5 abitudini e -mail per mantenere felici la tua casella di posta (e colleghi)

È così raro, bello lunedì quando arrivi presto in ufficio. Il tuo tragitto giornaliero non era così irritante come al solito, il tuo caffè è ancora caldo e nessuno è ancora in giro. Il tuo cuore corre a questa deliziosa opportunità per fare un po 'di lavoro reale senza le solite distrazioni.

Apri il tuo laptop solo per scoprire ventisette e-mail non lette. Le tue spalle crollano nella disperazione. Quanti di questi contano? Qualcuno di loro? Cosa succede se lo fa e te lo manca? Meglio iniziare a setacciare.

La tua frustrazione sorge man mano che ti rendi conto di una dozzina di questi non ti riguarda affatto: qualcuno di un altro dipartimento ha deciso di "farti il ​​giro" sulla loro discussione su un articolo che il loro agopuntore ha inoltrato. Scorrendo verso il basso, è stato prima, vediamo. . . Altri sei hanno intervenuto, stile di risposta. Argh. Respiri profondi.

Le gaucherie e le perturbazioni dell'e -mail sono molte, ma ne abbiamo notate alcune che sono particolarmente insultate: il tipo di errori che un paragone di etichetta e -mail come te non farebbe mai. Dirigi i tuoi colleghi con l'esempio: ecco il nostro conto alla rovescia delle abitudini e -mail sonore da tenere a mente.

5 Evitare il sovraffollamento CC

Chet, il nuovo copywriter della tua azienda, sta redigendo alcune parole da utilizzare per Pauline nel dipartimento di progettazione. Il vice di Pauline, Brandon, si riempirà per lei giovedì, quindi anche Chet lo copie. Devo essere accurato.

Anche Chet non è sicuro di riassumere accuratamente la spiegazione di Gwyn della loro prossima uscita, quindi perché non copiarla anche per chiarimenti? Gwyn ha detto qualcosa sulla formulazione che necessita di una revisione legale, quindi, ragioni di Chet, meglio in loop quei ragazzi. E Mia, il project manager, odia non sapere cosa sta succedendo, quindi, beh, vedi dove è diretto. Indietro dal pulsante Invia, Chet.

Un compito relativamente piccolo può rapidamente montare in un incubo di posta in arrivo se non sei giudizioso. E anche se intendi bene e hai buone ragioni, altrimenti gli esseri umani a volte fanno cose indecenti con il pulsante di risposta. Sei disposto a rischiare?

Se è fondamentale inviare un'e -mail a molte persone contemporaneamente, considera di mettere i loro indirizzi nel campo BCC, in modo che coloro che rispondono non ostruiranno dozzine di altre caselle di posta.

Un'altra soluzione per Chet potrebbe essere quella di rompere questa attività in pezzi più piccoli: aggiornare i progettisti in una e -mail, fare il check -in con Gwyn in un altro, pop da The Legal Corral e chiedere quando possono parlare e approvare MIA alla riunione di pianificazione di questo pomeriggio. A proposito. . .

4 Sapere quando e quando non inviare un'e -mail

L'e-mail è uno strumento eccellente, ma è spesso un scarso sostituto della conversazione in tempo reale, in particolare il tipo in cui hai bisogno di spazio per porre o rispondere alle domande di follow-up e chiarire mentre procedi. Alcuni esempi:

• Consultare le risorse umane sul tuo nuovo piano assicurativo? Una spiegazione e -mail esaustiva sembra un lavoro ingrato da leggere, per non parlare di scrivere. Prendi un blocco note e parlalo.
• Interrogazione di un esperto su una questione tecnica complessa? Alcune conversazioni avanti e indietro potrebbero aiutarti a guidare i particolari più rapidamente dell'e-mail.
• Discutere di dettagli sensibili con il dipartimento dei salari o l'avvocato dell'azienda? La cartella inviata potrebbe non essere il miglior repository per così gustosi segreti.

Il rovescio della medaglia di questo atto di bilanciamento è sapere quando dovresti inviare un'e -mail. A volte la questione semplicemente non merita una conversazione completa. Momenti come questi sono quando l'e -mail brilla.

Se il problema è urgente - come in, oggi, ora urgente, potresti essere meglio inviare un messaggio, piuttosto che aspettare che i destinatari controlli la loro casella di posta.

3 Non dimenticare la riga dell'oggetto

Non tutti svuotano la posta in arrivo ogni giorno, o forse mai.

Un giornalista che riceve un centinaio di e -mail ogni giorno, alcune cruciali e altri insane, potrebbe triage quali sembrano valere il suo tempo per aprirsi. Tali giudizi rapidi dipendono dalla riga dell'oggetto. Supponendo che non vuoi che le tue corrispondenze con le persone impegnate vadano per sempre ignorate, devi chiarire perché stai scrivendo e che importa.

Inoltre, tienilo breve. Non è necessario che la riga dell'oggetto assomigli a un micro-poem del contenuto della tua e-mail.

Suggerimento per professionisti: alcuni e-mail veterani, diffidenti di sparare potenzialmente una nota a metà scritta, non mettere un indirizzo e-mail valido nella linea a To Finché non sono pronti a schiacciare. Invece, incollano temporaneamente l'indirizzo del destinatario nella riga dell'oggetto, dove sarà facile da trovare e muoversi una volta che arriverà il tempo. Quest'ultimo passaggio può essere un utile promemoria per compilare quella riga dell'oggetto.

2 né un risponditore “+1” né un eccesso di percorrenza

Rispettare la posta in arrivo delle persone significa assumere la proprietà su ciò che dice la cartella inviata su di te.

Un collega che scrive un'e-mail riflessiva e lucida che illumina la tua giornata merita di meglio di un'emoji di pollice. Questo tipo di risposta "+1" è simile a dire "fagioli fantastici" e cambiare argomento quando un amico ti offre un passaggio per l'aeroporto. Non vuoi mostrare un po 'di più in termini di apprezzamento o almeno di riconoscimento?

Allo stesso modo, un filo aggrovigliato di TO-DOS, follow-up e forse a base di addetti al comando-difinanza, raramente, raramente le incertezze è migliorata condividendolo con ancora più persone. Quando diventi parte della troupe di giocoleria in fase di inoltro, sphing costantemente in direzioni casuali con scarsa considerazione per ciò che significa o per chi, non implica nulla che stai scrivendo o condividendo è davvero importante. Puoi fare di meglio.

Non ho agguato le persone thtinging casual nel proprio capo

Supponiamo che tu abbia inviato un'e -mail avanti e indietro con qualcuno, dicendo loro qualcosa che non vogliono sentire. Sei riuscito a mantenere le cose relativamente educate fino ad ora: "No, mi dispiace, quel lasso di tempo non è realistico", stai dicendo. "Sì, capisco la tua preoccupazione, ma il team legale dice che non possiamo cambiare questa formulazione."

Poi arriva la bomba nella loro prossima risposta: sono cc -ing del tuo manager. Apparentemente, questa persona non è soddisfatta delle tue risposte e ha deciso che un'escalation è in ordine. Oof.

Ci sono molte volte in cui ha senso aggiungere il capo di qualcuno a un thread, ma questo non è uno di questi. Questo tipo di attacco di furtiva lascia bruciare le persone; La tua prossima interazione con loro sarà probabilmente a corto di cordiale. In altre parole, non è un bell'aspetto. E rischia di bruciare ponti la prossima volta che devi lavorare insieme.

Fortunatamente, questo è facile da evitare; Tutto quello che devi fare è non è la gente cieca cercando di usare il loro capo come un randello.

Grazie per aver letto così lontano e per favore astenersi dal colpire la risposta per la tua risposta.