적절한 이메일을 작성하는 방법

다가오는 젊은 전문가이든 노련한 관리자이든, 이메일 쓰기는 비즈니스 커뮤니케이션의 중요한 측면입니다. 그리고 영어 문법의 신비와 서면 단어의 미묘함으로 종종 보이는 것에 감사하기 때문에 매일 투쟁이 될 수 있습니다. 바쁜 사람들이 잠재적으로 감동적인 주제에 응답하거나 해결하도록 동기를 부여해야한다면 특히 그렇습니다. 훌륭한 이메일을 작성하려면 피하는 일반적인 실수와 다음 수준의 전략이라는 두 가지 사항을 알아야합니다.

그러나 가장 먼저해야 할 일입니다. 글을 쓰려면 훌륭한 이메일이 어떻게 보이는지 알아야합니다.

좋은 이메일의 해부학

당신이 쓰는 모든 이메일은 제목 줄, 인사말, 이메일 본문 및 마감과 같은 기본 구조와 동일한 기본 구조를 갖습니다. 그러나 모든 서면의 전문적인 의사 소통과 마찬가지로,이를 수행하는 올바른 방법과 따라야 할 표준이 있습니다. 적절한 이메일을 작성하는 방법은 다음과 같습니다.

1 제목 줄

제목 줄은 이메일의 가장 중요한 부분 일 수 있지만 종종 이메일 본문에 유리하게 간과됩니다. 그러나 누군가가 냉담하거나 전문적인 관계를 구축하는 경우, 제목 줄은 사람들이 메시지를 열고 동봉 된 것에 대한 기대치를 설정하도록 유도 할 수 있습니다. 반면에 제작되지 않았거나 일반적인 제목 줄 (“HI”또는“Thos를 놓치고 싶지 않아”)은 독자를 방해하고 스팸 폴더에 이메일 착륙을 초래할 수 있습니다.

Honey Copy의 창립자이자 사본 책임자 인 Cole Schafer는“[바디]에서와 같이 올바른 제목 줄을 만드는 데 시간을 두 배로 쓸 수 있습니다.

오프너 2 개

대부분의 이메일 쓰기 상황에서는 주요 메시지 나 요청에 뛰어 들기 전에 독자를 인정하기 위해 빠른 인사말을 포함시켜야합니다.

예외 : 가까운 동료와 함께 이메일 체인을 사용하면 오프너를 떨어 뜨리는 것이 자연스럽게됩니다 (마감뿐만 아니라). 처음에는 가짜 pas처럼 느껴질 수 있지만 더 나은 전문적인 관계를 알 수 있습니다.

3 바디

이메일의 본문은 메시지의 고기이며 프레젠테이션에 대한 피드백을 받거나 새로운 고객과의 회의를 마련하는 것과 같은 명확하고 구체적인 목적을 가져야합니다. 또한 간결해야합니다. 그렇게하면 사람들은 그것을 훑어보고 비판적 정보가 누락 될 위험이있는 대신 읽는 경향이 있습니다. 가능하다면 몇 가지 선택 문장으로 끓입니다.

그리고 더 많은 길이와 세부 사항이 필요한 이메일의 경우 가능한 한 집중하십시오. Schafer는“아무도 소설을 받기를 원하지 않습니다. 3, 4 또는 5 줄의 텍스트를 유지하고 싶습니다.

4 마감

인사말로 오른발에서 일을 시작하고 싶을 때, 당신은 또한 잘 나누고 싶습니다. 그것은 친근한 사인 오프를 쓰는 것을 의미합니다. 선택할 수있는 옵션이 많이 있습니다.

예를 들어, Grammarly 사용자가 주어진 날에 선택한 12 개의 일반적이고 전문적인 폐쇄가 있습니다.

• 감사해요
• 최상의
• 문안 인사
• 감사합니다
• 잘 지내세요
• 정말 감사합니다
• 건배
• 모두 제일 좋다
• 최고의 소원
• 공손히
• 곧 이야기하십시오
• 진심으로 당신

당신은 당신의 성격에 진정으로 느껴지는 폐쇄를 선택하고 적절한 수준의 전문성을 보장하기 위해 관계에 맞게 맞춤화하고 싶을 것입니다. 반면에“사랑”,“iPhone에서 보낸 후,”또는“THX”와 같은 일반적인 폐쇄는 전문 이메일에서 사용하지 않는 것이 가장 좋습니다.

8 일반 이메일 쓰기 실수 (및 대신해야 할 일)

모든 이메일이 전문적인 성장을위한 기회 인 것처럼, 나쁜 습관을 쓰는 일반적인 이메일에 빠질 수있는 잠재력도 있습니다. 피해야 할 8 가지 실수는 다음과 같습니다.

1 옥스포드 쉼표 생략

옥스포드 쉼표는 업계의 전문적인 커뮤니케이션에 사용되는 스타일 가이드에 따라 적절한 이메일을 작성하는 방법에 대해 생각할 때 다소 양극화 될 수 있습니다. 일반적으로 설명을위한 도구로 기각되거나 환영받습니다. 어느 쪽이든, 많은 사람들이 그것에 대해 강한 의견을 가지고 있습니다. 그러나 그것들을 남겨두면 문장에 따라 혼란을 초래할 수 있습니다.

대신해야 할 일 :옥스포드 쉼표는 특정 상황에서는 적합하지 않을 수 있지만 일반적으로 이메일로 사용하는 것이 좋습니다. 시간을 절약하고 오해, 혼란 및 법적 문제를 피하는 데 도움이되기 때문입니다.

2 헤징

문법 사용자는 헤징에 관해서는, 특히 이메일로 남겨 두는 것보다 생략하는 것이 낫다는 것을 알고 있습니다. 그리고 당신이 무례한 것으로 걱정한다면, 대중의 믿음과는 달리, 언어를 헤징하면 자신감이 덜 자신의 글을 훼손 할 수 있습니다.

대신해야 할 일 :당신의 생각이나 의견을 말한 다음, 당신의 추론 뒤에“왜”를 설명하십시오. 그렇게하면 더 잘 이해하고 당신의 광채가 빛날 수 있습니다.

3 매우 길고/또는 불분명 한 사본

1,000 단어 길이의 이메일을 읽으시겠습니까? 아마도 대부분의 사람들은 긴 편에있는 이메일을 훑어 보았습니다. 그리고 팔로우하기 어려운 문장이나 혼합 메시지를 초안에 추가하면 만족스러운 응답을 얻을 가능성이 훨씬 적습니다. (또는 모든 응답.)

위스콘신에 본사를 둔 프리랜서 작가 인 Kat Boogaard는“저는이 거대한 텍스트 블록 인 수많은 [이메일]을 얻습니다. 그리고 그들이 왜 그렇게하는지 이해합니다. 그래서 당신은 충분한 세부 사항이 있습니다. 그러나 실제로 읽기가 어렵고 모든 것을 읽지 않을 것입니다.

대신해야 할 일 :간결하게 유지하고 당면한 문제에 집중하십시오. 그런 다음 행동 유도 문안, 요청 된 응답 날짜로 끝나고 질문과 후속 조치에 개방적이라는 것을 분명히하십시오 (그렇다면).

4 너무 캐주얼 (또는 공식)

당신의 상황에 따라, 글쓰기의 캐주얼 또는 공식적인 측면에 너무 많이 흔들리는 것은 실수가 될 수 있습니다. 지나치게 캐주얼 한 것은 종종 신인 실수로 여겨지지만 뻣뻣하고 공식적인 언어는 메시지에 해로울 수 있습니다.

대신해야 할 일 :공식적인 것과 캐주얼 사이의 완벽한 균형을 잡을 때, 열쇠는 자신과 수신자의 관계에 대해 생각하고 의사 소통이 진행됨에 따라 사회적 신호를받는 것입니다.

Emily Post Institute의 에티켓 전문가 인 Dan Post Senning은“다른 사람이 무엇을하고, 참여하고, 참여하고, 연주하고, 의사 소통이 발전하는 방식과 관계의 기대치가 발전하는 방식을 인정하고 싶어합니다.

5 개의 진부한

모든 이메일 진부한 것이 기본 죄인 것은 아닙니다. 이메일의 특정 측면은 약간의 공식적이어야합니다. 결국, 대부분의 이메일은 동일한 기본 구조를 가지며 명확성을 보장하거나 기지를 커버하기 위해 사용할 수있는 문구가 있습니다. 그러나 문구를 반복하려면 명확한 목적이 있는지 확인하십시오.

Google의 지역 가이드의 소셜 미디어 관리자 인 Kiera Wright-Ruiz가 다음과 같이 말합니다.“항상 반복하더라도 '질문이 있으면'실제로 질문이 있는지 알고 싶습니다. '

그러나 대부분의 경우, 사람들이 사람들을 조정할 수 있기 때문에 가능한 한마다 진부한 진부를 편집하고 싶을 것입니다. 피해야 할 상위 7 개는 다음과 같습니다.

• 첨부 된 것을 찾으십시오
• 미리 감사드립니다
• 나는 당신의 의견을 기다리겠습니다
• 우리 대화에 따라
• 잘 지내길 바랍니다
• 누구에게 관심이 있을지
• 답장이 늦어서 죄송합니다

방법 : 우리는 가장 인기있는 블로그 기사를 기반으로 문법 사용자가 사용하는 용어를 검색했습니다.

대신해야 할 일 :독자가 참여하는 동안 메시지를보다 효과적으로 전달하기 위해 진부한, 톤 및 음성에 대한 초안을 읽으십시오. 스스로에게 물어보십시오. 상사 (또는 엄마)이 이메일을 읽으면 행복 하시겠습니까? 대답이 예라면, 당신은 올바른 길을 가고 있습니다.

6 반복

사람들은 종종 같은 단락 내에서 단어를 반복하거나 두 문장으로 두 번 또는 너무 가깝게 눈에 띄지 않습니다. 그것은 최악의 범죄는 아니지만 독자가 조정할 수있는 또 다른 것입니다.

피해야 할 가장 일반적으로 반복되는 단어는 다음과 같습니다.

• 오직
• 계정
• 좋다
• 언제나
• 문제
• 정보
• 목
• 또한
• 찾다
• 단지
• 가져가다
• 메시지
• 웹 사이트
• 보내다
• 주문하다
• 아직
• 심지어
• 날짜
• 요구
• 비용
• 보고서

대신해야 할 일 :드래프트를 크게 읽거나 휴대 전화의 텍스트 연설 기능을 사용하거나 동료가 꺼내기 전에 실행하십시오. 문법은 또한이 반복적이거나 과도하게 사용 된 단어를 잡는 데 도움이 될 수 있습니다.

7 로봇 언어

이메일이 달팽이 메일의 후손 일 수 있지만, 메시지가 자신의 구식 버전처럼 들리는 것은 아닙니다. 실제로 이메일은 글을 쓰는 사람처럼 들립니다. 따라서 독자와 연결하려면 빅토리아 소설에서 무언가처럼 들리는 문구를 사용하는 것이 가장 좋은 움직임이 아닙니다.

"아무도 대학 교과서를 읽고 싶어하지 않습니다. 블로그 나 기사 나 실제 대화를 읽고 싶어요. 그들은 사람이고 로봇이 아닙니다. 따라서 커피 숍에 앉아있을 때 말할 수있는 언어를 사용하십시오.

대신해야 할 일 :친구에게 글을 쓰는 척하거나 친절한 지인과 대화를 나누면 더 자연스러운 효과를 얻을 수 있습니다. 예를 들어, 당신은 아마도 당신이 커피를 위해 누군가를 만나고 있다면“인사”와“날씨가 당신이있는 곳에 공평하기를 바랍니다”와 같은 말을하지 않을 것입니다. 당신은“안녕하세요”와“시간에 다시 한 번 감사드립니다.”라고 말할 것입니다.

8 느낌표의 과도한 사용!

열정은 훌륭합니다. 그러나 어떤 맥락에서, 느낌표의 과도한 사용은 선보다 더 해를 끼칠 수 있습니다. 새로운 관계를 형성하거나 회사 외부의 누군가에게 연락하는 경우 특히 그렇습니다. 결국 회사 이메일 주소를 사용할 때 귀하의 업무 담당자입니다. 그러나 사람들은 느낌표를 좋아하며 여전히 많은 사람들이 긍정적 인 어조를 전달하기 위해 의존하는 것입니다.

예를 들어, 다음은 이메일에서 느낌표와 함께 사용하는 가장 일반적인 문장과 단어입니다.

• 감사해요!
• 감사합니다!
• 즐거운 주말 보내세요!
• 안녕하세요!
• 안녕하세요!
• 인사말!
• 안녕!
• 좋은 아침이에요!
• 좋은 하루 되세요!

대신해야 할 일 :초안을 작성한 후에는 느낌표를 빠르게 검색하고 판단을 사용하여 수신자와의 관계를 기반으로하는 (있는 경우)를 결정하십시오. 일반적으로 동료들과 이메일 당 하나 또는 2 개로 유지하십시오.

차세대 이메일 쓰기가 움직입니다

적절한 이메일 형식을 얻고 피해야 할 실수가 무엇인지 알면 초안이 매일 매일 얻는 무수한 이메일에서 초안을 돋보이게하는 데 집중해야합니다. 다음은 다음 단계로 끌어 올리는 4 가지 전략입니다.

긍정적 인 생각

원격으로 부정적이거나 중립적 인 이메일을 보내면 까다로운 장소에 빠질 수 있습니다. 그리고 모든 서면 의사 소통과 마찬가지로 오해의 여지가있을 수 있습니다.

Communication-Ectiquette Expert Senning은“다른 정보가 없으면 우리의 해석은 종종 부정적인 것에 대한 불이행입니다. "부정적인 의사 소통에 대해 이야기 할 때, 당신은 목소리의 톤, 눈의 반짝임, 당신이 비판을 제공하는 진정한 보살핌이나 걱정을 의도하는 좋은 유머 인 정보를 [누락].

올바른 톤을 공격하십시오

"Dear [Client]"라는 이메일을 받고 싶지 않거나 실제로 판매 중일 때 홍보에서 귀하의 작업을 참조하는 이메일을 받고 싶지 않을 것입니다. 발신자가 귀하에게 이메일을 보내거나 적절한 연구를 수행하지 않았으며 올바른 연락처를 찾지 못했기 때문입니다. 마찬가지로, 당신이 보내는 모든 이메일에 수신자를 위해 특별히 제작 된 톤이 있고 올바른 사람에게 보내는 것을 원합니다.

따라서 템플릿을 사용하려는 유혹이있을 수 있지만 템플릿을 개인화하고 Send를 치기 전에 수신자의 커뮤니케이션 스타일을 염두에 두는 것이 중요합니다. 이를 달성하기 위해 수신자의 LinkedIn 또는 Twitter 피드를 빠른 Google 검색 또는 엿보기가 놀라운 일을 할 수 있습니다.

보내기 전에 수신자의 신발에 몸을 담그고 톤과 콘텐츠에 대한 내장을 확인하십시오. 그리고 이메일로 자신의 톤을 읽는 데 어려움이 있다면 Grammarly의 톤 탐지기를 사용하면받는 사람에게 소리를내는 방법을 결정하는 데 도움이됩니다.

후속 조치 - 좋은 시간

이메일을 보내는 경우 적시에 응답을 찾고있을 것입니다. 그러나 대부분의 사람들이 매일 분류하는 많은 양의 이메일로 인해 상황이 길을 잃을 수 있습니다. 일반적으로 후속 메시지는 초기 이메일을 보내고 24 시간 이상 오지 않아야합니다.

다시 말해 : 발송 후 2 시간 후에 후속 요청을 보내는 사람이되지 마십시오. 극단적 인 경우, 그런 종류의 행동은 심지어 당신을 막을 수 있습니다. Schafer 사본은“더 많은 시간이 걸리고 이메일의 반대편에있는 사람을 실제로 돌보는 경우 즉시 훨씬 더 높은 응답률을 보게 될 것입니다. 나는 어려운 방법을 배워야했습니다.

눈을 쉽게 만듭니다

당신이 보내는 대부분의 메시지는 짧은 편에있을 것입니다. 이는 빠른 응답과 일을 끝내는 데 좋습니다. 그러나 더 긴 이메일의 경우 스캐성은 게임의 이름입니다. 그때는 대담한 글꼴, 총알 포인트, 밑줄이있는 문장 및 TL; DR (너무 길고 읽지 않은) 섹션과 같은 것들이 편리합니다.

이메일을 작성할 때 명심해야 할 많은 요소가 있으며 오류가 크게 발생합니다. 그러나 결국 말하고 행해진 후에는 완벽에 관한 것이 아닙니다. 효과적인 의사 소통에 관한 것입니다.

프리랜서 작가 인 부가드 (Boogaard)는“사람들은이 거대한 어휘 와이 완벽하게 구성된 문장 으로이 완벽한 의사 소통자가되어야한다는 압박감을 느낀다.

문법에서 더 많은 것 :

• 문법은 어떻게 작동합니까?
• 문법이 당신이 배우는 데 얼마나 도움이되는지
• 문법의 톤 탐지기를 만나십시오