5 tips format email profesional yang tepat untuk membantu Anda berhasil

Diterbitkan: 2017-11-16

Rata -rata pengguna email profesional menerima lebih dari sembilan puluh email per hari. Itu berarti pesan Anda memiliki beberapa persaingan serius untuk perhatian penerima. Komunikasi yang jelas dan efektif dimulai dengan menggunakan format email bisnis yang tepat.

Apa yang sangat sulit tentang itu? Anda sedang berpikir. Saya mengetik apa yang harus saya katakan, tekan kirim , dan pergi!

Perlambat gulungan Anda di sana, juara! Bagaimana Anda memformat email profesional Anda membuat perbedaan. Format email yang baik tidak hanya membuat email Anda lebih mudah dibaca, itu membuat Anda terlihat seperti profesional yang dipoles.

Tulis lebih banyak email yang dipoles

fitur Grammarly untuk para profesional membantu

Cara Menulis Email Profesional

1 Perhatikan baris subjek Anda.

Banyak orang melemparkan baris subjek ke email sebagai renungan. Tetapi, jika Anda ingin memastikan email profesional Anda mendapat perhatian yang layak, renungan tidak akan memotongnya.

Info lebih lanjut: 20 baris subjek email yang akan dibuka setiap saat

Ambillah dari orang -orang yang mengirim email pemasaran untuk mencari nafkah - saluran subjek penting. Tiga puluh tiga persen penerima email memutuskan apakah akan membuka email atau tidak berdasarkan baris subjek saja. Meskipun email bisnis antara orang -orang yang tahu dan bekerja satu sama lain jauh lebih mungkin dibuka daripada promosi penjualan, jalur subjek Anda masih memiliki tujuan.

Ini memberi tahu penerima apa yang diharapkan dalam email.Seringkali, baris subjek terbaik memberi tahu penerima apa yang ada di dalamnya. Ketika penerima Anda melihat "laporan pemasaran kuartal ketiga terlampir," tidak ada ambiguitas tentang mengapa Anda menulis.
Ini menciptakan minat pada konten email.Baris subjek Anda dapat menyinggung minat penerima. Ini sangat penting dengan email dingin ke kontak yang tidak Anda ketahui dengan baik.
Ini dapat membantu penerima memprioritaskan kotak masuk mereka yang sibuk.Baris subjek dapat membuat urgensi dan membantu penerima menentukan email mana yang membutuhkan perhatian terlebih dahulu.

Berikut tipnya:karena sering digunakan oleh pemasar dan spammer, kata -kata dan frasa seperti "mendesak" dan "balasan yang dibutuhkan" telah kehilangan sebagian keefektifannya sebagai baris subjek email. Cobalah menjadi lebih spesifik: "Tanggapi dengan EOD Friday."

Tips Baris Subjek Email

Jaga agar pendek.
Hindari kata dan frasa pengisi.
Jangan gunakan semua topi atau tanda baca berlebihan.
Tahu cara menghindari filter spam.

Inilah tipnya:Ingin memastikan email Anda selalu terlihat hebat? Tata bahasa dapat menyelamatkan Anda dari kesalahan ejaan, kesalahan tata bahasa dan tanda baca, bahasa yang tidak jelas, dan masalah penulisan lainnya.

2 Dapatkan salam dengan benar.

Salam email profesional bisa rumit kecuali Anda tahu beberapa ucapan email lakukan dan tidak. Mainkan terlalu lurus dan Anda akan terdengar pengap. Terlalu informal, dan Anda akan tampil tidak profesional. Bagaimana Anda menemukan keseimbangan?

Hei, Martin !!! Wazzap?!

Hai Martin,

Bahkan jika Anda mengenal penerima dengan baik, salam Zany tidak pantas untuk email bisnis. Jika email profesional Anda kebetulan diteruskan atau menjadi bagian dari balasan semua rantai, orang -orang selain penerima yang Anda tuju akan melihatnya. Jaga agar profesional. Martin mungkin teman Anda, tetapi simpan olok -olok yang menyenangkan untuk saat Anda libur waktu.

Tidak apa -apa menggunakan nada ramah dengan seseorang yang Anda kenal atau bekerja sama dengan, terutama jika orang itu berada di tingkat perusahaan yang sama dengan Anda, atau setidaknya tidak lebih tinggi di rantai makanan. Untuk hampir semua komunikasi di tempat kerja, HI adalah salam yang tepat.

Berikut tipnya:Gunakan gaya yang lebih formal jika perusahaan Anda membutuhkannya atau ketika orang yang Anda kirimi email di atas otoritas Anda. Kalau tidak, mirror apa yang dilakukan rekan Anda. Jika email antara orang -orang di tim pemasaran biasanya buka dengan hei , jangan ragu untuk mengikutinya.

Saat Anda menulis email formal (seperti surat lamaran atau email ke atasan tingkat tinggi), gunakan sayang diikuti oleh kehormatan penerima, nama belakang, dan usus besar.

Dear Ms. Smith:

Berikut tipnya:Jika jenis kelamin penerima tidak diketahui, atau jika nama mereka paling tidak ambigu, gunakan nama lengkap sebagai gantinya:

Dear Terry Smith:

Berikut tipnya:Hindari kehormatan yang menyiratkan status perkawinan seperti "Mrs." Gunakan "Ms." alih-alih.

Info lebih lanjut: Cara Memulai Email: 6 Perkenalan yang tidak pernah gagal dan 6 untuk dihindari

3 Format tubuh email profesional Anda dengan benar.

Dengan baris subjek Anda dan menyapa, sekarang saatnya untuk membuat tubuh email Anda. Ada lebih banyak hal yang benar daripada sekadar meletakkan aliran pikiran dan memukul kirim .

Jaga agar singkat.Pesan email pendek mungkin masih membutuhkan waktu untuk menulis. Luangkan waktu untuk mengatur pikiran Anda. (Menggunakan garis besar dapat membantu Anda memformat email Anda jika pesan Anda kompleks.)
Jangan terlalu menjelaskan.Tahan keinginan untuk membanjiri penerima Anda dengan terlalu banyak info. Dapatkan ke intinya dan berikan dasar -dasarnya. Jika perlu, lampirkan dokumen dengan informasi yang lebih rinci atau tawarkan untuk mengirim satu atas permintaan penerima.
Lewati format mewah.Grafik dan font yang tidak biasa dapat membuat email pemasaran bersinar, tetapi email profesional tidak memerlukan perangkap itu. Tidak semua klien email akan menampilkan pemformatan Anda dengan benar, jadi tetaplah pada font dan teks hitam 11- atau 12 poin default. Gunakan teks tebal dan huruf miring hemat.

Format email Anda seperti surat bisnis, dengan ruang ganda antara paragraf dan tidak ada lekukan. (Tidak apa -apa untuk menindas teks yang dikutip.)

Inilah tipnya:Perlu menyalin dan menempel? Anda dapat menempelkan teks tanpa memformat. Gunakan Ctrl + Shift + V pada PC atau CMD + Shift + V pada Mac. Ini akan menghapus semua pemformatan dari teks yang disisipkan, jadi ingatlah untuk menambahkan hal -hal seperti hyperlink yang mungkin telah dihapus.

4 Tutup dengan gaya.

Jangan lupa menandatangani email Anda. Anda akan membutuhkan pendaftaran yang ramah dan profesional seperti yang terbaik atau terima kasih untuk sebagian besar email dan dengan tulus untuk korespondensi formal.

Info Lebih Lanjut: Cara Mengakhiri Email: 9 Sign-Offs Never-Fail dan 9 Untuk Dihindari

Jangan lupa menambahkan tanda tangan profesional. (Sebagian besar klien email memungkinkan Anda untuk membuat yang akan ditambahkan secara otomatis ke setiap pesan.) Sertakan nama lengkap, judul, perusahaan tempat Anda bekerja, dan nomor telepon Anda. Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk menambahkan tautan ke profil LinkedIn Anda dan setiap akun media sosial profesional yang ingin Anda akses.

Berikut tipnya:Setelah Anda membuat tanda tangan baru, kirim email sampel cepat ke diri Anda untuk melihat bagaimana penampilan pemformatannya. Perlu diingat, bahwa klien email yang berbeda mungkin tidak menampilkan tanda tangan Anda sama saja.

5 proofread!

Email Anda tidak lengkap sampai Anda mengoreksinya. Gunakan Grammarly untuk membantu Anda menangkap kesalahan saat Anda pergi, tetapi ingat bahwa aplikasi tersebut adalah peningkatan proofreading, bukan pengganti. Luangkan waktu untuk mengoreksi diri sendiri dan periksa sintaks yang halus dan hilangkan kata -kata. Perhatikan kesalahan ketik di mana Anda mungkin menggunakan kata yang serupa tetapi sama sekali tidak diinginkan. (Anda mungkin meminta cuti untuk menghadiri resital klarinet putra Anda, tetapi saya yang hilang dalam resital akan membuat email yang tak terlupakan ... dan tidak dengan cara yang baik.)

Terkait: 7 Tip Berguna tentang Cara Menulis Email Profesional yang Sempurna Dalam Bahasa Inggris

6 Fitur Leverage Grammarly untuk Profesional

Grammarly selalu mendukung ejaan dan kesalahan tata bahasa dan membantu memastikan tulisan Anda terlihat dipoles. Tetapi tahukah Anda bahwa asisten penulis Grammarly memiliki pembangkit tenaga listrik yang secara khusus ditujukan untuk para profesional? Saran penulisan kami akan menandai bagian -bagian yang terlalu bertele -tele dan mengubah seluruh kalimat untuk membuatnya lebih jelas, membantu memastikan nada Anda disampaikan seperti yang Anda maksudkan, informasi kunci yang berani dalam teks Anda, dan memformat ulang paragraf yang mencantumkan banyak item sebagai daftar peluru untuk memastikan info penting dapat dipindai dengan mudah.