Betapa secara tata bahasa membantu saya menjadi Comms Pro internal yang lebih efektif

Saya telah mendukung komunikasi internal baik secara resmi (sebagai manajer komunikasi senior) dan secara tidak resmi (sebagai asisten eksekutif yang mengelola semua komunikasi kantor) selama hampir satu dekade. Pada saat tertentu, saya memiliki tangan saya dalam beberapa tugas, termasuk email semua staf , pembaruan buletin, blurbs untuk perusahaan intranet atau wiki, pembaruan hantu dari CEO, dan banyak lagi. Pekerjaan komunikasi internal secara bersamaan menggembirakan dan melelahkan.

Ini bisa banyak untuk dikelola, terutama sebagai tim satu . Ada banyak kali saya berharap untuk sepasang mata kedua, tidak berhasil. Pada hari -hari korporat saya yang paling awal, ketika saya tidak menyadari keberadaan tata bahasa, saya tidak mengandalkannya. Sekarang? Ini adalah alat yang tidak bisa saya jalani, dan yang saya rekomendasikan untuk setiap komunikator internal. Grammarly membantu saya meningkatkan kejelasan pesan, mengedit draft lebih efisien, dan memastikan konsistensi untuk mempertahankan komunikasi internal yang dapat dipercaya dan di dalam merek.

Beginilah cara tata bahasa membuat saya comms internal yang lebih efektif:

1. Membuat setiap pesan dihitung

Dalam komunikasi internal, menulis draf pertama hanya setengah dari pertempuran. Keajaiban biasanya terletak pada pengeditan dan pemolesan pesan, memastikannya bertemu audiens Anda di mana mereka berada dan mengarahkan tindakan, respons, atau perubahan perilaku.

Di situlah tata bahasa ikut bermain. Secara tata bahasa meningkatkan setiap draf komunikasi internal, apakah itu email, pesan kendur, buletin, atau media lain, melalui sarannya untuk tata bahasa, nada, dan kejelasan. Dengan tata bahasa, saya dapat memastikan pesan konsisten dan akan mendarat dengan dampak.

Salah satu cara favorit saya untuk bekerja dengan CEO adalah berkolaborasi dengan mereka di email mereka melalui Google Documents. Saya bekerja dengan seorang CEO yang senang menambahkan suara dan anekdot pribadinya ke emailnya. Saya kemudian menggunakan tata bahasa untuk memperbaiki kalimatnya, mengubah ungkapan panjang lebar menjadi kalimat yang percaya diri dan ringkas.

2. Mencegah kesalahan ketik yang mahal dalam komunikasi visibilitas tinggi

Setiap komunikator internal yang saya kenal (termasuk saya) takut mengirim email dari CEO dengan kesalahan ketik yang memalukan. Kredibilitas adalah komponen penting dari komunikasi internal yang efektif, dan secara tata bahasa membantu meminimalkan risiko dan ketakutan ini.

Momen paling menakutkan saya: (hampir) mengirimkan draft email yang diselesaikan tentang restrukturisasi perusahaan dengan "reorganisasi" dieja "reoranisasi" di baris subjek ...

Pemeriksaan ejaan dan tata bahasa Grammarly dan saran penulisan ulang AI -nya adalah langkah terakhir yang sempurna dalam alur kerja proofreading. Ini adalah sepasang mata kedua yang bagus untuk membantu Anda menangkap kesalahan ketik sial itu, koma yang hilang, kalimat -kalimat yang membingungkan, dan banyak lagi.

3. Menciptakan lebih banyak waktu untuk strategi

Ketika komunikator internal terus berkembang menjadi mitra bisnis yang berpengaruh , mendukung perubahan organisasi di seluruh organisasi dan pesan-pesan utama , mereka membutuhkan lebih banyak waktu untuk fokus pada strategi komunikasi internal , kaskade pesan, dan teknik komunikasi perubahan yang efektif.

Satu hal yang saya sukai dari Grammarly adalah bahwa saya dapat menggunakan alat AI generatif untuk membuat , menulis ulang, dan memulai proses pembuatan konten . Fitur-fitur ini telah menjadi game-changer untuk membuat templat dengan cepat, seperti template FAQ untuk manajer sebelum pengumuman semua tangan. Ini memungkinkan saya untuk membuat templat dasar (dengan saran tentang apa yang mungkin saya bahas), membebaskan waktu bagi saya untuk fokus pada kata -kata strategis yang akan saya masukkan ke dalam dokumen FAQ.

Berikut adalah prompt yang saya gunakan untuk Anda coba:buat template FAQ yang dapat saya bagikan dengan manajer tentang perubahan kebijakan Org-lebar yang akan datang kami segera diluncurkan.

Pada akhirnya, alat AI generatif menghemat waktu saya menguraikan dan membuat format pesan, memungkinkan saya untuk fokus pada bagian favorit saya: The Writing.

4. Memprioritaskan bahasa yang sederhana dan inklusif

Grammarly menawarkan saran bahasa yang inklusif dan sederhana , memperbarui fitur -fiturnya untuk mencerminkan perubahan, memungkinkan pengguna untuk mempelajari norma -norma bahasa dan berkomunikasi secara lebih efektif dan empatik.

Fitur ini bermanfaat bagi tim yang sangat bersandar pada deck slide sebagai bagian dari strategi komunikasi dan pengumuman internal mereka. Misalnya, saya telah mengedit salinan untuk deck slide yang mengumumkan perubahan di seluruh org, termasuk reorganisasi, untuk menggantikan contoh suara pasif dengan suara aktif .

Ini masalah mengganti " fungsi departemen akan disesuaikan untuk kolaborasi lintas fungsi"dengan "kepemimpinan eksekutif adalah menyelaraskan fungsi departemen untuk kolaborasi lintas fungsi," untuk kepemilikan, akuntabilitas, dan kejelasan.

5. Mengikuti saya di seluruh platform

Mengelola komunikasi di berbagai saluran? Tidak masalah! Grammarly menyediakan bantuan penulisan waktu nyata dan satu lapisan komunikasi yang konsisten di 500.000+ aplikasi dan situs. Itu berarti Anda dapat mengedit draf Anda secara langsung di dalam banyak platform favorit Anda.

Saya telah mendorong para pemimpin yang bekerja dengan saya untuk menjadi lebih aktif dan terlihat di Slack. Seorang pemimpin yang bekerja dengan saya menulis pesan Slack -nya secara real time tetapi sering menginginkan ulasan singkat sebelum memposting. Dia akan mengirimi saya drafnya melalui pesan langsung, dan saya dapat dengan cepat menyalin pesan, merevisinya menggunakan Grammarly, dan mengirimkannya kembali kepadanya untuk memposting, semua tanpa pernah meninggalkan Slack .

Tidak perlu untuk beralih konteks, mengorbankan kualitas pesan, atau menyalin dan menempel sampai jari -jari Anda lelah, karena tata bahasa bekerja dengan Anda, di mana pun Anda berada.

Grammarly adalah sekutu strategis untuk komunikator internal yang menolak untuk melakukan lebih dari "membuatnya cantik" dan "hanya mengirim email." Komunikasi internal yang hebat dimulai dengan tulisan yang sangat baik, dan secara tata bahasa memberi komunikator internal keunggulan untuk membuat setiap kata diperhitungkan.

Alyssa Townsadalah seorang penulis dan profesional komunikasi yang berbasis di Denver dan duta besar tata bahasa. Lihat portofolionya di WordWithalyssa.com.