Etykieta wysyłania informacji prasowych: niezbędny przewodnik

Niezależnie od tego, czy ogłaszasz nowy produkt, czy dzielisz się wiadomościami na temat nadchodzącej współpracy, komunikat prasowy to świetny sposób na rozpowszechnienie wiadomości. Najlepszym sposobem na skuteczne wysłanie komunikatu prasowego jest napisanie ciekawej i zwięzłej informacji.

Według The Measurement Standard codziennie rozpowszechniane są tysiące komunikatów prasowych. Zrozumienie i przestrzeganie etykiety podczas wysyłania komunikatów prasowych zagwarantuje, że Twoje wiadomości nie zaginą w powodzi. Zwiększ swoje szanse na pozytywny odbiór w mediach, postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami.

Przyjrzyjmy się niektórym z naszych najważniejszych wskazówek dotyczących komunikatów prasowych. Omówimy takie kwestie, jak do kogo kierować wiadomości, jakie fakty należy uwzględnić i jaki jest najlepszy moment na dystrybucję komunikatów prasowych.

Zrozumienie podstaw informacji prasowych

Pisanie informacji prasowej to nie czas na utknięcie w długich treściach. Zapisz tego typu informacje w swoich postach na blogu.

W dzisiejszej erze cyfrowej konsumenci i przedstawiciele mediów konsumują niewielkie fragmenty treści, aby uzyskać informacje. Skuteczne komunikaty prasowe szybko przekazują informacje i wspierają je kilkoma kluczowymi faktami.

Niektóre z sytuacji, które mogą uzasadniać dystrybucję komunikatu prasowego, obejmują:

• Przejęcia i fuzje
• Premiera nowego produktu
• Wydarzenia
• Aktualizacje produktów
• Wielkie otwarcia
• Zatrudnienie na stanowiska kierownicze lub awanse
• Nowe partnerstwa
• Nagrody

Elementy komunikatu prasowego

Chociaż temat komunikatu prasowego może być szeroki, ogólna struktura powinna być w miarę jednolita. Dziennikarze wiedzą, czego się spodziewać, otwierając informację prasową, gdy trafi ona do ich skrzynki odbiorczej. Nie chcesz rzucać im niczego innego, co mogłoby zniechęcić ich do dzielenia się Twoimi wiadomościami.

Główne elementy komunikatu prasowego obejmują:

• Nagłówek
• Opcjonalny podtytuł
• Data i miejsce
• Zdanie główne, które określa Twoje wiadomości
• Akapit zawierający informację kto, co, gdzie, kiedy i jak
• Link do dowolnych multimediów, takich jak obrazy i/lub filmy
• Cytat
• Płyta firmowa

Twoja informacja prasowa nie powinna zawierać więcej niż 300 do 500 słów. Akapity powinny mieć długość około dwóch do trzech zdań. Krótkie akapity poprawiają czytelność, szczególnie jeśli ktoś czyta Twoje wiadomości na urządzeniu mobilnym.

Przed wysłaniem: pisanie i formatowanie etykiety

Jak już wspomnieliśmy, chcesz napisać informację prasową, która będzie zwięzła i oparta na faktach. Oprócz elementów, o których wspomnieliśmy powyżej, jednym z głównych elementów etykiety kontaktu z mediami, o którym należy pamiętać, jest przestrzeganie stylu Associated Press lub AP.

Dziennikarze w swoich artykułach kierują się stylem AP i Twoja notatka prasowa powinna trzymać się tych samych wytycznych. Podczas pisania wydania należy pamiętać o kilku kwestiach związanych ze stylem:

• Pisanie w trzeciej osobie
• Pisownia cyfr od jednego do dziewięciu
• Używanie określonego formatu daty
• Przestrzeganie standardowych zasad dotyczących wielkich liter

Powinieneś także używać czcionek łatwych do odczytania, takich jak Arial lub Times New Roman. W całym tekście trzymaj się czcionki o wielkości 10 lub 12 punktów.

Upewnij się, że umieściłeś „###” na końcu swojej wersji, przed szablonem swojej firmy. Dla dziennikarza oznacza to, że część informacyjna Twojego wydania dobiegła końca.

Często zadawane pytania

Często masz tylko jedną okazję do podzielenia się aktualnościami ze swojej firmy. Porozmawiajmy o najczęściej zadawanych pytaniach dotyczących wysyłania informacji prasowych .

Jakie są złote zasady dotyczące komunikatów prasowych?

Aby zwiększyć skuteczność komunikatów prasowych, należy pamiętać o kilku złotych zasadach. Typowe obejmują:

• Zwięzłe akapity
• Łącznie od 300 do 500 słów
• Poprawna pisownia i gramatyka
• Żadnych frazesów, puszystych słów i kalamburów

Jednym z głównych celów wysyłania informacji prasowej jest umieszczenie historii w kontekście i przedstawienie jej stanowiska już na początku. Możesz to osiągnąć, przestrzegając ostatecznych złotych zasad:

• Kto
• Co
• Gdzie
• Dlaczego
• Gdy

Jak rozpowszechniać informację prasową?

Firmy mogą udostępniać swoje komunikaty prasowe na kilka różnych sposobów. Do najpopularniejszych dróg należą:

• Wyślij do docelowych mediów bezpośrednio e-mailem
• Opublikuj post na swojej stronie internetowej i stronach mediów społecznościowych
• Skorzystaj z usługi dystrybucji komunikatów prasowych

Wiele firm, dzieląc się swoimi wiadomościami, stosuje kombinację wszystkich trzech metod. Korzystanie z renomowanej usługi dystrybucji komunikatów prasowych to świetny sposób na uzupełnienie przesyłania informacji drogą telegraficzną. Jest to także sposób na bezpośrednie nawiązanie kontaktu z dziennikarzami, którzy byliby zainteresowani udostępnieniem Twoich wiadomości.

Jaki jest najlepszy moment na wysłanie informacji prasowej?

Nie należy wybierać przypadkowego dnia ani godziny wydania komunikatu prasowego. Najlepsze dni na wydanie komunikatu to:

• Wtorek
• Środa
• Czwartek

Zaleca się przesłanie informacji do docelowej grupy odbiorców między godziną 10:00 a 11:00. Być może publikujesz komunikat prasowy przedstawicielom mediów w różnych strefach czasowych. Trzymanie się czasu EST podczas wysyłania informacji oznacza, że ​​w przypadku mediów europejskich będziesz mieć popołudnie, a w przypadku czasu PST – wcześnie rano.

Kilka dni, w których powinieneś unikać wysyłania zwolnienia, to:

• Poniedziałek
• Piątek
• Ferie

Obecne dni są często okresem wolnego i pracowitego czasu dla mediów. Nie chcesz też konkurować z innymi firmami, które mogą dzielić się ważnymi wiadomościami w czasie wakacji.

Jakie są najczęstsze błędy podczas wysyłania informacji prasowych?

Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest nadmierne udostępnianie docelowym odbiorcom mediów. Chcesz, aby poczuli się zobowiązani do przeczytania Twojej informacji prasowej, a nie do jej automatycznego usunięcia.

Chociaż możesz pomyśleć, że coś, co przygotowujesz w swojej firmie, jest ekscytujące, może nie być na tyle warte opublikowania, aby uzasadniać komunikat prasowy. Udostępnienie wpisu w mediach społecznościowych zawierającego fajną grafikę lub film może być lepszym sposobem na podzielenie się wiadomościami.

Inne błędy to:

• Brak korekty wydania i wychwytywanie błędów
• Ignorowanie preferencji dziennikarzy
• Nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji

Uzyskaj pomoc dotyczącą wysyłania informacji prasowych za pośrednictwem eReleases

Poznanie najlepszych zasad wysyłania komunikatów prasowych pomoże Twoim wiadomościom trafić do skrzynek odbiorczych dziennikarzy zainteresowanych udostępnieniem Twoich wiadomości. Od przygotowania dobrze napisanej informacji prasowej po wiedzę, kiedy i do kogo ją wysłać — ogłoszenia o Twojej firmie odniosą większy sukces.

Eksperci ds. PR w firmie eReleases są tutaj, aby pomóc Ci rozpowszechnić informacje o Twojej firmie. Pomożemy Ci na każdym etapie procesu, od napisania komunikatu prasowego po wysłanie go do naszej starannie dobranej listy mediów. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach związanych z komunikatami prasowymi.