祈りしています
• 敬意を表して
• すぐに話します
• 敬具

あなたはあなたの性格に本物だと感じる締め切りを選択し、それを関係に合わせて調整して、適切なレベルのプロフェッショナリズムを確保することをお勧めします。一方、「愛」、「iPhoneから送信」、「THX」などの一般的な閉鎖は、プロのメールで使用されていない場合があります。

8一般的な電子メール書き込みの間違い（および代わりに何をすべきか）

すべてのメールが専門的な成長の機会であるように、悪い習慣を書く一般的な電子メールに分類される可能性もあります。避けるべき8つの間違いは次のとおりです。

1必要なオックスフォードコンマを省略します

オックスフォードコンマは、業界の専門的なコミュニケーションに使用されるスタイルガイドに応じて、適切な電子メールの書き方を考えると、やや偏光する可能性があります。これは通常、明確化のためのツールとして敬遠されるか、歓迎されています。いずれにせよ、多くの人々がそれについて強い意見を持っています。しかし、それらを離れると、文によっては混乱が生じる可能性があります。

代わりに何をすべきか：オックスフォードコンマは特定のコンテキストでは適していないかもしれませんが、通常、電子メールでそれらを使用することをお勧めします。それは、時間を節約し、誤解、混乱、さらには法的トラブルを避けるのに役立つからです。

2ヘッジ

文法ユーザーは、ヘッジに関しては、特に電子メールでそれを残すよりも省略する方が良いことを知っています。そして、あなたが失礼なものとして離れることを心配しているなら、そうではありません：一般的な信念に反して、ヘッジ言語はあなたの自信を低下させ、最終的にあなたの文章を損なう可能性があります。

代わりに何をすべきか：あなたのアイデアや意見を述べ、それからあなたの推論の背後にある「なぜ」を説明してください。そうすれば、あなたはよりよく理解され、あなたの輝きが輝くことができます。

3非常に長いおよび/または不明確なコピー

1,000語の長さのメールを読みますか？おそらくそうではありません。ほとんどの人は、長い側にあるメールをスキムします。そして、フォローしにくい文章や混合メッセージをドラフトに追加すると、満足のいく応答が得られる可能性がさらに低くなります。 （または任意の応答。）

「私はこれらの巨大なテキストブロックである[メール]をたくさん受け取ります。そして、彼らがそれをする理由を理解しているので、あなたは十分な詳細を持っています。しかし、それは本当に読むのが難しく、私はすべてを読むつもりはありません」

代わりに何をすべきか：それを簡潔に保ち、手元の問題に集中してください。次に、アクションを呼びかけ、要求された回答日で終了し、質問やフォローアップ（その場合はそうである場合）にオープンであることを明確にします。

4カジュアルすぎる（またはフォーマル）

あなたの状況に応じて、執筆のカジュアルまたはフォーマルな側面に揺れすぎることは間違いになる可能性があります。過度にカジュアルであることは、しばしば新人の間違いと見なされますが、硬くて正式な言語もあなたのメッセージに有害である可能性があります。

代わりに何をすべきか：フォーマルとカジュアルの完全なバランスをとることで、鍵は自分自身と受信者の関係について考え、コミュニケーションが進むにつれて社会的な手がかりを得ることです。

「あなたは、他の誰かが何をしていて参加しているのか、一緒に遊んでいるのを見たいと思っています。コミュニケーションの発展と関係への期待の発展方法を認めたいと思います」と、エミリー・ポスト・インスティテュートのエチケットの専門家であるダン・ポスト・センは言います。

5つの決まり文句

すべての電子メールの決まり文句が基本的な罪であるわけではありません。メールの特定の側面は、少し定型的なものになるはずです。結局のところ、ほとんどの電子メールには同じ基本構造があり、明確さを確保したり、ベースをカバーするために使用できるフレーズがあります。ただし、フレーズを繰り返す場合は、明確な目的があることを確認してください。

GoogleのローカルガイドのソーシャルメディアマネージャーであるKiera Wright-Ruizは、「私がいつも繰り返しますが、「質問がある場合は「彼らに質問があるかどうか」を知りたいです」と言っています。

ただし、ほとんどの場合、人々がチューニングすることができるので、可能な限り決まり文句を編集することをお勧めします。避けるべきトップ7は次のとおりです。

• 添付されています
• よろしくお願いします
• ご連絡をお待ちしております
• 私たちの会話に従って
• 私はあなたがうまくやっていることを願っています
• ご担当者様
• 返信が遅くなってすみません

方法：最も人気のあるブログ記事に基づいて、文法ユーザーが使用する用語を検索しました。

代わりに何をすべきか：決まり文句、トーン、音声のドラフトを読んで、読者を引き付けながらメッセージをより効果的に伝えてみてください。自問してみてください：あなたの上司（またはママ）がこのメールを読んだら、あなたはそれに満足しますか？答えが「はい」の場合、あなたは正しい軌道に乗っています。

6繰り返し

人々はしばしば同じ段落で単語を繰り返し、2文で2回、または気付かれないほど近すぎます。それは最悪の攻撃ではありませんが、読者を調整することができるもう一つのことです。

避けるべき最も一般的に繰り返される単語は次のとおりです。

• のみ
• アカウント
• のように
• いつも
• 問題
• 情報
• アイテム
• また
• 探す
• ただ
• 取る
• メッセージ
• Webサイト
• 送信
• 注文
• まだ
• 平
• 日付
• リクエスト
• 料金
• 報告

代わりに何をすべきか：ドラフトを大声で読んだり、携帯電話でテキストからスピーチへの関数を使用したり、同僚がそれを送信する前に実行してみてください。 Grammarlyは、これらの繰り返しの単語または過剰使用された単語をキャッチするのにも役立ちます。

7ロボット言語

電子メールはカタツムリメールの子孫かもしれませんが、それはあなたのメッセージがあなた自身の昔ながらのバージョンのように聞こえるべきであるという意味ではありません。実際、メールはそれを書いている人のように聞こえるはずです。したがって、ビクトリア朝の小説から何かのように聞こえるフレーズを使用すると、読者とつながりたいなら、最良の動きではありません。

「それに直面しましょう。大学の教科書を読みたくない。ブログや記事、本当の会話を読みたい。彼らは人で、ロボットではない。だから、コーヒーショップに座っているだけで言う言語を使用してください」とコピーチーフシェーファーは言います。

代わりに何をすべきか：あなたが友人に書いているふりをするか、友好的な知り合いと会話をすることで、より自然な効果を得ることができます。たとえば、コーヒーのために誰かに会っていたなら、「挨拶」や「天気が公平であることを願っています」とは言えないでしょう。 「こんにちは」と「もう一度ありがとう」のようなことを言うでしょう。

8つの感嘆符の過剰使用！

熱意は素晴らしいです。しかし、特定の文脈では、感嘆符の過剰使用は善よりも害を及ぼす可能性があります。これは、新しい関係を偽造したり、会社の外の誰かに連絡したりする場合に特に当てはまります。結局のところ、あなたは会社の電子メールアドレスを使用するとき、あなたの仕事の代表者です。しかし、人々は感嘆符を愛しており、彼らはまだ多くの人々が積極的な口調を伝えるために頼っているものです。

たとえば、ここに、メールの感嘆符で人々が使用する最も一般的な文章と言葉があります。

• ありがとう！
• ありがとう！
• 素晴らしい週末を！
• 良い一日！
• こんにちは！
• ご挨拶！
• こんにちは！
• おはよう！
• すてきな一日を！

代わりに何をすべきか：ドラフトを書いた後、感嘆符をすばやく検索し、判断を使用して、受信者との関係に基づいてどの（もしあれば）を決定します。一般的なルールとして、同僚との電子メールごとに1つまたは2つに保管してください。

次のレベルの電子メールの書き込みが動きます

適切な電子メール形式を手に入れて、どんな間違いを避けるべきかがわかったら、ほとんどの人が毎日得る無数の電子メールからドラフトを際立たせることに集中する時が来ました。次の4つの戦略を次に示します。

前向きに考えてください

リモートネガティブ、またはニュートラルでさえあるメールを送信すると、トリッキーな場所に置くことができます。また、書面によるコミュニケーションと同様に、誤解の余地があるかもしれません。

「他の情報がない場合、私たちの解釈はしばしば否定的なものになります」と、Communication-Etiquetteの専門家はSenningに説明します。 「ネガティブなコミュニケーションについて話しているとき、あなたは声のトーン、あなたの目のきらめき、あなたが批評を提供する本物のケアや懸念さえ意図している良いユーモアである情報である情報を見逃しています。だから本当に注意してください。

正しいトーンを打つ

「親愛なる[クライアント]」、または実際に販売中のときに広報の仕事を参照するメールを受け取りたくないでしょう。なぜなら、送信者があなたに大量に電子メールを送信しているか、適切な調査をして正しい連絡先を見つけなかったからです。同様に、送信するすべてのメールには、受信者向けに特別に作成されたトーンがあり、適切な人に送信していることを確認する必要があります。

したがって、テンプレートを使用することは魅力的かもしれませんが、送信を打つ前に受信者のコミュニケーションスタイルに留意することが重要です。これを達成するために、迅速なGoogle検索または受信者のLinkedInまたはTwitterフィードを覗くと、驚くべきことができます。

送信する前に、トーンとコンテンツをガットチェックするために、受信者の靴に身を置いてみてください。また、電子メールで自分のトーンを読むのに苦労している場合、Grammarlyのトーン検出器は、受信者にどのように聞こえるかを判断するのに役立ちます。

フォローアップ - 良い時間に

メールを送信している場合は、タイムリーな応答を探している可能性があります。しかし、ほとんどの人が毎日並べ替える大量の電子メールで、物事は迷子になる可能性があります。一般的なルールとして、最初の電子メールを送信してからフォローアップメッセージが24時間以内になることはありません。

言い換えれば、送信後2時間後にフォローアップリクエストを送信する人にならないでください。極端な場合、そのような動作はあなたをブロックすることさえできます。 「より多くの時間を取っていて、実際に電子メールの反対側にいる人を気にかけているとき、すぐにはるかに高い回答率が見られます。私はそれを難し​​い方法で学ばなければなりませんでした」とコピーチーフシェーファーは言います。

目に簡単にします

あなたが送るメッセージのほとんどはおそらく短い側にあるでしょう。これは、迅速な対応と物事を成し遂げるのに最適です。しかし、より長いメールの場合、スキャン可能性はゲームの名前です。それは、太字のフォント、箇条書き、下線付き文、TL; DR（長すぎる、読み取らなかった）セクションのようなものが便利です。

電子メールを作成する際に留意すべき多くの要因があり、エラーの大きなマージンがあります。しかし、結局のところ、完成したと言われた後、それは完璧ではありません。効果的なコミュニケーションについてです。

「人々は、この巨大な語彙とこれらの完全に構造化された文でこの完璧なコミュニケーターになる必要があるというこのプレッシャーを感じていると思います。

グラマリーからの詳細：

• 文法はどのように機能しますか？
• どのように文法があなたが学ぶのに役立つか
• Grammarlyのトーン検出器に会います