5 นิสัยอีเมลเพื่อให้กล่องจดหมายเข้า (และเพื่อนร่วมงาน) ของคุณมีความสุข

มันเป็นวันจันทร์ที่หายากและสวยงามเมื่อคุณไปที่สำนักงาน แต่เนิ่นๆ การเดินทางของคุณไม่ได้เดือดร้อนเหมือนปกติกาแฟของคุณยังคงร้อนและยังไม่มีใครอยู่รอบ ๆ การแข่งขันหัวใจของคุณในโอกาสที่แสนอร่อยนี้เพื่อทำงานจริงโดยไม่ต้องเบี่ยงเบนความสนใจตามปกติ

คุณลอกแล็ปท็อปของคุณเพื่อค้นหาอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านยี่สิบเจ็ด ไหล่ของคุณตกต่ำด้วยความสิ้นหวัง มีกี่สิ่งที่สำคัญ? ทำอะไรกับพวกเขา? เกิดอะไรขึ้นถ้าใครทำและพลาด? เริ่มการกลั่นกรองดีกว่า

ความหงุดหงิดของคุณเพิ่มขึ้นเมื่อคุณรู้ว่าโหลสิ่งเหล่านี้ไม่เกี่ยวข้องกับคุณเลย - บางคนจากแผนกอื่นตัดสินใจที่จะ“ วนรอบคุณ” ในการอภิปรายบทความของพวกเขา acupuncturist ที่ส่งต่อ การเลื่อนลงมาก่อนหน้านี้มาดูกัน - - อีกหกคนที่ชอบเล่นทุกรูปแบบตอบกลับ อ่า หายใจเข้าลึก ๆ

gaucheries และการก่อกวนของอีเมลมีหลายอย่าง แต่เราสังเกตเห็นไม่กี่ที่ถูกด่าว่าโดยเฉพาะ - ความผิดพลาดประเภทหนึ่งของมารยาททางอีเมลเช่นตัวคุณเองจะไม่ทำ เป็นผู้นำเพื่อนร่วมงานของคุณโดยตัวอย่าง: นี่คือการนับถอยหลังของนิสัยอีเมลเสียงของเราที่ควรจำไว้

5 หลีกเลี่ยง CC ที่แออัดยัดเยียด

Chet นักเขียนคำโฆษณาใหม่ของ บริษัท ของคุณกำลังร่างคำสองสามคำสำหรับ Pauline ในแผนกออกแบบที่จะใช้ แบรนดอนรองของพอลลีนจะเติมเต็มให้เธอในวันพฤหัสบดีดังนั้นเชตจึงคัดลอกเขาเช่นกัน ต้องละเอียด

Chet ยังไม่แน่ใจว่าเขาสรุปคำอธิบายของ Gwyn อย่างถูกต้องเกี่ยวกับการเปิดตัวครั้งต่อไปดังนั้นทำไมไม่คัดลอกเธอด้วยเพื่อชี้แจงเช่นกัน? กวินพูดอะไรบางอย่างเกี่ยวกับถ้อยคำที่จำเป็นต้องมีการตรวจสอบทางกฎหมายดังนั้นเหตุผลของเชตที่ดีกว่าวนรอบพวกเหล่านั้นและ Mia ผู้จัดการโครงการเกลียดที่ไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นดังนั้นคุณจะเห็นว่าสิ่งนี้กำลังมุ่งหน้าไปที่ไหน ย้อนกลับไปจากปุ่มส่ง Chet

งานที่ค่อนข้างเล็กสามารถบอลลูนได้อย่างรวดเร็วในฝันร้ายของ Intaff Intaff หากคุณไม่ได้ตัดสิน และแม้ว่าคุณจะหมายถึงดีและมีเหตุผลที่ดีมิฉะนั้นมนุษย์ที่ดีบางครั้งก็ทำสิ่งที่ไม่เหมาะสมด้วยปุ่มตอบกลับทั้งหมด คุณยินดีที่จะเสี่ยงหรือไม่?

หากมีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะส่งอีเมลไปยังผู้คนจำนวนมากในครั้งเดียวให้พิจารณาวางที่อยู่ของพวกเขาในฟิลด์ BCC ดังนั้นผู้ที่ตอบสนองจะไม่อุดตันกล่องจดหมายอื่น ๆ อีกมากมาย

ทางออกอีกทางหนึ่งสำหรับ Chet อาจแบ่งงานนี้ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ : อัปเดตนักออกแบบในอีเมลฉบับเดียวเช็คอินกับ Gwyn ในที่อื่นป๊อปโดย Corral ตามกฎหมายและถามว่าพวกเขาสามารถพูดคุยได้เมื่อใด พูดถึงสิ่งที่. - -

4 รู้ว่าเมื่อใดและเมื่อใดที่ จะไม่ ส่งอีเมล

อีเมลเป็นเครื่องมือที่ดี แต่มักจะเป็นสิ่งทดแทนที่ไม่ดีสำหรับการสนทนาแบบเรียลไทม์-โดยเฉพาะอย่างยิ่งประเภทที่คุณต้องการที่ว่างเพื่อถามหรือตอบคำถามติดตามและชี้แจงเมื่อคุณไปตาม ตัวอย่างบางส่วน:

• ให้คำปรึกษากับ HR เกี่ยวกับแผนประกันใหม่ของคุณ? คำอธิบายอีเมลที่ละเอียดถี่ถ้วนฟังดูเหมือนเป็นงานที่น่าอ่าน คว้า Notepad และพูดคุยผ่าน
• การสอบถามผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับเรื่องทางเทคนิคที่ซับซ้อนหรือไม่? บทสนทนากลับไปกลับมาบางอย่างอาจช่วยให้คุณทำรายละเอียดได้เร็วกว่าอีเมล
• การอภิปรายรายละเอียดที่ละเอียดอ่อนกับแผนกเงินเดือนหรือทนายความของ บริษัท ? โฟลเดอร์ที่ส่งของคุณอาจไม่ใช่ที่เก็บที่ดีที่สุดสำหรับความลับที่อร่อยเช่นนี้

ด้านพลิกของการกระทำที่สมดุลนี้คือการรู้ว่าคุณ ควร ส่งอีเมลเมื่อใด บางครั้งเรื่องก็ไม่ได้รับการสนทนาอย่างเต็มรูปแบบ ช่วงเวลาเช่นนี้คือเมื่ออีเมลส่องแสง

หากปัญหาเป็นเรื่องเร่งด่วน - ใน วันนี้ตอนนี้ เร่งด่วน - คุณอาจจะดีกว่าในการส่งข้อความแทนที่จะรอให้ผู้รับตรวจสอบกล่องจดหมายของพวกเขา

3 อย่าลืมหัวเรื่อง

ไม่ใช่ทุกคนที่ทำให้กล่องจดหมายของพวกเขาว่างทุกวันหรืออาจจะตลอดไป

นักข่าวคนหนึ่งที่ได้รับอีเมลหนึ่งร้อยรายการต่อวันบางอย่างที่สำคัญและคนอื่น ๆ ที่ไร้สาระอาจทำให้คนที่ดูเหมือนจะคุ้มค่ากับเวลาของเธอที่จะเปิด การตัดสินอย่างรวดเร็วดังกล่าวบานพับในหัวเรื่อง สมมติว่าคุณไม่ต้องการให้จดหมายโต้ตอบของคุณกับคนที่วุ่นวายที่จะถูกเพิกเฉยตลอดไปคุณต้องทำให้ชัดเจนว่าทำไมคุณถึงเขียนและมันก็สำคัญ

นอกจากนี้ให้สั้น ๆ ไม่จำเป็นต้องมีบรรทัดหัวเรื่องของคุณคล้ายกับเนื้อหาของอีเมลของคุณ

เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: ผู้ส่งอีเมลที่มีประสบการณ์บางคนระวังการยิงโน้ตที่เขียนขึ้นครึ่งหนึ่งอย่าใส่ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องในบรรทัดจนกว่าพวกเขาจะพร้อมที่จะส่งสัญญาณ แต่พวกเขาวางที่อยู่ของผู้รับชั่วคราวในบรรทัดหัวเรื่องซึ่งจะค้นหาและย้ายได้ง่ายเมื่อเวลามาถึง ขั้นตอนสุดท้ายนี้อาจเป็นตัวเตือนที่มีประโยชน์ในการเติมในบรรทัดหัวเรื่องนั้น

2 ทั้งการตอบกลับ“ +1”

การเคารพกล่องจดหมายของผู้คนหมายถึงการเป็นเจ้าของสิ่งที่โฟลเดอร์ส่งของคุณพูดถึงคุณ

เพื่อนร่วมงานที่เขียนอีเมลที่ชัดเจนและชัดเจนซึ่งทำให้วันของคุณสว่างขึ้นดีกว่าอีโมจิยกนิ้วขึ้น คำตอบ“ +1” แบบนี้คล้ายกับการพูดว่า“ ถั่วเย็น” และเปลี่ยนเรื่องเมื่อเพื่อนเสนอให้คุณนั่งรถไปสนามบิน คุณไม่ต้องการแสดงให้เห็นถึงความซาบซึ้งอีกเล็กน้อยหรืออย่างน้อยก็รับทราบ?

ในทำนองเดียวกันเธรดที่ยุ่งเหยิงของสิ่งที่ต้องทำ, การติดตามและบางทีอาจจะเป็น-ในการเงิน-สามารถตอบโต้-ความไม่แน่นอนที่ไม่ค่อยดีขึ้นโดยการแบ่งปันกับผู้คนที่ยังคงมีอยู่มากขึ้น เมื่อคุณกลายเป็นส่วนหนึ่งของคณะนักเล่นปาหี่ที่ส่งต่อข้อความการหลบหลีกข้อความอย่างต่อเนื่องในทิศทางแบบสุ่มโดยคำนึงถึงความหมายหรือความหมายของใครหรือว่าใครจะเป็นสิ่งที่คุณเขียนหรือแบ่งปันเรื่องสำคัญ คุณทำได้ดีกว่านี้

1 อย่าซุ่มโจมตีผู้คนด้วยการทำเจ้านายอย่างไม่เป็นทางการ

สมมติว่าคุณส่งอีเมลไปมากับใครบางคนบอกพวกเขาว่าพวกเขาไม่ต้องการได้ยิน คุณจัดการเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ค่อนข้างสุภาพจนถึงตอนนี้:“ ไม่ฉันขอโทษระยะเวลานั้นไม่สมจริง” คุณกำลังพูด “ ใช่ฉันเข้าใจความกังวลของคุณ แต่ทีมกฎหมายบอกว่าเราไม่สามารถเปลี่ยนถ้อยคำนั้นได้”

จากนั้นกระสุนในการตอบกลับครั้งต่อไป: พวกเขากำลังทำ CC-ing ผู้จัดการของคุณ เห็นได้ชัดว่าบุคคลนี้ไม่พอใจกับคำตอบของคุณและได้ตัดสินใจว่าจะมีการเพิ่มขึ้นตามลำดับ oof.

มีหลายครั้งที่มันสมเหตุสมผลที่จะเพิ่มเจ้านายของใครบางคนลงในกระทู้ แต่นี่ไม่ใช่หนึ่งในนั้น การโจมตีแบบนี้ทำให้ผู้คนรู้สึกถูกไฟไหม้ การมีปฏิสัมพันธ์ครั้งต่อไปของคุณกับพวกเขาอาจจะขาดความจริงใจ กล่าวอีกนัยหนึ่งมันไม่ได้ดูดี และมันก็เสี่ยงต่อการเผาสะพานในครั้งต่อไปที่คุณต้องทำงานร่วมกัน

โชคดีที่คนนี้หลีกเลี่ยงได้ง่าย สิ่งที่คุณต้องทำไม่ใช่คนตาบอดโดยพยายามใช้เจ้านายของพวกเขาเป็น cudgel

ขอบคุณสำหรับการอ่านนี้และโปรดงดการตอบกลับทั้งหมดในการตอบกลับของคุณ