أقرب وقت مناسب: هل من المحرج استخدام هذه العبارة؟

تقول رسالة بريدك الإلكتروني خارج المكتب ، "أنا بعيد عن مكتبي الآن ، لكنني سأعود إليك في أقرب وقت ممكن." هل قمت بإنشاء عمل فوكس الأعمال الخطيرة؟ بالتأكيد ، أنت تقصد جيدًا. كيف يمكن أن يكون من غير المقلق أن نقول أنك ستفعل شيئًا بمجرد أن يكون مناسبًا لك؟

اللغة لها قوة. الكلمات والعبارات مفتوحة للتفسير. يمكن أن ينقلوا نغمة معينة ، اعتمادًا على السياق الذي يستخدمون فيه.

قال مارك توين: "الفرق بين الكلمة الصحيحة تقريبًا والكلمة الصحيحة أمر كبير - لا يوجد الفرق بين علة البرق والبرق". تكمن الحيلة في التواصل في اختيار الكلمات والعبارات التي من غير المرجح أن تسيء تفسيرها - أخطاء البرق بدلاً من البرق.

هل هناك مشكلة في "أقرب وقت ممكن"؟

كما تذهب العبارات غير المهذبة ، هناك بالتأكيد جرائم أسوأ. ما إذا كان هذا يفركنا بالطريقة الخاطئة يعتمد على السياق الذي يتم استخدامه فيه.

في أقرب وقت ممكن

دعونا نلقي نظرة على مثال رسالة خارج المكتب من الأعلى.

حكمنا:لا تستخدم

إن القول بأنك ستعيد بريدًا إلكترونيًا لشخص ما أو تتصل بأقرب ما يبدو الأمر غير مهذب. نعم ، تقصد أنك ستعود إلى الشخص الذي اتصل بك في أقرب وقت ممكن ، ولكن ما يسمعه المستلم هو شيء أشبه ، "سأعود إليك عندما يكون ذلك مناسبًا بالنسبة لي." المعنى الضمني هو أنك ستفعل ذلك عندما تشعر بذلك ، أو عندما تكون جيدًا وجاهزًا ، أو ربما أبدًا. متشامخ!

في أقرب وقت لك

ولكن ماذا لو كنت تستخدم "في أقرب وقت ممكن" لتخبر شخصًا ما أنك بخير مع الالتفاف على طلبك عندما يكون ذلك مناسبًا لهم؟ دعونا نلقي نظرة على بريد إلكتروني بين الزملاء ، جون وماري.

حكمنابخير للاستخدام ، ولكن. . .

. . . هناك طرق أفضل للتعبير عن أن الطلب ليس عاجلاً. على الرغم من أنه ليس من الوقاحة أن تخبر ماري أنه لا بأس في أن تميل إلى طلبك عندما يكون مناسبًا ، "في أقرب وقت ممكن" لا يزال يتصرف في عدد قليل من التهم.

• انها ليست محددة بما فيه الكفاية.لقد أخبرت ماري أنك بحاجة إلى شيء ما ، لكنك لم تخبرها عندما تحتاجه تمامًا. يمكن أن تفترض أنك لا تحتاجها على الإطلاق. سيكون هناك خيار أفضل هو "... في أقرب وقت ممكن ، أو في موعد لا يتجاوز [التاريخ]."
• يبدو الجارغوني.أحد الأسباب التي تجعل الكثير من الناس يكرهون "في أقرب وقت لك" هو أنه يبدو وكأنه jargon الأعمال - شيء نحب جميعًا أن نكرهه. استخدم لغة عادية بدلاً من ذلك.
• إنه يساء تفسيره بسهولة.ماذا لو رأت ماري طلبك أمرًا عاجلاً عندما كنت تقصد أن تقول أنك لم تكن في عجلة من أمرك؟ قد تستغرق وقتًا طويلاً من يومها للاندفاع خلال مهمتك ، والتي قد تتحول إلى أي شيء غير مناسب لها.

بدائل لـ "أقرب وقت ممكن"

كما تذهب العبارات ، فإن إسقاط "أقرب وقت ممكن" من ذخيرتك هو الرهان الأكثر أمانًا. ولكن ماذا يجب أن تستخدم بدلاً من ذلك؟

في أقرب وقت ممكن

لقد ذكرنا بالفعل أنه يجب عليك إسقاط "في أقرب وقت ممكن" من مكان العمل والاتصال الشخصي Tout de Suite . يأتي عبر غير مؤثر ، إن لم يكن وقحًا صريحًا.

إذا كان لديك وقت لتكريم طلب ، فبدلاً من القول بأنك ستتجول إليه عندما يكون مناسبًا ، أخبر الشخص عندما يتمكنون من توقع ردك. ("سأرد عندما أعود إلى المكتب في [التاريخ].")

في أقرب وقت لك

على الرغم من أنه لا يوجد شيء خاطئ في هذه العبارة ، إلا أنها قد تكون مهذبة للغاية ، أو على الأقل مفتوحة للغاية. على الرغم من أنه يمكنك استخدام لغة أكثر ليونة وأقل من جرة مثل "كلما كان لديك وقت" أو "بمجرد أن تتمكن" ، مرة أخرى ، نفضل الخصوصية.

دعنا نعيد النظر في مثال البريد الإلكتروني لجون وماري ونجعله أكثر تحديداً.

هنا ، بدلاً من إخبار ماري بالتجول لإرسال بيان P&L كلما كان ذلك مناسبًا لها ، وتركها لتتساءل عن متى يحتاج إليها ، استخدم جون دعوة للاتصال لسؤالها عما إذا كانت ستتمكن من إرسالها بحلول يوم الأربعاء.

الآن ، تعرف ماري ما يحتاجه جون ومتى يحتاج إليه. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود CTA في شكل سؤال قد يدفعها إلى الرد ، وإعلامه بما إذا كانت ستتمكن من استيعاب الطلب.

المكافأة: رد ماري سوف توثق البورصة. إذا قالت ذلك نعم ، فيمكنها أن تكون بيان P&L جاهزًا بحلول يوم الأربعاء ولا يسلم ، يمكن لـ John المتابعة. إذا كانت لا تزال لم ترد ، فيمكنه الإشارة إلى ممر البريد الإلكتروني هذا عندما يتعين عليه أن يشرح سبب عدم قيام P&L في تقريره. طريقة لتغطية مؤخرتك ، جون!