Comment grammaire m'a aidé à devenir un Comms interne plus efficace

J'ai soutenu les communications internes officiellement (en tant que responsable des communications seniors) et officieusement (en tant qu'assistante exécutive qui a géré toutes les communications de bureau) pendant près d'une décennie. À tout moment, j'ai eu mes mains dans plusieurs tâches, y compris des e-mails de tous les étapes , des mises à jour de newsletter, des textes pour la société Intranet ou Wiki, des mises à jour Ghostwritt du PDG, etc. Le travail des communications internes est simultanément exaltant et épuisant.

Cela peut être beaucoup à gérer, surtout en tant qu'équipe d'un . Il y a eu plusieurs fois que je souhaitais une deuxième paire d'yeux, en vain. Dans mes premiers jours d'entreprise, alors que je ne connaissais pas l'existence de Grammaire, je ne l'avais pas sur laquelle compter. Maintenant? C'est un outil dont je ne peux pas vivre, et je recommande à chaque communicateur interne. Grammaire m'aide à améliorer la clarté des messages, à éditer des ébauches plus efficacement et à assurer la cohérence pour maintenir les communications internes dignes de confiance et sur marque.

Voici comment grammaire de moi un pro de Comms interne plus efficace:

1. fait que chaque message compte

Dans les communications internes, la rédaction du premier projet n'est que la moitié de la bataille. La magie réside généralement dans l'édition et le polissage du message, garantissant qu'il rencontre votre public là où il se trouve et entraîne une action, une réponse ou un changement de comportement.

C'est là que grammaire entre en jeu. Grammaire améliore chaque projet de communication interne, qu'il s'agisse d'un e-mail, d'un message Slack, d'une newsletter ou d'un autre support, grâce à ses suggestions de grammaire, de ton et de clarté. Avec grammaire, je peux m'assurer que les messages sont cohérents et atterriront avec l'impact.

L'une de mes façons préférées de travailler avec les PDG est de collaborer avec eux sur leurs e-mails via Google Docs. J'ai travaillé avec un PDG qui aimait ajouter sa voix et ses anecdotes personnelles à ses e-mails. J'utiliserais ensuite Grammarly pour affiner ses phrases, transformant un phrasé de longue haleine en phrases confiantes et concises.

2. Empêche les fautes de frappe coûteuses dans les communications à haute visibilité

Chaque communicateur interne que je connais (moi y compris) craint d'envoyer un e-mail du PDG avec une faute de frappe embarrassante. La crédibilité est un élément essentiel des communications internes efficaces et permet de minimiser ce risque et cette peur.

Mon moment le plus effrayant: (Presque) Envoi d'un projet de courrier électronique finalisé sur une restructuration d'entreprise avec la «réorganisation» orthographié la «réoranisation» dans la ligne d'objet…

Les contrôles d'orthographe et de grammaire de Grammarly et ses suggestions de réécriture de l'IA sont la dernière étape finale dans un flux de travail de relecture. C'est une excellente deuxième paire d'yeux pour vous aider à attraper ces fautes de frappe embêtantes, des virgules manquantes, des phrases de formulation confuse, et plus encore.

3. Crée plus de temps pour la stratégie

Alors que les communicateurs internes continuent d'évoluer en partenaires commerciaux influents , soutenant les changements à l'échelle de l'organisation et les messages clés , ils nécessitent plus de temps pour se concentrer sur la stratégie de communication interne , les cascades de messages et les techniques de communication efficaces .

Une chose que j'aime dans Grammarly, c'est que je peux utiliser les outils d'IA génératifs pour créer , réécrire et relancer le processus de création de contenu . Ces fonctionnalités ont changé la donne pour la création rapidement de modèles, comme un modèle FAQ pour les managers avant une annonce toutes les main. Cela me permet de faire un modèle de base (avec des suggestions de ce que je pourrais couvrir), ce qui me permet de me concentrer sur le libellé stratégique que je vais insérer dans le document FAQ.

Voici une invite que j'ai utilisée pour que vous essayiez:créer un modèle FAQ que je peux partager avec les managers sur un prochain changement de politique à l'échelle de l'organisation que nous déploions bientôt.

En fin de compte, les outils d'IA génératifs me font gagner du temps décrivant et créant un format de messagerie, me permettant de me concentrer sur ma partie préférée: l'écriture.

4. priorise un langage simple et inclusif

Grammaire offre des suggestions de langage inclusives et simples , mettant à jour ses fonctionnalités pour refléter les modifications, permettant aux utilisateurs d'apprendre les normes de la langue et de communiquer plus efficacement et empathié.

Cette fonctionnalité est bénéfique pour les équipes qui s'appuient fortement sur les ponts de diapositives dans le cadre de leur stratégie de communication et d'annonce interne. Par exemple, j'ai édité la copie pour les glissades annonçant des modifications à l'échelle de l'organisation, y compris une réorganisation, pour remplacer les instances de voix passive par une voix active .

Il s'agit de remplacer « les fonctions départementales seront réalignées pour une collaboration interfonctionnelle»par «le leadership exécutif réaligne les fonctions départementales pour la collaboration interfonctionnelle», pour la propriété, la responsabilité et la clarté.

5. me suit sur les plateformes

Gérer les communications sur plusieurs canaux? Aucun problème! Grammarly fournit une assistance d'écriture en temps réel et une couche de communication cohérente sur plus de 500 000 applications et sites. Cela signifie que vous pouvez modifier vos brouillons directement au sein de plusieurs de vos plateformes préférées.

J'ai encouragé les dirigeants avec lesquels j'ai travaillé pour être plus actif et visible dans Slack. Un leader avec lequel j'ai travaillé a écrit ses messages Slack en temps réel, mais je voulais souvent un examen rapide avant de publier. Il m'enverrait ses brouillons par message direct, et je pourrais rapidement copier le message, le réviser en utilisant Grammaire et le renvoyer tout de suite pour poster, le tout sans jamais quitter Slack .

Il n'y a pas besoin de changer de contexte, de sacrifier la qualité des messages ou de copier et de coller jusqu'à ce que vos doigts soient fatigués, car grammaire fonctionne avec vous, où que vous soyez.

Grammarly est un allié stratégique pour les communicateurs internes qui refusent de faire plus que «rendre ça joli» et «envoyer simplement l'e-mail». Une excellente communication interne commence par une excellente écriture et donne à des communicateurs internes l'avantage pour faire en sorte que chaque mot compte.

Alyssa Townsest un écrivain et professionnel des communications basé à Denver et un ambassadeur grammaire. Consultez son portefeuille sur Wordswithalyssa.com.