Kepada siapa hal itu menjadi perhatian: kapan dan bagaimana menggunakannya dengan benar

Diterbitkan: 2017-11-17

Suatu ketika, dalam waktu sebelum hampir semua orang memiliki akses ke internet di telapak tangan mereka, adalah umum untuk memulai korespondensi bisnis dengan salam yang menjadi perhatiannya. Tapi waktu telah berubah.

Kami akan melihat apakah Anda harus menggunakan kepada siapa hal itu mungkin, mengeksplorasi beberapa alternatif, dan berbicara tentang satu -satunya jenis korespondensi di mana salam ini masih dapat diterima.

Inilah tipnya: Ingin memastikan

tulisan Anda bersinar? Grammarly dapat memeriksa ejaan Anda dan menyelamatkan Anda dari kesalahan tata bahasa dan tanda baca . Bahkan mengoreksi teks Anda, jadi pekerjaan Anda lebih dipoles di mana pun Anda menulis.

Webinar: Trailblazers of Transformation

Bagaimana Pengguna Daya AI Dapat Menggerakkan

Ketika tidak digunakanuntuk siapa yang menjadi perhatian

Kami tidak dapat memikirkan banyak alasan bagus untuk digunakan kepada siapa yang menjadi perhatian dalam email atau surat. Tetapi ada beberapa alasan kuat untuk tidakmelakukannya.

Sebagai permulaan, frasa ini kuno dan pengap. (Jika Anda berkonsentrasi, Anda hampir dapat mendengarnya diucapkan dengan aksen mewah yang terpengaruh, bukan?) Ini adalah sisa dari waktu ketika korespondensi bisnis memiliki nada formal yang jauh lebih formal. Namun akhir -akhir ini, kami bertujuan untuk gaya percakapan alami.

Dalam beberapa korespondensi, kepada siapa yang mungkin menjadi perhatian bahkan mungkin menyiratkan tingkat kemalasan di pihak pengirim. Jujurlah - apakah Anda benar -benar tidak tahu siapa yang menjadi masalah email atau surat Anda, atau apakah Anda tidak dapat repot -repot mengetahuinya? Berhati -hatilah agar keprihatinannya tidak menunjukkankurangnyakekhawatiran di pihak Anda.

Berikut tipnya: Pedoman yang sama berlaku untuk salam umum formal lainnya - Pak/Nyonya. Ini sama-sama pengap dan tidak spesifik. Anda bisa melakukan yang lebih baik!

Terkait: 7 Tip Berguna tentang Cara Menulis Email Profesional yang Sempurna Dalam Bahasa Inggris

Tiga alternatif untuksiapa yang menjadi perhatian

Anda hampir selalu dapat menemukan salam lain . Mari kita lihat beberapa opsi.

1 Dear [orang tertentu],

Anda cerdas. Anda memiliki seluruh internet (termasuk LinkedIn) di ujung jari Anda. Jika Anda tahu Anda menulis langsung kepada seseorang (manajer perekrutan, misalnya), kerjakan pekerjaan rumah Anda dan cari orang yang relevan. Ya, surat Anda mungkin diteruskan kepada orang lain, tetapi orang -orang itu akan melihat bahwa Anda cukup peduli untuk menemukan orang yang tepat untuk ditangani.

Jika pencarian internet Anda tidak mengungkapkan nama kontak, Anda selalu dapat menggunakan opsi retro - memilih telepon dan menelepon. Tidak perlu diam -diam tentang meminta nama orang tersebut, jadi jujurlah. Jika Anda mencari nama kontak pekerjaan, Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti "Hai! Saya melamar posisi manajer pemasaran dan saya ingin mempersonalisasikan surat lamaran saya. Bisakah Anda memberi tahu saya siapa yang bertanggung jawab atas akuisisi bakat untuk pekerjaan itu?"

2 Dear [peran], atau [departemen] yang terhormat,

Jika Anda tidak dapat menemukan nama individu, Anda dapat memperluas sedikit dan merujuk peran orang tersebut atau departemen tertentu. (Misalnya, manajer perekrutan yang terhormat, departemen penerimaan yang terhormat.)

Terkadang, meneliti nama kontak bukanlah penggunaan waktu Anda yang terbaik. Seorang manajer perekrutan, misalnya, tidak menghabiskan lebih dari beberapa menit melihat resume , sehingga fakta bahwa surat lamaran Anda tidak memiliki personalisasi mungkin tidak akan mendaftar sebagai bendera merah. Setidaknya Anda berbicara di departemen yang tepat. Habiskan waktu Anda untuk menulis surat pengantar yang luar biasa .

3 halo, atau salam,

Jika Anda tidak menjangkau seseorang, atau jika pesan Anda dapat dilihat oleh sejumlah orang, Anda tidak dapat salah dengan halo sederhana. Ingatlah bahwa halodansalamsedikit lebih kasual daripada opsi lain yang kami daftarkan, sehingga mereka mungkin bukan pilihan terbaik untuk hal -hal seperti surat pengantar atau korespondensi bisnis formal lainnya.

Kapan tidak apa -apa untukdigunakan untuk siapa itu perhatian?

Katakanlah Anda menulis surat rekomendasi untuk seorang kolega. Dia akan membuat banyak salinan untuk dibagikan pada wawancara, dan surat -surat itu dimaksudkan oleh siapa pun yang tertarik untuk mempekerjakannya. Dalam hal ini, karena korespondensi umumnya dianggap formal, dan karena tidak ada penerima atau departemen tertentu, kepada siapa yang menjadi perhatiannya.

Beberapa kasus di mana yang menjadi perhatiannya adalah tepat:

Surat Rekomendasi/Referensi
Keluhan formal diajukan ke perusahaan
Surat Pendahuluan
Surat Minat / Prospeksi

Inilah tipnya: Selalu format "kepada siapa itu perhatian" dengan huruf kapital di awal setiap kata. Ikuti dengan usus besar. Ruang ganda sebelum Anda memulai tubuh surat Anda.

Kepada siapa yang menjadi perhatian:

Saya menulis untuk mengajukan keluhan tentang layanan yang saya terima selama kunjungan 15 November ke toko Anda.

Terkait: Cara Mengakhiri Email: 9 Sign-Offs Never-Fail dan 9 Untuk Dihindari

Namun, dalam kebanyakan kasus, cobalah untuk mempersempit fokus Anda daripada melemparkan jaring yang luas. Tanyakan pada diri Anda "siapa yang menjadi perhatian email ini?" Jika Anda dapat dengan jujur menjawab "siapa pun," maka jangan ragu untuk menggunakan kepada siapa itu mungkin menjadi perhatian. Tetapi jika Anda dapat pulang, baik pada individu (Mr. Smith) atau departemen (departemen penerimaan), selalu menggunakan pendekatan yang lebih spesifik.