5 привычек по электронной почте, чтобы держать входящие (и коллеги) счастливыми

Это тот редкий, прекрасный понедельник, когда вы дойдете до офиса. Ваша поездка на работу была не так раздражающей, как обычно, ваш кофе все еще горячий, и еще никого еще. Ваше сердце мчатся на этой восхитительной возможности, чтобы выполнить реальную работу без обычных отвлекающих факторов.

Вы откроете свой ноутбук только для того, чтобы открыть для себя двадцать семь нечитанных электронных писем. Ваши плечи падают в отчаянии. Сколько из них имеет значение? Что -нибудь из них? Что если кто -то сделает, и вы пропустите это? Лучше начать просеивать.

Ваше разочарование возрастает, когда вы понимаете, что дюжина из них не беспокоит вас вообще - кто -то из другого отдела решил «зацикленность» в их обсуждении статьи, которую их иглотерапевт направил. Прокручивая вниз, это было раньше, давайте посмотрим. Полем Полем Шесть других вошли в стиль ответа. Арг. Глубокие вдохи.

Играя и возмущения электронной почты много, но мы заметили, что некоторые из них особенно оскорблены - те, кто ошибки, образец электронной почты, такой как вы, никогда не сделают. Приведите пример своих коллег: вот наш обратный отсчет звуковых привычек электронной почты, которые следует иметь в виду.

5 Избегайте переполнения CC

Чет, новый копирайтер вашей компании, разработает несколько слов для Полин в отделе дизайна. Заместитель Полин, Брэндон, будет заполняться для нее в четверг, поэтому Чет тоже копирует его. Должен быть тщательным.

Чет также не уверен, что он точно суммирует объяснение Гвина об их следующем релизе, так почему бы не скопировать ее тоже для разъяснения? Гвин сказал что -то о формулировке, нуждающейся в юридическом обзоре, так что, если пояснить, лучше зацикливаться на этих парнях. И Миа, менеджер проекта, ненавидит не зная, что происходит, так что, ну, вы видите, куда это движется. Вернись от кнопки «Отправить», Чет.

Относительно небольшая задача может быстро ускорить в входящий кошмар с All-Staff, если вы не разумные. И даже если вы имеете в виду хорошо и у вас есть веские причины, в противном случае порядочные люди иногда делают непристойные вещи с помощью кнопки «Ответить-все». Вы готовы рисковать?

Если жизненно важно отправить электронное письмо многим людям одновременно, подумайте о том, чтобы поместить их адреса в поле BCC, чтобы те, кто отвечают, не засорили десятки других почтовых ящиков.

Другое решение для Чет может состоять в том, чтобы разбить эту задачу на более мелкие детали: обновить дизайнеров в одном электронном письме, зарегистрируйтесь с Гвин в другом, пройдите за юридическим загоном и спросите, когда они могут поговорить, и сообщить MIA на встрече по планированию этого дня. Говоря об этом. Полем Полем

4 Знайте, когда и когда не отправляются по электронной почте

Электронная почта-прекрасный инструмент, но это часто плохой заменитель для разговора в реальном времени-особенно тот вид, где вам нужно место, чтобы задать или ответить на последующие вопросы, и уточните по мере продвижения. Некоторые примеры:

• Консультация с HR о вашем новом страховом плане? Исчерпывающее объяснение электронной почты звучит как рутина для чтения, не говоря уже о том, чтобы написать. Возьмите блокнот и поговорите об этом.
• Запрос эксперта о сложном техническом вопросе? Некоторый разговор сзади может помочь вам более быстро, чем электронная почта.
• Обсуждаете конфиденциальные детали с отделом заработной платы или адвокатом компании? Ваша отправленная папка может быть не лучшим хранилищем для таких вкусных секретов.

Обратная сторона этого балансирующего акта - это знание, когда вам следует отправить электронное письмо. Иногда этот вопрос просто не заслуживает полноценного разговора. Подобные моменты, когда сияет электронная почта.

Если проблема срочна - как и сегодня, теперь срочно - вам может быть лучше отправить сообщение, вместо того, чтобы ждать, пока получатели проверяют свой почтовый ящик.

3 Не забудьте линию темы

Не все ежедневно пускают свои почтовые ящики или, возможно, когда -либо.

Репортер, который получает сотню электронных писем каждый день, некоторые решающие и другие бессмысленные, могут сорвать, какие из них, кажется, стоит того, чтобы даже открыться. Такие быстрые суждения зависят от темы. Предполагая, что вы не хотите, чтобы ваши переписки с занятыми людьми вечно игнорировались, вы должны прояснить, почему вы пишете и что это имеет значение.

Кроме того, держите это кратким. Нет необходимости в вашей тематической строке, чтобы напоминать микроэмут содержимого вашей электронной почты.

Совет профессионала: некоторые ветеранские электронные письма, опасаясь, чтобы потенциально стрелял из полуписаной заметки, не ставите действительный адрес электронной почты в линию, пока они не будут готовы к отправке. Вместо этого они временно вставляют адрес получателя в строку темы, где будет легко найти и перемещаться, как только придет время. Этот последний шаг может быть полезным напоминанием для заполнения этой темы.

2 Ни «+1» респондер, ни чрезмерный

Уважение в почтовых ящиках означает взять на себя ответственность за то, что ваша папка с отправленной папкой говорит о вас.

Коллега, который пишет вдумчивое, осознанное электронное письмо, которое осветляет ваш день, заслуживает лучшего, чем эмодзи с большими пальцами. Этот вид ответа «+1» сродни высказыванию «крутые бобы» и изменение предмета, когда друг предлагает вам поездку в аэропорт. Разве вы не хотите показать немного больше на пути признательности или, по крайней мере, подтверждения?

Точно так же запутанная нить дел, последующих наблюдений и, возможно, скользящих в финансировании, невозможности, что неопределенности редко становятся лучше, делясь им с еще большим количеством людей. Когда вы становитесь частью переадресализованной труппы, постоянно избегая сообщений в случайных направлениях, не уважая то, что это значит или к кому это подразумевает, что вы пишете или делитесь, действительно не имеет значения. Вы можете сделать лучше.

Я не уделяйте засаду людей, небрежно, врушивая в их боссе

Предположим, вы писали с кем -то по электронной почте, рассказывая им то, что они не хотят слышать. Вам удалось сохранить вежливые вещи до сих пор: «Нет, извините, этот срок не реалистичен», - говорите вы. «Да, я понимаю вашу заботу, но юридическая команда говорит, что мы не можем изменить эту формулировку».

Затем наступает бомба в их следующем ответе: они получают ваш менеджер. Видимо, этот человек недоволен вашим ответом и решил, что эскалация в порядке. Оф.

Есть много раз, когда имеет смысл добавить кого -то босса в ветку, но это не один из них. Этот вид атаки за то, что люди чувствуют себя сгоревшими; Ваше следующее взаимодействие с ними, вероятно, не достигнет сердечного. Другими словами, это не очень хороший вид. И это рискует сжигать мосты в следующий раз, когда вам придется работать вместе.

К счастью, этого легко избежать; Все, что вам нужно сделать, это не слепые люди, пытаясь использовать своего босса в качестве куджеля.

Спасибо, что прочитали это далеко, и, пожалуйста, воздержитесь от удара ответа-все в вашем ответе.