Gelen kutunuzu (ve iş arkadaşlarınızı) mutlu etmek için 5 e -posta alışkanlığı

Ofise erken geldiğinizde o kadar nadir, güzel Pazartesi. Gideriniz her zamanki gibi can sıkıcı değildi, kahveniz hala sıcak ve henüz kimse yok. Kalbiniz, her zamanki dikkat dağıtıcı unsurlar olmadan gerçek işleri yapmak için bu lezzetli fırsatta yarışıyor.

Dizüstü bilgisayarınızı sadece yirmi yedi okunmamış e-postayı keşfetmek için açıyorsunuz. Omuzlarınız umutsuzluk içinde çöküyor. Bunlardan kaç tanesi bile önemli? Bunlardan herhangi biri mi? Ya biri yaparsa ve özlüyorsanız? Elemeye başlamalı daha iyi.

Bunlardan bir düzine sizi hiç ilgilendirmediğini fark ettiğiniz için hayal kırıklığınız artıyor - başka bir departmandan biri akupunktur uzmanlarının yönlendirdiği bir makale tartışmaları üzerine “sizi döngüye atmaya” karar verdi. Aşağı kaydırıyorum, bu önceydi, bakalım. . . Altı kişi içeri girdi, cevap verdi. Argh. Derin nefesler.

E -postanın gaucheries ve pertürbasyonları çoktur, ancak özellikle revize edilen birkaçını fark ettik - kendiniz gibi bir e -posta görgü kuralının asla yapamayacağı hatalar. Meslektaşlarınızı örnek olarak yönlendirin: İşte akılda tutulması gereken sağlam e -posta alışkanlıkları geri sayımımız.

5 CC aşırı kalabalıktan kaçının

Şirketinizin yeni metin yazarı Chet, tasarım departmanındaki Pauline için birkaç kelime hazırlıyor. Pauline'nin yardımcısı Brandon Perşembe günü onun için dolduracak, bu yüzden Chet de onu kopyalıyor. Kapsamlı olmalı.

Chet, Gwyn'in bir sonraki sürümlerini açıklamasını doğru bir şekilde özetlediğinden de emin değil, o zaman neden onu açıklama için kopyalamıyorsunuz? Gwyn, yasal bir incelemeye ihtiyaç duyan ifadeler hakkında bir şeyler söyledi, bu yüzden Chet nedenleri, bu adamları daha iyi döndürüyor. Ve proje yöneticisi Mia, neler olduğunu bilmekten nefret ediyor, bu yüzden bunun nereye gittiğini görüyorsunuz. Gönder düğmesinden uzakta, Chet.

Nispeten küçük bir görev, mantıklı değilseniz, tüm personel gelen kutusu kabusuna hızla balon olabilir. Ve iyi demek isteseniz ve iyi nedenleriniz olsa bile, aksi takdirde iyi insanlar bazen cevap-tüm düğmesiyle ahlaksız şeyler yaparlar. Riske istekli misin?

Birçok kişiye aynı anda bir e -posta göndermek hayati önem taşıyorsa, adreslerini BCC alanına koymayı düşünün, böylece yanıt verenler düzinelerce başka gelen kutusunu tıkamayacaklar.

Chet için başka bir çözüm bu görevi daha küçük parçalara ayırmak olabilir: tasarımcıları bir e -postayla güncellemek, başka bir e -postayla check -in yapmak, yasal corral tarafından pop ve ne zaman konuşabileceklerini sor ve bu öğleden sonra planlama toplantısında MIA'yı onaylayın. Hangisinden bahsetmişken. . .

4 Ne zaman ve ne zaman e -posta gönderilmeyeceğini bilin

E-posta iyi bir araçtır, ancak genellikle gerçek zamanlı konuşma için zayıf bir yedektir-özellikle takip sorularını sormak veya cevaplamak ve ilerledikçe netleştirmek için alana ihtiyacınız olan türden. Bazı örnekler:

• Yeni sigorta planınız hakkında İK ile görüşüyor musunuz? Kapsamlı bir e -posta açıklaması, yazmak yerine okumak için bir angarya gibi geliyor. Bir not defteri alın ve konuşun.
• Bir uzmanı karmaşık bir teknik konu hakkında sorgulamak? Bazı ileri geri konuşmalar, ayrıntıları e-postadan daha hızlı bir şekilde görmenize yardımcı olabilir.
• Hassas ayrıntıları bordro departmanı veya şirket avukatı ile tartışmak? Gönderilen klasörünüz bu tür lezzetli sırlar için en iyi depo olmayabilir.

Bu dengeleme eyleminin ters tarafı, ne zaman bir e -posta göndermeniz gerektiğini bilmektir. Bazen mesele tam bir konuşmayı hak etmez. Bunun gibi anlar e -postanın parladığı zamandır.

Sorun acil ise - bugün olduğu gibi, şimdi acil - alıcıların gelen kutusunu kontrol etmesini beklemek yerine bir mesaj göndermekten daha iyi olabilirsiniz.

3 Konu satırını unutmayın

Herkes gelen kutusunu günlük olarak veya belki de hiç boşaltmaz.

Her gün yüz e -posta alan bir muhabir, bazıları çok önemli ve diğerleri inane, hangisinin açılmaya bile değer göründüğünü tetikleyebilir. Bu tür hızlı yargılar konu çizgisine bağlıdır. Meşgul insanlarla yazışmalarınızın sonsuza dek göz ardı edilmesini istemediğinizi varsayarsak, neden yazdığınızı ve bunun önemli olduğunu açıkça belirtmelisiniz.

Ayrıca, kısa tutun. Konu satırınızın e-postanızın içeriğinin bir mikro amacına benzemesine gerek yoktur.

Profesyonel İpucu: Potansiyel olarak yarı yazılı bir nota ateş etmenin dikkatli olan bazı deneyimli e-posta, göndermeye hazır olana kadar TO Line'a geçerli bir e-posta adresi koymayın. Bunun yerine, alıcının adresini, zaman geldikten sonra bulmanın ve hareket ettirmenin kolay olacağı konu satırına geçici olarak yapıştırırlar. Bu son adım, bu konu çizgisini doldurmak için yararlı bir hatırlatma olabilir.

2 Ne "+1" yanıtlayıcı ne

İnsanların gelen kutularına saygı duymak, gönderilen klasörünüzün sizin hakkınızda söylediklerine sahip olmak anlamına gelir.

Gününüzü aydınlatan düşünceli, berrak bir e-posta yazan bir meslektaşım, başparmak up emojisinden daha iyi hak ediyor. Bu tür bir “+1” yanıt, bir arkadaşım size havaalanına yolculuk sunduğunda “serin fasulye” demeye ve konuyu değiştirmeye benzer. Takdir yolunda ya da en azından onayla biraz daha fazla göstermek istemiyor musunuz?

Benzer şekilde, bu belirsizliklerin karışık bir iş parçacığı, takipler ve belki de-finance-can-can-cent-cennet-cennet-cennet-cennet-cennet-cennet-cennet-daha fazla insanla paylaşarak nadiren daha iyi hale getirilir. İletimli mesaj hokkabazının bir parçası olduğunuzda, ne anlama geldiğine veya kime ne anlama geldiğine veya kime yazdığınız veya paylaştığınız hiçbir şey ima etmez, gerçekten rastgele yönlerde mesajları rastgele yönlerde büzüyorsanız gerçekten önemlidir. Daha iyisini yapabilirsin.

1 Patronlarına rahatça iplik yaparak insanları pusuya düşürmeyin

Diyelim ki birisiyle ileri geri e -posta gönderiyorsunuz, onlara duymak istemedikleri bir şey söylüyorum. Şimdiye kadar işleri nispeten kibar tutmayı başardınız: “Hayır, üzgünüm, o zaman dilimi gerçekçi değil” diyorsunuz. “Evet, endişenizi anlıyorum, ama hukuk ekip bu ifadeyi değiştiremeyeceğimizi söylüyor.”

Sonra bir sonraki cevaplarında bomba geliyor: yöneticiniz CC-in. Görünüşe göre, bu kişi yanıtlarınızdan memnun değil ve bir yükselişin gerektiğine karar verdi. Oof.

Birinin patronunu bir konuya eklemenin mantıklı olduğu birçok zaman var, ancak bu onlardan biri değil. Bu tür sinsi saldırı, insanları yanmış hissettirir; Onlarla bir sonraki etkileşiminiz muhtemelen samimi olacak. Başka bir deyişle, iyi bir görünüm değil. Ve bir dahaki sefere birlikte çalışmanız gerektiğinde yanma köprüleri riski taşır.

Neyse ki, bundan kaçınmak kolaydır; Yapmanız gereken tek şey, patronlarını bir cudgel olarak kullanmaya çalışarak insanları kör yönlendirmez.

Şimdiye kadar okuduğunuz için teşekkürler ve lütfen cevabınızda cevap vermekten kaçının.