5個電子郵件習慣，以使您的收件箱（和同事）快樂

已發表: 2017-03-28

當您提早到達辦公室時，這是一個罕見，美麗的星期一。您的通勤不像往常那麼煩人，您的咖啡仍然很熱，還沒有人在附近。您的心臟遇到了這個美味的機會，可以完成一些實際的工作，而沒有通常的干擾。

您可以打開筆記本電腦，只是發現27張未讀電子郵件。你的肩膀絕望地沮喪。其中有多少甚至重要？有什麼嗎？如果一個人這樣做，你想念它呢？最好開始篩選。

當您意識到其中的十幾個根本不關心您時，您的挫敗感上升了 - 另一個部門的某些人決定在討論他們的針灸師轉發的文章時“循環”。向下滾動，那是之前，讓我們看看。。。其他六個人插入了回复風格。 argh。深呼吸。

電子郵件的高度和擾動很多，但是我們注意到了一些特別受到譴責的錯誤 - 這種錯誤是您自己永遠不會犯的電子郵件禮節的典範。以例如：以示例來領導您的同事：以下是我們的聲音電子郵件習慣倒計時以牢記。

5避免人滿為患

貴公司的新撰稿人切特（Chet）正在設計部門使用幾個單詞供Pauline使用。波琳的副手布蘭登（Brandon）將於週四為她填補，所以切特（Chet）也將他復制他。要徹底。

切特也不確定他準確地總結了格溫對下一個版本的解釋，那麼為什麼不復制她以澄清呢？格溫（Gwyn）說了一些關於措辭需要法律審查的話，所以，切特的原因，更好的循環。遠離發送按鈕，切特。

如果您不明確，一項相對較小的任務可能會迅速進入全型收件箱噩夢。即使您的意思很好並且有充分的理由，否則人類有時會使用“全部答复”按鈕做不雅的事情。您願意冒險嗎？

如果一次向許多人發送電子郵件至關重要，請考慮將其地址放在BCC字段中，這樣那些回應的人就不會堵塞其他數十個收件箱。

CHET的另一個解決方案可能是將此任務分解為較小的部分：在一封電子郵件中更新設計師，與Gwyn一起在另一個電子郵件中籤入，在法律corral中流行，並詢問他們何時可以交談，並在今天下午的計劃會議上向MIA通知MIA。說到哪個。。。

電子郵件是一個很好的工具，但它通常是實時對話的替代品，尤其是您需要空間來詢問或回答後續問題並澄清的那種。一些例子：

這項平衡法的另一面是知道何時應該發送電子郵件。有時，此事根本不值得全面的對話。像這樣的時刻是當電子郵件發光的時候。

如果問題很緊迫 -如今，現在很緊急 - 您可能會更好地發送消息，而不是等待收件人檢查收件箱。

並非每個人每天或以往任何時候都清空收件箱。

每天收到一百封電子郵件的記者，有些至關重要，而另一些則可能分類，哪些似乎值得她開放。這樣的快速判斷在主題線上取決。假設您不希望與忙碌的人永遠忽略您的對應關係，那麼您必須清楚自己為什麼寫作，這很重要。

另外，請簡短。您的主題行不需要類似於電子郵件內容的微觀。

專家提示：一些退伍軍人的電子郵件者，警惕可能發出半撰寫的筆記，請不要在待辦事項中放置有效的電子郵件地址，直到他們準備好搗碎。取而代之的是，他們暫時將收件人的地址粘貼在主題行中，一旦時間到來，就很容易找到和移動。最後一步可能是填寫該主題行的有用提醒。

尊重人們的收件箱意味著將您發送的文件夾對您所說的內容掌握。

一位撰寫周到，清醒的電子郵件的同事比大拇指的表情符號回來更好。這種“ +1”響應類似於說“酷豆子”並在朋友為您乘車前往機場時更改主題。您不想在欣賞的方式上表現出更多的表現，或者至少要承認嗎？

同樣，通過與更多的人共享，很少有一個不確定性的待辦事項，後續行動和可能是更不確定性的人。當您成為轉發的雜耍雜耍劇團的一部分時，不斷地向隨機的方向分類信息，幾乎不考慮它的含義或與誰的意義，這意味著您寫作或分享的任何內容都沒有真正重要。你可以做得更好。

假設您一直在和某人來回發送電子郵件，並告訴他們他們不想听到的事情。您已經設法保持了相對禮貌的目前：“不，對不起，那個時間表並不逼真，”您說。 “是的，我理解您的關注，但是法律團隊說我們不能改變措辭。”

然後是重磅炸彈的下一個答复：他們是您的經理。顯然，這個人對您的回答不滿意，並認為逐步升級。錢幣。

在很多時候，將某人的老闆添加到線程是有意義的，但這不是其中之一。這種偷襲的攻擊使人們感到被燒毀。您與他們的下一次互動可能會不親切。換句話說，這不是一個好外觀。下次您必須一起工作時，它可能會燃燒橋樑。

幸運的是，這很容易避免。您所要做的就是嘗試將其老闆用作Cudgel而不是盲人。

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