5 nawyków e -mailowych, aby Twoja skrzynka odbiorcza (i współpracownicy)

To taki rzadki, piękny poniedziałek, kiedy wcześnie dotrzesz do biura. Twoje dojazdy nie było tak irytujące jak zwykle, twoja kawa jest nadal gorąca i nikogo jeszcze nie ma. Twoje serce ściga się w tej pysznej okazji, aby wykonać faktyczną pracę bez zwykłych rozproszeń.

Otwórz laptop, aby odkryć dwadzieścia siedem nieprzeczytanych e-maili. Twoje ramiona opadają z rozpaczy. Ile z nich ma znaczenie? Czy któryś z nich? Co się stanie, a ty to tęsknisz? Lepiej zacznij przeglądać.

Twoja frustracja wzrasta, gdy zdajesz sobie sprawę, że tuzin z nich wcale cię nie dotyczy - niektórzy z innego departamentu postanowił „zapętlić cię” na temat dyskusji na temat artykułu, który przekazał akupunkturzysta. Przewijanie w dół, to było wcześniej, zobaczmy. . . Sześć innych wpadło w styl odpowiedzi. Argh. Głębokie oddechy.

Gaucheries i zaburzenia e -maila są wiele, ale zauważyliśmy kilka, które są szczególnie odrzucone - rodzaj błędów, podobnie jest wzór etykiety e -mail, taki jak ty, nigdy nie popełniłby. Poprowadź swoich kolegów według przykładu: oto nasze odliczające nawyki e -mailowe, o których należy pamiętać.

5 Unikaj przeludnienia CC

Chet, nowy copywriter Twojej firmy, opracowuje kilka słów dla Pauline w dziale projektowania. Zastępca Pauline, Brandon, wypełni ją w czwartek, więc Chet również go kopi. Muszę być dokładny.

Chet nie jest również pewien, czy dokładnie podsumowuje wyjaśnienie Gwyn ich następnego wydania, więc dlaczego nie skopiować jej również w celu wyjaśnienia? Gwyn powiedział coś o sformułowaniu wymagającym przeglądu prawnego, więc, cheta, lepiej zapętla tych facetów. I Mia, kierownik projektu, nienawidzi, że nie wiedzą, co się dzieje, więc widzisz, dokąd to zmierza. Wróć od przycisku wysyłania, Chet.

Stosunkowo niewielkie zadanie może szybko balonować do koszmaru odbiorczego All-Staff, jeśli nie jesteś rozsądny. I nawet jeśli masz na myśli dobrze i masz dobre powody, w przeciwnym razie przyzwoicie ludzie czasami robią nieprzyzwoite rzeczy z przyciskiem odpowiedzi. Czy chcesz tego ryzykować?

Jeśli ważne jest, aby wysłać wiadomość e -mail do wielu osób jednocześnie, rozważ umieszczenie ich adresów w polu BCC, aby ci, którzy odpowiadają, nie zatkają dziesiątek innych skrzynek odbiorczych.

Kolejnym rozwiązaniem dla Cheta może być rozbicie tego zadania na mniejsze utwory: zaktualizuj projektantów w jednym e -mailu, zamelduj się z Gwyn w innym, pop, przez legalny corral i zapytaj, kiedy mogą rozmawiać, i złożyć Mię na spotkaniu planowania tego popołudnia. Mówiąc o tym. . .

4 Wiesz, kiedy i kiedy nie wysłać e -maila

E-mail jest dobrym narzędziem, ale często jest słabym zamiennikiem rozmowy w czasie rzeczywistym-szczególnie w rodzaju, w którym potrzebujesz miejsca, aby zadawać pytania kolejne i wyjaśnić, gdy się wybierasz. Kilka przykładów:

• Konsultowanie z HR w sprawie nowego planu ubezpieczenia? Wyczerpujące wyjaśnienie e -mail brzmi jak obowiązek do przeczytania, nie mówiąc już o pisaniu. Weź notatnik i porozmawiaj o tym.
• Zapytasz eksperta na temat złożonej sprawy technicznej? Pewna rozmowa w przód i powrót może pomóc ci w szybszym okresie życzenia szczegółami niż poczta e-mail.
• Omawiając wrażliwe szczegóły z działem płacowym lub prawnikiem firmy? Twój wysłany folder może nie być najlepszym repozytorium dla takich smacznych tajemnic.

Odwrotną stroną tego bilansowania jest wiedza, kiedy powinieneś wysłać wiadomość e -mail. Czasami sprawa po prostu nie zasługuje na pełną rozmowę. Chwile takie jak te, gdy świeci e -mail.

Jeśli problem jest pilny - tak jak dzisiaj, teraz pilne - lepiej być może wysłać wiadomość, niż czekać na odbiorców sprawdzenie ich skrzynki odbiorczej.

3 Nie zapomnij o tematyce

Nie wszyscy opróżniają swoją skrzynkę odbiorczą codziennie, a może kiedykolwiek.

Reporterka, która codziennie dostaje sto e -maili, niektóre kluczowe, a inne, może rozróżnić, które z nich wydają się warte czasu na otwarcie. Takie szybkie osądy zależą od tematu. Zakładając, że nie chcesz, aby twoje korespondencje z zapracowanymi ludźmi poszły na zawsze ignorowane, musisz wyjaśnić, dlaczego piszesz i że to ma znaczenie.

Utrzymuj też krótkie. Nie ma potrzeby, aby Twój temat przypominał mikro-POEM treści e-maila.

Wskazówka: niektórzy doświadczeni e-mailerzy, uważni za potencjalnie wystrzeliwać na wpół napisaną notatkę, nie umieszczaj prawidłowego adresu e-mail w linii, dopóki nie będą gotowe do wysyłania MASH. Zamiast tego tymczasowo wklejają adres odbiorcy w temacie, gdzie łatwo będzie go znaleźć i poruszać, gdy nadejdzie czas. Ten ostatni krok może być przydatnym przypomnieniem do wypełnienia tego tematu.

2 Ani „+1”, ani nadmiernego napowietrznika

Szanowanie skrzynek odbiorczych ludzi oznacza przejęcie własności, co mówi o tobie folder wysłany.

Kolega, który pisze przemyślany, świadomy e-mail, który rozjaśnia Twój dzień, zasługuje na lepsze niż emoji do kciuków. Tego rodzaju reakcja „+1” jest podobna do powiedzenia „fajnej fasoli” i zmiany tematu, gdy przyjaciel oferuje przejażdżkę na lotnisko. Czy nie chcesz pokazać trochę więcej w uznaniu, a przynajmniej potwierdzenia?

Podobnie splątany wątek rzeczy do zrobienia, kontynuacji i być może (być może (być może (być może w formie-odpowiada-że niepewności rzadko jest lepsze, dzieląc się nią z jeszcze większą liczbą ludzi. Kiedy stajesz się częścią trupy żonglowania przekazanym, stale przesyłając wiadomości w losowych kierunkach, bez względu na to, co to znaczy lub dla kogo, nie oznacza to, że nic nie piszesz ani nie dzielisz. Możesz zrobić lepiej.

1 Nie zasadzaj ludzi na swobodne gwintowanie w swoim szefie

Załóżmy, że e -mailem z kimś wysyłając w tę iz powrotem, mówiąc mu coś, czego nie chcą słyszeć. Do tej pory udało ci się zachować stosunkowo uprzejme: „Nie, przepraszam, że ramy czasowe nie są realistyczne”, mówisz. „Tak, rozumiem twoją troskę, ale zespół prawny twierdzi, że nie możemy zmienić tego sformułowania”.

Potem pojawia się bomba w następnej odpowiedzi: CC-CIning twojego menedżera. Najwyraźniej ta osoba jest niezadowolona z twoich odpowiedzi i zdecydowała, że ​​eskalacja jest w porządku. Oof.

Jest wiele razy, kiedy warto dodać czyjś szef do wątku, ale to nie jest jeden z nich. Ten rodzaj ataku powoduje, że ludzie czują się spalani; Twoja kolejna interakcja z nimi prawdopodobnie nie będzie serdeczna. Innymi słowy, to nie jest dobry wygląd. I ryzykuje spalanie mostów następnym razem, gdy będziesz musiał współpracować.

Na szczęście ten można łatwo uniknąć; Wszystko, co musisz zrobić, to nie ślepy ludzi, próbując użyć ich szefa jako pałki.

Dziękujemy za przeczytanie tak daleko i powstrzymaj się od uderzenia w odpowiedź w odpowiedzi.