5 Kebiasaan Email untuk Menjaga Kotak Masuk Anda (dan Rekan Kerja) Bahagia

Senin yang langka dan indah saat Anda berhasil mencapai kantor lebih awal. Perjalanan Anda tidak sesak seperti biasa, kopi Anda masih panas, dan belum ada yang ada. Jantung Anda berdegari pada kesempatan lezat ini untuk menyelesaikan pekerjaan yang sebenarnya tanpa gangguan biasa.

Anda mengupas laptop Anda hanya untuk menemukan dua puluh tujuh email yang belum dibaca. Bahu Anda merosot dengan putus asa. Berapa banyak hal ini? Apakah ada di antara mereka? Bagaimana jika seseorang melakukannya dan Anda melewatkannya? Lebih baik mulai menyaring.

Rasa frustrasi Anda meningkat ketika Anda menyadari selusin dari ini tidak menjadi perhatian Anda sama sekali - seseorang dari departemen lain memutuskan untuk "mengulangi Anda" pada diskusi mereka tentang sebuah artikel yang diteruskan oleh akupunktur mereka. Menggulir ke bawah, itu sebelumnya, mari kita lihat. . . Enam lainnya berdentang, bergaya balasan-semua. Argh. Napas dalam -dalam.

Kapit dan gangguan email banyak, tetapi kami telah memperhatikan beberapa yang secara khusus dicerca - jenis kesalahan paragon etiket email seperti Anda tidak akan pernah membuat. Pimpin kolega Anda dengan contoh: Inilah penghitungan mundur kami tentang kebiasaan email suara yang perlu diingat.

5 Hindari kepadatan CC

Chet, copywriter baru perusahaan Anda, sedang menyusun beberapa kata untuk digunakan oleh Pauline di departemen desain. Wakil Pauline, Brandon, akan mengisi untuknya pada hari Kamis, jadi Chet juga menyalinnya. Harus teliti.

Chet juga tidak yakin dia secara akurat meringkas penjelasan Gwyn tentang rilis mereka berikutnya, jadi mengapa tidak menyalinnya juga, untuk klarifikasi? Gwyn mengatakan sesuatu tentang kata -kata yang membutuhkan tinjauan hukum, jadi, alasan, lebih baik loop orang -orang itu masuk. Dan Mia, manajer proyek, benci tidak tahu apa yang terjadi, jadi, yah, Anda melihat ke mana arahnya. Mundur dari tombol Kirim, Chet.

Tugas yang relatif kecil dapat dengan cepat menggelengkan menjadi mimpi buruk kotak masuk semua staf jika Anda tidak bijaksana. Dan bahkan jika Anda bermaksud baik dan memiliki alasan yang baik, jika tidak, manusia yang layak terkadang melakukan hal-hal tidak senonoh dengan tombol balasan-semua. Apakah Anda bersedia mempertaruhkannya?

Jika sangat penting untuk mengirim email ke banyak orang sekaligus, pertimbangkan untuk meletakkan alamat mereka di bidang BCC, jadi mereka yang merespons tidak akan menyumbat lusinan kotak masuk lainnya.

Solusi lain untuk Chet mungkin untuk memecah tugas ini menjadi potongan -potongan yang lebih kecil: perbarui desainer dalam satu email, check -in dengan Gwyn di yang lain, mampirlah oleh kandang hukum dan tanyakan kapan mereka dapat berbicara, dan memberi tahu MIA pada pertemuan perencanaan sore ini. Omong -omong. . .

4 tahu kapan dan kapan tidak mengirim email

Email adalah alat yang bagus, tetapi seringkali merupakan pengganti yang buruk untuk percakapan real-time-terutama jenis di mana Anda membutuhkan ruang untuk mengajukan atau menjawab pertanyaan tindak lanjut dan mengklarifikasi saat Anda melanjutkan. Beberapa contoh:

• Berkonsultasi dengan SDM tentang rencana asuransi baru Anda? Penjelasan email yang lengkap terdengar seperti tugas untuk dibaca, apalagi menulis. Ambil notepad dan bicarakan.
• Meminta seorang ahli tentang masalah teknis yang kompleks? Beberapa percakapan bolak-balik dapat membantu Anda grok secara lebih cepat daripada email.
• Membahas detail sensitif dengan departemen penggajian atau pengacara perusahaan? Folder yang Anda kirim mungkin bukan repositori terbaik untuk rahasia lezat seperti itu.

Sisi flip dari tindakan penyeimbangan ini adalah mengetahui kapan Anda harus mengirim email. Terkadang masalah ini tidak pantas untuk percakapan penuh. Saat -saat seperti ini adalah saat email bersinar.

Jika masalah ini mendesak - seperti di, hari ini, sekarang mendesak - Anda mungkin lebih baik mengirim pesan, daripada menunggu penerima untuk memeriksa kotak masuk mereka.

3 Jangan lupa baris subjek

Tidak semua orang mengosongkan kotak masuk mereka setiap hari, atau mungkin.

Seorang reporter yang mendapat seratus email setiap hari, beberapa penting dan yang lain tidak waras, mungkin triase yang tampaknya layak untuk dibuka. Penilaian cepat seperti itu bergantung pada baris subjek. Dengan asumsi Anda tidak ingin korespondensi Anda dengan orang -orang sibuk pergi selamanya, Anda harus menjelaskan mengapa Anda menulis, dan itu penting.

Juga, jaga agar singkat. Tidak perlu untuk baris subjek Anda menyerupai poem mikro dari konten email Anda.

Kiat Pro: Beberapa email veteran, waspada berpotensi menembakkan catatan setengah tertulis, jangan letakkan alamat email yang valid ke dalam baris sampai mereka siap untuk dikirim. Sebaliknya, mereka sementara menempelkan alamat penerima di baris subjek, di mana akan mudah ditemukan dan bergerak begitu tiba saatnya tiba. Langkah terakhir ini dapat menjadi pengingat yang berguna untuk mengisi baris subjek tersebut.

2 tidak ada responden "+1" maupun yang berlebihan

Menghormati kotak masuk orang berarti mengambil kepemilikan atas apa yang dikatakan folder yang Anda kirim tentang Anda.

Seorang kolega yang menulis email yang bijaksana dan jernih yang mencerahkan hari Anda layak lebih baik daripada emoji jempol. Respons "+1" semacam ini mirip dengan mengatakan "kacang keren" dan mengubah topik pembicaraan ketika seorang teman menawarkan Anda tumpangan ke bandara. Tidakkah Anda ingin menunjukkan sedikit lebih banyak cara penghargaan, atau setidaknya pengakuan?

Demikian pula, utas kusut TO-DOS, tindak lanjut dan mungkin-beberapa-di-keuangan-tidak-jawaban-yang jarang dibuat lebih baik dengan membaginya dengan lebih banyak orang. Ketika Anda menjadi bagian dari rombongan juggling pesan yang diteruskan, terus-menerus mengarahkan pesan ke arah acak dengan sedikit memperhatikan apa artinya atau kepada siapa, itu menyiratkan tidak ada yang Anda tulis atau bagikan benar-benar penting. Anda bisa melakukan yang lebih baik.

Saya tidak menyergap orang dengan dengan santai memasukkan bos mereka

Misalkan Anda telah mengirim email bolak -balik dengan seseorang, memberi tahu mereka sesuatu yang tidak ingin mereka dengar. Anda telah berhasil menjaga hal -hal yang relatif sopan sampai sekarang: "Tidak, maaf, kerangka waktu itu tidak realistis," kata Anda. “Ya, saya memahami kekhawatiran Anda, tetapi tim hukum mengatakan kami tidak dapat mengubah kata -kata itu.”

Kemudian datang bom dalam balasan mereka berikutnya: Mereka adalah manajer Anda. Rupanya, orang ini tidak senang dengan tanggapan Anda dan telah memutuskan eskalasi sudah beres. Oof.

Ada banyak waktu ketika masuk akal untuk menambahkan bos seseorang ke utas, tetapi ini bukan salah satunya. Serangan menyelinap semacam ini membuat orang merasa terbakar; Interaksi Anda berikutnya dengan mereka kemungkinan akan gagal. Dengan kata lain, ini bukan tampilan yang bagus. Dan itu berisiko membakar jembatan saat berikutnya Anda harus bekerja sama.

Untungnya, yang ini mudah dihindari; Yang harus Anda lakukan hanyalah tidak membuta orang dengan mencoba menggunakan bos mereka sebagai tongkat.

Terima kasih telah membaca sejauh ini, dan tolong jangan memukul balasan-semua dalam tanggapan Anda.