Etiket Mengirim Siaran Pers: Panduan Penting

Baik Anda mengumumkan produk baru atau berbagi berita tentang kemitraan yang akan datang, siaran pers adalah cara terbaik untuk menyebarkan berita Anda. Menulis siaran pers yang layak diberitakan dan ringkas adalah cara terbaik untuk mengirimkan siaran pers secara efektif.

Menurut The Measurement Standard, ribuan siaran pers didistribusikan setiap hari. Memahami dan mengikuti etika saat mengirimkan siaran pers akan memastikan berita Anda tidak hilang begitu saja. Tingkatkan peluang Anda mendapatkan liputan media yang positif dengan mengikuti praktik terbaik berikut.

Mari selami beberapa tip siaran pers utama kami. Kami akan membahas hal-hal seperti siapa yang menjadi sasaran berita Anda, fakta apa yang harus disertakan, dan waktu terbaik untuk distribusi siaran pers.

Memahami Dasar-Dasar Siaran Pers

Menulis siaran pers bukanlah waktu yang tepat untuk terjebak dalam konten berdurasi panjang. Simpan jenis informasi itu untuk posting blog Anda.

Di era digital saat ini, konsumen dan anggota media mengonsumsi konten berukuran kecil untuk mendapatkan informasi. Siaran pers yang efektif menyampaikan maksudnya dengan cepat dan mendukung berita tersebut dengan beberapa fakta penting.

Beberapa kesempatan yang mungkin memerlukan distribusi siaran pers meliputi:

• Akuisisi dan merger
• Peluncuran produk baru
• Acara
• Pembaruan produk
• Pembukaan besar
• Perekrutan atau promosi eksekutif
• Kemitraan baru
• Penghargaan

Elemen Siaran Pers

Meskipun topik siaran pers bisa luas, struktur keseluruhannya harus seragam. Jurnalis tahu apa yang diharapkan ketika membuka siaran pers ketika sudah masuk ke kotak masuk mereka. Anda tentu tidak ingin memberikan sesuatu yang berbeda kepada mereka yang mungkin menghalangi mereka untuk membagikan berita Anda.

Elemen utama siaran pers meliputi:

• Judul
• Subjudul opsional
• Tanggal dan lokasi
• Kalimat utama yang menyatakan berita Anda
• Paragraf yang memuat siapa, apa, dimana, kapan, dan bagaimana
• Tautan ke media apa pun, seperti gambar dan/atau video
• Mengutip
• Pelat dasar perusahaan

Siaran pers Anda tidak boleh lebih dari 300 hingga 500 kata. Paragraf harus terdiri dari dua hingga tiga kalimat. Paragraf pendek meningkatkan keterbacaan, terutama jika seseorang membaca berita Anda melalui perangkat seluler.

Sebelum Mengirim: Etiket Menulis dan Memformat

Seperti yang telah kita bicarakan, Anda ingin menulis siaran pers yang ringkas dan faktual. Salah satu hal etiket penjangkauan media utama yang perlu diingat, di luar elemen yang kami sebutkan di atas, adalah mengikuti gaya Associated Press atau AP.

Jurnalis dengan setia mengikuti gaya AP dalam artikel mereka, dan siaran pers Anda harus mengikuti pedoman yang sama. Beberapa poin gaya yang perlu diingat saat menulis rilis Anda meliputi:

• Menulis sebagai orang ketiga
• Mengeja angka satu sampai sembilan
• Menggunakan format tanggal tertentu
• Mengikuti aturan kapitalisasi standar

Anda juga sebaiknya menggunakan font yang mudah dibaca, seperti Arial atau Times New Roman. Pertahankan ukuran font 10 atau 12 poin secara keseluruhan.

Pastikan Anda menyertakan “###” di akhir rilis sebelum boilerplate perusahaan Anda. Ini menandakan kepada jurnalis bahwa porsi berita dari rilis Anda telah berakhir.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Seringkali Anda hanya mendapat satu kesempatan untuk berbagi berita perusahaan Anda. Mari kita bahas beberapa pertanyaan paling umum tentang pengiriman siaran pers .

Apa Aturan Emas Siaran Pers?

Ada beberapa aturan emas yang perlu diingat untuk meningkatkan keberhasilan siaran pers Anda. Yang umum meliputi:

• Paragraf singkat
• Total 300 hingga 500 kata
• Ejaan dan tata bahasa yang benar
• Tidak ada klise, kata-kata halus, atau permainan kata-kata

Salah satu tujuan utama mengirimkan siaran pers adalah untuk menempatkan cerita Anda ke dalam konteks dan menyampaikan maksud Anda di awal. Anda dapat mencapainya dengan mengikuti aturan emas utama:

• Siapa
• Apa
• Di mana
• Mengapa
• Kapan

Bagaimana Saya Mendistribusikan Siaran Pers Saya?

Bisnis dapat membagikan siaran pers mereka dalam beberapa cara berbeda. Cara yang paling umum meliputi:

• Kirim ke media target Anda langsung melalui email
• Posting di situs web dan halaman media sosial Anda
• Gunakan layanan distribusi siaran pers

Banyak perusahaan menggunakan kombinasi ketiga metode tersebut saat membagikan berita mereka. Menggunakan layanan distribusi siaran pers yang memiliki reputasi baik adalah cara terbaik untuk melengkapi pengiriman siaran pers Anda melalui kabel. Ini juga merupakan cara bagi Anda untuk terhubung langsung dengan jurnalis yang tertarik untuk membagikan berita Anda.

Kapan Waktu Terbaik untuk Mengirim Siaran Pers?

Anda tidak boleh memilih hari atau waktu sembarangan untuk menerbitkan siaran pers. Hari-hari terbaik untuk menerbitkan rilis meliputi:

• Selasa
• Rabu
• Kamis

Disarankan untuk mengirimkan rilis Anda antara pukul 10.00 dan 11.00 untuk audiens target Anda. Anda mungkin menerbitkan siaran pers kepada anggota media di zona waktu yang berbeda. Berpegang teguh pada EST saat mengirimkan rilis menempatkan Anda di sore hari untuk media Eropa dan pagi hari untuk PST.

Beberapa hari yang sebaiknya Anda hindari mengirimkan rilis Anda meliputi:

• Senin
• Jumat
• Hari libur

Hari-hari ini seringkali merupakan waktu yang lambat atau sibuk bagi media. Anda juga tidak ingin bersaing dengan perusahaan lain yang mungkin membagikan berita besar selama liburan.

Apa Kesalahan Umum Saat Mengirim Siaran Pers?

Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah berbagi secara berlebihan dengan target audiens media Anda. Anda ingin mereka merasa terdorong untuk membaca siaran pers Anda dan tidak menghapusnya secara otomatis.

Meskipun Anda mungkin menganggap sesuatu yang Anda buat dalam bisnis Anda menarik, hal itu mungkin tidak cukup layak diberitakan sehingga memerlukan siaran pers. Berbagi postingan media sosial dengan gambar atau video keren mungkin merupakan cara yang lebih baik untuk membagikan berita Anda.

Kesalahan lainnya meliputi:

• Tidak mengoreksi rilis Anda dan menemukan kesalahan
• Mengabaikan preferensi jurnalis
• Tidak termasuk semua informasi yang diperlukan

Dapatkan Bantuan Dalam Mengirim Siaran Pers Dari eReleases

Mempelajari etiket terbaik dalam mengirimkan siaran pers akan membantu berita Anda masuk ke kotak masuk jurnalis yang tertarik untuk membagikan berita Anda. Dari menyusun siaran pers yang ditulis dengan baik hingga mengetahui kapan dan kepada siapa harus mengirimkannya, Anda akan melihat lebih banyak kesuksesan dengan pengumuman bisnis Anda.

Pakar PR di eReleases siap membantu Anda menyebarkan berita bisnis Anda. Kami akan membantu Anda dalam setiap aspek proses, mulai dari menulis siaran pers hingga mengirimkannya ke daftar media kami yang telah kami seleksi dengan cermat. Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan siaran pers kami.