ไวยากรณ์ช่วยให้ฉันกลายเป็น comms pro ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

ฉันสนับสนุนการสื่อสารภายในทั้งอย่างเป็นทางการ (ในฐานะผู้จัดการการสื่อสารอาวุโส) และอย่างไม่เป็นทางการ (ในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารที่จัดการการสื่อสารสำนักงานทั้งหมด) มาเกือบทศวรรษ ในช่วงเวลาใดก็ตามฉันมีงานหลายอย่างรวมถึง อีเมล All-Staff การอัปเดตจดหมายข่าวการอัพเดทจดหมายข่าวสำหรับ บริษัท อินทราเน็ตหรือวิกิการอัปเดต Ghostwritten จาก CEO และอีกมากมาย การทำงานของการสื่อสารภายในนั้นทำให้ดีอกดีใจและเหนื่อยล้าพร้อมกัน

มันสามารถจัดการได้มากโดยเฉพาะอย่างยิ่งในฐานะ ทีมงาน หนึ่ง มีหลายครั้งที่ฉันต้องการตาคู่ที่สองเพื่อไม่ให้มีประโยชน์ ในวันที่เร็วที่สุดของฉันเมื่อฉันไม่ทราบถึงการดำรงอยู่ของไวยากรณ์ฉันไม่ต้องพึ่งพา ตอนนี้? เป็นเครื่องมือที่ฉันไม่สามารถอยู่ได้และเป็นเครื่องมือที่ฉันแนะนำให้กับผู้สื่อสารภายในทุกคน ไวยากรณ์ช่วยให้ฉันปรับปรุงความชัดเจนของข้อความ แก้ไขร่าง ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและให้ความมั่นใจในการรักษาความน่าเชื่อถือและการสื่อสารภายในของแบรนด์

นี่คือวิธีที่ไวยากรณ์ทำให้ฉันเป็น Comms Pro ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น:

1. ทำให้ทุกข้อความนับ

ในการสื่อสารภายใน การเขียนร่างแรก เป็นเพียงครึ่งหนึ่งของการต่อสู้ เวทมนตร์มักจะอยู่ในการแก้ไขและขัดข้อความเพื่อให้แน่ใจว่ามันตรงกับผู้ชมของคุณว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนและขับเคลื่อนการกระทำการตอบสนองหรือการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม

นั่นคือสิ่งที่ไวยากรณ์เข้ามาเล่น ไวยากรณ์เพิ่มร่างการสื่อสารภายในทุกร่างไม่ว่าจะเป็นอีเมลข้อความหย่อนจดหมายข่าวหรือสื่ออื่น ๆ ผ่านคำแนะนำสำหรับไวยากรณ์น้ำเสียงและความชัดเจน ด้วยไวยากรณ์ฉันสามารถมั่นใจได้ว่าข้อความมีความสอดคล้องและจะลงจอดด้วยผลกระทบ

หนึ่งในวิธีที่ฉันโปรดปรานในการทำงานกับซีอีโอคือการร่วมมือกับพวกเขาทางอีเมลผ่าน Google เอกสาร ฉันทำงานกับซีอีโอที่มีความสุขกับการเพิ่มเสียงและเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยส่วนตัวในอีเมลของเขา จากนั้นฉันใช้ไวยากรณ์เพื่อปรับแต่งประโยคของเขาเปลี่ยนวลีที่ยืดยาวให้เป็นประโยคที่มั่นใจและรัดกุม

2. ป้องกันการพิมพ์ผิดที่มีราคาแพงในการสื่อสารที่มองเห็นได้สูง

ผู้สื่อสารภายในทุกคนที่ฉันรู้จัก (รวมตัวเอง) กลัวการส่งอีเมลจากซีอีโอด้วยการพิมพ์ผิดที่น่าอับอาย ความน่าเชื่อถือเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพและไวยากรณ์ช่วยลดความเสี่ยงและความกลัวนี้

ช่วงเวลาที่น่ากลัวที่สุดของฉัน: (เกือบ) ส่งร่างอีเมลสรุปเกี่ยวกับการปรับโครงสร้าง บริษัท ด้วย "การปรับโครงสร้างองค์กร" สะกดคำว่า "reoranization" ในหัวเรื่อง ...

การตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์ของไวยากรณ์และคำแนะนำการเขียนใหม่ของ AI เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่สมบูรณ์แบบในเวิร์กโฟลว์การพิสูจน์อักษร มันเป็นดวงตาคู่ที่สองที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยให้คุณได้รับความนิยมที่น่ารำคาญเหล่านั้น, เครื่องหมายจุลภาคที่หายไป, ประโยคที่มีคำพูดที่สับสนและอื่น ๆ

3. สร้างเวลามากขึ้นสำหรับกลยุทธ์

ในขณะที่ผู้สื่อสารภายในยังคงพัฒนาไปสู่ พันธมิตรทางธุรกิจที่มีอิทธิพล สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งองค์กรและข้อความสำคัญ พวก เขาต้องใช้เวลามากขึ้นในการมุ่งเน้น กลยุทธ์การสื่อสารภายใน ข้อความเรียงความและ เทคนิค การสื่อสารการเปลี่ยนแปลง ที่มีประสิทธิภาพ

สิ่งหนึ่งที่ฉันชอบเกี่ยวกับไวยากรณ์คือฉันสามารถใช้ เครื่องมือ AI กำเนิดเพื่อสร้าง เขียนใหม่และ เริ่มกระบวนการสร้าง เนื้อหา คุณสมบัติเหล่านี้เป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับการสร้างเทมเพลตอย่างรวดเร็วเช่นเทมเพลตคำถามที่พบบ่อยสำหรับผู้จัดการก่อนประกาศทั้งหมด มันช่วยให้ฉันสร้างเทมเพลตพื้นฐาน (พร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันอาจครอบคลุม) ช่วยให้ฉันมีเวลาที่จะมุ่งเน้นไปที่ถ้อยคำเชิงกลยุทธ์ฉันจะแทรกลงในเอกสารคำถามที่พบบ่อย

นี่คือพรอมต์ที่ฉันเคยลอง:สร้างเทมเพลตคำถามที่พบบ่อยที่ฉันสามารถแบ่งปันกับผู้จัดการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบายทั่วทั้งองค์กรที่กำลังจะมาถึงในไม่ช้า

ในที่สุดเครื่องมือ AI แบบกำเนิดช่วยประหยัดเวลาและการสร้างรูปแบบการส่งข้อความทำให้ฉันสามารถมุ่งเน้นไปที่ส่วนที่ฉันโปรดปราน: การเขียน

4. จัดลำดับความสำคัญภาษาธรรมดาและครอบคลุม

ไวยากรณ์เสนอ คำแนะนำ ภาษาที่ครอบคลุมและธรรมดา อัปเดตคุณสมบัติเพื่อสะท้อนการเปลี่ยนแปลงทำให้ผู้ใช้สามารถเรียนรู้บรรทัดฐานภาษาและสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและเอาใจใส่มากขึ้น

คุณลักษณะนี้มีประโยชน์สำหรับทีมที่พึ่งพาดาดฟ้าสไลด์เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การสื่อสารและการประกาศภายในของพวกเขา ตัวอย่างเช่นฉันได้แก้ไขสำเนาสำหรับเด็คสไลด์ประกาศการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งองค์กรรวมถึงการปรับโครงสร้างองค์กรเพื่อแทนที่อินสแตนซ์ของ เสียงพาสซีฟด้วยเสียงที่ใช้งาน อยู่

มันเป็นเรื่องของการแทนที่ " ฟังก์ชั่นของแผนกจะถูกจัดตำแหน่งใหม่สำหรับการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน"ด้วย "ความเป็นผู้นำของผู้บริหารคือการปรับฟังก์ชั่นของแผนกสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน" สำหรับการเป็นเจ้าของความรับผิดชอบและความชัดเจน

5. ติดตามฉันข้ามแพลตฟอร์ม

การจัดการการสื่อสารในหลายช่องทาง? ไม่มีปัญหา! ไวยากรณ์ให้ความช่วยเหลือในการเขียนแบบเรียลไทม์และ เลเยอร์ การสื่อสารที่สอดคล้องกัน หนึ่ง ชั้นในแอพและเว็บไซต์ 500,000+ นั่นหมายความว่าคุณสามารถแก้ไขร่างของคุณได้โดยตรงภายในแพลตฟอร์มโปรดของคุณ

ฉันสนับสนุนให้ผู้นำที่ฉันทำงานด้วยเพื่อให้มีความกระตือรือร้นและมองเห็นได้มากขึ้นใน Slack ผู้นำคนหนึ่งที่ฉันทำงานกับเขียนข้อความ Slack ของเขาแบบเรียลไทม์ แต่มักจะต้องการตรวจสอบอย่างรวดเร็วก่อนโพสต์ เขาจะส่งร่างของเขาผ่านข้อความโดยตรงและฉันสามารถคัดลอกข้อความได้อย่างรวดเร็วแก้ไขโดยใช้ไวยากรณ์และส่งมันกลับไปที่เขาเพื่อโพสต์ทั้งหมด โดยไม่ต้องทิ้ง Slack

ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนบริบทการเสียสละคุณภาพข้อความหรือการคัดลอกและวางจนกว่านิ้วของคุณจะเหนื่อยเพราะไวยากรณ์ทำงานร่วมกับคุณไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน

Grammarly เป็นพันธมิตรเชิงกลยุทธ์สำหรับนักสื่อสารภายในที่ปฏิเสธที่จะทำมากกว่า“ ทำให้มันสวย” และ“ เพียงแค่ส่งอีเมล” การสื่อสารภายในที่ยอดเยี่ยมเริ่มต้นด้วยการเขียนที่ยอดเยี่ยมและไวยากรณ์ให้ผู้สื่อสารภายในได้เปรียบในการนับคำทุกคำ

Alyssa Townsเป็นนักเขียนและนักการสื่อสารจากเดนเวอร์และทูตอย่างมีไวยากรณ์ ตรวจสอบผลงานของเธอที่ wordswithalyssa.com