Przygotowanie komunikatu prasowego: 6 poufnych wskazówek od ekspertów PR

Komunikaty prasowe nie umarły, pomimo tego, co można zobaczyć w Internecie. Dobrze przygotowana informacja prasowa jest nadal jednym z najskuteczniejszych narzędzi do zdobywania widoczności w mediach, budowania zaufania do marki i wywoływania szumu wokół nowego produktu, wydarzenia lub kamienia milowego. Ale nie wszystkie komunikaty prasowe są sobie równe.

Dziennikarze otrzymują co tydzień setki ofert, a Twoja musi się wyróżniać; nie tylko pod względem treści, ale także struktury, tonu i przejrzystości. Jednak nie musisz być ekspertem w pisaniu komunikatów prasowych, aby to zrobić. Przygotowując notatkę prasową , wystarczy zastosować się do pewnych wskazówek.

Aby Ci w tym pomóc, przygotowaliśmy sześć wskazówek dotyczących komunikatów prasowych od ekspertów PR, którzy zarabiają na życie pisaniem i rozpowszechnianiem komunikatów prasowych.

1. Jaki jest mocny i warty opublikowania punkt widzenia na informację prasową?

Komunikat prasowy nie jest reklamą; to ogłoszenie prasowe. Zanim cokolwiek napiszesz, zadaj sobie pytanie: czy zainteresuje to dziennikarza lub jego odbiorców?

Niektóre z najbardziej efektywnych kątów podczas opracowywania PR obejmują:

• Premiery produktów
• Kamienie milowe firmy lub partnerstwa
• Nagrody i wyróżnienia
• Wyniki badań lub raporty
• Zapowiedzi wydarzeń
• Inicjatywy społeczne lub charytatywne

Jeśli Twój kąt jest słaby, nawet najlepsze pisanie go nie uratuje. Zanim napiszesz nagłówek, dopracuj wpływ, znaczenie i szczegóły warte historii.

2. Jak stworzyć przekonujący nagłówek, który szybko zapadnie w pamięć?

Nagłówek jest pierwszą rzeczą, którą widzi dziennikarz i często decyduje o tym, czy przeczyta dalej. Świetny nagłówek informacji prasowej powinien brzmieć:

• Jasne i zwięzłe (poniżej 12 słów)
• Opisowe, a nie niejasne
• Raczej informacyjny niż sensacyjny
• Jeśli to możliwe, przyjazne dla SEO

Na przykład:
Nie pisz: Firma ogłasza nową inicjatywę
Napisz: GreenTech uruchamia program recyklingu oparty na sztucznej inteligencji w 50 miastach

Wielu specjalistów od PR pisze kilka wersji nagłówków i po ukończeniu wersji roboczej wybiera tę najsilniejszą.

3. Przybij główny akapit za pomocą 5 W

Pierwszy akapit jest krytyczny. Dziennikarze chcą od razu podstawowych faktów, bez zbędnych bajerów.

Odpowiedz z góry na „5 Ws”:

• Kto jest w centrum uwagi?
• Co się dzieje?
• Kiedy to się dzieje?
• Gdzie to się dzieje?
• Dlaczego to ma znaczenie?

Unikaj zakopywania istotnych informacji w późniejszych sekcjach. Myśl jak reporter: jeśli ktoś przeczyta tylko pierwszy akapit, powinien zrozumieć ogłoszenie.

4. Używaj cytatów strategicznie, a nie jako wypełniacz

Cytaty dodają głosu, wiarygodności i kontekstu, ale tylko wtedy, gdy są używane prawidłowo. Komunikat prasowy powinien zawierać od jednego do dwóch cytatów, zazwyczaj od dyrektora, założyciela, eksperta branżowego lub partnera.

Mocne cytaty:

• Brzmi naturalnie i po ludzku
• Dodaj wgląd lub perspektywę wybiegającą w przyszłość
• Unikaj korporacyjnych klisz

Słabe cytaty często powtarzają fakty lub opierają się na nadużywanym języku („Jesteśmy podekscytowani”, „Cieszymy się, że możemy ogłosić…”). Zamiast tego używaj cytatów, aby wyjaśnić motywację, wpływ lub wizję.

Nigdy nie twórz cytatów! To jest największe nie-nie. Jeśli zaczniesz podejmować takie nieetyczne kroki, szybko stracisz wiarygodność.

5. Zbuduj korpus pod kątem możliwości przeglądania

Reporterzy przeglądają i tak samo powinien wyglądać Twój układ. Po nagłówku i leadzie zastosuj standardową strukturę:

• Drugi akapit: Dodaj dodatkowe szczegóły, statystyki, korzyści lub tło
• Cytat(y): Wstaw znaczący komentarz
• Informacje dodatkowe: wyjaśnij, jak to wpływa na klientów, branżę lub społeczność
• Wezwanie do działania lub kolejne kroki: poinstruuj czytelników, co będzie dalej

Staraj się, aby akapity były krótkie (2–4 zdania) i unikaj żargonu, chyba że kierujesz reklamę do specjalistycznej publikacji branżowej.

6. Zakończ solidnym szablonem

Podstawowy schemat, zazwyczaj ostatni akapit, to sekcja „o” Twojej firmy. Powinien być zwięzły, rzeczowy i ponadczasowy.

Włączać:

• Nazwa firmy i branża
• Misja lub podstawowa funkcja
• Kluczowe usługi lub produkty
• Lokalizacja lub zasięg
• Link do strony internetowej

Schemat standardowy jest często używany ponownie w wielu wydaniach, dlatego należy go regularnie dopracowywać i aktualizować.

Dodatkowa wskazówka: połącz z odpowiednią strategią docierania do mediów

Nawet najlepsza informacja prasowa nie zyska na popularności, jeśli nikt jej nie zobaczy. Specjaliści od PR dystrybuują strategicznie poprzez:

• Polecanie dziennikarzy zajmujących się pokrewnymi tematami
• Korzystanie z usług dystrybucji PR
• Publikacja na stronie internetowej firmy i w newsroomie
• Udostępnianie na LinkedIn i kanałach społecznościowych
• Wysyłanie e-mailem odpowiednich publikacji branżowych

Wysyłaj spersonalizowane uwagi, jeśli to możliwe – dziennikarze ignorują ogólne uwagi.

Typowe błędy, których należy unikać

Nawet doświadczone zespoły mogą wpaść w poślizg. Uważaj na te pułapki:

• Pisanie jak reklama zamiast artykułu prasowego
• Używanie niejasnych nagłówków
• Przeciążanie przymiotnikami lub szumem
• Zapominanie dat, lokalizacji lub danych kontaktowych
• Pomijanie standardów korekty i formatowania
• Wysyłanie załączników zamiast linków

Przejrzysta publikacja w stylu newsroomu zapewnia reporterom zaufanie i łatwość obsługi.

Często zadawane pytania: pisanie komunikatów prasowych i najlepsze praktyki

Jak długi powinien być komunikat prasowy?

Najbardziej skuteczne komunikaty prasowe zawierają od 400 do 600 słów. Są wystarczająco długie, aby przedstawić fakty, ale wystarczająco krótkie, aby dziennikarze mogli szybko je przeglądać.

Co sprawia, że ​​coś jest warte opublikowania?

Temat jest warty uwagi, jeśli ma wpływ na grupę, oznacza znaczącą zmianę, wprowadza innowację lub jest zgodny z aktualnymi trendami. Samo uruchomienie strony internetowej lub zaoferowanie rabatu rzadko wystarcza, chyba że wiąże się to z szerszą historią.

Czy powinienem dołączyć linki lub zasoby multimedialne?

Tak. Linki do stron docelowych, zestawów multimedialnych, obrazów w wysokiej rozdzielczości lub stron produktów pomagają reporterom weryfikować informacje i oszczędzać czas.

Czy mogę napisać informację prasową w pierwszej osobie?

Nie. Komunikaty prasowe są pisane w trzeciej osobie, nawet jeśli kogoś cytują. „Ja” lub „my” powinno pojawić się wyłącznie w bezpośrednich cudzysłowach.

Czy potrzebuję wyceny?

Choć nie są one obowiązkowe, cytaty dodają autentyczności i osobowości. Staraj się umieścić od jednego do dwóch znaczących cytatów, a nie wypełniaczy.

Czy formatowanie jest ważne?

Absolutnie. Użyj jasnego nagłówka, daty, krótkich akapitów i szablonu. Dziennikarze chętniej współpracują z czystą, profesjonalną strukturą.

Jaki jest najlepszy sposób rozpowszechniania informacji prasowej?

Skorzystaj z kombinacji metod : bezpośredniego przekazu ofert do odpowiednich dziennikarzy, platform dystrybucji przewodowej, witryn firmowych, LinkedIn i przesyłania biuletynów branżowych. Zwiększy to Twoje szanse na sukces.

Przygotowanie informacji prasowej wymaga odpowiedniej strategii

Komunikaty prasowe nie są wcale przestarzałe; wymagają po prostu strategii i precyzji. Koncentrując się na wartości, strukturze, czytelności i trafności wiadomości, dajesz swojemu przekazowi największą szansę na zdobycie zainteresowania mediów i budowanie autorytetu. Przygotowanie informacji prasowej to umiejętność, która procentuje wielokrotnie.

W eReleases znamy komunikaty prasowe i wiemy, jak je wykorzystać, aby Twoja mała firma znalazła się w centrum uwagi. Mamy udokumentowane doświadczenie w docieraniu do dziennikarzy, reporterów, blogerów, radia, telewizji i głównych serwisów informacyjnych.

Rozpocznij u nas swoje zamówienie.