كيف ساعدني النحوي على أن أصبح محترفًا داخليًا أكثر فاعلية

لقد دعمت الاتصالات الداخلية رسميًا (كمدير للاتصالات العليا) وغير رسمي (كمساعد تنفيذي يدير جميع الاتصالات المكتبية) منذ ما يقرب من عقد من الزمان. في أي لحظة معينة ، حصلت على يدي في مهام متعددة ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بكال كل الموظفين ، وتحديثات الرسائل الإخبارية ، و plurbs لشركة Indranet أو Wiki ، والتحديثات المكتوبة من قبل الرئيس التنفيذي ، والمزيد. عمل الاتصالات الداخلية مبهجة ومرهقة في وقت واحد.

قد يكون الأمر كثيرًا لإدارة ، خاصة كفريق واحد . كانت هناك عدة مرات تمنيت لزوج آخر من العيون ، ولكن دون جدوى. في أول أيام شركتي ، عندما لم أكن على دراية بوجود قواعد اللغة ، لم يكن لديّ الاعتماد عليه. الآن؟ إنها أداة لا يمكنني العيش بدونها ، وأوصي لكل اتصال داخلي. تساعدني القواعد النحوية على تحسين وضوح الرسائل ، وتحرير المسودات بشكل أكثر كفاءة ، وضمان الاتساق للحفاظ على الاتصالات الداخلية الجديرة بالثقة والعلامة التجارية.

إليكم كيف جعلتني قواعد النحوية أكثر فاعلية للمحترفين:

1. يجعل كل رسائل عدد الرسائل

في الاتصالات الداخلية ، فإن كتابة المسودة الأولى ليست سوى نصف المعركة. يكمن السحر عادةً في تحرير الرسالة وتلميعها ، مما يضمن أن يلتقي جمهورك في مكان وجودهم ويحركون إجراءً أو استجابة أو تغييرًا سلوكيًا.

هذا هو المكان الذي تلعب فيه القواعد النحوية. يعزز النحوي كل مسودة اتصالات داخلية ، سواء كانت رسالة بريد إلكتروني أو رسالة الركود أو النشرة الإخبارية أو الوسيلة الأخرى ، من خلال اقتراحاتها للقواعد والنغمة والوضوح. مع القواعد النحوية ، يمكنني التأكد من أن الرسائل متسقة وسوف تهبط مع التأثير.

تتمثل إحدى طرقي المفضلة للعمل مع المديرين التنفيذيين في التعاون معهم على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم عبر مستندات Google. عملت مع مدير تنفيذي استمتع بإضافة صوته وحكاياته الشخصية إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به. ثم أستخدم قواعد اللغة لتحسين جمله ، وتحويل الصياغة الطويلة إلى جمل واثقة وموجزة.

2. يمنع الأخطاء المطبعية المكلفة في الاتصالات عالية الوضوح

كل تواصل داخلي أعرفه (من بينهم أنا) مخاوف من إرسال بريد إلكتروني من الرئيس التنفيذي مع خطأ مطبعي محرج. المصداقية هي عنصر حاسم في الاتصالات الداخلية الفعالة ، وتساعد النحوية على تقليل هذا المخاطر والخوف.

لحظتي الأكثر رعبا: (تقريبًا) إرسال مسودة بريد إلكتروني نهائية حول إعادة هيكلة شركة مع "إعادة التنظيم" المكتوبة "بإعادة" في خط الموضوع ...

تعد فحوصات الإملاء والقواعد النحوية والاقتراحات التي تعيد كتابة منظمة العفو الدولية هي الخطوة النهائية المثالية في سير عمل تصحيح التجميع. إنه زوج ثانٍ رائع من العيون لمساعدتك في التقاط تلك الأخطاء المطبعية المزعجة ، وفقدان الفواصل ، والجمل المربكة ، والمزيد.

3. يخلق المزيد من الوقت للاستراتيجية

مع استمرار التواصل الداخليون في التطور إلى شركاء أعمال مؤثرين ، ودعم التغييرات على مستوى المؤسسة والرسائل الرئيسية ، فإنهم يتطلبون المزيد من الوقت للتركيز على استراتيجية الاتصالات الداخلية ، وشلالات الرسائل ، وتقنيات الاتصال الفعالة .

شيء واحد أحبه في قواعد اللغة هو أنه يمكنني استخدام أدوات الذكاء الاصطناعى التوليدي لإنشاء وإعادة كتابة وبدء عملية إنشاء المحتوى . كانت هذه الميزات بمثابة تغيير في اللعبة لإنشاء قوالب بسرعة ، مثل قالب الأسئلة الشائعة للمديرين قبل إعلان الشامل. يسمح لي بإنشاء قالب أساسي (مع اقتراحات ما قد أغطيه) ، مما أدى إلى تحرير الوقت بالنسبة لي للتركيز على الصياغة الاستراتيجية التي سأدخلها في وثيقة الأسئلة الشائعة.

إليك موجه اعتدت على تجربته:إنشاء قالب الأسئلة الشائعة يمكنني مشاركته مع المديرين حول تغيير السياسة القادم على مستوى ORG الذي نطرحه قريبًا.

في نهاية المطاف ، توفر لي أدوات الذكاء الاصطناعى توليد الوقت الذي تحدده وإنشاء تنسيق مراسلة ، مما يسمح لي بالتركيز على الجزء المفضل لدي: الكتابة.

4. يعطي أولوية لغة واضحة وشاملة

تقدم Grammarly اقتراحات لغة شاملة وواضحة ، وتحديث ميزاتها لتعكس التغييرات ، وتمكين المستخدمين من تعلم قواعد اللغة والتواصل بشكل أكثر فعالية وتعاطفًا.

هذه الميزة مفيدة للفرق التي تميل بشدة على طوابق الشرائح كجزء من اتصالاتها الداخلية واستراتيجية الإعلان. على سبيل المثال ، قمت بتحرير نسخة من طوابق الشرائح التي تعلن عن تغييرات على مستوى ORG ، بما في ذلك إعادة التنظيم ، لاستبدال مثيلات الصوت السلبي بصوت نشط .

إنها مسألة استبدال " وظائف الإدارات سيتم إعادة تنظيمها للتعاون بين الوظائف"بـ "القيادة التنفيذية تقوم بإعادة تنظيم وظائف الإدارات للتعاون بين الوظائف" ، للملكية والمساءلة والوضوح.

5. يتبعني عبر المنصات

إدارة الاتصالات عبر قنوات متعددة؟ لا مشكلة! يوفر Grammarly مساعدة في الكتابة في الوقت الفعلي وطبقة اتصال ثابتة واحدة عبر 500000 تطبيق ومواقع. هذا يعني أنه يمكنك تحرير المسودات الخاصة بك مباشرة داخل العديد من المنصات المفضلة لديك.

لقد شجعت القادة الذين عملت معهم ليكون أكثر نشاطًا ومرئيًا في Slack. كتب أحد القائد الذي عملت معه رسائل Slack في الوقت الفعلي ، لكنه أراد في كثير من الأحيان مراجعة سريعة قبل النشر. لقد أرسل لي مسوداته عبر رسالة مباشرة ، ويمكنني نسخ الرسالة بسرعة ، ومراجعتها باستخدام القواعد ، وإرسالها مرة أخرى إلى النشر ، كل ذلك دون مغادرة Slack .

ليست هناك حاجة لتبديل السياق ، أو التضحية بجودة الرسائل ، أو النسخ واللصق حتى تتعب أصابعك ، لأن القواعد النحوية تعمل معك أينما كنت.

Grammarly هي حليف استراتيجي للاتصالات الداخلية الذين يرفضون القيام بأكثر من "جعلها جميلة" و "مجرد إرسال البريد الإلكتروني". يبدأ التواصل الداخلي الرائع بالكتابة الممتازة ، ويمنح القواعد النحوية التواصل الداخليين على الحافة لجعل كل عدد من الكلمات.

Alyssa Townsهي كاتبة ومحترفة ومحترفة في الاتصالات في دنفر. تحقق من محفظتها في wordswithalyssa.com.