Como escrever um e -mail adequado

Seja você um jovem profissional jovem ou um gerente experiente, a redação por e-mail é um aspecto vital da comunicação comercial. E graças ao que é frequentemente visto como os mistérios da gramática inglesa e as sutilezas da palavra escrita, pode ser uma luta diária. Isso é especialmente verdadeiro se você precisar motivar as pessoas ocupadas a responder ou abordar um assunto potencialmente delicado. Para escrever um ótimo email, você precisa saber duas coisas: erros comuns a serem evitados e estratégias de próximo nível para avançar.

Mas as primeiras coisas primeiro - você precisa saber como é um ótimo email se quiser escrever um.

Anatomia de um bom e -mail

Todo e -mail que você escreve tem a mesma estrutura básica: linha de assunto, saudação, corpo de e -mail e fechamento. Mas, como em todas as formas escritas de comunicação profissional, há uma maneira certa de fazê -lo e padrões que devem ser seguidos. Veja como escrever um e -mail adequado:

1 linha de assunto

A linha de assunto pode ser a parte mais importante do email, embora muitas vezes seja esquecida a favor do corpo de e -mail. Mas se você estiver em altura fria, ou apenas estabelecer um relacionamento profissional, sua linha de assunto pode atrair as pessoas a abrir a mensagem e definir expectativas sobre o que está fechado. Por outro lado, uma linha de assunto mal trabalhada ou genérica (como "Hi" ou "Você não quer perder Thos") pode impedir o leitor e resultar em seu pouso por e -mail na pasta Spam.

"Gaste o dobro da quantidade de tempo elaborando a linha de assunto certa, como você faz no [corpo], porque se eles não abrirem o email, isso não importa", diz Cole Schafer, fundador e chefe da cópia do Honey.

2 abridores

Na maioria das situações de escrita por e -mail, você deseja incluir uma saudação rápida para reconhecer o leitor antes de mergulhar em sua mensagem ou solicitação principal.

A exceção: quando você está em uma cadeia de e -mail com colegas próximos, geralmente se torna mais natural soltar o abridor (assim como o fechamento). Embora possa inicialmente parecer um falso, sinaliza um relacionamento profissional melhor.

3 corpo

O corpo de um email é a carne da sua mensagem e deve ter um objetivo claro e específico, como obter feedback sobre uma apresentação ou organizar uma reunião com um novo cliente. Também deve ser conciso. Dessa forma, as pessoas estarão mais inclinadas a lê -lo, em vez de ignorá -lo e arriscar informações críticas em falta. Se puder, resista a algumas frases de escolha.

E para e -mails que exigem mais comprimento e detalhes, mantenha -o o mais focado possível. "Ninguém quer receber um romance. Você quer mantê -lo entre três, quatro ou cinco linhas de texto", diz Schafer.

4 fechamentos

Assim como você deseja começar as coisas com o pé direito com sua saudação, você também deseja se separar bem. Isso significa escrever uma assinatura amigável. E há muitas opções para escolher.

Por exemplo, aqui estão 12 fechamentos comuns e profissionais que os usuários da gramática escolheram em um determinado dia:

• obrigado
• melhor
• cumprimentos
• sinceramente
• tomar cuidado
• muito obrigado
• saúde
• tudo de bom
• muitas felicidades
• respeitosamente
• fale em breve
• Atenciosamente

Você deseja escolher um fechamento que pareça genuíno à sua personalidade e adaptá -lo ao relacionamento para garantir um nível apropriado de profissionalismo. Por outro lado, fechamentos comuns como "Love", "Enviado do iPhone" ou "THX", podem não ser deixados não utilizados em e -mails profissionais.

8 Erros de escrita de e -mail comum (e o que fazer)

Assim como todo email é uma oportunidade de crescimento profissional, também há o potencial de cair em e -mails comuns escrevendo maus hábitos. Aqui estão oito erros a serem evitados:

1 omitindo as vírgulas de Oxford necessárias

A vírgula de Oxford pode ser um tanto polarizadora ao pensar em como escrever um email adequado, dependendo de qual guia de estilo é utilizado para comunicações profissionais em seu setor - geralmente é evitado ou aclamado como uma ferramenta para esclarecimentos. De qualquer maneira, muitas pessoas têm opiniões fortes sobre isso. Mas deixá -los de fora pode levar à confusão, dependendo da frase.

O que fazer:embora a vírgula de Oxford possa não ser adequada em certos contextos, geralmente é uma boa ideia usá -los em e -mails. Isso porque pode ajudá -lo a economizar tempo e evitar falta de comunicação, confusão e até problemas legais.

2 hedge

Os usuários da gramática sabem que, quando se trata de hedge, é melhor omiti -lo do que deixá -lo, especialmente em e -mails. E se você está preocupado em sair como indelicado, não seja: ao contrário da crença popular, a linguagem de cobertura faz com que você pareça menos confiante, o que pode prejudicar sua escrita.

O que fazer:indique sua ideia ou opinião e explique o "porquê" por trás do seu raciocínio. Dessa forma, você será melhor compreendido e seu brilho pode brilhar.

3 cópia extremamente longa e/ou pouco clara

Você leria um e -mail com 1.000 palavras? Provavelmente não - a maioria das pessoas desviam e -mails que estão do lado longo. E se você adicionar frases difíceis de seguir ou mensagens mistas, ao seu rascunho, é menos provável que você obtenha uma resposta satisfatória. (Ou qualquer resposta.)

"Eu recebo uma tonelada de [e-mails] que são apenas esses enormes blocos de texto. E eu entendo por que eles fazem isso-então você tem detalhes suficientes. Mas é realmente difícil de ler e não vou ler tudo", diz Kat Boogaard, um escritor freelancer de Wisconsin.

O que fazer:mantenha -o conciso e concentre -se no assunto em questão. Em seguida, termine com uma chamada à ação, uma data de resposta solicitada e deixa claro que você está aberto a perguntas e acompanhamentos (se for esse o caso).

4 sendo muito casual (ou formal)

Dependendo de suas circunstâncias, vacilar demais para o lado casual ou formal da escrita pode ser um passo em falso. Ser excessivamente casual é frequentemente visto como um erro de novato, mas a linguagem formal rígida também pode ser prejudicial à sua mensagem.

O que fazer:ao encontrar o equilíbrio perfeito entre formal e casual, a chave é pensar sobre o relacionamento entre você e o destinatário e seguir pistas sociais à medida que sua comunicação avança.

"Você meio que quer ver o que alguém está fazendo e participar, brincar junto, meio que reconhece a maneira como a comunicação se desenvolve e a maneira como as expectativas em um relacionamento se desenvolvem", diz Dan Post Senning, especialista em etiqueta do Emily Post Institute.

5 clichês

Nem todos os clichês de e -mail são pecados cardeais. Certos aspectos de seus e -mails provavelmente são um pouco de fórmula. Afinal, a maioria dos e -mails tem a mesma estrutura básica e há frases que você pode usar para garantir clareza ou cobrir suas bases. Mas se você vai repetir frases, verifique se elas têm um objetivo claro.

Como Kiera Wright-Ruiz, gerente de mídia social dos guias locais do Google, "mesmo que eu sempre repita: 'Por favor, deixe-me saber se você tiver alguma dúvida:' Na verdade, quero saber se eles têm perguntas”.

No entanto, na maioria das vezes, você deseja editar clichês sempre que possível, pois eles podem fazer as pessoas se afastarem. Aqui estão os sete primeiros a evitar:

• Por favor, encontre anexado
• Agradeço antecipadamente
• Estou ansioso para ouvir de você
• Por nossa conversa
• Espero que você esteja bem
• A quem possa interessar
• Desculpe pela resposta tardia

Método: pesquisamos termos usados ​​por usuários da gramática com base em nossos artigos de blog mais populares.

O que fazer:tente ler o rascunho para clichês, tom e voz para comunicar com mais eficácia sua mensagem, mantendo o leitor envolvido. Pergunte a si mesmo: se seu chefe (ou mãe) ler este e -mail, você ficaria feliz com isso? Se a resposta for sim, então você está no caminho certo.

6 repetição

As pessoas costumam repetir palavras no mesmo parágrafo, duas vezes em duas frases, ou muito próximas para passar despercebidas. Embora não seja a pior ofensa, é outra coisa que pode fazer com que um leitor se desative.

Aqui estão as palavras mais repetidas para evitar:

• apenas
• conta
• como
• sempre
• emitir
• Informação
• item
• também
• encontrar
• apenas
• pegar
• mensagem
• site
• enviar
• ordem
• ainda
• até
• data
• solicitar
• custo
• relatório

O que fazer:tente ler seu rascunho em voz alta, usando a função de texto em fala no seu telefone ou executando-o por um colega antes de enviá-lo. A gramática também pode ajudá -lo a pegar essas palavras repetidas ou usadas demais.

7 linguagem robótica

O email pode ser um descendente de correio de caracol, mas isso não significa que suas mensagens pareçam uma versão antiga de si mesmo. De fato, os e -mails devem parecer a pessoa que está escrevendo. Portanto, usar frases que soam como algo fora de um romance vitoriano não é a melhor jogada se você quiser se conectar com o leitor.

"Vamos ser sinceros: ninguém quer ler um livro da faculdade. Você quer ler um blog ou um artigo ou uma conversa real. Eles são uma pessoa, eles não são um robô. Portanto, use a linguagem que soa como algo que você diria se você está sentado em uma cafeteria", diz o chefe da copia Schafer.

Em vez disso,você pode obter um efeito mais natural, fingindo que está escrevendo para um amigo ou conversando com um conhecido amistoso. Por exemplo, você provavelmente não diria algo como "Saudações" e "Espero que o tempo esteja justo onde você está" se você estivesse encontrando alguém para tomar um café. Você diria algo como "Oi" e "Obrigado novamente pelo seu tempo".

8 Pontos excessivos de exclamação!

O entusiasmo é ótimo. Mas em certos contextos, o uso excessivo de pontos de exclamação pode causar mais mal do que bem. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver forjando um novo relacionamento ou entrando em contato com alguém fora da sua empresa. Afinal, você é um representante do seu trabalho quando usa um endereço de e -mail da empresa. Mas as pessoas adoram pontos de exclamação, e ainda são algo em que muitas pessoas confiam para transmitir um tom positivo.

Por exemplo, aqui estão as frases e palavras mais comuns que as pessoas usam com pontos de exclamação em e -mails:

• Obrigado!
• Obrigado!
• Tenha um ótimo fim de semana!
• Bom dia!
• Olá!
• Saudações!
• Oi!
• Bom dia!
• Tenha um ótimo dia!

Em vez disso,depois de escrever seu rascunho, faça uma rápida pesquisa por pontos de exclamação e use seu julgamento para determinar qual (se houver) manter com base no seu relacionamento com o destinatário. Como regra geral, tente mantê -la em um ou dois por e -mail com colegas.

Movimentos de escrita por e-mail do próximo nível

Depois de obter o formato de email adequado e você sabe quais erros evitar, é hora de se concentrar em destacar seus rascunhos dos inúmeros e -mails que a maioria das pessoas recebe todos os dias. Aqui estão quatro estratégias para levar o seu para o próximo nível:

Pense positivo

Enviar um e -mail remotamente negativo ou mesmo neutro pode colocá -lo em um local complicado. E, como em qualquer comunicação escrita, pode haver espaço para má interpretação.

"Na ausência de outras informações, nossa interpretação geralmente não defende o negativo", explica o especialista em comunicação-etiqueta após senning. “Quando você está falando sobre comunicação negativa, está [perdendo] as informações que são tom de voz, o brilho em seus olhos, o bom humor com o qual você pretende algo ou mesmo com o cuidado ou preocupação genuína com a qual você está oferecendo críticas. Portanto, tenha muito cuidado.

Atingir o tom certo

Você não gostaria de receber um email que diz: "Caro [cliente]" ou que faz referência ao seu trabalho em relações públicas quando você está realmente em vendas, porque isso mostraria imediatamente que o remetente está enviando um email em massa ou eles não fizeram a pesquisa adequada e encontrariam o contato certo. Da mesma forma, você deve garantir que todos os emails enviados tenham um tom criado especificamente para o destinatário e que esteja enviando para a pessoa certa.

Portanto, mesmo que seja tentador usar modelos, é importante personalizá -lo e ter em mente o estilo de comunicação do destinatário antes de acertar o envio. Para conseguir isso, uma rápida pesquisa no Google ou uma espiada no feed do Recriante no LinkedIn ou no Twitter pode fazer maravilhas.

Antes de enviar, tente colocar-se nos sapatos do destinatário para uma verificação de tom e conteúdo. E se você tiver dificuldade em ler seu próprio tom em e -mail, o detector de tom da Grammarly pode ajudá -lo a determinar como você soa para o seu destinatário.

Acompanhe - em bom tempo

Se você está enviando um e -mail, provavelmente está procurando uma resposta oportuna. Mas com as grandes quantidades de e -mails que a maioria das pessoas classifica todos os dias, as coisas podem acabar se perdendo. Como regra geral, uma mensagem de acompanhamento nunca deve ocorrer menos de vinte e quatro horas após o envio do email inicial.

Em outras palavras: não seja a pessoa que envia uma solicitação de acompanhamento duas horas após o envio. Em casos extremos, esse tipo de comportamento pode até bloquear você. "Quando você leva mais tempo e realmente se importa com a pessoa do outro lado do e -mail, você verá imediatamente uma taxa de resposta muito mais alta. Eu tive que saber que da maneira mais difícil", diz o chefe da copia Schafer.

Facilite os olhos

A maioria das mensagens que você envia provavelmente estará no lado mais curto, o que é ótimo para respostas rápidas e fazer as coisas. Mas para e -mails mais longos, o Scannability é o nome do jogo. É quando coisas como fonte em negrito, pontos de bala, sentenças sublinhadas e uma seção TL; DR (muito tempo, não leu) são úteis.

Há muitos fatores a serem lembrados ao compor um email e há uma ampla margem de erro. Mas, afinal, é dito e feito, não se trata de perfeição. É sobre comunicação eficaz.

"Acho que as pessoas sentem essa pressão de que você precisa ser esse comunicador perfeito com esse enorme vocabulário e essas frases perfeitamente estruturadas. E não sei se esse é sempre o caso, porque você é apenas duas pessoas, comunicando -se", diz o escritor freelancer Boogaard.

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