มารยาทในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์: คู่มือสำคัญ

ไม่ว่าคุณจะประกาศผลิตภัณฑ์ใหม่หรือแบ่งปันข่าวสารเกี่ยวกับความร่วมมือที่กำลังจะมาถึง ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีที่ดีในการแจ้งข่าวสารของคุณ การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่กระชับและคุ้มค่าเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิภาพ

ตามมาตรฐานการวัดผล มีการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์หลายพันรายการทุกวัน การทำความเข้าใจและปฏิบัติตามมารยาทใน การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ จะช่วยให้ข่าวสารของคุณไม่หายไปจากกระแสน้ำท่วม เพิ่มโอกาสในการนำเสนอข่าวเชิงบวกโดยปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้

เรามาเจาะลึกเคล็ดลับสำคัญในการแถลงข่าวของเรากันดีกว่า เราจะครอบคลุมสิ่งต่างๆ เช่น ใครที่จะกำหนดเป้าหมายข่าวของคุณ ข้อเท็จจริงที่ควรรวมไว้ และช่วงเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์

ทำความเข้าใจพื้นฐานการแถลงข่าว

การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ใช่เวลาที่คุณจะต้องติดอยู่กับเนื้อหาที่มีรูปแบบยาว บันทึกข้อมูลประเภทนั้นสำหรับโพสต์บนบล็อกของคุณ

ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน ผู้บริโภคและสมาชิกสื่อบริโภคเนื้อหาขนาดพอดีคำเพื่อรับข้อมูลของตน ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้เข้าใจประเด็นได้อย่างรวดเร็ว และสนับสนุนข่าวดังกล่าวด้วยข้อเท็จจริงสำคัญบางประการ

บางโอกาสที่อาจรับประกันการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ ได้แก่:

• การเข้าซื้อกิจการและการควบรวมกิจการ
• เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่
• กิจกรรม
• อัพเดทสินค้า
• เปิดตัวอย่างยิ่งใหญ่
• การจ้างผู้บริหารหรือการเลื่อนตำแหน่ง
• พันธมิตรใหม่
• รางวัล

องค์ประกอบของข่าวประชาสัมพันธ์

แม้ว่าหัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์จะกว้าง แต่โครงสร้างโดยรวมก็ควรมีความสม่ำเสมอเหมือนกัน นักข่าวรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อเปิดข่าวประชาสัมพันธ์เมื่อมาถึงกล่องจดหมายของตน คุณคงไม่อยากโยนสิ่งที่แตกต่างออกไปซึ่งอาจขัดขวางไม่ให้พวกเขาแบ่งปันข่าวสารของคุณ

องค์ประกอบหลักของการแถลงข่าว ได้แก่ :

• พาดหัว
• หัวเรื่องย่อยที่ไม่บังคับ
• วันที่และสถานที่
• ประโยคนำที่ระบุข่าวของคุณ
• ย่อหน้าประกอบด้วยใคร อะไร ที่ไหน เมื่อใด และอย่างไร
• ลิงก์ไปยังสื่อต่างๆ เช่น รูปภาพและ/หรือวิดีโอ
• อ้าง
• แผ่นสำเร็จรูปของบริษัท

ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไม่ควรเกิน 300 ถึง 500 คำ ย่อหน้าควรมีความยาวประมาณสองถึงสามประโยค ย่อหน้าสั้นๆ ช่วยให้อ่านง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคนอ่านข่าวของคุณบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

ก่อนส่ง: การเขียนและการจัดรูปแบบมารยาท

ตามที่เราได้พูดคุยกันไปแล้ว คุณต้องการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่กระชับและเป็นข้อเท็จจริง มารยาทหลักประการหนึ่งในการเผยแพร่สื่อที่ต้องคำนึงถึง นอกเหนือจากองค์ประกอบที่เรากล่าวถึงข้างต้น คือการปฏิบัติตามสไตล์ของ Associated Press หรือ AP

นักข่าวปฏิบัติตามสไตล์ของ AP อย่างเคร่งครัดในบทความของตน และข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรยึดถือแนวทางเดียวกัน ประเด็นด้านสไตล์บางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียนผลงาน ได้แก่:

• เขียนในบุคคลที่สาม
• สะกดเลขตั้งแต่หนึ่งถึงเก้า
• การใช้รูปแบบวันที่เฉพาะ
• ปฏิบัติตามกฎการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่มาตรฐาน

คุณควรใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย เช่น Arial หรือ Times New Roman ใช้ขนาดตัวอักษร 10 หรือ 12 พอยต์ตลอดทั้งเล่ม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ “###” ไว้ท้ายรุ่นก่อนเผยแพร่ของบริษัท สิ่งนี้เป็นการแสดงให้นักข่าวทราบว่าส่วนข่าวในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณสิ้นสุดลงแล้ว

คำถามที่พบบ่อย

คุณมักจะได้รับโอกาสเพียงครั้งเดียวในการแบ่งปันข่าวสารของบริษัทของคุณ เรามาพูดถึงคำถามที่พบบ่อยบางส่วนเกี่ยวกับ การส่งข่าวประชาสัมพันธ์

กฎทองของการแถลงข่าวคืออะไร?

มีกฎทองบางประการที่ควรคำนึงถึงเพื่อปรับปรุงความสำเร็จในการแถลงข่าวของคุณ สิ่งที่พบบ่อยได้แก่:

• ย่อหน้าสั้น ๆ
• รวม 300 ถึง 500 คำ
• การสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง
• ไม่มีคำซ้ำซาก ถ้อยคำที่นุ่มนวล หรือการเล่นสำนวน

เป้าหมายหลักประการหนึ่งของการส่งข่าวประชาสัมพันธ์คือการทำให้เรื่องราวของคุณมีบริบทและเข้าใจประเด็นของคุณตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถบรรลุสิ่งนี้ได้โดยปฏิบัติตามกฎทองขั้นสูงสุด:

• WHO
• อะไร
• ที่ไหน
• ทำไม
• เมื่อไร

ฉันจะเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของฉันได้อย่างไร?

ธุรกิจต่างๆ สามารถแชร์ข่าวประชาสัมพันธ์ได้หลายวิธี ช่องทางที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่ :

• ส่งไปยังสื่อเป้าหมายของคุณโดยตรงผ่านทางอีเมล
• โพสต์บนเว็บไซต์และหน้าโซเชียลมีเดียของคุณ
• ใช้บริการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์

บริษัทหลายแห่งใช้ทั้งสามวิธีร่วมกันในการแบ่งปันข่าวสาร การใช้บริการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีชื่อเสียงเป็นวิธีที่ดีในการเสริมการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณผ่านทางสาย นอกจากนี้ยังเป็นช่องทางให้คุณเชื่อมต่อกับนักข่าวที่สนใจแบ่งปันข่าวสารของคุณโดยตรง

เวลาที่ดีที่สุดในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์คือเวลาใด?

คุณไม่ควรสุ่มวันหรือเวลาใดๆ เพื่อออกข่าวประชาสัมพันธ์ วันที่ดีที่สุดในการเผยแพร่ ได้แก่:

• วันอังคาร
• วันพุธ
• วันพฤหัสบดี

ขอแนะนำให้ส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณระหว่างเวลา 10.00 น. ถึง 11.00 น. สำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณ คุณอาจออกข่าวประชาสัมพันธ์ให้กับสมาชิกสื่อในเขตเวลาที่แตกต่างกัน การยึดมั่นใน EST เมื่อส่งข่าวประชาสัมพันธ์จะทำให้คุณมีเวลาช่วงบ่ายสำหรับสื่อยุโรป และในตอนเช้าสำหรับ PST

สองสามวันที่คุณควรหลีกเลี่ยงการส่งหนังสือให้สิทธิ์เผยแพร่ภาพ ได้แก่:

• วันจันทร์
• วันศุกร์
• วันหยุด

ช่วงนี้มักเป็นช่วงเวลาที่ช้าหรือยุ่งสำหรับสื่อ คุณไม่ต้องการแข่งขันกับบริษัทอื่นที่อาจแชร์ข่าวใหญ่ในช่วงวันหยุด

อะไรคือข้อผิดพลาดทั่วไปในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์?

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือแบ่งปันมากเกินไปกับผู้ชมสื่อเป้าหมายของคุณ คุณต้องการให้พวกเขารู้สึกว่าจำเป็นต้องอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ และไม่ลบออกโดยอัตโนมัติ

แม้ว่าคุณอาจคิดว่าสิ่งที่คุณทำกับธุรกิจของคุณนั้นน่าตื่นเต้น แต่ก็อาจไม่คุ้มค่าที่จะเป็นข่าวเพียงพอที่จะรับประกันข่าวประชาสัมพันธ์ การแชร์โพสต์บนโซเชียลมีเดียด้วยกราฟิกหรือวิดีโอเจ๋งๆ อาจเป็นวิธีที่ดีกว่าในการแชร์ข่าวสารของคุณ

ข้อผิดพลาดอื่นๆ ได้แก่:

• ไม่พิสูจน์อักษรรุ่นของคุณและจับข้อผิดพลาด
• ละเลยความชอบของนักข่าว
• ไม่รวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

รับความช่วยเหลือในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์จาก eReleases

การเรียนรู้มารยาทที่ดีที่สุดใน การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ จะช่วยให้ข่าวสารของคุณเข้าสู่กล่องจดหมายของนักข่าวที่สนใจจะแบ่งปันข่าวของคุณ ตั้งแต่การจัดทำข่าวประชาสัมพันธ์ที่เขียนไว้อย่างดีไปจนถึงการรู้ว่าจะส่งไปเมื่อใดและกับใคร คุณจะเห็นความสำเร็จมากขึ้นด้วยการประกาศธุรกิจของคุณ

ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์ที่ eReleases พร้อมให้ความช่วยเหลือคุณในการเผยแพร่ข่าวสารธุรกิจของคุณ เราจะช่วยคุณในทุกแง่มุมของกระบวนการ ตั้งแต่การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ไปจนถึงการส่งไปยังรายการสื่อที่เราคัดสรรมาอย่างดี ติดต่อเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการข่าวประชาสัมพันธ์ของเรา